Scrum im Unternehmen einführen: Gründe, Schritt-für-Schritt-Vorgehen & Beispiel E-Commerce

Scrum ist eine leistungsstarke agile Methode, die Unternehmen dabei hilft, sich durch die Entwicklung innovativer Produkte weiterhin im Wettbewerb zu behaupten. Doch die Einführung von Scrum im Unternehmen ist alles andere als trivial, sondern erfordert ein planvolles Vorgehen in mehreren Schritten. Dieser Beitrag umreißt die zentralen Vorteile agilen Projektmanagements, stellt Scrum kurz vor und schildert die einzelnen Schritte bei der Einführung von Scrum. Zudem gewährt die „Case Study Biomex“ einen aufschlussreichen Einblick in die Projektpraxis.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Scrum & Kanban: Das macht agiles Projektmanagement so erfolgreich
• Was spricht grundsätzlich für Scrum als agile Methode der Wahl?
• So gelingt Schritt für Schritt die Einführung von Scrum
• Auch bei der Scrum-Einführung selbst auf Agilität setzen!

Ziel des Beitrags: Entscheider in Unternehmen erfahren, was Scrum zu einer effizienten agilen Methode macht und mit welchen Schritten sie sich im Unternehmen einführen lässt.

Scrum & Kanban: Das macht agiles Projektmanagement so erfolgreich

Agiles Projektmanagement ist eine der effizientesten Herangehensweisen, um Unternehmen angesichts dynamischer Märkte, ständig neuer disruptiver Technologien und heutzutage höchst wandelbarer Verbrauchererwartungen wettbewerbsfähig zu halten. Jetzt und in Zukunft. So hat insbesondere Scrum, zusammen mit Kanban die zurzeit führende agile Methode, die Landschaft des Projektmanagements maßgeblich verändert.

Denn traditionelle Projektmanagement-Methoden wie etwa das Wasserfallmodell können aufgrund ihrer starren, linearen Strukturen nur unzureichend auf die oben erwähnten wandelbaren Faktoren reagieren. Dafür sind sie nicht flexibel, anpassungsfähig und „kommunikativ“ genug. Scrum und Kanban hingegen versetzen Unternehmen in die Lage, immer wieder innovative Produkte zu entwickeln, für die zum Zeitpunkt ihrer Markteinführung tatsächlich eine Nachfrage gegeben ist. 

Doch die Einführung einer agilen Methode wie Scrum lässt sich nicht einfach per Fingerschnippen vollziehen. Vielmehr bedarf es einer methodischen, schrittweisen Vorgehensweise sowie der Überwindung von Hürden. So kann es, in Abhängigkeit vom im Unternehmen bereits vorhandenen „Vorwissen“ über agiles Projektmanagement und anderen, nicht weniger gewichtigen Faktoren, zwischen einigen Monaten und einem Jahr oder länger dauern, um Scrum einzuführen.

In diesem Beitrag gehen wir zunächst auf die Vorzüge von Scrum ein und beleuchten später im Hauptteil die einzelnen Schritte bei der Implementierung der beliebten agilen Methode. Ferner zeigen wir anhand einer Case Study, wie blindwerk das agile Framework Scrum beim deutschen Biotechnologie-Unternehmen Biomex nicht nur erfolgreich eingeführt hat, sondern als Spezialist für digitales Projektmanagement auch schon ein erstes Teilprojekt mit dessen Team realisiert hat.

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• Wer sich detailliert über agile Prinzipien, Methoden und Tools informieren möchte und an der Arbeitsweise unserer Digitalagentur blindwerk interessiert ist, dem bietet die „timeBOXED-Serie über agiles Projektmanagement“ viele interessante Insights.

Was spricht grundsätzlich für Scrum als agile Methode der Wahl?

Scrum ist ein agiles Projektmanagement-Framework für die Entwicklung, kontinuierliche Verbesserung und zeitnahe Lieferung komplexer Produkte. Es basiert auf iterativen Arbeitszyklen, genannt Sprints, und fördert Selbstorganisation und Zusammenarbeit im Team. Scrum verwendet klare Rollen wie Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam, Artefakte wie das Product Backlog und „Zeremonien“ bzw. Events wie Sprint Planning, Daily Stand-ups, Sprint Reviews und Sprint Retrospectives. Durch kurze Arbeitszyklen und eine optimale Projektkommunikation ermöglicht Scrum Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und eine kundenorientierte, transparente Arbeitsweise im agilen Umfeld. Hinzu kommt die für Scrum typische problemlose Einbindung des Anforderungsmanagements.

Bei der Entscheidung, Scrum im Unternehmen einzuführen, sind für gewöhnlich die folgenden Vorzüge der agilen Methode ausschlaggebend:

1. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Scrum befähigt Unternehmen, sich schnell an veränderte Anforderungen des Marktes anzupassen. Durch kurze Iterationen in Form von Sprints, die in der Regel zwei bis vier Wochen dauern, kann das Team regelmäßig auf Feedback reagieren und Anpassungen vornehmen. Dies ermöglicht eine hohe Flexibilität und die Möglichkeit, auf Kundenwünsche und/oder neue Erkenntnisse umgehend zu reagieren.

2. Bessere Produktqualität und Kundenorientierung

Durch die kontinuierliche Zusammenarbeit im Scrum-Team, die regelmäßigen Überprüfungen und die ständige Verbesserung der einzelnen Produktkomponenten wird die Qualität des Endprodukts erhöht. Der Fokus auf die Bedürfnisse und das Feedback der Kunden während des gesamten Entwicklungsprozesses führt zu einem stärker kundenorientierten Ansatz, der die Zufriedenheit der späteren Benutzer steigert.

3. Effiziente Teamarbeit und Transparenz

Scrum fördert eine transparente Arbeitsweise und eine enge Zusammenarbeit im Team. Die klaren Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die regelmäßigen Events wie Daily Stand-ups und Sprint Reviews verbessern die Kommunikation und den Informationsfluss im Team. Dies führt zu einer effizienten Teamarbeit und ermöglicht eine bessere Planung und Priorisierung der Aufgaben.

Auf einen Blick: Scrum vs. Kanban

Scrum und Kanban sind agile Methoden mit Unterschieden in Struktur und Arbeitsweise. So setzt Scrum auf festgelegte Rollen, Artefakte und Sprints mit klaren Zeitrahmen. Kanban favorisiert demgegenüber eine noch größere Flexibilität, indem es visuelle Boards und Work-in-Progress-Limits nutzt, um einen kontinuierlichen Arbeitsfluss zu gewährleisten. Scrum plant den Sprint-Inhalt im Voraus, während Kanban sich auf Sichtbarkeit und fortlaufende Priorisierung konzentriert. Die Wahl zwischen beiden Methoden hängt von den spezifischen Anforderungen und der bevorzugten Arbeitsweise des Teams ab.

So gelingt Schritt für Schritt die Einführung von Scrum

Will man Scrum im Unternehmen einführen, so ist dies erfahrungsgemäß mit diversen größeren Herausforderungen verknüpft – dies vor allem im Hinblick auf die Veränderung der Unternehmenskultur, die Akzeptanz neuer Arbeitsweisen und die Unterstützung seitens der Führungsebene. Klar ist: Der hierfür unabdingbare kulturelle Wandel hin zu einer agilen Organisation erfordert von allen Seiten Einsicht, Zeit und Engagement, während Widerstand gegen Veränderungen und eine mangelhafte oder gar völlig fehlende Anpassung bestehender Prozesse die Implementierung beeinträchtigen können.

Agiles Projektmanagement in Form von Scrum im Unternehmen zu installieren, kann also auch scheitern. Umso wichtiger ist es, dabei gut informiert, äußerst sorgfältig und Schritt für Schritt vorzugehen. Externe Fachleute bzw. entsprechend spezialisierte Agenturen wie blindwerk sind hierbei eine willkommene Hilfe und sollten schon frühzeitig involviert werden. Dies nicht zuletzt dann, wenn die interne Expertise in puncto agiles Projektmanagement unzureichend ist oder es schlichtweg an zeitlichen und personellen Ressourcen mangelt.

1. Vorbereitung und Planung

Die Einführung von Scrum erfordert eine umfassende Vorbereitung und Planung. Das Führungsteam muss die Notwendigkeit und die Vorteile von agilen Methoden verstehen, um das Engagement für die Umstellung leisten zu können. Dazu muss sie Agilität auch wirklich vorleben. Eine Analyse der aktuellen Unternehmenskultur, Prozesse und der bestehenden Arbeitsmethoden hilft dabei, potenzielle Herausforderungen, Risiken und Chancen zu identifizieren.

2. Schulung und Sensibilisierung

Die nächste Phase beinhaltet Schulungen und Workshops für Mitarbeiter, um diese mit den Grundlagen von Scrum vertraut zu machen. Dies umfasst die Prinzipien, Rollen (Product Owner, Scrum Master, Entwicklungsteam), Artefakte (Product Backlog, Sprint Backlog, Product Increment) und Events (Sprint Planning, Daily Stand-ups, Sprint Review, Sprint Retrospective). Das Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis für die Vorteile und den Ablauf von Scrum zu schaffen.

3. Auswahl von Pilotprojekten

Es ist ratsam, Scrum zunächst in einem Pilotprojekt mit einem „handverlesenen“ Team zu testen, um praktische Erfahrungen zu sammeln und die Wirksamkeit der Methode im Unternehmenskontext (idealerweise) zu verifizieren. Die Auswahl eines geeigneten Pilotprojekts erfolgt anhand klar definierter Kriterien wie Projektgröße, Komplexität und Einfluss auf das Unternehmen. So gilt es etwa sicherzustellen, dass das Unternehmen im Falle des Scheiterns des Pilotprojekts keinen signifikanten Schaden nimmt.

4. Aufbau eines Scrum-Teams

Für das Pilotprojekt wird ein passendes Scrum-Team zusammengestellt, das wie immer aus einem Product Owner, einem Scrum Master und einem Entwicklungsteam besteht. Diese Teammitglieder müssen entsprechend ihrer Rolle geschult und unterstützt werden, um ihre Aufgaben effektiv erfüllen zu können. Dazu sind sie mit den nötigen Ressourcen auszustatten. Denn selbstverständlich ist auch ein Pilotprojekt ein richtiges Projekt und sollte daher auch wie ein solches gemanagt werden!

5. Sprint 0 und Projektstart

Der Sprint 0, der vor dem eigentlichen Start des Projekts stattfindet, dient der Vorbereitung des Teams und der Klärung grundlegender Fragen. Hier werden unter anderem die Produktvision verfeinert, das Product Backlog erstellt und die ersten Schritte für den ersten Sprint geplant. Nach Abschluss des Sprint 0 beginnt das Projekt offiziell mit dem ersten Sprint.

6. Kontinuierliche Verbesserung und Anpassung

Während des Pilotprojekts werden regelmäßige Retrospektiven durchgeführt, um das Vorgehen zu überprüfen, Erfahrungen zu reflektieren und Verbesserungen zu identifizieren. Diese Feedbackschleifen sind entscheidend, um Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass das Team und das Vorgehen stetig besser werden.

7. Skalierung und Ausweitung

Falls das Pilotprojekt erfolgreich war, lässt sich Scrum auch auf andere Teams und Abteilungen im Unternehmen ausweiten. Hierzu sollten spezifische Schulungen, Coachings und Mentorings für neue Teams und deren Leiter angeboten werden, um unternehmensweit eine konsistente Anwendung der neuen agilen Methode zu gewährleisten.

8. Kulturelle Anpassungen und Unterstützung „von oben“

Die Einführung von Scrum erfordert oftmals eine Veränderung der Unternehmenskultur hin zu mehr Agilität, Selbstorganisation und Flexibilität. Dies setzt nicht nur die Unterstützung der Mitarbeiter, sondern auch ein Umdenken auf der Führungsebene voraus, um die neuen Arbeitsweisen zu fördern und Hindernisse zu beseitigen.

9. Messung und Erfolgskontrolle

Um den Erfolg der Scrum-Einführung zu messen, sollten sogenannte KPIs definiert werden, die die Effektivität, Effizienz und die Zufriedenheit der Teams und Kunden erfassen. Eine kontinuierliche Überprüfung dieser für die Erfolgskontrolle wichtigen Kennzahlen ermöglicht es, den Fortschritt zu verfolgen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

10. Kontinuierliche Unterstützung und Weiterentwicklung

Die Einführung von Scrum ist zwar irgendwann einmal abgeschlossen, geht danach aber in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess über. So sollten Unternehmen auch danach weiterhin ausreichend Unterstützung, Schulungen und Ressourcen bereitstellen, damit sich die Teams weiterentwickeln, Best Practices anwenden und die Vorteile von Scrum voll ausschöpfen können.

Die Schritte bei der Einführung von Scrum im Unternehmen können je nach Unternehmenskultur, Größe und Branche variieren. Von großer Bedeutung ist es aber hier wie dort, dass das Vorhaben flexibel gestaltet wird und fortwährend an die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wird. Dazu weiter unten mehr.

Case Study Biomex: Per Scrum schneller zum Projekterfolg

Die Biomex GmbH ist ein 1989 gegründetes Biotechnologie-Unternehmen mit Sitz in Heidelberg, das auf die Bereitstellung menschlicher Bioproben spezialisiert ist. Dazu zählen menschliches Gewebe sowie Körperflüssigkeiten wie Blut und Urin, die gesammelt werden, um Informationen über Gesundheit, Krankheiten oder genetische Merkmale zu erhalten. Die Proben dienen als Grundlage für diagnostische Tests, medizinische Forschung und die Entwicklung von Behandlungen. Mehr als die Hälfte der 120 Biomex-Mitarbeiter sind Wissenschaftler.

Die Herausforderung: Biomex möchte mit einem B2B-Onlineshop, für den ein eigenes ERP-System entwickelt wurde und über den unzählige hochkomplexe, unikate Produktvariationen vertrieben werden, zum führenden Anbieter für Bioproben werden.

Die Lösung: Nachdem erste Versuche per traditionellem Projektmanagement nicht zielführend waren und später auch Kanban als agile Methode nicht die gewünschten Ergebnisse lieferte, konnte die Digitalagentur für agiles Projektmanagement blindwerk nach ihrem Onboarding als „Projekt-Feuerwehr“ den Kunden Mitte 2023 davon überzeugen, doch besser Scrum einzuführen. Dadurch wurde die bis dahin eher suboptimale Projektkommunikation entscheidend verbessert.

Ende 2023 hat blindwerk nach der Einführung von Scrum für Biomex nun auch das erste Teilprojekt auf dem Weg zum globalen Anbieter realisiert: Mit Shopware 6 wurde ein Shop für Flüssigproben entwickelt, der im nächsten Schritt an die vorhandene ERP-Schnittstelle gekoppelt werden soll. Dank Scrum ging das sehr viel schneller als zunächst gedacht – und zwar binnen sechs Monaten. In weiteren Teilprojekten wird blindwerk jetzt weitere einzelne Shops umsetzen, um nach und nach die große Produkt-Vision von Biomex Wirklichkeit werden zu lassen.

Jetzt die komplette Case Study hier herunterladen.

Auch bei der Scrum-Einführung selbst auf Agilität setzen!

Die Einführung von Scrum im Unternehmen sollte – dort wo es möglich ist – vorzugsweise bzw. überwiegend gleichsam als agiles Projekt durchgeführt werden. Denn die iterative, flexible und anpassungsfähige Vorgehensweise, ähnlich wie bei den Prinzipien agiler Methoden, verbessert auch hierbei die Erfolgsaussichten.

Um dies sicherzustellen, empfiehlt sich eine schrittweise Umsetzung, die auf kontinuierliche Verbesserungen und eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Abteilungen setzt. Es gibt jedoch auch Aspekte, die möglicherweise nicht direkt agil sind. So etwa die grundlegende Planung und Vorbereitung, die oft strukturierter und weniger flexibel ist. Insgesamt folgt die Implementierung von Scrum jedoch meist den Prinzipien agiler Projekte, bei denen Flexibilität, Zusammenarbeit und ständige Anpassungen den Weg ins Ziel ebnen.

Sie wollen in Ihrem Unternehmen Scrum als agile Methode einführen? Dann vereinbaren Sie zwecks unverbindlicher Kontaktaufnahme gerne ein Chemistry Meeting mit unserer Digitalagentur blindwerk!

Die optimale Klinik Website: 10 agile Schritte für den digitalen Erfolg

Wie gestaltet man die optimale Klinik-Website? In zehn agilen Schritten führt Sie dieser Beitrag durch den Prozess, der die digitale Präsenz Ihrer medizinischen Einrichtung steigert. Von der Analyse des Bedarfs, über die Integration von SEO-Aspekten bis hin zur kontinuierlichen Optimierung – lernen Sie, wie Sie eine Klinik-Website erstellen, die Innovationsbereitschaft widerspiegelt und Patienten eine vertrauenswürdige Anlaufstelle bietet.

In diesem Artikel behandelte Themen

• 1: Analyse des Bedarfs und der Zielsetzungen
• 2: Festlegung der Anforderungen und Leistungen
• 3: Erstellung der Informationsarchitektur und Konzept
• 4: Gestaltung für Mobile und Desktop
• 5: Integration von SEO und aktuelle Webdesign-Trends
• 6: Gewährleistung der Barrierefreiheit und des Datenschutzes
• 7: Integration externer Services
• 8: Qualitätssicherung und Implementierung
• 9: Betrieb, Management und Content-Optimierung
• 10: Kontinuierliche Optimierung und aktuelle Trends

Ziel des Beitrags: In diesem Beitrag sensibilisieren wir medizinische Einrichtungen für die Wichtigkeit einer optimalen Website und geben 10 agile Schritte zur Umsetzung.

Das Fundament digitaler Präsenz: Die Klinik-Website

In der Medizinbranche sind Vertrauen und Zuverlässigkeit von zentraler Bedeutung. Trotzdem unterschätzen viele Einrichtungen noch immer die Vorteile eines starken digitalen Auftritts. Muss man den Wert einer intuitiven und informativen Klinik-Website wirklich betonen? Die Antwort ist ein klares Ja! Ihre Website ist das digitale Gesicht Ihrer Einrichtung und spielt eine entscheidende Rolle bei der Vermittlung Ihrer Kernbotschaften an Patienten und deren Angehörige. Akkurat konzipiert und effektiv genutzt, kann sie zur zentralen Anlaufstelle für Informationen und Dienstleistungen werden. In diesem Beitrag führen wir Sie durch zehn klare Iterationen, die Sie dabei unterstützen, Ihre Klinik-Website optimal zu gestalten und zu nutzen.

Iteration 1: Analyse des Bedarfs und der Zielsetzungen

Der erste und grundlegende Schritt im Prozess der Erstellung einer optimalen Klinik-Website liegt in einer ausführlichen Analyse des Bedarfs und der Zielsetzungen Ihrer medizinischen Einrichtung. Denn nur wer seine eigenen Bedürfnisse und Ziele kennt, kann eine zielführende und effektive Website konzipieren und entwickeln. Hier gilt es, die spezifischen Anforderungen und Wünsche zu identifizieren, die an die neue Klinik-Website gestellt werden. Wesentliche Aspekte hierbei sind die Definition der Hauptzielgruppe, die Erkenntnis über ihre Bedürfnisse und die Festlegung der Zielsetzungen der Klinik.

Erkennen der Bedürfnisse
Neben grundlegenden Anforderungen, wie einer hohen Benutzerfreundlichkeit, zählen hierzu insbesondere bedarfsspezifischen Anforderungen, wie die Integration von Buchungssystemen oder speziellen Informationsbereichen. Das Erkennen und Verstehen der Bedürfnisse von Patienten und Besuchern ist bei diesem Schritt essentiell.

Zielgruppendefinition im Health Umfeld
Der nächste Schritt besteht in der genauen Definition der Zielgruppe. Welche Patientengruppe möchten Sie primär ansprechen? Welche Art von Benutzern erwarten Sie auf Ihrer Website? Die Antworten auf diese Fragen beeinflussen maßgeblich die Gestaltung und Funktionen Ihrer Klinik-Website und helfen dabei, ein optimales Nutzererlebnis zu schaffen.

Zielsetzungen der Klinik
Anschließend gilt es, die Zielsetzungen Ihrer Klinik klar zu definieren. Diese könnten darin bestehen, eine höhere Patientenzufriedenheit zu erzielen, neue Kunden zu gewinnen oder Informationen leichter zugänglich zu machen. Mit diesen klaren Zielen können Sie sich effektiv auf den Aufbau Ihrer neuen Klinik-Website konzentrieren.

Iteration 2: Anforderungen und Leistungen festlegen

Nach der ersten Analysephase und der Definition Ihrer Zielsetzungen, bildet die Festlegung der speziellen Anforderungen und gewünschten Leistungen Ihrer Klinik-Website den zweiten essentiellen Schritt. Dabei steht die Frage im Fokus, mit welchen Funktionen und Services Ihre Website ausgestattet sein soll, um den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe gerecht zu werden und Ihre definierten Ziele zu erreichen.

Definieren der gewünschten Funktionen und Services
Nutzerorientierung steht hierbei an erster Stelle: Welche Informationen suchen Ihre Patienten und Besucher vorrangig? Welche Funktionen werden erwartet? Möglicherweise möchten Sie ein Online-Buchungssystem oder eine Online-Sprechstunde integrieren, eine Übersicht über Behandlungsangebote und Ärzte bereitstellen oder Informationsmaterial zum Download anbieten. Jede Funktion und jeder Service sollte dabei stets an den Bedürfnissen und Anforderungen Ihrer Zielgruppe sowie Ihren Unternehmenszielen ausgerichtet sein.

Berücksichtigung rechtlicher und beruflicher Regelungen
Es ist außerdem unerlässlich, die rechtlichen und beruflichen Vorschriften zu beachten. Datenschutz ist hierbei ein Schlüsselthema: Ihre Website muss DSGVO-konform sein, damit die persönlichen Daten Ihrer Patienten und Besucher geschützt werden. Auch berufliche Regelungen, etwa die zulässige Darstellung von medizinischen Leistungen, müssen in der Gestaltung Ihrer Klinik-Website berücksichtigt werden. Letztlich trägt eine rechtskonforme und transparent gestaltete Website dazu bei, das Vertrauen Ihrer Nutzer zu stärken und den professionellen Auftritt Ihrer Klinik zu untermauern.

Iteration 3: Informationsarchitektur und Konzepterstellung

Der dritte Schritt zur Erstellung einer optimalen Website besteht in der Design- und Konzeptphase. In diesem Stadium wird nicht nur das visuelle Auftreten Ihrer Website geplant, sondern auch Ihre Struktur – die sogenannte Informationsarchitektur – skizziert und möglicher Content gesammelt und strukturiert.

Erarbeiten einer benutzerfreundlichen Website-Struktur
Im Mittelpunkt dieser Phase steht die Benutzerfreundlichkeit. Denn eine klare und intuitive Navigation entscheidet maßgeblich darüber, ob sich Patienten und Besucher auf Ihrer Website zurechtfinden und die gesuchten Informationen schnell erreichen. Ambulante und stationäre Leistungen, Fachbereiche Ihrer Klinik und Kontaktmöglichkeiten – all diese und weitere Informationen müssen an den richtigen Stellen platziert und logisch miteinander verknüpft werden, um ein positives Nutzererlebnis zu schaffen.

Sammlung und Strukturierung des Contents
Dazu gehören nicht nur Texte, sondern auch Bilder, Downloads oder Videos. Effektive Kommunikation und zielgruppengerechte Inhalte sind hierbei essentiell. Denken Sie dabei insbesondere an Informationen zu medizinischen Behandlungen oder Therapieverfahren, an biografische Daten Ihrer Ärzte oder interaktive Angebote wie Videos oder Animationen. Ein hoher Informationsgehalt und visueller Content unterstützen den positiven Gesamteindruck und bieten Ihren Patienten einen echten Mehrwert.

Auf der Suche nach Design-Inspiration
Die visuelle Gestaltung Ihrer Website sollte stets professionell und ansprechend sein. Passende Farben und Formen, benutzerfreundliches Design und eine intuitive Navigation sind dabei essentielle Aspekte. Suchen Sie Inspirationen, beispielsweise bei anderen herausragenden Klinik-Websites. Aber Vorsicht: Jede Klinik und jede Zielgruppe ist individuell, weshalb Ihr Webdesign maßgeschneidert sein sollte. Bedenken Sie, dass das Design Ihrer Website der erste Eindruck ist, den Nutzer von Ihrer Klinik bekommen.

Iteration 4: Anpassung für Mobile und Desktop

Der vierte Schritt konzentriert sich auf drei zentrale Aspekte: das Design von User Experience (UX), das Responsive Design und die Optimierung für den mobilen Einsatz. Ziel dieses Schritts ist es, die Benutzeroberfläche Ihrer Website so zu entwickeln, dass sie auf allen Geräten zuverlässig funktioniert und patientenfreundlich ist.

Gestaltung des UX-Konzepts
Das User Experience (UX) Konzept legt das Fundament für eine positive Nutzererfahrung beim Besuch Ihrer Website. Die Kernelemente hierbei sind eine übersichtliche Struktur, intuitive Navigation und ein ansprechendes visuelles Design. Ziel ist es, Ihren Patienten und Besuchern ein rundum positives Nutzererlebnis zu bieten und sie zu ermutigen, Ihre Website wieder zu besuchen.

Umsetzung des Responsive Designs
Das Responsive Design stellt sicher, dass Ihre Website sich automatisch an die Bildschirmgröße des jeweiligen Endgeräts anpasst – sei es ein Desktop-Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone. Diese Anpassungsfähigkeit garantiert, dass Ihre Website sowohl auf einem Computermonitor als auch auf einem Smartphone-Display optimal dargestellt wird.

Optimierung für mobile Endgeräte
Angesichts des stetig steigenden Anteils an mobiler Internetnutzung, ist es heute unverzichtbar, Ihre Website für mobile Endgeräte zu optimieren. Hierfür sollte sie nicht nur ein Responsive Design aufweisen, sondern auch hinsichtlich Ladezeiten und Datenvolumen für mobile Nutzer optimiert sein. Mit einer schnell ladenden und mobil optimierten Website wird Ihren Patienten und Besuchern das bestmögliche Nutzererlebnis angeboten – unabhängig von ihrem genutzten Gerät.

Iteration 5: SEO-Integration und aktuelle Webdesign-Trends

Der fünfte Schritt zur Erstellung einer optimalen Klinik-Website liegt in der frühzeitigen Integration von Suchmaschinenoptimierung (SEO) und der Berücksichtigung aktueller Webdesign-Trends. Maßgeschneiderter Content und eine technisch einwandfreie Umsetzung sind essentiell, um online gefunden zu werden und den digitalen Wandel in der Gesundheitsbranche aktiv mitzugestalten.

Suchmaschinenoptimierung (SEO)
Von Anfang an sollten SEO-Kriterien in den Webdesign-Prozess integriert werden, um eine hohe Sichtbarkeit in den Suchmaschinen zu gewährleisten. Dabei spielen vor allem Zielgruppenrelevante Inhalte sowie technische Aspekte eine bedeutende Rolle. Sowohl die Onpage- als auch die Offpage-Optimierung tragen dazu bei, dass Ihre Klinik von potenziellen Patienten gefunden wird. SEO ist ein kontinuierlicher Prozess, der – gut betreut – erfolgreich zu mehr Sichtbarkeit und einem höheren Bekanntheitsgrad beiträgt.

Webdesign-Trends
Mit Blick auf das Webdesign sollten Sie immer am Puls der Zeit bleiben und aktuelle Trends berücksichtigen. Der Einsatz von modernen Designelementen und zukunftsweisenden Technologien entscheidet maßgeblich über die User-Experience und wirkt sich positiv auf das Image Ihrer Einrichtung aus. Ob minimalistische Farbschemata, Micro-Interaktionen oder immersives Scrolling – jede Innovation sollte stets patientenorientiert implementiert werden und Ihre medizinischen Leistungen in den Vordergrund stellen.

Iteration 6: Barrierefreiheit und Datenschutz

Eine weitere wesentliche Säule bei der Gestaltung einer Klinik-Website ist die Barrierefreiheit und der Datenschutz Ihrer Online-Präsenz. Hierbei wird nicht nur das Erscheinungsbild, sondern insbesondere auch die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Website maßgeblich beeinflusst.

Umsetzung der Barrierefreiheit nach BITV und WCAG Standards
In barrierefreien Websites sieht man weit mehr als nur eine Verpflichtung — sie sind ein Ausdruck von Wertschätzung gegenüber allen Nutzern, inklusive Menschen mit Behinderungen. Daher sollten bei der Gestaltung Ihrer Klinik-Website die allgemeinen Prinzipien und Richtlinien für Barrierefreiheit nach BITV und WCAG Standards eingehalten werden. Dies sichert nicht nur die uneingeschränkte Zugänglichkeit Ihrer Website für jeden Nutzer, sondern fördert darüber hinaus eine hohe Usability und positive Nutzererfahrung.

Datenschutzanforderungen und Nutzung von Cookies
Im digitalen Zeitalter spielen Datenschutzanforderungen eine zentrale Rolle. Ihre Website sollte daher sowohl nationale als auch internationale Datenschutzvorgaben erfüllen. Außerdem ist es von entscheidender Bedeutung, Cookies richtig zu handhaben. Informieren Sie Ihre Nutzer transparent über die Nutzungsbedingungen und ersuchen Sie in der Regel vorher ihre Zustimmung. Dies fördert das Vertrauen Ihrer Website-Besucher und wirkt sich positiv auf die Wahrnehmung Ihrer Klinik oder medizinischen Einrichtung aus.

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Iteration 7: Integration externer Services

Im siebten Schritt zur Erstellung Ihrer Klinik-Website liegt der Fokus auf der Integration nützlicher externer Dienstleistungen. Besonders wichtig sind hierbei Funktionen zur Terminvergabe, Bewerbertools sowie ähnliche Services, die nicht nur den Nutzen, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit der Website erhöhen.

Terminvereinbarungen und Bewerbertools
Funktionen zur Terminvergabe und spezielle Tools für Bewerbungen sind Beispiele repräsentativer, externer Dienstleistungen, die Ihre Klinik-Website effizienter und attraktiver machen können. Durch ein leicht bedienbares Interface ermöglichen Sie Ihren Nutzern eine schnelle und unkomplizierte Terminvereinbarung oder Bewerbungseinreichung – ein entscheidender Mehrwert, der den Alltag für Patienten und Personal gleichermaßen erleichtert und so zur Conversion-Steigerung beiträgt.

Iteration 8: Qualitätssicherung und Implementierung

Qualität kommt nicht zufällig zustande, sie ist das Resultat sorgfältiger Planung, effektiver Umsetzung modernster Technologien und umfangreichen Qualitätsprüfungen. Dieser achte Schritt zur Gestaltung einer optimalen Website betont die Bedeutung der Qualitätssicherung und der Implementierung im gesamten Entwicklungsprozess.

Gestaltung mithilfe moderner Technologien
Der Einsatz moderner Technologien ist von entscheidender Bedeutung für die effektive Gestaltung Ihrer Website. Dabei geht es nicht nur darum, den aktuellen Industriestandards zu folgen, sondern auch darum, Erkenntnisse aus aktuellen Technologien einzubinden, um eine optimal funktionierende und visuell ansprechende Website bereitzustellen.

Qualitätssicherung und Tests
Nach der Entwicklung folgt eine Phase der intensiven Qualitätssicherung. In dieser Phase werden verschiedene Testmethoden angewendet, zum Beispiel. Funktionalitätstests, Usability-Tests und Performance-Tests, um sicherzustellen, dass alle Aspekte Ihrer Website einwandfrei und wie erwartet funktionieren. Dabei ist es wichtig, auch auf Details zu achten, denn die Qualität steckt oft im Detail. Eine hohe Qualität und eine fehlerfreie Funktion Ihrer Webpräsenz sind maßgeblich für die Zufriedenheit des Nutzers und damit eng verknüpft mit dem Erfolg Ihrer Website.

Iteration 9: Betrieb, Management und Content-Optimierung

Der nächste wesentliche Schritt zur Gestaltung Ihrer optimalen Webpräsenz im Gesundheitswesen beinhaltet verantwortungsvolles und gründliches Betriebsmanagement sowie eine kontinuierliche Optimierung des Contents. Um Ihre Online-Plattform stets attraktiv und informativ für Ihre Zielgruppe zu gestalten, ist eine stetige Pflege und Leistungsoptimierung unerlässlich.

Effektives Betriebskonzept und Support
Ein durchdachtes und erfolgreich umgesetztes Betriebskonzept stellt das Herzstück der Leistung Ihrer Webpräsenz dar. Dies beinhaltet Aspekte wie die regelmäßige Überwachung der Webseite, zeitnahe Updates und umfassende Analysen. Des Weiteren kann redaktioneller Support dazu beitragen, stetig neue, relevante Inhalte bereitzustellen und das Benutzererlebnis ständig zu fördern. Diese Maßnahmen sind grundlegend, um den dauerhaften Betrieb Ihrer Plattform sicherzustellen und Anpassungen an technische Weiterentwicklungen oder Anforderungen der Nutzer vorzunehmen.

Pflege und Verfeinerung von Text- und Bildinhalten
Ein entscheidender Schritt zur Optimierung Ihrer Webpräsenz liegt in der fortlaufenden Pflege und Aufwertung von Text- und Bildinhalten. Das Ziel hierbei ist es, Ihren Patienten durch klare und gut verständliche Informationen effizient durch Ihre Webseite zu führen. Bei diesem Prozess ist es wichtig, sowohl die Qualität der Texte als auch die Auswahl an Bildmaterial kontinuierlich zu prüfen und zu verfeinern. SEO-relevante Anpassungen in den Texten und die Verwendung von angemessenem, hochwertigem Bildmaterial können das Ranking Ihrer Webseite in Suchmaschinen signifikant verbessern. Diese Maßnahmen tragen zur gesteigerten Präsenz Ihres Webauftritts bei und unterstützen aktiv den Service für Ihre Patienten.

Iteration 10: Kontinuierliche Optimierung

Nachdem Ihre Website live geschaltet wurde, können Sie sich nicht einfach zurücklehnen und darauf warten, dass die Nutzer kommen. Es erfordert kontinuierliche Wartung und Anpassungen basierend auf Nutzerfeedback.

Anpassungen basierend auf Nutzerfeedback
Die Aufrechterhaltung einer direkten Kommunikationslinie zu Ihren Nutzern ist entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihrer Website. Nutzererfahrungen sind eine reiche Informationsquelle, die Ihnen dabei helfen kann, Ihre Website zu verbessern und an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe anzupassen. Das Einfangen von Feedback kann durch gezielte Umfragen, Usability Tests, oder auch durch Analysetools erreicht werden.

Kurz zusammengefasst: Das Ergebnis einer optimalen Klinik Website

Die Entwicklung einer effektiven Klinik-Website ist ein komplexer Prozess, der von einer gründlichen Analyse des Bedarfs, über die Definition von Zielen und Leistungen, die Gestaltung des UX-Konzepts sowie die Integration von SEO-Aspekten bis hin zur kontinuierlichen Optimierung und Betriebsführung reicht. Moderne Technologien und aktuelle Webdesign-Trends fließen gleichermaßen in die Umsetzung ein. Wichtige Bestandteile einer Klinik-Website sind zudem die Barrierefreiheit und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Externe Dienste wie Terminbuchungen oder Bewerbertools erhöhen die erfolgreichen Interaktionen auf Ihrer Webseite und eine stetige Pflege und Aktualisierung des Contents hält die Webseite ansprechend und informativ für Patienten. Hierbei sollte die Fähigkeit zur Anpassung an Nutzerfeedback und aktuelle Trends der Schlüssel zum langfristigen digitalen Erfolg bleiben. Denn eine optimierte Klinik-Website sollte stets eine Reflexion der Innovationsbereitschaft der medizinischen Einrichtung und gleichzeitig eine vertrauenswürdige Anlaufstelle für Patienten sein.

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Ausschreibungsberatung von Profihand: So profitieren auch digitale Projekte öffentlicher Träger von agilem Projektmanagement

Öffentliche Ausschreibungen sind ein wichtiger Bestandteil der Beschaffungsprozesse für staatliche Institutionen, städtische Unternehmen und Betriebe sowie andere öffentliche Auftraggeber. Sie gewährleisten einen fairen und transparenten Wettbewerb, da verschiedene Dienstleister die Chance erhalten, Angebote für ihre Leistungen und Produkte einzureichen. So weit, so gut. Allerdings erstickt das übliche Ausschreibungsprozedere agiles Projektmanagement, wie es heute vor allem in Digitalprojekten unverzichtbar ist, zumeist im Keim. Das gefährdet den Projekterfolg – es sei denn, man setzt im Vorfeld auf eine fundierte Beratung. Die Kernfrage lautet dabei: Wie kann der Prozess der Ausschreibung so gestaltet werden, dass er den zeitgemäßen Anforderungen an Technologie und Innovation entspricht? Dieser Beitrag liefert Antworten.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Warum ist agiles Projektmanagement in Digitalprojekten so wichtig?
• Öffentliche Ausschreibungen versus flexible Arbeitsweisen
• Drohende Konflikte und das Damoklesschwert der Unwirtschaftlichkeit
• Traditionelles Projektmanagement: Innovationskiller bei Ausschreibungen
• Was sind also die Vorteile einer professionellen Ausschreibungsberatung?
• So lässt sich Agilität in den Ausschreibungsprozess integrieren
• Zusammenfassung: Die Zukunft der öffentlichen Ausschreibung gestalten

Ziel des Beitrags: Öffentliche Träger wie Stadtwerke und Kliniken erfahren, wie sich agiles Projektmanagement erfolgreich in den Ausschreibungsprozess integrieren lässt – und warum das für ihre Digitalprojekte vorteilhaft ist.

Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer stehen wegen der in Bund und Ländern jeweils geltenden vergaberechtlichen Vorschriften für öffentliche Ausschreibungen vor zahlreichen Herausforderungen. So sind diese für Auftraggeber wie beispielsweise Stadtwerke und städtische Kliniken meist mit komplizierten Auswahlprozeduren, anfangs noch eher unklaren Anforderungen und einem hohem Verwaltungsaufwand verbunden. Und auf der anderen Seite kämpfen externe Dienstleister mit Hürden wie einer komplexen Bürokratie, intensivem Wettbewerb und dem Risiko des Angebotsausschlusses.

Daher sind viele Auftragnehmer, darunter etwa auch Agenturen, nicht sonderlich scharf darauf, bei Ausschreibungen gegeneinander zu pitchen. Denn trotz des für gewöhnlich sehr hohen Zeit- und Ressourcenaufwands fallen die Aufwandsentschädigungen oftmals allzu bescheiden aus. Und wenn am Ende dann doch wieder allein der günstigste Preis über die Vergabe entscheidet, hält sich die Begeisterung bei den in Frage kommenden Anbietern erst recht in Grenzen. 

Erschwerend kommt hinzu: Zwar stehen Digitalprojekte wegen des in Deutschland nach wie vor großen digitalen Nachholbedarfs weit oben auf der Agenda öffentlicher Träger. Man denke hier an schnelle Websites mit userfreundlichen Features, plattformübergreifende Portallösungen und moderne Apps für alle gängigen mobilen Endgeräte und Betriebssysteme – alles Projekte, die idealerweise per agilem Projektmanagement umgesetzt werden. Allerdings lassen die starren Strukturen „klassischer“ Ausschreibungen agile Arbeitsweisen nur bedingt zu. Wenn überhaupt.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld auf eine fachkundige Ausschreibungsberatung durch eine entsprechend spezialisierte Digitalagentur zu setzen. Ziel ist es, die bei digitalen Projekten heutzutage erfolgsentscheidende Agilität von vornherein im Ausschreibungsprozess zu verankern. 

LESETIPP:

• Wer sich im Detail über agile Prinzipien, Methoden und Tools informieren möchte und an der Arbeitsweise unserer Digitalagentur „blindwerk“ interessiert ist, dem gewährt die „timeBOXED-Serie über agiles Projektmanagement“ viele interessante Insights.

Warum ist agiles Projektmanagement in Digitalprojekten so wichtig?

Agiles Projektmanagement ist in Digitalprojekten längst so etwas wie die „Conditio sine qua non“. Denn die Dynamik und der ständige Wandel in der heutigen digitalen Welt – und damit verbunden die sich teils fast schon hochfrequent ändernden Nutzererwartungen an neue, innovative Produkte und Lösungen – erfordern eine flexible und anpassungsfähige Vorgehensweise. Aufgrund seines linearen Wesens mit sequenziell klar abgetrennten Projektphasen und eines mehr oder minder in Stein gemeißelten Projektziels kann klassisches Projektmanagement dies in der Regel nicht leisten. 

Bewährte agile Methoden wie Scrum und Kanban hingegen sollen und können dafür sorgen, dass das Endprodukt den Bedürfnissen der Nutzer entspricht. Eben dafür wurden sie entwickelt.

Die vier größten Stärken von agilem Projektmanagement

• Erstens erlaubt Agilität die kontinuierliche Anpassung an sich ändernde Anforderungen. In der digitalen Landschaft, in der Technologien und Marktbedingungen rasch wechseln, ist die Fähigkeit entscheidend, schnell auf neue Entwicklungen zu reagieren.
• Zweitens fördert agiles Projektmanagement die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern. In Digitalprojekten, bei denen kreative Lösungen und innovative Ideen gefragt sind, ist die fortlaufende Kommunikation und Interaktion ausschlaggebend.
• Drittens ebnen agile Methoden den Weg für eine zeitnahe Markteinführung neuer Produkte und Dienstleistungen. Schnelle Iterationen und Prototypenentwicklung ermöglichen es, rasch Feedback zu sammeln und das Endprodukt stetig zu verbessern.
• Viertens reduziert agiles Projektmanagement das Risiko von Projektfehlern und -ausfällen. Durch regelmäßige Überprüfungen lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und beheben, bevor sie zu unüberwindbaren Hürden werden.

Agiles Projektmanagement wurde seinerzeit konzipiert und eingeführt, um den Erfolg, die Effizienz und die Qualität von Softwareprojekten sicherzustellen. Gleiches gilt auch für Digitalprojekte. Dies alles steht aber auf tönernen Füßen, wenn öffentlich ausgeschriebene Projekte kein flexibles Anforderungsmanagement zulassen.

Öffentliche Ausschreibungen versus flexible Arbeitsweisen

Der Knackpunkt ist, dass die jeweilige Umsetzung der vergaberechtlichen Vorschriften für öffentliche Ausschreibungen in der Regel zu sehr formalen und knöchernen Strukturen innerhalb der Ausschreibungsunterlagen führt. Wodurch sogleich auch die Möglichkeiten für das weitere Vorgehen im Projekt selbst stark eingeschränkt sind. So sind in den Leistungsbeschreibungen beispielsweise die Anforderungen an das zu entwickelnde Produkt bzw. dessen Komponenten meist ein für alle Mal festgelegt – obwohl sich die Anforderungen vor allem in Digitalprojekten von jetzt auf gleich ändern können, wie wir oben gesehen haben. Flexible Arbeitsweisen sind damit weitgehend ausgeschlossen. 

Und umso schwerer wiegt es, wenn bei Ausschreibungen eben diese Anforderungen von Mitarbeitern öffentlicher Träger definiert werden, die weder mit den technischen Spezifikationen einer in Auftrag gegebenen Website oder sonstigen Softwareanwendung noch mit zentralen Aspekten agilen Projektmanagements vertraut sind. Das ist nicht selten der Normalfall.

Außerdem erfahren Dienstleister in der überwiegenden Anzahl der Ausschreibungen erst nach Vertragsschluss alle Details über das Projekt. Also zu einem Zeitpunkt, in dem sie bereits für dessen Durchführung im rechtlichen Sinne verantwortlich sind.

Eine professionelle Beratung rund um die Ausschreibung hilft, viele dieser Stolperfallen zu identifizieren und zu entschärfen. Denn indem sie eine Tür für agiles Projektmanagement offenlässt, schützt sie vor ineffizienten Projektabläufen, mangelnder Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmern und Auftraggebern und einem erhöhten Risiko von Projektfehlern. 

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Drohende Konflikte und das Damoklesschwert der Unwirtschaftlichkeit

Bleibt dem späteren Auftragnehmer aus den genannten Gründen indes nur der Weg klassischen Projektmanagements, arbeitet er via Wasserfallmodell o. ä. „stoisch“ das Pflichtenheft ab, ohne neue Marktgegebenheiten berücksichtigen zu können. Was schlecht ist. Auch weil dann größere Probleme im Projektverlauf quasi vorprogrammiert sind, welche in der Folge gar in einen offenen Konflikt mit dem Auftraggeber münden können. Etwa wenn dieser trotz der von ihm vorab festgelegten Anforderungen aufwändige Anpassungen einverlangt, dem Auftragnehmer aufgrund des zwischen beiden Seiten geschlossenen Vertrages bis auf Weiteres jedoch keine Nachkalkulation erlaubt ist.

Kurz erklärt: Das Wasserfallmodell im Projektmanagement

Das Wasserfallmodell ist ein traditioneller, linearer Ansatz für Projektmanagement, bei dem Aufgaben sequenziell abgearbeitet werden und jede Projektphase erst nach Abschluss der vorherigen beginnt. Anders als bei agilen Methoden gibt es hier keine Iterationen, sondern jede Phase wird nur einmal durchlaufen, wobei die Ergebnisse jeder vorangegangenen Phase als Vorannahmen für die nachfolgende Phase dienen. Der daraus resultierende Mangel an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ist die größte Schwäche des Wasserfallmodells.

Lässt er sich trotzdem darauf ein, ist seine bei öffentlich ausgeschriebenen Projekten übliche Mischkalkulation im Handumdrehen Makulatur, und aus seiner Sicht wird das Projekt zunehmend unwirtschaftlich. Daher wird er bei absehbar aus dem Ruder laufenden Aufwänden auf die Erfüllung des bestehenden Vertrages pochen und nicht endlos „auf seine Kosten zubuttern“. Es sei denn, ein Änderungsantrag wird eingereicht, um nachträglich eine Anforderung modifizieren oder eine neue Funktion einführen zu können. Dadurch geht aber wertvolle Zeit verloren. Was ebenfalls schlecht ist, da traditionell durchgeführte Projekte ohnehin nicht gerade die Schallmauer durchbrechen.

Traditionelles Projektmanagement: Innovationskiller bei Ausschreibungen

Aber auch ohne all dies läuft das zu entwickelnde Produkt (Website, Portal, App etc.) stets Gefahr, bereits zum Zeitpunkt seiner Einführung veraltet zu sein, sofern im Projektverlauf nicht flexibel auf neue technologische Optionen reagiert werden kann. Nicht von ungefähr gelten klassische Ausschreibungen, die lediglich den Einsatz traditioneller Projektmanagementmethoden zulassen, als wahre Innovationskiller.

Agiles Projektmanagement bietet demgegenüber Raum für Kreativität, wohldosierte Experimente und kontinuierliche Optimierungen. Auch kommen agile Projekte in der Regel sehr viel schneller voran. Daher ist die Anpassung von Ausschreibungsverfahren an die Bedürfnisse digitaler Projekte letztlich unabdingbar. Dies kann durch gezielte Beratung und die Integration agiler Prinzipien in den Ausschreibungsprozess erreicht werden. 

Um Digitalprojekte erfolgreich ins Ziel zu bringen, können auch User Stories wegweisend sein: Statt Anforderungen strikt produktfokussiert zu formulieren und diese dadurch dauerhaft festzulegen, werden sie aus der Perspektive der Benutzer beschrieben. Die Benutzererfahrung rückt somit in den Mittelpunkt, und indem User Stories konkrete Nutzerbedürfnisse widerspiegeln, ermöglichen sie ein insgesamt flexibleres Vorgehen bei der Projektumsetzung. Denn dann geht es nicht mehr um ein zuvor schon im Detail geplantes technologisches Produkt, sondern um eine für den Nutzer passende Lösung, die – durch Technologie unterstützt – deren Bedürfnisse erfüllt bzw. ein Problem für sie löst.

Da sich User Stories leichter anpassen und erweitern lassen, fördern sie die Agilität und die Möglichkeit zur stetigen Verbesserung im Projektverlauf.

LESETIPP:

• Jede Menge weiterführende Informationen über die Eigenheiten von Digitalprojekten bietet auch unser Beitrag „Das macht IT-Projekte besonders“.

Was sind also die Vorteile einer professionellen Ausschreibungsberatung?

Unstrittig ist: In der komplexen Balance zwischen den Spezifika öffentlicher Ausschreibungen und agilen Prinzipien spielt eine professionelle Ausschreibungsberatung eine immer wichtigere Rolle. Denn die betreffenden Experten verstehen die Herausforderungen beider Seiten – Auftraggeber und Auftragnehmer – und sind befähigt, eine Brücke zwischen ihnen zu schlagen. 

So vermögen die Berater, Ausschreibungen innerhalb der rechtlichen Rahmenbedingungen dahingehend zu gestalten, dass sie sich mit den Herausforderungen von Digitalprojekten in Einklang bringen lassen. Ferner unterstützen sie den bei der Integration von agilen Ansätzen möglicherweise notwendigen Change-Management-Prozess auf Seiten des Auftraggebers und definieren im Rahmen der Projektplanung geeignete Metriken, um später die Leistung des Projekts punktgenau bewerten zu können. Außerdem muss die Beratung rund um die Ausschreibung nicht mit der Vergabe des Projekts enden, sondern sie kann dieses auch bis ins Ziel begleiten.

Die Vorteile der Ausschreibungsberatung erstrecken sich über verschiedene Aspekte:

Expertise in beiden Welten: Ausschreibungsberater verfügen über tiefgreifendes Wissen sowohl im Bereich der öffentlichen Beschaffung als auch im agilen Projektmanagement. Dadurch können sie Lösungen entwickeln, die die Bedürfnisse beider Seiten berücksichtigen.

Anpassungsfähigkeit: Durch ihre Erfahrung sind Ausschreibungsberater in der Lage, agile Methoden an die Anforderungen von Ausschreibungsprozessen anzupassen. Sie können Strategien entwickeln, um iterative Arbeitsweisen in den Rahmen von Ausschreibungen zu integrieren.

Risikominimierung: Ausschreibungsberater können auf potenzielle Risiken hinweisen und Lösungen vorschlagen, um diese Risiken zu minimieren. Dies trägt dazu bei, dass alle Beteiligten realistische Erwartungen haben und mögliche Hindernisse rechtzeitig identifiziert werden können.

Effiziente Kommunikation: Durch ihre Vermittlerrolle erleichtern Ausschreibungsberater die Kommunikation zwischen den Parteien. Viele Missverständnisse und Konflikte lassen sich somit vermeiden, was zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit führt.

So lässt sich Agilität in den Ausschreibungsprozess integrieren

Ausschreibungsberater übernehmen damit eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Integration agilen Projektmanagements in den Ausschreibungsprozess. Sie fungieren als Vermittler zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern und stellen sicher, dass die Bedenken beider Seiten angemessen berücksichtigt werden. Ihre Expertise ermöglicht es ihnen, die agilen Prinzipien in den Kontext von Ausschreibungen zu übersetzen und praktische Lösungen anzubieten.

Allerdings erfordert das Integrationsvorhaben ein Umdenken und eine gemeinsame Anstrengung von Auftraggebern, Auftragnehmern und Ausschreibungsberatern. 

Hier sind einige Ansätze, wie dies erreicht werden kann:

Frühzeitige Einbindung: Auftraggeber tun gut daran, agile Projektmanagementansätze von Anfang an in den Ausschreibungsprozess einfließen zu lassen. Die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen sollte Raum für Flexibilität und Veränderung lassen, um den agilen Prinzipien gerecht zu werden.

Agile Angebotsphase: Auftragnehmer können in ihren Angeboten Vorschläge für agile Vorgehensweisen präsentieren. Dies zeigt den Auftraggebern, wie agiles Projektmanagement im Kontext des Projekts funktionieren könnte und auf die Ziele des Projekts einzahlt.

Kollaborative Auswahlprozesse: Der Auswahlprozess von Auftragnehmern kann agil gestaltet werden. Statt ausschließlich auf formale Kriterien zu achten, können interaktive Workshops und ein Austausch auf Augenhöhe zur Auswahl des besten Partners beitragen.

Kontinuierliche Anpassung: Der Ausschreibungsprozess selbst kann agil sein, indem regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Anforderungen und Ziele erfolgen. Dies ermöglicht es, zeitnah auf neue Informationen und sich ändernde Umstände reagieren zu können.

Zusammenfassung: Die Zukunft der öffentlichen Ausschreibung gestalten 

Öffentliche Ausschreibungen müssen sich verändern, um in der agilen Welt anzukommen. Nur dann kann sich Agilität im Ausschreibungsprozess entfalten und so Innovation fördern, die Qualität der Ergebnisse steigern und die Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern verbessern. Die professionelle Ausschreibungsberatung spielt dabei eine entscheidende Rolle, indem sie Lösungen entwickelt, die die Bedürfnisse beider Seiten berücksichtigen.

Kurzum, die Zukunft der Ausschreibungen liegt in der Flexibilität, Offenheit und Kreativität, die das agile Projektmanagement mit sich bringt. Wenn öffentliche Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam an dieser Transformation arbeiten, machen sie Ausschreibungen zu einem wirksameren Instrument der Beschaffung, das den Anforderungen der digitalen Ära entspricht.

Ergänzende Bemerkung: In der Praxis kann das Ergebnis einer Ausschreibungsberatung im Projektvorfeld auch darin bestehen, überhaupt keine öffentliche Ausschreibung durchzuführen. Sondern das Gesamtvorhaben in kleine Pakete aufzuteilen, damit die eingeholten Angebote mit hoher Wahrscheinlichkeit unter den jeweils geltenden Schwellenwerten für Liefer- und Dienstleistungsaufträge liegen. Das entspräche damit dann auch dem Grundgedanken der iterativen und agilen Arbeitsweise. Zumal sich Projekte in der Folge flexibler planen lassen und agilen Projektmanagement eigentlich nichts mehr im Wege steht. Was, wie gesehen, eben dann vorteilhaft ist, wenn es darum geht, zeitgemäße digitale Anwendungen entwickeln zu lassen, die den Nutzern tatsächlich etwas bringen.

Sie möchten eine öffentliche Ausschreibung für eine neue Website oder ein anderes digitales Projekt durchführen und sich vorher zwecks Effizienzsteigerung professionell beraten lassen? Dann nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt zu uns auf.

Agile Transformation: So gelingt die Implementierung von agilem Projektmanagement

Geht es um die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen, sind agile Transformation und agiles Projektmanagement heute eigentlich ein Muss. Doch der damit verbundene Kulturwandel ist für traditionell aufgestellte Player oftmals eine nahezu unüberwindbare Hürde. In diesem vierten Beitrag unserer Serie über agiles Projektmanagement gehen wir auf die typischen Hindernisse auf dem Weg zum agilen Unternehmen ein und erklären, wie externe Berater und Agenturen bei der erfolgreichen Einführung agiler Praktiken helfen können.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Warum Unternehmen auf agile Transformation setzen sollten
• Zum besseren Verständnis: Fünf zentrale Prinzipien von Agilität
• Woran scheitert die agile Transformation in vielen Fällen?
• Vorteilskommunikation als Enabler des kulturellen Wandels
• Kurz zusammengefasst: Agile Transformation als lohnenswerte Fleißaufgabe

Ziel des Beitrags: CEOs und andere Führungskräfte erfahren, inwiefern agile Transformation und agiles Projektmanagement ihr Unternehmen für die Zukunft wappnen können.

Warum Unternehmen auf agile Transformation setzen sollten

Ein erhöhter Wettbewerbsdruck in immer dynamischeren Märkten, steigende und teils kapriziöse Kundenerwartungen, ein sich ständig veränderndes regulatorisches Umfeld – wollen Unternehmen ihre Zukunftsfähigkeit sichern, so tun sie gut daran, spätestens jetzt auf (mehr) Agilität zu setzen. Zentraler Hebel für den Erhalt und die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ist die Einführung von agilem Projektmanagement im Rahmen der übergeordneten agilen Transformation. Denn agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum und Kanban ermöglichen es Organisationen, sich bei der Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen schnell und flexibel an sich stetig wandelnde externe Faktoren wie die eingangs genannten anzupassen. Dies führt für gewöhnlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit und langfristigen Kundenbindungen.

Die alle Ebenen und nahezu sämtliche Unternehmensbereiche betreffende agile Transformation ist dabei ein strategischer Ansatz, der über die Einführung agiler Arbeitsmethoden hinausgeht und eine umfassende und tiefgreifende kulturelle Veränderung voraussetzt. Geschieht dies nicht oder nur unzureichend, ist auch die Implementierung von agilem Projektmanagement wohl oder übel zum Scheitern verurteilt.

In diesem vierten Beitrag unserer Serie über agiles Projektmanagement schildern wir, vor welchen Herausforderungen Unternehmen stehen, wenn es darum geht, weite (wenn nicht gar alle) Teile ihrer bisherigen Organisationsstruktur zu hinterfragen und umzubauen sowie das Mindset aller Beteiligten auf agile Prinzipien umzustellen. Zudem gehen wir darauf ein, wie externe Berater und hinreichend qualifizierte Agenturen ihnen dabei helfen können, die agile Transformation mit Bravour zu meistern.

TimeBOXED by blindwerk: Serie „Agiles Projektmanagement“:

• Teil 1: „Einführung in das agile Projektmanagement“
• Teil 2: „Agile Methoden im Projektmanagement: Überblick“
• Teil 3: „Agiles Projektmanagement: Die aktuell wohl besten digitalen Tools“
• Teil 4: „Agile Transformation: So gelingt die Implementierung von agilem Projektmanagement“

Zum besseren Verständnis: Fünf zentrale Prinzipien von Agilität

Bevor wir uns mit den zuvor angesprochenen Herausforderungen und den jeweils dazu passenden Lösungen beschäftigen, ist es wichtig, die Grundprinzipien von Agilität noch etwas besser zu verstehen. Diese Prinzipien bilden das Fundament für eine erfolgreiche agile Transformation und sind somit maßgeblich für die Umsetzung agilen Projektmanagements.

▪ Flexibilität: Agilität zeichnet sich insbesondere durch die Fähigkeit aus, sich schnell an sich ändernde Umstände anzupassen. Hier bedeutet dies, dass Unternehmen in der Lage sind, effizient auf neue Anforderungen, Kundenbedürfnisse oder Marktveränderungen zu reagieren. Flexibilität zeigt sich außerdem in der Bereitschaft, in Projekten iterative und inkrementelle Ansätze zu nutzen, um kontinuierlich Verbesserungen an neu zu entwickelnden Produkten und Dienstleistungen zu generieren.
▪ Kundenorientierung: Agile Unternehmen stellen den Kunden in den Mittelpunkt. Dazu müssen sie ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse ihrer Kunden entwickeln und ihre Produkte und/oder Dienstleistungen entsprechend anpassen. Kundenfeedback wird regelmäßig eingeholt und fließt direkt in den Entwicklungsprozess ein, um ein kundenorientiertes Ergebnis zu erzielen.
▪ Selbstorganisierte Teams: Auf Agilität eingeschworene Unternehmen fördern selbstorganisierte und interdisziplinäre Teams. Diese Teams haben die Autonomie und Verantwortung, ihre Arbeit im Projekt eigenständig zu organisieren und Entscheidungen zu treffen. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion auf neue Anforderungen und fördert eine Kultur der Innovation und Kreativität. Damit verbunden sind auch deutlich flachere Hierarchien.
▪ Transparenz und Offenheit: Transparenz und Offenheit sind grundlegende Prinzipien der Agilität und speziell des agilen Projektmanagements. Informationen werden innerhalb des Teams und mit anderen Stakeholdern offen geteilt. Dadurch ist eine klare Sicht auf den Projektfortschritt gewährleistet, und mögliche Hindernisse und Probleme können frühzeitig erkannt und gelöst werden.
▪ Kontinuierliches Lernen: Agile Unternehmen schaffen eine Lernkultur, in der Mitarbeiter fortwährend ihre Fähigkeiten und Kenntnisse erweitern können. Fehler werden als Chancen betrachtet, immer wieder neu hinzuzulernen und sich sowohl einzeln und als auch die Teamkompetenz zu verbessern. Die kontinuierliche Verbesserung ist ein wesentlicher Bestandteil agiler Arbeitsweisen, da sie Unternehmen mit den Herausforderungen wachsen lässt und so ihre Wettbewerbsfähigkeit steigert.

Werden diese zentralen Prinzipien von allen – also „top“ wie „down“ – anerkannt, verinnerlicht und konsequent gelebt, können Unternehmen in der Regel effizienter, innovativer und erfolgreicher am Markt agieren. Bis dahin ist die Umstellung bzw. agile Transformation aber vor allem für traditionell aufgestellte Player mitunter ein weiter Weg. Eben darum soll es im Folgenden gehen.

LESETIPP:

• Die Einführung von agilem Projektmanagement ist idealerweise eingebettet in die Entwicklung und Umsetzung einer Digitalstrategie. Lesen Sie hierzu unseren Beitrag „Eine digitale Strategie entwickeln und umsetzen – darauf kommt es an!“

Woran scheitert die agile Transformation in vielen Fällen?

Am Anfang dieser für Unternehmen grundlegenden Veränderung steht die gründliche Analyse und Bewertung der aktuellen Organisationskultur und bisherigen Projektmanagement-Praktiken. Ziel ist es, die Herausforderungen und Potenziale für die agile Transformation zu identifizieren. Dieser zwingend selbstkritische Blick auf den Status quo hilft auch dabei, die Bereitschaft der Mitarbeiter sowie der Führungsetage mitsamt aller Managementebenen für die agile Transformation einzuordnen. Letzteres ist von entscheidender Bedeutung für alle weiteren Schritte.

Denn erfahrungsgemäß kann es bei der Einführung von agilem Projektmanagement an verschiedenen Punkten „klemmen“. Diese Hindernisse können zwar je nach Unternehmen und Kontext variieren, aber in der Praxis haben sich drei Hauptstörquellen herauskristallisiert.

Erstens: Interner Widerstand gegen den Kulturwandel

Die wohl größte Hürde beim Change-Prozess hin zum agilen Projektmanagement liegt im kulturellen Wandel. Viele Unternehmen haben jahrelang traditionelle hierarchische Strukturen und Prozesse etabliert, die in vielerlei Hinsicht mit der „agilen Denke“ unvereinbar sind. Doch der Übergang zu Agilität erfordert nun einmal eine neue Unternehmenskultur, in der Offenheit, Transparenz, Vertrauen und Selbstorganisation gefördert werden. Diese Umgestaltung kann zu Widerstand führen, da sich Führungspersonal und Mitarbeiter mit den neuen Prinzipien unwohl fühlen oder ihre Rolle neu definieren müssen.

Nicht zuletzt Projektmanagern, die bisher traditionell gearbeitet haben, fällt die Veränderung insofern schwer, als sie sich in ihren Kompetenzen beschnitten fühlen könnten. Und auch andere Führungspersonen wie etwa Abteilungsleiter scheuen oft davor zurück, sich auf die für agile Unternehmen konstitutiven flacheren Hierarchien einzulassen – auch zwischen den einzelnen Fachbereichen. Gleichwohl gilt es, altes Silodenken zugunsten einer neuen „Kultur der Kooperation“ aufzubrechen. Dazu ist einiges an Überzeugungsarbeit nötig. So beispielsweise per Einzelgesprächen und Schulungen.

Zweitens: Verunsicherung bei Rollen und Verantwortlichkeiten

Ein weiteres häufiges Hindernis ist die Unklarheit über die neuen Rollen und Verantwortlichkeiten in agilen Teams. In traditionellen Hierarchien sind für Teammitglieder meist klar definierte, starre Funktionen vorgesehen, während agile Ansätze die Teamarbeit und Selbstorganisation betonen sowie ein Hin- und Herswitchen zwischen verschiedenen Rollen erlauben.

Es kann daher schwierig sein, bis dato nur mit alten Vorgehensweisen vertrauten Teams dieses flexible Rollenverständnis zu vermitteln. Umso wichtiger ist es, ihnen sorgsam zu erklären, welche Erwartungen fortan an sie gestellt werden – ohne ihnen das Gefühl zu geben, dass dadurch ihre Kernkompetenzen in Frage gestellt werden. Nur so lassen sich anfängliche Unsicherheiten und Konflikte vermeiden, um sicherzustellen, dass das agile Team effektiv zusammenarbeitet. Schulungen, Workshops und Pilotprojekte sind hier das Mittel der Wahl. Auch ist es wichtig, Teams nicht durch zu große Sprünge zu überlasten und ihnen demgegenüber die Kapazitäten zu lassen, um die Arbeit im festgelegten Zeitrahmen erledigen zu können. Sonst überwiegen schon zu Beginn der agilen Veränderung Frust und Unzufriedenheit.

Drittens: Mangelnde Unterstützung durch das Management

Die Umstellung auf agiles Projektmanagement erfordert das uneingeschränkte Commitment der Führung und des Managements. Allen voran des CEOs. Ihnen allen kommt eine fundamentale Vorbildfunktion zu. Denn wenn die Unternehmensspitze nicht ohne Wenn und Aber hinter dem agilen Umbau steht oder das Management nicht die erforderlichen Ressourcen für die Veränderung bereitstellt, kann und wird dies das Vorhaben im Keim ersticken. Führung und Management müssen also nicht nur die agilen Prinzipien verstehen, sondern auch bereit sein, die notwendigen organisatorischen Anpassungen für die agile Transformation zu unterstützen und Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Damit ist zugleich auch klar, dass Agilität nicht „von oben herab“ verordnet werden kann. Vielmehr muss sie auf allen Ebenen und für alle ersichtlich vorgelebt werden, damit auch der Rest des Unternehmens mitzieht. Heißt im Umkehrschluss: Sollte sich schon in der Evaluierungsphase zeigen, dass es in der Unternehmensführung an Commitment mangelt, lässt man besser gleich die Finger von der agilen Transformation. Das löst dann allerdings nicht das eingangs angesprochene Problem der dauerhaften Wettbewerbsfähigkeit in immer dynamischeren Märkten.

Vorteilskommunikation als Enabler des kulturellen Wandels

Unstrittig ist: Die Überwindung dieser Hindernisse erfordert Zeit, Engagement und eine durchdachte Strategie. Und gute Argumente! Denn ist die agile Transformation vollzogen, ist so gut wie kein Stein auf dem anderen geblieben – und viele Mitarbeiter hassen nun einmal Veränderungen. Durch offene Kommunikation, Schulungen, die Unterstützung des Managements etc. können diese Hürden jedoch so effektiv genommen werden, dass agiles Projektmanagement seine volle Wirkung entfaltet.

Und eben diese Wirkung bzw. den Benefit sowohl für das Unternehmen als auch für dessen Mitarbeiter gilt es unmissverständlich herauszustellen. Die betreffende Vorteilskommunikation ist Aufgabe der den Change-Prozess begleitenden internen Unternehmenskommunikation. Die Botschaft lautet hierbei: „Indem Agilität und agiles Projektmanagement unser Unternehmen fit für die Gegenwart und Zukunft machen, sichern wir Arbeitsplätze und bieten allen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich individuell weiterzuentwickeln. Kurz: Veränderung zahlt sich für alle aus!“

In diesem Zuge erhöht sich potenziell auch der „Marktwert“ jedes einzelnen Mitarbeiters inklusive der führenden Angestellten. Einen Ausblick auf diesen Anreiz können Pilotprojekte bieten, in denen innovative Produkte mit hohem Marktpotenzial entwickelt werden. Da Teammitglieder in agilen Projekten zudem mehr Einfluss auf ihre Arbeit haben, fühlen sie sich stärker mit den Unternehmenszielen verbunden.

Das sind sehr gute Argumente. Allerdings verfangen sie nur dann in den Köpfen, wenn sie über einen ausreichend langen Zeitraum sinnfällig vermittelt werden und in der Praxis ihre Feuertaufe bestehen. Denn bloße Lippenbekenntnisse, Versprechungen und Anordnungen von oben reichen angesichts solch umwälzender Veränderungen im Unternehmen bei weitem nicht aus. Wie gesagt: Es kommt auf die richtige Strategie und eine ehrliche Kommunikation auf Augenhöhe an.

So helfen externe Berater und qualifizierte Agenturen beim agilen Wandel
Fehlt es Unternehmen an eigener Expertise bzw. in Agilität erfahrenem Führungspersonal, können externe Berater oder auf agiles Projektmanagement spezialisierte Digitalagenturen wie blindwerk sie bei der Implementierung auf verschiedene Art und Weise unterstützen.

Mit einem vorgelagerten Chemistry Meeting lässt sich dabei sehr schnell feststellen, ob man überhaupt zueinander passt. Direkt danach kann es gegebenenfalls sofort losgehen.

• Evaluierung:
  Auf Basis von Interviews, Workshops und Umfragen mit den Mitarbeitern und dem Management wird genau überprüft und bewertet, wo das Unternehmen steht und wie groß der Schritt hin zur Agilität sein wird – und wie es um dessen grundsätzliche Bereitschaft für den Veränderungsprozess bestellt ist.
• Kulturwandel:
  Da die agile Transformation einen nicht unerheblichen kulturellen Wandel voraussetzt, gilt es ein Mindset zu etablieren, das auf Vertrauen, Offenheit, Zusammenarbeit und kontinuierlicher Verbesserung basiert. Hierbei adressieren Berater und Agenturen zunächst das Management, denn dieses muss die agilen Werte aktiv vorleben.
• Schulung und Coaching:
  Um das Verständnis und die Anwendung der agilen Methoden zu fördern, können externe Anbieter Schulungen und Coachings für Führungskräfte und Mitarbeiter durchführen, um sicherzustellen, dass alle die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten haben, um agiles Projektmanagement erfolgreich umzusetzen.
• Prozess- und Methodenberatung:
  Berater und Agenturen können dem Unternehmen helfen, die richtigen agilen Projektmanagement-Methoden und Prozesse für ihre spezifischen Bedürfnisse zu identifizieren und anzuwenden. Zudem gilt es, die richtigen Tools und Technologien auszuwählen, die das Team benötigt, um effektiv zusammenzuarbeiten.
• Begleitung bei der Einführung:
  Unerfahrene Organisationen sind bei der Einführung von agilem Projektmanagement auf professionelle Begleitung angewiesen, um typische Fehler zu vermeiden. Bis hin zur Planung und Durchführung der ersten Projekte, so dass das Team sofort die richtigen Methoden anwendet und die Ziele erreicht.
• Überwachung und Optimierung:
  Auf agiles Projektmanagement spezialisierte Berater und Agenturen können bei der Überwachung und Optimierung der agilen Prozesse helfen. Dadurch sind Unternehmen in der Lage, gleich zu Anfang notwendige Modifikationen der Methoden vorzunehmen und sicherzustellen, dass diese immer besser für sie funktionieren.
• Messung des Fortschritts:
  Agile Projekte müssen messbar sein. Daher helfen externe Experten dabei, geeignete Metriken festlegen, um den Fortschritt zu verfolgen. Projekte bleiben somit im Zeitrahmen und im Budget. Diese Metriken können in regelmäßigen Retrospektiven diskutiert werden, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Kurz zusammengefasst: Agile Transformation als lohnenswerte Fleißaufgabe

Die agile Transformation ist heute fast schon ein unabdingbarer strategischer Ansatz, der es Unternehmen ermöglicht, den Herausforderungen einer sich ständig verändernden Geschäftswelt zu trotzen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch die Umstellung auf agiles Projektmanagement und die Förderung einer agilen Kultur agieren sie flexibler, effizienter und kundenorientierter. Allerdings erfordert die agile Transformation Zeit, Engagement und den unbedingten Willen zur Veränderung. Doch Unternehmen, die die agile Transformation meistern, profitieren von den vielfältigen Vorteilen und stärken dauerhaft ihre Position am Markt.

Als renommierte Agentur für agiles Projektmanagement gestaltet und begleitet blindwerk Ihre agile Transformation und unterstützt Sie dabei, in allen Phasen die für Ihr Unternehmen richtigen Entscheidungen zu treffen. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Erstgespräch!

Agiles Projektmanagement: Die aktuell wohl besten digitalen Tools

Agile Projektmanagement-Tools sind im Projektalltag unverzichtbar, da sie die Effizienz und Zusammenarbeit im Team verbessern und so entscheidend zum Projekterfolg beitragen. Im dritten Teil unserer Serie über agiles Projektmanagement stellen wir Software-Lösungen wie Jira, Asana, Wrike & Co. vor, gehen auf ihre Vor- und Nachteile ein und helfen bei der Entscheidungsfindung. Bonusmaterial für Unternehmen: Leitfaden für die Einführung von agilen Tools.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Tools im agilen Projektmanagement als Schlüssel zum Erfolg
• Jira, Asana, Wrike & Co: Ausgewählte agile Tools im Überblick
• Bonusmaterial: So werden Tools richtig eingeführt – ein Leitfaden für Unternehmen
• Kurz zusammengefasst: Wer die Wahl hat …

Ziel des Beitrags: Projektverantwortliche, Teams und Entscheidungsträger erhalten einen Überblick über die derzeit wohl besten und beliebtesten Tools für agile Projekte.

Tools im agilen Projektmanagement als Schlüssel zum Erfolg

Je weiter die Digitalisierung voranschreitet und in vielen Branchen für einen verschärften Wettbewerb sorgt, desto mehr sind Unternehmen und Organisationen auf zugkräftige Projektmanagement-Methoden angewiesen. Digitale Tools für agiles Projektmanagement spielen dabei eine gewichtige Rolle: Sie haben die Art und Weise, wie heute Projekte geplant, koordiniert und verwaltet werden, auf ein neues Niveau gebracht. Kurzum, um bei der agilen Entwicklung neuer oder innovativer Produkte den Zeit- und Budgetrahmen zu wahren und mit diesen später im Markt die Nase vorn zu haben, sind „agile Tools“ unersetzlich.

So können agile Projekt-Teams durch den Einsatz spezieller Software insbesondere ihre kreative Zusammenarbeit optimieren und mithin ihre Effizienz steigern. Denn digitale Tools bieten umfangreiche Funktionalitäten, die es dem Projektmanager und seinem Team ermöglichen, per Echtzeitdaten fortwährend den Projektstatus zu überblicken und das Projekt für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Der verbesserte Informationsfluss im Team, unabhängig vom Standort der Mitarbeiter, sorgt zudem dafür, dass frühzeitig auf mögliche Verzögerungen, Hindernisse und Risiken reagiert werden kann. All dies entscheidet mit über den Projekterfolg. Ebenso wichtig ist aber auch die Wahl des richtigen Tools!

Im dritten Beitrag unserer Serie über agiles Projektmanagement stellen wir einige der beliebtesten bzw. wichtigsten Projektmanagement-Tools vor und gewähren außerdem einen kleinen Einblick in die Arbeitsweise unserer Digitalagentur blindwerk.

TimeBOXED by blindwerk: Serie „Agiles Projektmanagement“:

• Teil 1: „Einführung in das agile Projektmanagement“
• Teil 2: „Agile Methoden im Projektmanagement: Überblick“
• Teil 3: „Agiles Projektmanagement: Die aktuell wohl besten digitalen Tools“
• Teil 4: „Agile Transformation: So gelingt die Implementierung von agilem Projektmanagement“

Jira, Asana, Wrike & Co: Ausgewählte agile Tools im Überblick

Die im Folgenden kurz vorgestellten digitalen Tools bieten im agilen Projektmanagement praxisbewährte Lösungen, um Projektmanagement-Herausforderungen in der schnelllebigen Technologielandschaft zu meistern. Hier präsentieren wir einige der derzeit wohl besten Software-Lösungen und beleuchten deren Vorteile und Nachteile.

Jira

Jira ist bekannt für Flexibilität und umfangreiche Funktionen und wird in der Software-Entwicklung, für (agile) Projekte sowie in der Personalverwaltung eingesetzt. Das höchst anpassungsfähige Tool kann problemlos mit Software-Lösungen wie Slack, Microsoft oder Zoom verbunden werden und fügt sich somit nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse ein. Die Basisversion ist kostenlos. Doch vor allem Einsteiger sind anfangs schnell von der Vielzahl an Funktionen überfordert.

Vorteile
▪ Flexibilität: Jira kann für verschiedene Anwendungsfälle angepasst werden, sei es Software-Entwicklung, Projektmanagement oder Support-Tickets.
▪ Integrationen: Das Tool bietet eine breite Palette von Integrationen mit anderen Tools wie Confluence, Bitbucket, Slack usw., um die Zusammenarbeit zu verbessern.
▪ Anpassbare Workflows: Mit Jira können Teams ihre Arbeitsabläufe individuell gestalten und Prozesse optimieren.

Nachteile
▪ Komplexität: Die Vielzahl an Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten kann auf User anfangs überwältigend und nur schwer zu beherrschen wirken.
▪ Lernkurve: Neue Benutzer benötigen möglicherweise Zeit, um sich mit der Plattform vertraut zu machen und ihre volle Leistungsfähigkeit auszuschöpfen.
▪ Lizenzkosten: Jira kann für kleinere Teams oder Organisationen teuer sein, vor allem wenn eine hohe Nutzerzahl erforderlich ist.

Trello

Trello ist eine intuitive, einfach zu bedienende Software, die ebenfalls eine Vielzahl an Funktionen bereitstellt. Sie kann für Teambesprechungen bis hin zum Kundensupport genutzt werden. Das Tool bietet sowohl ein Gratiskontingent als auch erweiterte, kostenpflichtige Optionen. Die Power-ups von Trello erlauben die Integration zusätzlicher Software-Lösungen wie Figma, Google Drive oder Slack. So können beispielsweise Projektdokumente auf Google Drive integriert oder Teambesprechungen über Slack koordiniert werden, was die Teamkommunikation erleichtert.

Vorteile
▪ Einfache Benutzeroberfläche: Trello ist benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, wodurch es einfach ist, sich einzuarbeiten und das Team produktiv arbeiten zu lassen.
▪ Visuelle Darstellung: Das visuelle Kanban-Board-System ermöglicht eine übersichtliche Darstellung von Aufgaben und Fortschritten, was die Zusammenarbeit und das Projektmanagement erleichtert.
▪ Flexibilität: Trello kann für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, von persönlichen Aufgabenlisten bis hin zu komplexen Teamprojekten.

Nachteile
▪ Begrenzte Funktionalitäten: Im Vergleich zu umfangreicheren Projektmanagement-Tools wie Jira bietet Trello weniger erweiterte Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten.
▪ Skalierbarkeit: Während Trello gut für kleinere bis mittlere Teams geeignet ist, stößt es bei größeren oder komplexeren Projekten bisweilen an seine Grenzen.
▪ Abhängigkeit von Internetverbindung: Trello ist eine webbasierte Plattform, daher benötigen Benutzer eine stabile Internetverbindung, um optimal damit zu arbeiten.

Online Kanban Board

Das Online Kanban Board ist ein hervorragendes Tool, das für die Visualisierung und Organisation von Projektphasen genutzt wird. Im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Lösungen genügt die kostenlose Version den meisten Anforderungen. Neben dem „Original“ von Kanban wird das Board auch von anderen Anbietern zur Verfügung gestellt. Dadurch variieren die Integrationsmöglichkeiten teils sehr stark – doch die einfache und praxiserprobte Benutzerführung ist durchgehend gegeben.

Vorteile
▪ Echtzeit-Kollaboration: Teammitglieder können gleichzeitig an Projekten arbeiten, Updates vornehmen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen.
▪ Zugänglichkeit: Online Kanban Boards sind von überall mit Internetzugang zugänglich, wodurch die Zusammenarbeit von remote arbeitenden Teams möglich ist.
▪ Anpassbarkeit: Die meisten Online-Kanban-Tools bieten diverse Anpassungsmöglichkeiten, so dass Teams ihre Boards und Workflows flexibel und individuell gestalten können.

Nachteile
▪ Abhängigkeit von Internetverbindung: Ohne Internetzugang können Teams nicht auf das Kanban Board zugreifen oder Änderungen vornehmen.
▪ Datenschutz und Sicherheit: Bei der Nutzung müssen Datenschutzbedenken berücksichtigt werden, insbesondere wenn sensible Daten auf dem Kanban Board abgebildet werden.
▪ Kosten: Einige fortschrittlichere Online-Kanban-Tools erfordern kostenpflichtige Abonnements, was für kleinere Organisationen eine finanzielle Belastung darstellen kann.

Microsoft Planner

Microsoft Planner bietet als Teil der Office 365 Suite eine Komplettlösung von der Planung bis zur Durchführung von Aufgaben. Das Tool punktet mit einer tiefen Integration in andere Microsoft-Produkte wie To Do, Teams und SharePoint sowie seiner einfachen und intuitiven Bedienbarkeit. Durch die weite Verbreitung von Office 365 stellt Microsoft Planner eine attraktive Lösung für Unternehmen jeder Größe dar.

Vorteile
▪ Nahtlose Integration: Als Teil des Microsoft 365 Ökosystems integriert sich Planner gut mit anderen Anwendungen wie Outlook, Teams und SharePoint.
▪ Einfache Bedienung: Die Benutzeroberfläche ist benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, was die Einarbeitung für Teams erleichtert.
▪ Kollaboration: Der Planner erlaubt die Zusammenarbeit in Echtzeit und ermöglicht dem Team, Aufgaben zuzuweisen, Kommentare abzugeben und Dateien zu teilen.

Nachteile
▪ Begrenzte Funktionen: Im Vergleich zu umfangreicheren Projektmanagement-Tools bietet Planner weniger erweiterte Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten.
▪ Skalierbarkeit: Für größere und komplexere Projekte kann Planner möglicherweise nicht ausreichend leistungsfähig sein.
▪ Abhängigkeit von Microsoft 365: Um Planner nutzen zu können, ist ein Microsoft 365-Abonnement erforderlich, was zusätzliche Kosten verursacht, wenn es in der Organisation nicht vorhanden ist.

Asana

Asana ist eine leistungsstarke agile Software, die Teams dabei unterstützt, Aufgaben zu planen, zu organisieren und zu verfolgen. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche ebnet Asana den Weg für eine effiziente Zusammenarbeit und transparente Kommunikation innerhalb des Teams. Es bietet auch Integrationsmöglichkeiten mit anderen beliebten Tools wie Slack, Google Drive und Zapier, um die Produktivität weiter zu steigern.

Vorteile
▪ Umfangreiche Funktionen: Asana bietet eine Vielzahl von leistungsstarken Funktionen, die es Teams ermöglichen, komplexe Projekte effizient zu verwalten.
▪ Flexibilität: Das agile Tool kann für verschiedene Anwendungsfälle verwendet werden, sei es für Software-Entwicklung, Marketingkampagnen, Projektmanagement oder individuelle Aufgabenverwaltung.
▪ Integration: Asana lässt sich nahtlos mit anderen Tools wie Slack, Dropbox und Google Drive integrieren, um die Zusammenarbeit und den Datenaustausch zu verbessern.

Nachteile
▪ Einarbeitungszeit: Aufgrund seiner umfangreichen Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten kann die Einarbeitungszeit für neue Benutzer etwas länger sein.
▪ Kosten: Während es eine kostenlose Version gibt, sind die erweiterten Funktionen von Asana kostenpflichtig, was für kleinere Unternehmen möglicherweise eine finanzielle Belastung darstellt.
▪ Komplexität bei großen Projekten: Bei sehr umfangreichen Projekten mit vielen Aufgaben kann die Übersichtlichkeit in Asana abnehmen, wodurch die Effizienz beeinträchtigt wird.

Basecamp

Basecamp ist ein bekanntes Tool für agiles Projektmanagement und Teamkommunikation. Es bietet eine übersichtliche Plattform, auf der Teams Aufgaben organisieren, Termine planen und Dateien teilen können. Mit seiner klaren Struktur ermöglicht die Software eine einfache und schnelle Orientierung, was besonders für kleinere Teams oder Projekte von Vorteil ist.

Vorteile
▪ Einfache Benutzeroberfläche: Basecamp ist benutzerfreundlich und leicht zu erlernen, wodurch sich die Einarbeitungszeit für neue Teammitglieder verkürzt.
▪ Klar strukturierte Projekte: Basecamp ermöglicht eine klare Strukturierung von Projekten mit To-Do-Listen, Terminen, Dateien und Diskussionen, womit die Organisation und Zusammenarbeit verbessert wird.
▪ Ganzheitliches Projektmanagement: Das Tool bietet eine Vielzahl von Funktionen, die für das Projektmanagement benötigt werden, wie z. B. Dateiablage, Messaging, Aufgabenverwaltung und Zeitpläne.

Nachteile
▪ Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten: Im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Tools bietet Basecamp weniger Anpassungsoptionen und kann möglicherweise nicht allen spezifischen Anforderungen gerecht werden.
▪ Begrenzte Integration: Basecamp bietet nicht so viele Integrationsoptionen wie einige andere Tools, was die nahtlose Verbindung mit anderen Anwendungen einschränken kann.
▪ Preisgestaltung: Die Kosten für Basecamp können für größere Teams oder Organisationen hoch sein, da sie pro Nutzer lizenziert sind und sich mit steigender Nutzerzahl erhöhen.

Monday.com

Monday.com ist eine flexible und visuell ansprechende Projektmanagement-Plattform, die Teams in die Lage versetzt, ihre Arbeitsabläufe zu organisieren und zu verfolgen. Mit anpassbaren Dashboards, Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen bietet Monday.com eine Vielzahl von Tools, um Projekte auf eine kreative und effiziente Weise zu verwalten.

Vorteile
▪ Intuitive Benutzeroberfläche: Das Tool ist leicht zu bedienen und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die die Einarbeitung erleichtert.
▪ Flexible Anpassung: Es ermöglicht eine hohe Anpassungsfähigkeit, so dass Teams ihre Workflows individuell gestalten können.
▪ Vielseitigkeit: monday.com eignet sich für eine Vielzahl von Anwendungsfällen, von Projektmanagement über Teamzusammenarbeit bis hin zur Aufgabenverwaltung.

Nachteile
▪ Kosten: Die Lizenzierung kann teuer werden, insbesondere für größere Teams oder Organisationen.
▪ Steile Lernkurve: Die Fülle an Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten führt in der Regel zu einer steilen Lernkurve, insbesondere für neue Benutzer.
▪ Abhängigkeit von Internetverbindung: Da es sich um eine webbasierte Plattform handelt, ist eine stabile Internetverbindung erforderlich, um die Software effizient zu nutzen.

Wrike

Wrike ist eine umfassende agile Projektmanagement-Software, die sich besonders für komplexe Projekte und größere Teams eignet. Mit Funktionen wie Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und Berichterstattung bietet Wrike eine probate Lösung für die Planung, Umsetzung und Auswertung von Projekten.

Vorteile
▪ Umfassende Funktionalität: Wrike bietet ein breites Spektrum von Funktionen, einschließlich Aufgabenverwaltung, Zeitverfolgung, Dokumentenfreigabe und Teamkollaboration.
▪ Flexibilität: Die agile Software kann für verschiedene Branchen und Anwendungsfälle angepasst werden, von Marketing und Projektmanagement bis hin zur Software-Entwicklung.
▪ Integration: Wrike lässt sich nahtlos mit anderen Tools und Anwendungen wie Google Workspace, Microsoft Teams und Salesforce integrieren, um die Produktivität zu steigern.

Nachteile
▪ Steile Lernkurve: Aufgrund seiner umfangreichen Funktionalität kann es für neue Benutzer einige Zeit dauern, sich mit allen Features vertraut zu machen.
▪ Kosten: Die vollständige Nutzung von Wrike erfordert ein kostenpflichtiges Abonnement, und die Preise können für kleinere Unternehmen bzw. Teams hoch sein.
▪ Überdimensioniert für kleine Projekte: Für kleinere oder weniger komplexe Projekte kann Wrike unter Umständen zu umfangreich sein und zu unnötiger Komplexität führen.

Fazit: Bei der Wahl eines optimal zum jeweiligen Projekt passenden Tools für agiles Projektmanagement spielen Faktoren wie die projektspezifischen Anforderungen, die Kostenstruktur und die Benutzerfreundlichkeit eine maßgebliche Rolle. Auch Teamgröße und Einarbeitungszeit sind hier zu berücksichtigen. Unternehmen sollten sich daher gut überlegen, welches Tool sie wählen – und sich im Zweifelsfall von einer auf agile Projekte spezialisierten Agentur beraten lassen.

Agiles Projektmanagement in Aktion: Werkzeugeinsatz bei blindwerk
Als Spezialist für agiles Projektmanagement nutzt blindwerk die ganze Bandbreite aller essenziellen digitalen Tools – jeweils in Abhängigkeit von den spezifischen Kunden- und Projektanforderungen. Denn nur wer diese agile Klaviatur virtuos beherrscht, kann unterschiedlichsten Unternehmen entscheidend weiterhelfen. Hier die am häufigsten eingesetzten Tools:

• Jira: Agile Entwicklungsumgebung und Aufgabenmanagement
  Für die agile Entwicklung und die Organisation sowie die Priorisierung von Aufgaben setzt blindwerk auf Jira. Damit lassen sich alle Aufgaben effizient verwalten und der Entwicklungsprozess agil gestalten.
• Confluence: Zusammenarbeit im Team und Wissensmanagement
  Mit Confluence schafft blindwerk eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit im Team und das Management des kollektiven Wissens.
• Miro: Virtuelle Workshops und Projektplanung
  Durch die Verwendung von Miro lassen sich virtuelle Workshops durchführen und Ideen visualisieren. Zudem kann so gemeinsam an der Planung der Projekte gearbeitet werden.
• Flowmapp: Erstellung von User Journeys und Sitemaps
  Dank Flowmapp können User Flows, Sitemaps sowie Personas erstellt und ein umfassendes Verständnis der Benutzererfahrung gewonnen werden.
• Microsoft Teams und Slack: Kommunikation und Zusammenarbeit
  Microsoft Teams und Slack sind bei blindwerk die bevorzugten Werkzeuge für Online-Meetings, Chats und die tägliche Zusammenarbeit im Team.
• GitLab CI: Continuous Integration/Continuous Delivery
  Um den Entwicklungsprozess effizient zu halten, ist GitLab CI für Continuous Integration und Continuous Delivery das Tool der Wahl.

Bonusmaterial: So werden Tools richtig eingeführt – ein Leitfaden für Unternehmen

Klar geworden sollte sein: Ein passendes digitales Tool ist für das effiziente und erfolgreiche agile Projektmanagement unabdingbar. Doch welche einzelnen Schritte sind bei ihrer Einführung der agilen Helfer zu beachten? So ist es in erster Linie wichtig, dass alles gründlich vorbereitet wird und Unternehmen strategisch vorgehen, um eine erfolgreiche Nutzung des agilen Tools zu gewährleisten. Nachfolgend nun also die wichtigsten Checkpoints.

Bedarfsanalyse: Anforderungen erkennen und begreifen

Der Startpunkt für die Einführung eines adäquaten Tools ist die Bedarfsanalyse. Hierbei werden mittels Interviews, Umfragen und/oder Workshops die spezifischen Anforderungen des Projekts und des Teams ermittelt. Da die Identifikation und Priorisierung aller relevanten Anforderungen oftmals eine Herausforderung darstellt, empfiehlt sich die Mitwirkung erfahrener Projektmanager oder Berater. Das erleichtert den Entscheidungsprozess immens und erhöht dessen Treffgenauigkeit.

Auswahl des geeigneten Tools: Passgenauigkeit ist das A und O

Basierend auf der Bedarfsanalyse gilt es, weitere Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Einarbeitungszeit sowie die Möglichkeiten zur Integration in bereits im Unternehmen genutzte Systeme zu berücksichtigen. Auch die zusätzlichen Kosten für erweiterte Funktionalitäten sind abzuwägen. Am Ende muss es technisch und wirtschaftlich passen. Da es zahlreiche Tools gibt und die Wahl minunter nicht leichtfällt, sind Nutzerbewertungen eine wertvolle Orientierungshilfe.

Planvolle Implementierung: Ziele definieren und schrittweise vorgehen

Um die Einführung des digitalen Tools besser strukturieren und steuern zu können, bedarf es eines detaillierten Plans. Hierbei gilt es, klare Ziele für den Einsatz des Tools zu definieren und seinen konkreten Nutzen zu verstehen. Nur dann lassen sich in der Folge die Arbeitsprozesse in signifikanter Weise optimieren. Ferner sollte die Implementierung in überschaubare Phasen unterteilt werden, um das Team nicht durch zu viele gleichzeitige Veränderungen zu überfordern.

Schulung des Teams: Förderung der Fähigkeiten und Kompetenzen

Ein gut geschultes und motiviertes Team ist essenziell für die wertschöpfende Nutzung des neuen Werkzeugs. Workshops, Online-Kurse und individuelle Schulungen stellen dabei sicher, dass alle Teammitglieder das Tool optimal zum Einsatz bringen und gerne mit ihm arbeiten – weil sie so erkennen, wie sie sich damit verbessern können. Solche Fortbildungsmaßnahmen sind eine lohnende, weil nachhaltige Investition in die Fähigkeiten und Kompetenzen des Teams.

Testphase: Das neue Werkzeug auf Herz und Nieren prüfen

Es ist ratsam, ein neues Tool in einer kontrollierten Umgebung zunächst auf seine Wirksamkeit zu prüfen – also nicht unbedingt in einem wichtigen Kundenprojekt, sondern eher in Form eines unbedenklichen Pilotprojekts. Während dieser Testphase gibt das Team wertvolles Feedback zu Aspekten wie Benutzerfreundlichkeit und Effektivität. Ein iterativer Ansatz hilft bei der sukzessiven Identifikation und Behebung möglicher Probleme.

Kontinuierliche Verbesserung: Im laufenden Betrieb weiter nachlegen

Nach der Einführung des digitalen Tools für agile Projekte sollten Unternehmen nicht vorschnell einen Haken hinter der Sache machen. Denn der Lernprozess endet im Grunde genommen nie. So ist eine dauerhafte Arbeitseffizienz nur dann gewährleistet, wenn kontinuierlich verbessert bzw. nachgebessert wird. Erst durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen wird das Werkzeug jederzeit sowohl den Anforderungen des Teams als auch neuer Projekte gerecht.

LESETIPP:

• Wenn Sie auf der Suche nach der richtigen Agentur für Ihr anstehendes Digitalprojekt sind, hilft Ihnen unser Beitrag „So geht ‚Full Service‘, ohne ‚Full-Service-Agentur‘ zu sein“ gezielt weiter.

Kurz zusammengefasst: Wer die Wahl hat …

Um alle jeweils relevanten Aspekte der Kommunikation und des Anforderungsmanagements bestmöglich zu bewältigen, steht eine Vielzahl an agilen Tools zur Verfügung. Die richtige (und kostenbewusste) Auswahl und behutsame Implementierung neuer digitaler Werkzeuge ist dabei entscheidend für den Erfolg späterer Projekte. Denn jedes Tool hat seine Vor- und Nachteile. Insofern ist es wichtig, stets die konkreten Unternehmens- und Projektanforderungen zu berücksichtigen und mittels Schulungen sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Tools im Projektalltag effektiv zu nutzen in der Lage sind.

Sie fragen sich, welches agile Tool zu Ihren Anforderungen passt? Als Spezialist für digitales Projektmanagement berät und begleitet blindwerk sowohl mittelständische als auch große Unternehmen und realisiert komplexe Projekte. Hier geht’s zum unverbindlichen Erstgespräch!

Agile Methoden im Projektmanagement: Überblick

Der Erfolg von agilem Projektmanagement basiert auf der Wahl der jeweils am besten zum Projekt und den Zielen des Unternehmens passenden Methode. Daher stellen wir hier die wichtigen agilen Methoden Scrum und Kanban vor sowie als Bonus das sogenannte Event Storming, das in einem ersten Schritt zunächst einmal das Verständnis aller Beteiligten für die zur Zielerreichung notwendigen Prozesse sicherstellt. Teil 2 unserer Serie über agiles Projektmanagement.

Ziel des Beitrags: Projektverantwortliche bekommen einen ersten Einblick in drei wichtige agile Methoden im Projektmanagement, wodurch sich später die Entscheidungsfindung erleichtert.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Drei agile Methoden: Event Storming, Scrum & Kanban
• Event Storming: Ein besseres Verständnis der Anforderungen und Prozesse
• Scrum: Strukturierte Abläufe durch klare Regeln und definierte Rollen
• Kanban: Visuelle Steuerung von Prozessen und smartes Vorgehen
• Ausgewählte weitere agile Methoden
• Kurz zusammengefasst

Drei agile Methoden: Event Storming, Scrum & Kanban

Agiles Projektmanagement hat sich als äußerst effiziente Herangehensweise etabliert, um Projekte in einem wirtschaftlich vertretbaren Zeit- und Budgetrahmen zum Abschluss zu bringen. Gegenüber traditionellem Projektmanagement ist es dem Team durch die flexible und iterative Vorgehensweise möglich, sich schnell an dynamisch verändernde Kunden- und Marktanforderungen anzupassen.

Mittlerweile existiert eine Vielzahl verschiedener agiler Methoden für Projektmanagement. Dies erlaubt es Unternehmen, immer genau die agile Methode auszuwählen, die am besten zu ihren spezifischen Anforderungen und Zielen passt. Denn jedes Projekt hat seine einzigartigen Herausforderungen, und durch die Wahl der am besten geeigneten Arbeitsweise können diese umso erfolgreicher bewältigt werden.

Im Folgenden stellen wir die beiden wohl gängigsten agilen Methoden Scrum und Kanban in ihren Grundzügen vor und listen abschließend noch kurz einige weitere auf. Zum Einstieg gehen wir aber zunächst auf Event Storming ein. Denn Event Storming empfiehlt sich immer dann, wenn ein Unternehmen zwar weiß, welches Projektziel es erreichen will, sich aber noch nicht über den Weg dorthin – inklusive der einzelnen Anforderungen – im Klaren ist.

TimeBOXED by blindwerk: Serie „Agiles Projektmanagement“:

• Teil 1: „Einführung in das agile Projektmanagement“
• Teil 2: „Agile Methoden im Projektmanagement: Überblick“
• Teil 3: „Agiles Projektmanagement: Die aktuell wohl besten digitalen Tools“
• Teil 4: „Agile Transformation: So gelingt die Implementierung von agilem Projektmanagement“

Event Storming: Ein besseres Verständnis der Anforderungen und Prozesse

Event Storming findet in erster Linie in der Softwareentwicklung Anwendung. Als Workshop-basierte agile Methode lassen sich damit aber auch in anderen (digitalen) Projekten komplexe Prozesse visualisieren und fachübergreifend verständlich machen. Vereinfacht ausgedrückt werden dabei von interdisziplinären Teams alle notwendigen Schritte bzw. Events in Form von Sticky Notes auf einer großen Wandtafel oder einem Whiteboard dargestellt. Durch die enge Zusammenarbeit des Teams und der Stakeholder werden im Workshop sowohl ein umfassendes Verständnis der zu transformierenden Prozesse sowie des gesamten Prozessablaufs gefördert als auch mögliche Schwachstellen und Verbesserungspotenziale aufgedeckt.

Event Storming dient damit gewissermaßen der Ideenfindung und eignet sich insbesondere auch dazu, zunächst einmal „allgemeine“ Klarheit über alle zu berücksichtigenden Anforderungen an das spätere Produkt zu schaffen. Es ebnet damit den Weg für die Wahl der späteren, eigentlichen Projektmanagement-Methode.

Die Vorteile von Event Storming liegen auf der Hand: Es ermöglicht eine schnelle Modellierung zielführender Prozesse und fördert die Zusammenarbeit und die Integration verschiedener Stakeholder. Es gibt jedoch einige Herausforderungen. So kann Event Storming bei größeren Teams schnell unübersichtlich werden.

Scrum: Strukturierte Abläufe durch klare Regeln und definierte Rollen

Scrum ist vermutlich die am weitesten verbreitete Methode innerhalb des agilen Projektmanagements. Ursprünglich für die agile Softwareentwicklung konzipiert, findet Scrum heute in vielen verschiedenen Bereichen Anwendung. Die Arbeitsweise wurde in den frühen 1990er Jahren von Jeff Sutherland und Ken Schwaber entwickelt und hat sich seitdem stetig weiterentwickelt.

Scrum zielt hauptsächlich darauf ab, alle Ebenen einer mehrstufigen Produktentwicklung zu optimieren. Dafür bedient sich Scrum einer Reihe von bewährten Werkzeugen wie dem Product Backlog, dem Sprint Backlog und dem Burn-Down-Chart.

Die Struktur von Scrum ist dabei klar definiert. Zu einen mit strikt zu befolgenden Regeln, und zum anderen durch Rollen wie dem Product Owner, dem Entwicklungsteam und dem Scrum Master. Regelmäßige Meetings wie das Sprint Planning, das Daily Scrum, die Sprint Review und die Sprint Retrospective sorgen dafür, dass alle Teammitglieder sowie die eingebundenen Stakeholder stets auf dem gleichen Stand sind und das Projekt effektiv vorangetrieben wird.

Ein Pluspunkt von Scrum sind seine strukturierten Abläufe und die Transparenz durch regelmäßige Kommunikation. Es fördert die kontinuierliche inkrementelle Verbesserung des zu entwickelnden Produkts und ermöglicht ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit und Flexibilität.

Scrum erfordert eine hohe Selbstorganisation des Teams, kann bei mangelnder Disziplin oder fehlerhafter Implementierung aber auch schnell ineffizient werden.

Kanban: Visuelle Steuerung von Prozessen und smartes Vorgehen

Kanban ist eine agile Projektmanagement-Methode, die aus der Lean-Produktion stammt und sich auf den tatsächlichen Verbrauch von Materialien an ihrem Einsatzort konzentriert. Indem sie auf die visuelle Darstellung und Steuerung von Aufgaben und Workflows in Echtzeit setzt, ermöglicht die Methode smarte Abläufe. Die von Taiichi Ōno in der Toyota Motor Corporation im Jahr 1947 entwickelte Methode hat längst ihren Weg in die IT-Branche und viele weitere Branchen gefunden.

Ein zentraler Bestandteil ist hier ein meist in drei Spalten unterteiltes Board, das die zu erledigenden Arbeiten und den Workflow darstellt. Auf diesem Board werden die einzelnen Aufgaben bzw. Arbeitspakete anhand von Karten gemäß ihrem aktuellen Stand („Angefordert“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“) einsortiert. Dadurch fördert Kanban die Transparenz im Projekt, da alle Teammitglieder auf einen Blick den Fortschritt und den Status der Aufgaben erkennen können.

Durch die klare Visualisierung des Arbeitsflusses und die Beschränkung auf die jeweils in Arbeit befindlichen Aufgaben ist eine kontinuierliche Kontrolle und Verbesserung des Produktionsablaufs möglich. Auch lassen sich schnell Engpässe identifizieren und idealerweise die Durchlaufzeiten von Aufgaben verkürzen.

Kanban schützt somit vor punktueller Überlastung, dem verschwenderischen Umgang mit Ressourcen und sorgt für Flexibilität im Prozess. Es werden dabei keine strikten Rollen zugewiesen, sondern jeder im Team kann sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die er am besten beherrscht.

Trotz seiner zahlreichen Vorzüge kann auch Kanban bei unzureichender Disziplin oder unklarem Verständnis der Arbeitsabläufe an Effizienz verlieren.

• „Als Spezialisten für agiles Projektmanagement wenden wir bei blindwerk je nach Unternehmen und Projekt unterschiedliche agile Methoden an. Hier stimmen wir uns selbstverständlich immer eng mit dem Kunden ab, um so sicherzustellen, dass unsere Vorgehensweise optimal auf seine individuellen Ziele einzahlt. Erfahrungsgemäß ist dabei nicht selten eine hybride Lösung wie Scrumban der Schlüssel zum Erfolg. Das heißt, wir kombinieren beispielsweise das Product Backlog von Scrum mit Aspekten von Kanban, um eine exakt auf das Unternehmen zugeschnittene Methode zur Hand zu haben. Wenn man so will, ist solch ein flexibler und pragmatischer Ansatz selbst schon agil.“ (Jan Entzminger, Gründer & CEO von blindwerk)

Ausgewählte weitere agile Methoden

▪ Lean Management: Ursprünglich aus der Automobilindustrie von Toyota stammend, konzentriert sich diese Methode auf die Optimierung von Prozessen durch das Aufdecken und Beseitigen von Verschwendung.

▪ Design Thinking: Diese agile Methode setzt den Nutzer in den Mittelpunkt und nutzt iterative Prozesse, um innovative Lösungen zu entwickeln, die den Bedürfnissen der Nutzer entsprechen.

▪ Extreme Programming (XP): XP ist eine Softwareentwicklungsmethode, die auf die Erhöhung der Softwarequalität und eine hohe Flexibilität bei der Anpassung an sich verändernde Anforderungen abzielt.

▪ Feature-Driven Development (FDD): Diese Methode zur Softwareentwicklung fokussiert die Umsetzung spezifischer Programmfunktionen oder Eigenschaften bzw. Features. Dies wird in regelmäßigen „Feature-Projekten“ durchgeführt, um schnell Nutzen zu schaffen.

▪ Crystal Clear: Ein Ansatz für kleine Teams, der sich auf Menschen und Interaktionen konzentriert, um die Kommunikation zu fördern und die kontinuierliche Verbesserung durch Anpassungsbereitschaft zu erreichen.

LESETIPP:

• Wenn Sie sich für Arbeitsweisen des agilen Projektmanagements interessieren, könnte Ihnen auch unser weiterführender Beitrag „Warum IT-Projekte besonders sind“ gefallen.

Kurz zusammengefasst

In diesem Beitrag haben wir drei zentrale agile Methoden betrachtet: Event Storming, Scrum und Kanban. Jede dieser Methoden trägt in einzigartiger Weise zur effizienten Durchführung digitaler Projekte bei und bietet Vor- und Nachteile.

Event Storming hat sich als leistungsfähiges Tool zur Modellierung komplexer Prozesse für ein gemeinsames Verständnis der Abläufe bewährt. Scrum setzt starke Strukturen ein, die eine hohe Transparenz und die kontinuierliche Verbesserung des zu entwickelnden Produkts erlauben, während Kanban durch seine Flexibilität und visuelle Darstellung der Arbeitsabläufe überzeugt.

Allerdings gibt es nicht die „eine“ richtige agile Methode für alle Projekte. Sondern der Schlüssel zum erfolgreichen digitalen Projektmanagement besteht in der gewissenhaften Auswahl der jeweils passenden Methode. Oder aber man setzt auf hybride Lösungen, die die besten Elemente aus unterschiedlichen agilen Methoden so miteinander kombinieren, dass ein maßgeschneiderter Ansatz entsteht, der den individuellen Herausforderungen des Projekts am besten entspricht.

blindwerk hilft Ihnen, die für Sie passende agile Methode für Ihr Projekt zu identifizieren und diese später erfolgreich umzusetzen. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Erstgespräch!

Einführung in das agile Projektmanagement

Agiles Projektmanagement hat die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen Projekte planen und umsetzen – und gewinnt vor allem durch die fortschreitende Digitalisierung weiter an Bedeutung! Denn angesichts zunehmend dynamischer und wettbewerbsintensiver Märkte sind schnelle Anpassungsfähigkeit und hohe Flexibilität wichtiger denn je. Dieser erste Beitrag unserer Serie über agiles Projektmanagement gibt einen Überblick über dessen Vorteile, Methoden, Tools und Anwendungsbereiche.

Ziel des Beitrags: Unternehmen und Entscheider erhalten einen ersten Einblick in das agile Projektmanagement und dessen Vorteile für die erfolgreiche Umsetzung (digitaler) Projekte.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Was spricht für agiles Projektmanagement?
• Iteratives Vorgehen als Grundprinzip
• Das Agile Manifest: Werte und Prinzipien
• Agile Methoden: Scrum, Kanban und Design Thinking
• Rollen im agilen Projektmanagement (Scrum)
• Agiles Projektmanagement im Unternehmenskontext
• Zertifizierungen im agilen Projektmanagement
• Tools im agilen Projektmanagement
• Kurze Zusammenfassung

Was spricht für agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist ein Ansatz zur Planung und Umsetzung von Projekten, der Flexibilität, Schnelligkeit und die kontinuierliche Verbesserung des zu entwickelnden Produkts in den Mittelpunkt stellt. Das ist der wesentliche Unterschied zum traditionellen Projektmanagement, das meist auf starren Prozessen und einem linearen Vorgehen basiert. Dadurch mangelt es klassisch gemanagten Projekten an Anpassungsfähigkeit an die sich heutzutage immer dynamischer verändernden Marktgegebenheiten. Die Folge: Viele Vorhaben überschreiten den Zeit- und Budgetrahmen oder scheitern gar komplett.

Um wieder mehr Projekte erfolgreich ins Ziel zu bringen, war eine zeitgemäßere Herangehensweise gefordert. So setzten beispielsweise schon in den 1950er Jahren NASA und IBM auf iterative und inkrementelle Methoden, die als Vorläufer des agilen Projektmanagements gelten. Endgültig durchgesetzt hat sich die neue Vorgehensweise aber erst in den 1990er und 2000er Jahren mit der agilen Software-Entwicklung.

Die Notwendigkeit von agilem Projektmanagement ergibt sich insbesondere aus der zunehmenden Komplexität und Innovationsgeschwindigkeit in stark technologiegetriebenen Branchen. Unternehmen sind dadurch in der Lage, umgehend auf neue Chancen und Herausforderungen zu reagieren.

Agiles Projektmanagement unterstützt Unternehmen also dabei, neue und innovative Produkte bzw. Lösungen zu entwickeln, die zu einem gegebenen Zeitpunkt bzw. „just in time“ im Markt tatsächlich nachgefragt sind. Somit steigert es auch die Kundenzufriedenheit.

TimeBOXED by blindwerk: Serie „Agiles Projektmanagement“:

• Teil 1: „Einführung in das agile Projektmanagement“
• Teil 2: „Agile Methoden im Projektmanagement: Überblick“
• Teil 3: „Agiles Projektmanagement: Die aktuell wohl besten digitalen Tools“
• Teil 4: „Agile Transformation: So gelingt die Implementierung von agilem Projektmanagement“

LESETIPP:

• Von zentraler Bedeutung ist das fortwährende Management der Kundenanforderungen, einer Spezialität von blindwerk. Mehr dazu in unserem Beitrag „Einführung Requirements Engineering und Projektmanagement“.

Iteratives Vorgehen als Grundprinzip

Das iterative Vorgehen ist ein Kernprinzip von agilem Projektmanagements und steht im Gegensatz zum sequentiellen Vorgehen herkömmlicher Ansätze. Anstatt den gesamten Projektverlauf von Anfang bis Ende auf den Punkt genau zu planen, wird das Projekt in kleine, überschaubare Einheiten, sogenannte Iterationen aufgeteilt. In jeder Iteration werden bestimmte Teilaufgaben bearbeitet und abgeschlossen, um damit schrittweise ein funktionsfähiges Produkt oder Teilprodukt zu erstellen. In der wohl führenden agilen Projektmanagement-Methode Scrum werden diese Iterationen „Sprints“ genannt.

Das iterative Vorgehen ermöglicht es, während des gesamten Projektverlaufs flexibel auf Veränderungen und neue Anforderungen zu reagieren. Durch regelmäßige Übersichten, Anpassungen und stetiges Feedback aus dem Team und von Stakeholdern können dann auch Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden. All dies fördert eine schnelle Anpassungsfähigkeit und verbessert die Qualität des Endprodukts.

Die Iterationen folgen in der Regel einem festen Zeitrahmen, der je nach Projekt und Methode von wenigen Tagen bis hin zu mehreren Wochen reichen kann. Am Ende jeder Iteration steht eine Überprüfung des Fortschritts und eine Zusammenfassung der Ergebnisse. Erfolge werden gefeiert, Schwierigkeiten analysiert und notwendige Anpassungen für die kommende Iteration besprochen.

Das iterative Vorgehen ist essenziell für das Gelingen agiler Projekte und trägt dazu bei, dass Teams effizienter arbeiten, Herausforderungen schneller bewältigen und ein besseres Produkt für ihre Kunden entwickeln.

Die Hauptmerkmale von agilem Projektmanagement auf einen Blick

Flexibilität: Arbeitsabläufe und Projektpläne sind beweglicher und können schnell angepasst werden, um auf sich verändernde Kundenanforderungen und Zielgruppenerwartungen (bzw. auf den Markt) zu reagieren.

Iterationen: Anstelle linearer Entwicklungsprozesse wird die Arbeit in einzelne Schritte bzw. Iterationen eingeteilt. Dabei handelt es sich um einen Prozess mehrfachen Wiederholens zur sukzessiven Annäherung an die anvisierten Zwischenziele. Dadurch ist insgesamt ein schnellerer Fortschritt mit kontinuierlichen Verbesserungen möglich.

Kundenwert: Agiles Projektmanagement legt großen Wert darauf, laufend mit den Stakeholdern und Kunden zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass die entwickelten Lösungen tatsächlich ihren Bedürfnissen entsprechen.

Teamarbeit & Selbstorganisation: Im agilen Projektmanagement spielen Kommunikation, Zusammenarbeit und Eigenverantwortung innerhalb des Projektteams eine zentrale Rolle.

Transparenz & Feedback: Regelmäßige Reviews und Reflexionen fördern ein offenes und ehrliches Arbeitsklima und ermöglichen sowohl einen konsequenten Fortschritt innerhalb einzelner Projekte als auch ein ständiges Hinzulernen für zukünftige Projekte.

Das Agile Manifest: Werte und Prinzipien

Entscheidend vorangetrieben wurde das agile Projektmanagement in der Softwareentwicklung. So hat eine Gruppe erfahrener Softwareentwickler im Jahr 2001 etwa das sogenannte Agile Manifest verfasst, um die Werte und Prinzipien von agilem Projektmanagement zu definieren und festzulegen. Die Autoren des Manifests erkannten die Notwendigkeit, die starren traditionellen Projektmanagement-Ansätze hinter sich zu lassen und stattdessen einen flexibleren adaptiven Ansatz zu verfolgen.

Das Agile Manifest ist ein Meilenstein beim Siegeszug agiler Methoden im Projektmanagement und besteht aus vier zentralen Werten und zwölf Prinzipien, die wir hier in deutscher Übersetzung wiedergeben:

Werte

▪ Individuen und Interaktionen haben Vorrang vor Prozessen und Werkzeugen.

▪ Funktionsfähige Produkte stehen über umfassender Dokumentation.

▪ Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als ein festgelegter Vertrag.

▪ Flexibilität und Anpassungsfähigkeit haben Vorrang vor der strikten Verfolgung eines Plans.

Prinzipien

▪ Unsere oberste Priorität ist es, den Kunden zufriedenzustellen durch kontinuierliche und frühzeitige Lieferung wertvoller Software.

▪ Heiße Änderungswünsche sind auch spät in der Entwicklung willkommen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.

▪ Liefere funktionierende Software regelmäßig innerhalb kurzer Zeiträume.

▪ Arbeite auf täglicher Basis eng mit den Kunden und Projektteams zusammen.

▪ Baue auf motivierte Individuen und biete ihnen die Umgebung und Unterstützung, die sie benötigen.

▪ Die effizienteste Methode der Informationsübermittlung ist direkte Kommunikation, zum Beispiel in persönlichen Gesprächen.

▪ Funktionsfähige Software ist das wichtigste Maß für Fortschritte.

▪ Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Projektteams müssen in der Lage sein, ein gleichmäßiges Tempo aufrechtzuerhalten.

▪ Achte auf technische Exzellenz und gutes Design, um Agilität zu verbessern.

▪ Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist entscheidend.

▪ Die besten Architekturen, Anforderungen und Designs entstehen durch selbstorganisierte Teams.

▪ Das Team reflektiert regelmäßig über seine Arbeitsweise, um sich kontinuierlich zu verbessern und anzupassen.

Diese Werte und Prinzipien bilden bis heute die Grundlage des agilen Projektmanagements und helfen Unternehmen und Projektteams, die neue Vorgehensweise zu verinnerlichen und zu leben, um erfolgreichere Projekte durchzuführen.

LESETIPP:

• Wenn Sie speziell an digitalem Projektmanagement interessiert sind, dann sei Ihnen unser Beitrag „Warum digitales Projektmanagement hilfereich ist“ empfohlen!

Agile Methoden: Scrum, Kanban und Design Thinking

Im agilen Projektmanagement gibt es verschiedene Methoden und Frameworks, die je nach Projektanforderungen und Kontext eingesetzt werden können. Die drei bekanntesten Methoden sind Scrum, Kanban und Design Thinking. Sie alle verfolgen unterschiedliche Ansätze zur Strukturierung und Organisation von Projekten, um eine maximale Flexibilität und effiziente Umsetzung zu gewährleisten.

Scrum ist ein weit verbreiteter Ansatz für agiles Projektmanagement, der vorrangig für IT- und Softwareentwicklungsprojekte verwendet wird. Die Scrum-Methode basiert auf der Aufteilung des Projekts in zeitorientierte „Sprints“, in denen das Projektteam bestimmte Aufgaben priorisiert und abarbeitet. Dabei kommen Rollen wie der „Product Owner“ und der „Scrum Master“ zum Einsatz, deren Hauptzweck es ist, den Arbeitsprozess zu koordinieren und die Kommunikation innerhalb des Teams zu fördern. Wesentlich für Scrum ist es, dass sich das Projektteam nicht an einem in Stein gemeißelten Ziel, sondern an einer veränderungsoffenen „Product Vision“ orientiert. Dies ermöglicht eine schnelle Anpassung an neue äußerliche Einflüsse und eine fortwährende Optimierung der Arbeitspraktiken.

Kanban hingegen ist ein visuelles Workflow-Management-System, das ebenfalls die Organisation von Projektaufgaben und die Kommunikation von Fortschritten innerhalb des Teams verbessert. In Kanban werden die Arbeitsaufgaben auf einer Kanban-Tafel dargestellt, die in verschiedene Spalten aufgeteilt ist. Diese repräsentieren jeweils den Status einzelner Aufgaben: von „Zu erledigen“ bis „Erledigt“. Die Teammitglieder schieben die Aufgabenkarten von einer Spalte zur nächsten, um den Fortschritt einer Aufgabe sichtbar zu machen. Das hilft bei der Identifikation von Engpässen und fördert eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsprozesse.

Design Thinking ist ein kreativer Problemlösungsprozess, der in erster Linie bei der Entwicklung neuer Produkte, Dienstleistungen und Lösungen Verwendung findet. Auch dieser konzentriert sich auf das tiefe Verständnis der Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden und Zielgruppen und fördert eine iterative Herangehensweise. Der Prozess von Design Thinking ist in verschiedene Phasen unterteilt, einschließlich Empathie, Definition, Ideenfindung, Prototyping und Testen. Diese Phasen sollen dabei helfen, innovative Lösungen zu entwickeln, die eng an den Bedürfnissen der späteren Nutzer ausgerichtet sind und so deren Akzeptanz sicherstellen.

Rollen im agilen Projektmanagement (Scrum)

Agiles Projektmanagement stellt besondere Anforderungen an die Zusammenarbeit in Projektteams. Dazu bedarf es klar definierter Rollen. Im Folgenden stellen wir am Beispiel von Scrum kurz die typischen Rollen im Projektteam und die jeweils damit verbundenen Aufgaben vor.

Product Owner: Der Product Owner ist verantwortlich für das Produkt und dessen Wertsteigerung. Er definiert und priorisiert die Anforderungen und stellt sicher, dass das Projektteam über ein klares Verständnis der Projektziele und Aufgaben verfügt. Der Product Owner ist die zentrale Schnittstelle zum Kunden und vertritt im Entwicklungsprozess dessen Interessen.

Scrum Master: Der Scrum Master unterstützt das Entwicklerteam durch die Koordination und Moderation der Scrum-Aktivitäten. Er setzt sich für die Einhaltung der Scrum-Prinzipien und -Regeln ein und hilft dem Team, sich kontinuierlich zu verbessern. Der Scrum Master steht diesem zur Seite, indem er Hindernisse beseitigt und für optimale Arbeitsbedingungen sorgt.

Entwicklerteam: Das Entwicklerteam führt die eigentliche Arbeit im Projekt aus. Dessen Mitglieder übernehmen in Scrum üblicherweise keine festen (Unter-)Rollen, sondern sie arbeiten gemeinsam und selbstorganisiert an der Lösung der Aufgaben. Je nach Projektanforderungen können Teammitglieder unterschiedliche Fachkompetenzen aufweisen. Sie sind jedoch in der Lage, sich gegenseitig zu unterstützen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

In Scrum und anderen agilen Methoden ist die Zusammenarbeit zwischen den Rollen geprägt von Vertrauen, Kommunikation und Transparenz, um ein effizientes, anpassungsfähiges Vorgehen zu ermöglichen, das konsequent auf die teils höchst veränderlichen Gegebenheiten in dynamischen Märkten und Branchen ausgerichtet ist.

Agiles Projektmanagement im Unternehmenskontext

All dies verdeutlicht: Agiles Projektmanagement ist keine starre Methodik, sondern ein flexibler, kontextabhängiger Ansatz für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten. Und unterschiedliche Unternehmen und Branchen adaptieren es individuell entsprechend ihren spezifischen Zielen, Bedürfnissen und Rahmenbedingungen.

So können je nach Projekt- oder Unternehmenskontext bestimmten Aspekten des agilen Manifests verschieden große Gewichtungen beigemessen werden. Während also manche Unternehmen beispielsweise stärker auf Iteration und kontinuierliche Verbesserung setzen, legen andere den Fokus auf enge Zusammenarbeit und horizontale Teamstrukturen. Klar ist: Es gibt keine universell richtige oder falsche Herangehensweise an agiles Projektmanagement.

Dadurch eignet sich agiles Projektmanagement für eine Vielzahl von Branchen bzw. Anwendungsfällen, zuvorderst in den Bereichen Software- und Produktentwicklung, IT, Marketing, Design und mehr. Aber auch in anderen Branchen – wie beispielsweise im Gesundheitswesen, in Verbänden oder im E-Commerce – kann es erfolgreich eingesetzt werden, um schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und marktrelevante Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln.

Branchen: Beispiele für zielführendes agiles Projektmanagement

• Internet der Dinge: Das Internet der Dinge (IoT) ist ein stark vernetztes „Ökosystem“ aus Geräten und Sensoren, die miteinander kommunizieren und anfallende Daten verarbeiten. In dieser Branche ist agiles Projektmanagement wegen seiner hohen Anpassungsfähigkeit von Vorteil, da es sich um dynamische, komplexe und sich ständig weiterentwickelnde Technologien handelt.
• Gesundheitswesen: Im Gesundheitssektor spielen digitale Technologien eine immer größere Rolle, und durch agiles Projektmanagement können Dienstleister innovative Lösungen entwickeln – wie etwa Telemedizin, mobile Gesundheitsapplikationen oder vernetzte Medizingeräte. Patientenbedürfnisse und regulatorische Anforderungen lassen sich flexibel und besser in den Entwicklungsprozess integrieren.
• Verbände: Verbände profitieren von agilen Projektmanagement-Methoden, insbesondere um organisatorische Veränderungen und die digitale Transformation ihrer Prozesse zu meistern. Agile Ansätze ermöglichen es, schnell auf neue Trends und Herausforderungen zu reagieren und somit den Mitgliedern des Verbands besser zu dienen.
• E-Commerce: Auch im stark umkämpften E-Commerce-Markt trägt agiles Projektmanagement dazu bei, schnell auf veränderte Kundenbedürfnisse, neue Technologien und Markttrends zu reagieren. Die flexible Planung und Umsetzung ermöglicht es, iterative Verbesserungen an E-Commerce-Plattformen sowie an Produkten und Dienstleistungen vorzunehmen.

Insgesamt ist es bei der Einführung von agilem Projektmanagement daher wichtig, den Ansatz so anzupassen, dass er optimal den jeweils gewünschten Nutzen stiftet. Dabei ist es sinnvoll, auf bewährte Frameworks wie Scrum oder Kanban zurückzugreifen und sie nötigenfalls so zu modifizieren, dass sie den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der Branche gerecht werden.

Je nach Projekt kann es sich übrigens als vorteilhaft erweisen, klassische und agile Methoden miteinander zu kombinieren, um „das Beste aus beiden Welten“ zu nutzen. Ein Beispiel für ein solches hybrides Projektmanagement ist das sogenannte „LEAN Agile Project Management“, das Elemente aus dem agilen Projektmanagement (wie z. B. Scrum) und dem Lean Management vereint.

Zertifizierungen im agilen Projektmanagement

Es gibt es eine Vielzahl von Zertifizierungen, die sowohl für auf agiles Projektmanagement spezialisierte Agenturen als auch für Unternehmen von großem Nutzen sind. Sie gewährleisten ein höheres Qualitätsniveau in der Projektumsetzung.

Nachfolgend stellen wir einige der bekanntesten und wichtigsten Zertifizierungen vor:

▪ ScrumMaster-Zertifizierungen: Scrum Master sind für die Einhaltung der Scrum-Prinzipien im Projekt verantwortlich und unterstützen das Team bei der Anwendung von Scrum. Es gibt verschiedene Organisationen, die Scrum-Master-Zertifizierungen anbieten, wie zum Beispiel Scrum.org mit „Professionell ScrumMaster“ (PSM I, II und III) und ScrumAlliance mit „Certified ScrumMaster“ und „Certified Professionell ScrumMaster“ (CSM, A-CSM und CSP-SM).

▪ Product Owner-Zertifizierungen: Der Product Owner trägt die Verantwortung für das Produkt und dessen Weiterentwicklung innerhalb eines Scrum-Projekts. Zertifizierungen für den Product Owner werden unter anderem von Scrum.org mit „Professionell Scrum Product Owner“ (PSPO I, II und III) und ScrumAlliance mit „Certified Scrum Product Owner“ (CSPO, A-CSPO und CSP-PO) angeboten.

▪ Agile Projektmanager-Zertifizierung: Das Project Management Institute bietet eine Zertifizierung für „Agile Certified Practitioner“ (PMI-ACP) an. Diese Zertifizierung deckt ein breites Spektrum an agilen Methoden und Frameworks ab und eignet sich besonders für Projektmanager, die in verschiedenen agilen Umgebungen arbeiten möchten.

▪ Kanban-Zertifizierungen: Kanban ist eine weitere agile Methode, die leicht von Projektteams angewendet werden kann. Die Lean Kanban University bietet verschiedene Zertifizierungen an, wie etwa „Kanban Kanban Management Professional“ (KMP I und KMP II).

▪ Agile Coaching und Training-Zertifizierungen: Für Fachleute, die als Agile Coaches oder Trainer tätig sein möchten, existieren spezielle Zertifizierungen. Dazu gehören beispielsweise die „Certified Agile Coach“ (CAC) und „Certified Agile Trainer“ (CAT) von der ScrumAlliance oder der „ICAgile Certified Professional“ von ICAgile.

Diese Zertifizierungen bieten Fachleuten die Möglichkeit, ihre entsprechenden Kenntnisse und Fähigkeiten zu erweitern und somit bessere Ergebnisse für ihre Projekte und Organisationen zu erzielen.

Tools im agilen Projektmanagement

Im agilen Projektmanagement spielen Tools eine zentrale Rolle, um effizient zu arbeiten und den Projektfortschritt transparent zu gestalten. Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen, die Teams bei der Umsetzung agiler Methoden unterstützen. Einige der bekanntesten und meistgenutzten Tools sind:

▪ Jira: Eine weit verbreitete und umfassende Lösung für agiles Projektmanagement und Issue-Tracking. Jira bietet Funktionen wie Scrum- und Kanban-Boards, Backlog-Management und die Möglichkeit, Arbeitsaufwände zu erfassen.

▪ Trello: Ein visuelles und intuitives Tool für die Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung, das auf dem Kanban-Prinzip basiert. Trello ist besonders geeignet für kleinere Teams und Projekte, die Wert auf eine einfache Benutzeroberfläche legen.

▪ Asana: Ein flexibles und anpassungsfähiges Tool zur Planung, Organisation und Verfolgung von Projekten und Aufgaben. Asana unterstützt Methoden wie Scrum und Kanban und ermöglicht das Erstellen individueller Arbeitsabläufe.

▪ Monday.com: Eine cloudbasierte Work OS, die eine Vielzahl von Projektmanagement-Funktionen anbietet. Monday.com eignet sich für Unternehmen jeder Größe und kann an individuelle Bedürfnisse angepasst werden.

Bei der Auswahl eines passenden Tools ist es entscheidend, die spezifischen Anforderungen des Teams und des Unternehmens zu berücksichtigen. Eine sorgfältige Analyse und Bewertung der verschiedenen Angebote hilft dabei, genau das Tool zu finden, das am besten zu Arbeitsweise und Projekt passt.

Kurze Zusammenfassung

Agiles Projektmanagement hat sich spätestens seit Beginn des neuen Jahrtausends als extrem wichtiger Helfer in dynamischen Märkten und Branchen etabliert, indem es mittels Flexibilität und schneller Anpassungsfähigkeit deutlich mehr Projekte zum Erfolg führt als das traditionelle Projektmanagement. Bewährte agile Methoden wie Scrum, Kanban und Design Thinking können dabei auf unterschiedliche Weisen interpretiert und angewendet werden, um den spezifischen Bedürfnissen verschiedener Unternehmen in unterschiedlichen Branchen gerecht zu werden. Zudem lassen sich agile und traditionelle Methoden in Form eines hybriden Ansatzes miteinander kombinieren, um in bestimmten Projekten die Stärken beider Ansätze vorteilhaft zu nutzen.

Klar ist aber: Der jeweilige Erfolg hängt stark von der Bereitschaft der Unternehmen und Organisationen ab, die mit agilem Projektmanagement verbundenen Prinzipien und Werte zu verinnerlichen und so für sich zu adaptieren und weiterzuentwickeln, dass eine neue Kultur der Zusammenarbeit gefördert wird.

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