Scrum im Unternehmen einführen: Gründe, Schritt-für-Schritt-Vorgehen & Beispiel E-Commerce
Scrum ist eine leistungsstarke agile Methode, die Unternehmen dabei hilft, sich durch die Entwicklung innovativer Produkte weiterhin im Wettbewerb zu behaupten. Doch die Einführung von Scrum im Unternehmen ist alles andere als trivial, sondern erfordert ein planvolles Vorgehen in mehreren Schritten. Dieser Beitrag umreißt die zentralen Vorteile agilen Projektmanagements, stellt Scrum kurz vor und schildert die einzelnen Schritte bei der Einführung von Scrum. Zudem gewährt die „Case Study Biomex“ einen aufschlussreichen Einblick in die Projektpraxis.
In diesem Artikel behandelte Themen
- Scrum & Kanban: Das macht agiles Projektmanagement so erfolgreich
- Was spricht grundsätzlich für Scrum als agile Methode der Wahl?
- So gelingt Schritt für Schritt die Einführung von Scrum
- Auch bei der Scrum-Einführung selbst auf Agilität setzen!
Ziel des Beitrags: Entscheider in Unternehmen erfahren, was Scrum zu einer effizienten agilen Methode macht und mit welchen Schritten sie sich im Unternehmen einführen lässt.
Scrum & Kanban: Das macht agiles Projektmanagement so erfolgreich
Agiles Projektmanagement ist eine der effizientesten Herangehensweisen, um Unternehmen angesichts dynamischer Märkte, ständig neuer disruptiver Technologien und heutzutage höchst wandelbarer Verbrauchererwartungen wettbewerbsfähig zu halten. Jetzt und in Zukunft. So hat insbesondere Scrum, zusammen mit Kanban die zurzeit führende agile Methode, die Landschaft des Projektmanagements maßgeblich verändert.
Denn traditionelle Projektmanagement-Methoden wie etwa das Wasserfallmodell können aufgrund ihrer starren, linearen Strukturen nur unzureichend auf die oben erwähnten wandelbaren Faktoren reagieren. Dafür sind sie nicht flexibel, anpassungsfähig und „kommunikativ“ genug. Scrum und Kanban hingegen versetzen Unternehmen in die Lage, immer wieder innovative Produkte zu entwickeln, für die zum Zeitpunkt ihrer Markteinführung tatsächlich eine Nachfrage gegeben ist.
Doch die Einführung einer agilen Methode wie Scrum lässt sich nicht einfach per Fingerschnippen vollziehen. Vielmehr bedarf es einer methodischen, schrittweisen Vorgehensweise sowie der Überwindung von Hürden. So kann es, in Abhängigkeit vom im Unternehmen bereits vorhandenen „Vorwissen“ über agiles Projektmanagement und anderen, nicht weniger gewichtigen Faktoren, zwischen einigen Monaten und einem Jahr oder länger dauern, um Scrum einzuführen.
In diesem Beitrag gehen wir zunächst auf die Vorzüge von Scrum ein und beleuchten später im Hauptteil die einzelnen Schritte bei der Implementierung der beliebten agilen Methode. Ferner zeigen wir anhand einer Case Study, wie blindwerk das agile Framework Scrum beim deutschen Biotechnologie-Unternehmen Biomex nicht nur erfolgreich eingeführt hat, sondern als Spezialist für digitales Projektmanagement auch schon ein erstes Teilprojekt mit dessen Team realisiert hat.
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Was spricht grundsätzlich für Scrum als agile Methode der Wahl?
Scrum ist ein agiles Projektmanagement-Framework für die Entwicklung, kontinuierliche Verbesserung und zeitnahe Lieferung komplexer Produkte. Es basiert auf iterativen Arbeitszyklen, genannt Sprints, und fördert Selbstorganisation und Zusammenarbeit im Team. Scrum verwendet klare Rollen wie Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam, Artefakte wie das Product Backlog und „Zeremonien“ bzw. Events wie Sprint Planning, Daily Stand-ups, Sprint Reviews und Sprint Retrospectives. Durch kurze Arbeitszyklen und eine optimale Projektkommunikation ermöglicht Scrum Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und eine kundenorientierte, transparente Arbeitsweise im agilen Umfeld. Hinzu kommt die für Scrum typische problemlose Einbindung des Anforderungsmanagements.
Bei der Entscheidung, Scrum im Unternehmen einzuführen, sind für gewöhnlich die folgenden Vorzüge der agilen Methode ausschlaggebend:
1. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Scrum befähigt Unternehmen, sich schnell an veränderte Anforderungen des Marktes anzupassen. Durch kurze Iterationen in Form von Sprints, die in der Regel zwei bis vier Wochen dauern, kann das Team regelmäßig auf Feedback reagieren und Anpassungen vornehmen. Dies ermöglicht eine hohe Flexibilität und die Möglichkeit, auf Kundenwünsche und/oder neue Erkenntnisse umgehend zu reagieren.
2. Bessere Produktqualität und Kundenorientierung
Durch die kontinuierliche Zusammenarbeit im Scrum-Team, die regelmäßigen Überprüfungen und die ständige Verbesserung der einzelnen Produktkomponenten wird die Qualität des Endprodukts erhöht. Der Fokus auf die Bedürfnisse und das Feedback der Kunden während des gesamten Entwicklungsprozesses führt zu einem stärker kundenorientierten Ansatz, der die Zufriedenheit der späteren Benutzer steigert.
3. Effiziente Teamarbeit und Transparenz
Scrum fördert eine transparente Arbeitsweise und eine enge Zusammenarbeit im Team. Die klaren Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die regelmäßigen Events wie Daily Stand-ups und Sprint Reviews verbessern die Kommunikation und den Informationsfluss im Team. Dies führt zu einer effizienten Teamarbeit und ermöglicht eine bessere Planung und Priorisierung der Aufgaben.
Auf einen Blick: Scrum vs. Kanban
Scrum und Kanban sind agile Methoden mit Unterschieden in Struktur und Arbeitsweise. So setzt Scrum auf festgelegte Rollen, Artefakte und Sprints mit klaren Zeitrahmen. Kanban favorisiert demgegenüber eine noch größere Flexibilität, indem es visuelle Boards und Work-in-Progress-Limits nutzt, um einen kontinuierlichen Arbeitsfluss zu gewährleisten. Scrum plant den Sprint-Inhalt im Voraus, während Kanban sich auf Sichtbarkeit und fortlaufende Priorisierung konzentriert. Die Wahl zwischen beiden Methoden hängt von den spezifischen Anforderungen und der bevorzugten Arbeitsweise des Teams ab.
So gelingt Schritt für Schritt die Einführung von Scrum
Will man Scrum im Unternehmen einführen, so ist dies erfahrungsgemäß mit diversen größeren Herausforderungen verknüpft – dies vor allem im Hinblick auf die Veränderung der Unternehmenskultur, die Akzeptanz neuer Arbeitsweisen und die Unterstützung seitens der Führungsebene. Klar ist: Der hierfür unabdingbare kulturelle Wandel hin zu einer agilen Organisation erfordert von allen Seiten Einsicht, Zeit und Engagement, während Widerstand gegen Veränderungen und eine mangelhafte oder gar völlig fehlende Anpassung bestehender Prozesse die Implementierung beeinträchtigen können.
Agiles Projektmanagement in Form von Scrum im Unternehmen zu installieren, kann also auch scheitern. Umso wichtiger ist es, dabei gut informiert, äußerst sorgfältig und Schritt für Schritt vorzugehen. Externe Fachleute bzw. entsprechend spezialisierte Agenturen wie blindwerk sind hierbei eine willkommene Hilfe und sollten schon frühzeitig involviert werden. Dies nicht zuletzt dann, wenn die interne Expertise in puncto agiles Projektmanagement unzureichend ist oder es schlichtweg an zeitlichen und personellen Ressourcen mangelt.
1. Vorbereitung und Planung
Die Einführung von Scrum erfordert eine umfassende Vorbereitung und Planung. Das Führungsteam muss die Notwendigkeit und die Vorteile von agilen Methoden verstehen, um das Engagement für die Umstellung leisten zu können. Dazu muss sie Agilität auch wirklich vorleben. Eine Analyse der aktuellen Unternehmenskultur, Prozesse und der bestehenden Arbeitsmethoden hilft dabei, potenzielle Herausforderungen, Risiken und Chancen zu identifizieren.
2. Schulung und Sensibilisierung
Die nächste Phase beinhaltet Schulungen und Workshops für Mitarbeiter, um diese mit den Grundlagen von Scrum vertraut zu machen. Dies umfasst die Prinzipien, Rollen (Product Owner, Scrum Master, Entwicklungsteam), Artefakte (Product Backlog, Sprint Backlog, Product Increment) und Events (Sprint Planning, Daily Stand-ups, Sprint Review, Sprint Retrospective). Das Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis für die Vorteile und den Ablauf von Scrum zu schaffen.
3. Auswahl von Pilotprojekten
Es ist ratsam, Scrum zunächst in einem Pilotprojekt mit einem „handverlesenen“ Team zu testen, um praktische Erfahrungen zu sammeln und die Wirksamkeit der Methode im Unternehmenskontext (idealerweise) zu verifizieren. Die Auswahl eines geeigneten Pilotprojekts erfolgt anhand klar definierter Kriterien wie Projektgröße, Komplexität und Einfluss auf das Unternehmen. So gilt es etwa sicherzustellen, dass das Unternehmen im Falle des Scheiterns des Pilotprojekts keinen signifikanten Schaden nimmt.
4. Aufbau eines Scrum-Teams
Für das Pilotprojekt wird ein passendes Scrum-Team zusammengestellt, das wie immer aus einem Product Owner, einem Scrum Master und einem Entwicklungsteam besteht. Diese Teammitglieder müssen entsprechend ihrer Rolle geschult und unterstützt werden, um ihre Aufgaben effektiv erfüllen zu können. Dazu sind sie mit den nötigen Ressourcen auszustatten. Denn selbstverständlich ist auch ein Pilotprojekt ein richtiges Projekt und sollte daher auch wie ein solches gemanagt werden!
5. Sprint 0 und Projektstart
Der Sprint 0, der vor dem eigentlichen Start des Projekts stattfindet, dient der Vorbereitung des Teams und der Klärung grundlegender Fragen. Hier werden unter anderem die Produktvision verfeinert, das Product Backlog erstellt und die ersten Schritte für den ersten Sprint geplant. Nach Abschluss des Sprint 0 beginnt das Projekt offiziell mit dem ersten Sprint.
6. Kontinuierliche Verbesserung und Anpassung
Während des Pilotprojekts werden regelmäßige Retrospektiven durchgeführt, um das Vorgehen zu überprüfen, Erfahrungen zu reflektieren und Verbesserungen zu identifizieren. Diese Feedbackschleifen sind entscheidend, um Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass das Team und das Vorgehen stetig besser werden.
7. Skalierung und Ausweitung
Falls das Pilotprojekt erfolgreich war, lässt sich Scrum auch auf andere Teams und Abteilungen im Unternehmen ausweiten. Hierzu sollten spezifische Schulungen, Coachings und Mentorings für neue Teams und deren Leiter angeboten werden, um unternehmensweit eine konsistente Anwendung der neuen agilen Methode zu gewährleisten.
8. Kulturelle Anpassungen und Unterstützung „von oben“
Die Einführung von Scrum erfordert oftmals eine Veränderung der Unternehmenskultur hin zu mehr Agilität, Selbstorganisation und Flexibilität. Dies setzt nicht nur die Unterstützung der Mitarbeiter, sondern auch ein Umdenken auf der Führungsebene voraus, um die neuen Arbeitsweisen zu fördern und Hindernisse zu beseitigen.
9. Messung und Erfolgskontrolle
Um den Erfolg der Scrum-Einführung zu messen, sollten sogenannte KPIs definiert werden, die die Effektivität, Effizienz und die Zufriedenheit der Teams und Kunden erfassen. Eine kontinuierliche Überprüfung dieser für die Erfolgskontrolle wichtigen Kennzahlen ermöglicht es, den Fortschritt zu verfolgen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
10. Kontinuierliche Unterstützung und Weiterentwicklung
Die Einführung von Scrum ist zwar irgendwann einmal abgeschlossen, geht danach aber in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess über. So sollten Unternehmen auch danach weiterhin ausreichend Unterstützung, Schulungen und Ressourcen bereitstellen, damit sich die Teams weiterentwickeln, Best Practices anwenden und die Vorteile von Scrum voll ausschöpfen können.
Die Schritte bei der Einführung von Scrum im Unternehmen können je nach Unternehmenskultur, Größe und Branche variieren. Von großer Bedeutung ist es aber hier wie dort, dass das Vorhaben flexibel gestaltet wird und fortwährend an die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wird. Dazu weiter unten mehr.
Case Study Biomex: Per Scrum schneller zum Projekterfolg
Die Biomex GmbH ist ein 1989 gegründetes Biotechnologie-Unternehmen mit Sitz in Heidelberg, das auf die Bereitstellung menschlicher Bioproben spezialisiert ist. Dazu zählen menschliches Gewebe sowie Körperflüssigkeiten wie Blut und Urin, die gesammelt werden, um Informationen über Gesundheit, Krankheiten oder genetische Merkmale zu erhalten. Die Proben dienen als Grundlage für diagnostische Tests, medizinische Forschung und die Entwicklung von Behandlungen. Mehr als die Hälfte der 120 Biomex-Mitarbeiter sind Wissenschaftler.
Die Herausforderung: Biomex möchte mit einem B2B-Onlineshop, für den ein eigenes ERP-System entwickelt wurde und über den unzählige hochkomplexe, unikate Produktvariationen vertrieben werden, zum führenden Anbieter für Bioproben werden.
Die Lösung: Nachdem erste Versuche per traditionellem Projektmanagement nicht zielführend waren und später auch Kanban als agile Methode nicht die gewünschten Ergebnisse lieferte, konnte die Digitalagentur für agiles Projektmanagement blindwerk nach ihrem Onboarding als „Projekt-Feuerwehr“ den Kunden Mitte 2023 davon überzeugen, doch besser Scrum einzuführen. Dadurch wurde die bis dahin eher suboptimale Projektkommunikation entscheidend verbessert.
Ende 2023 hat blindwerk nach der Einführung von Scrum für Biomex nun auch das erste Teilprojekt auf dem Weg zum globalen Anbieter realisiert: Mit Shopware 6 wurde ein Shop für Flüssigproben entwickelt, der im nächsten Schritt an die vorhandene ERP-Schnittstelle gekoppelt werden soll. Dank Scrum ging das sehr viel schneller als zunächst gedacht – und zwar binnen sechs Monaten. In weiteren Teilprojekten wird blindwerk jetzt weitere einzelne Shops umsetzen, um nach und nach die große Produkt-Vision von Biomex Wirklichkeit werden zu lassen.
Jetzt die komplette Case Study hier herunterladen.
Auch bei der Scrum-Einführung selbst auf Agilität setzen!
Die Einführung von Scrum im Unternehmen sollte – dort wo es möglich ist – vorzugsweise bzw. überwiegend gleichsam als agiles Projekt durchgeführt werden. Denn die iterative, flexible und anpassungsfähige Vorgehensweise, ähnlich wie bei den Prinzipien agiler Methoden, verbessert auch hierbei die Erfolgsaussichten.
Um dies sicherzustellen, empfiehlt sich eine schrittweise Umsetzung, die auf kontinuierliche Verbesserungen und eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Abteilungen setzt. Es gibt jedoch auch Aspekte, die möglicherweise nicht direkt agil sind. So etwa die grundlegende Planung und Vorbereitung, die oft strukturierter und weniger flexibel ist. Insgesamt folgt die Implementierung von Scrum jedoch meist den Prinzipien agiler Projekte, bei denen Flexibilität, Zusammenarbeit und ständige Anpassungen den Weg ins Ziel ebnen.
Sie wollen in Ihrem Unternehmen Scrum als agile Methode einführen? Dann vereinbaren Sie zwecks unverbindlicher Kontaktaufnahme gerne ein Chemistry Meeting mit unserer Digitalagentur blindwerk!