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Projektmanagement

Chemistry Meetings als Alternative zu Pitches

Chemistry Meetings: Wider die leidige Pitch-Kultur! 

Pitches haben ihre Tücken und sind für Unternehmen äußerst zeit- und kostenintensiv. Und auch Agenturen sind oftmals nicht allzu wild drauf, da sie für relativ kleine Honorare meist Großes (vor)leisten müssen. Für beide Seiten sind Chemistry Meetings daher eine sinnvolle Alternative, da so in einem ersten Schritt vorgefühlt werden kann, ob man überhaupt fachlich und menschlich zueinander passt.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Was bringt ein Chemistry Meeting Unternehmen und Agenturen?
  • Viele Agenturen stehen nicht sonderlich auf Pitches
  • Finden Unternehmen so überhaupt den Traumpartner?
  • Das Chemistry Meeting dient primär dem Kennenlernen
  • So ebnen Chemistry Meetings den Weg zum Projekterfolg

Ziel des Beitrags: Entscheider und Projektverantwortliche erfahren, welche Vorteile ein Chemistry Meeting gegenüber einem Pitch hat, und können so besser beurteilen, welcher Weg für sie der richtige ist.

Was bringt ein Chemistry Meeting Unternehmen und Agenturen?

In agilen Projekten kommt es noch mehr darauf an, dass die Chemie zwischen Kunde und Agentur stimmt. Denn gegenüber dem klassischen Projektmanagement ist das beauftragende Unternehmen hier sehr viel stärker in die Abläufe eingebunden.

Ein Beispiel: Bei der agilen Methode Scrum etwa fungiert oftmals ein entsprechend qualifizierter Mitarbeiter des Unternehmens als Product Owner. Damit ist er Teil des Scrum-Teams, übernimmt eine Vielzahl zentraler Aufgaben und stellt sicher, dass das spätere Produkt den Anforderungen sowohl seines Unternehmens als auch des Marktes genügt.

Aber auch abgesehen davon sind Kunden in agilen Projekten viel präsenter: Über den gesamten Projektverlauf hinweg intensiv am Prozess beteiligt, können sie per regelmäßigem Feedback immer wieder steuernd eingreifen. Bei Scrum ist das insbesondere durch die für gewöhnlich alle sieben oder vierzehn Tage stattfindenden Sprint Reviews möglich.

Wegen der engen, nicht selten mehrmonatigen oder gar mehrjährigen Zusammenarbeit muss es daher gerade im agilen Projektmanagement nicht nur fachlich zwischen Agentur und Auftraggeber passen. Sondern vor allem auch (zwischen)menschlich. Sonst ist schnell mal Sand im Getriebe, falls man sich nicht „versteht“ … was sich dann als äußerst schlecht für den Projekterfolg erweisen kann. 

Wenn sich Unternehmen also länger binden, wie beispielsweise bei der Entwicklung und Implementierung einer digitalen Strategie, tun sie gut daran, bei der Suche nach einer passenden Agentur nicht zwingend auf klassische Pitches zu setzen. Diese haben ihre Grenzen und Tücken. Als zielführende Alternative dazu bieten sich – in einem ersten Schritt – Chemistry Meetings mit ausgewählten Dienstleistern an. Nicht nur im Fall agiler Projekte!

Viele Agenturen stehen nicht sonderlich auf Pitches

Lassen Unternehmen bei mittleren oder großen Projektvorhaben mehrere Agenturen per Pitch gegeneinander antreten, so ist hiermit in der Regel ein hoher Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Daran ändert sich auch dann nichts, wenn sie die Aufwandsentschädigung für die ins Rennen gehenden Agenturen möglichst gering halten. Schließlich binden sowohl Vorbereitung als auch Durchführung meist erhebliche personelle Ressourcen. Für die teilnehmenden Agenturen gilt das Gleiche.

Hinzu kommt, dass Agenturen nicht auf jeden Zug aufspringen, zumal es sich für sie erst dann richtig auszahlt, wenn sie am Ende tatsächlich den Zuschlag bekommen.

Dafür müssen sie jedoch in (konzeptionelle/kreative) Vorleistung gehen – was sich letztlich nur für den Gewinner lohnt. Denn in der Aufwandsentschädigung, sofern überhaupt eine vorgesehen ist, spiegelt sich der Wert der für den Pitch geleisteten Arbeit nur bedingt wider. Freundlich ausgedrückt.

Heißt gleichzeitig: Die Verlierer zahlen im Grunde genommen drauf. Der Anreiz ist alles in allem also eher überschaubar.

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Website vs. Webshop: unterscheiden sich die Relaunch Maßnahmen?

Finden Unternehmen so überhaupt den Traumpartner?

Vorteilhaft für Unternehmen ist dagegen, dass ihnen bei Pitches bereits potenziell verwertbare Ergebnisse präsentiert werden und sie grundsätzlich den Preis der nachfolgenden Leistung „kontrollieren“ können. Auch viele öffentliche Ausschreibungen zielen ja durch entsprechend festgezurrte Vergabekriterien von vornherein darauf ab, den jeweils günstigsten Projektpartner auszuwählen.

Dies hat jedoch zur Folge, dass sich manche Agenturen nicht sonderlich ins Zeug legen und stattdessen versuchen, mit einer „Lösung aus der Schublade“ durchzukommen. Wenn sie denn überhaupt mitpitchen. 

So laufen Unternehmen Gefahr, dass ihr neues Projekt gleich in zweierlei Hinsicht suboptimal startet: Zum einen ist die agenturseitige Vorleistung, auf der idealerweise alles Weitere basiert, nicht unbedingt das Nonplusultra – um zum anderen angeln sie sich auf diese Weise auch nicht unbedingt die am besten für das Gesamtvorhaben in Frage kommende Agentur. Beziehungsweise den erhofften Traumpartner. 

Mit Chemistry Meetings geht da vergleichsweise mehr. Weil sie niederschwelliger sind. Ein Widerspruch? Nein, wie sich im Folgenden zeigen wird. 

Das Chemistry Meeting dient primär dem Kennenlernen

Auch Agenturen haben ein gesteigertes Interesse an Projekten, die für beide Seiten stimmig sind. Etwa wenn es um zentrale Werte, die grundsätzliche Herangehensweise und die Qualität der Zusammenarbeit geht. Dazu gehört der kommunikative Austausch auf Augenhöhe ebenso wie ein Höchstmaß an angemessener Aufrichtigkeit. 

Wie gesagt, die Chemie muss stimmen. Dazu muss man sich aber zunächst einmal gegenseitig beschnuppern und kennenlernen können. Eben das leisten Chemistry Meetings binnen weniger Stunden.

Klar ist damit: Vor allem bei längerfristigen Projekten kommt es auf eine größtmögliche Schnittmenge zwischen der Unternehmenskultur des Kunden und dem Selbstverständnis der Agentur an. Umso besser klappt später die (agile) Projektarbeit aller Beteiligten! 

Zudem ist es für Agenturen fundamental wichtig, sich bereits im allerersten Schritt ein Bild davon machen zu können, welchen Stellenwert das Unternehmen professionellem Projektmanagement beimisst. Und ob in dieser Hinsicht überhaupt schon „gut geölte“ Andockpunkte vorhanden sind. Nicht minder wichtig: Ist man auch die fachlichen Herausforderungen betreffend auf einer Wellenlänge?

Insofern kommen Chemistry Meetings ohne konkrete Aufgabenstellungen wie beispielsweise den grafischen Erstentwurf für den Relaunch einer Firmenwebsite aus. Das ist nicht ihr Ziel.

So ebnen Chemistry Meetings den Weg zum Projekterfolg

Bedeutet: Während aufgabengetriebene Pitches von jetzt auf gleich in die Vollen gehen, um eine nach Maßgabe der jeweiligen Vergabekriterien „geeignete“ Agentur herauszufiltern, erlaubt ein Chemistry Meeting zunächst einmal ein gegenseitiges Kennenlernen, bei dem es zuvorderst um Soft Facts geht. Ohne dabei Hard Facts wie die beiderseitige Expertise sowie die Problemlösungskompetenz der Agentur komplett auszublenden. Letzteres lässt sich etwa in Form eines integrierten Mini-Workshops o. ä. zu einer spezifischen Fragestellung aus dem Kontext des geplanten Projekts abbilden.

Damit führen Chemistry Meetings zwar nicht sogleich zu elaborierten Konzepten, sagen dafür aber schon viel über die Art und Weise des Miteinanders im Projekt aus. Zudem entfällt somit die vorgelagerte Ausarbeitung einer dezidierten, anschlussfähigen Agenturaufgabe nebst Briefing. Sowie die nicht minder aufwändige Evaluierung der Ergebnisse.

Kurzum, Chemistry Meetings sind bei Weitem nicht so zeit- und kostenintensiv. Vielmehr ermöglichen sie es Unternehmen, relativ schnell den menschlich wie fachlich am besten passenden Projektpartner zu identifizieren und mit diesem anschließend einen Probeauftrag oder ein Vorprojekt als Reality-Check durchzuführen. Somit minimieren sie das Risiko einer späteren Bauchlandung und weisen Unternehmen den richtigen Weg zum Projekterfolg. 

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Tools, Tutorials und Technologien

Cross Plattform App Development: Erklärung und Case Study

Warum Cross Platform App Development? Erklärung und Case Study

Apps sind heutzutage wichtige digitale Helfer in Ausbildung, Beruf und Alltag. Gleichzeitig gehen User mit immer mehr verschiedenen Endgeräten online – dies vor allem mobil. Daher ist es für gewöhnlich von Vorteil, wenn Apps plattformübergreifend entwickelt werden und somit überall lauffähig sind. Denn so erreichen Unternehmen eine potenziell größere Zielgruppe.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Wann lohnt sich die Entwicklung plattformübergreifender Apps?
  • Es muss nur eine Anwendung programmiert werden
  • Mobile Internetnutzung weiter auf dem Vormarsch
  • Fazit: Vorher vom Spezialisten beraten lassen!

Ziel des Beitrags: Entscheider und Projektverantwortliche erhalten eine Übersicht darüber, warum es vorteilhaft sein kann, eine plattformübergreifende App entwickeln zu lassen.

Wann lohnt sich die Entwicklung plattformübergreifender Apps?

Web-Applikationen, kurz Apps, sind aus Ausbildung, Beruf und Alltag nicht mehr wegzudenken und beliebter denn je. So wurden bei den führenden Anbietern Google Play und Apple App Store 2021 mehr dieser oftmals unverzichtbaren Helfer heruntergeladen als jemals zuvor. Laut Branchenberichten verzeichneten beide im vergangenen Jahr ein sattes Umsatzplus von mehr als 20 Prozent.

Ein entscheidender Treiber dieser Entwicklung ist die infolge der Corona-Pandemie teils rasant voranschreitende Digitalisierung in Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Privathaushalten.

Damit kommt auch dem Cross Platform App Development, also der Entwicklung plattformübergreifender Apps, eine immer größere Bedeutung zu. Denn mittels Cross Platform App Development wird sichergestellt, dass Apps auch unabhängig von der jeweiligen Plattform funktionieren. Schließlich erwarten die allermeisten User heutzutage, dass ihre Lieblingsapps auf Desktop-PCs ebenso gut laufen wie auf Notebooks, Laptops, Smartphones, Handys und Tablet-PCs.

Der Kniff dabei: Cross Platform Apps werden in einer einheitlichen Programmiersprache für alle wichtigen Betriebssysteme entwickelt. Das ist erst seit einigen Jahren möglich und bietet signifikante Vorteile. Neben der höheren Reichweite einer plattformübergreifenden App sind aus Sicht von Unternehmen dabei vor allem die in der Regel vergleichsweise niedrigen Entwicklungskosten von Interesse. Dazu später mehr.

Es muss nur eine Anwendung programmiert werden

Gegenüber früher stehen für die Entwicklung von Cross Platform Apps mittlerweile zahlreiche Tools und Frameworks wie etwa Flutter zur Verfügung. Stark vereinfacht ausgedrückt, ist es dadurch unter anderem möglich, den Code der fertigen App automatisch in die Programmiersprache der anderen Betriebssysteme übersetzen zu lassen. Der springende Punkt ist hier: Obwohl jeweils nur eine Anwendung geschrieben wird, ist die App auf Basis ein und desselben Codes auch auf anderen Plattformen lauffähig.

blindwerk: Case Study Cross Platform App Development


blindwerk hat 2021 im Auftrag der Akademie für Gesundheitsfachberufe (AGF) eine plattformübergreifende App für Android und iOS erstellt, über die Online-Kurse für Physiotherapeuten angeboten und durchgeführt werden. Die App gliedert die Lehrinhalte in Themenkomplexe mit Kursen, die einzelne Lektionen in den Formaten Video, Text und Bild enthalten. Auf dem Startbildschirm sehen User, welche Kurse und Lektionen sie zuletzt besucht haben, und können per Quiz ihren Wissensstand prüfen. Damit verfügt die AGF jetzt über ein modernes digitales Medium, welches an unterschiedliche Träger und Schulen angepasst und weiter lizenziert werden kann.
Hier können Sie unsere Case Study anfordern.

Das spart Zeit und Kosten. Werden Apps hingegen pro Plattform entwickelt, ist der Aufwand genau dann relativ hoch, wenn Anbieter eine möglichst große Zielgruppe erreichen wollen und hierzu mehrere individuelle Anwendungen gecodet werden müssen.

Beim Cross Platform App Development entsteht demgegenüber nur ein punktueller Mehraufwand, der meist deutlich geringer ist als bei der Entwicklung diverser eigenständiger Anwendungen. Und das rechnet sich, da plattformübergreifende Apps potenziell ein größeres Publikum erreichen und eben auch den gestiegenen Erwartungen der User gerecht werden.

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Website vs. Webshop: unterscheiden sich die Relaunch Maßnahmen?

Mobile Internetnutzung weiter auf dem Vormarsch

Cross Platform App Development orientiert sich insbesondere an der starken Zunahme der mobilen Internetnutzung, die nach Angaben von Statista, einem der führenden deutschen Online-Portale für Statistik, hierzulande zwischen 2015 und 2021 um rund 50 Prozent hochgeschnellt ist. Eng damit verknüpft: die immer größere Leistungsfähigkeit von Smartphones. Auf diesen performen die meisten plattformübergreifenden Apps längst ebenso gut wie Native Apps. Native Apps sind Anwendungen auf mobilen Endgeräten, die nicht plattformübergreifend, sondern speziell für einzelne Betriebssysteme entwickelt werden.

In Zahlen ausgedrückt: Bei der mobilen Internetnutzung via Smartphone erzielte Android zuletzt einen Marktanteil von rund 57,8 Prozent an den Page Views in Deutschland und Apples Betriebssystem iOS einen Anteil von rund 39 Prozent. So laut Statista der Stand im Januar 2022. Die Entwicklung von Cross Platform Apps trägt diesem Umstand Rechnung.

Fazit: Vorher vom Spezialisten beraten lassen!

Grundsätzlich spricht daher viel dafür, wenn Unternehmen heute verstärkt auf Cross Platform App Development setzen. Im Zweifelsfall sollten sie dabei aber auf die Expertise einer auf digitales Projektmanagement spezialisierten Agentur wie blindwerk vertrauen und sich zunächst eingehend beraten lassen.

Denn je nach Zielsetzung sind plattformübergreifende Apps nicht immer zwingend die beste oder gar einzige Lösung. Hier und da können sie auch gewisse Nachteile mit sich bringen, die es dann zu umschiffen gilt. So kann es mitunter der Fall sein, dass Cross Platform Apps auf dem einen oder anderen Betriebssystem nicht per se alle in ihnen realisierten Funktionen ausspielen können. Um dies dennoch zu erreichen, ist ein entsprechender Mehraufwand einzukalkulieren, der am Ende natürlich wirtschaftlich vertretbar sein muss. Und auch dem Design der App sind je nach Plattform manchmal mehr oder minder enge Grenzen gesetzt.

All dies ist im Vorfeld genau zu bedenken, um zusammen mit der beratenden und idealerweise gleich auch das Projekt realisierenden Agentur zum jeweils richtigen Ergebnis zu kommen.

Sie möchten die Digitalisierung Ihres Unternehmens vorantreiben und ziehen die Entwicklung einer plattformübergreifenden App in Betracht? blindwerk berät sie professionell und realisiert die beste Lösung für Sie. Sprechen Sie uns gerne an!

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Projektmanagement

Requirements Engineering und Projektmanagement – Einführung und Einordnung

Einführung Requirements Engineering und Projektmanagement

Das Management von Anforderungen bzw. Requirements Engineerings sollte immer integraler Bestandteil von (agilem) Projektmanagement sein. Denn es schützt Projekte davor, plötzlich in Schieflage zu geraten. Etwa indem sich bestimmte Vorgaben des Kunden später als nicht realisierbar erweisen. Daher muss jede einzelne Anforderung zuvor auf Herz und Nieren geprüft werden. Dies hilft, Risiken zu minimieren, Kosten zu senken und den Zeitplan einzuhalten. 

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Was ist Requirements Engineering und warum ist es im Projektmanagement so wichtig?
  • Worin bestehen die Ziele von Requirements Engineering?
  • Warum ist Requirements Engineering wichtig?
  • Was versteht man unter einer Anforderung?
  • Erhebung, Analyse, Dokumentation und Management
  • Aufgaben eines Requirements Engineers
  • Anforderungen auf dem Prüfstand: Qualitätskriterien
  • Arten der Anforderung: Funktional vs. nicht-funktional
  • Anforderung richtig formulieren: Lösung nicht vorwegnehmen
  • Fazit: Besser auf Anforderungsmanagement setzen!

Ziel des Beitrags: Projektverantwortliche erfahren, was Requirements Engineering ist und wie sie Anforderungen richtig einordnen, Streitigkeiten im Projekt vermeiden und Risiken minimieren. 

Was ist Requirements Engineering und warum ist es im Projektmanagement so wichtig?

Sicherlich haben Sie es schon bemerkt: Sowohl in der deutschen als auch in der englischen Übersetzung geht es um Anforderungen (Requirements). Dass diese in komplexen Projekten irgendwie “gemanagt” werden müssen, ist noch unmittelbar einleuchtend. Aber “Engineering”?

Tatsächlich ist das Anforderungsmanagement ein wichtiger Bestandteil bei der Entwicklung und Konstruktion von Maschinen, Software und anderen Produkten. Nicht selten werden im Maschinenbau deshalb auch Ingenieure für das Requirements Engineering eingesetzt. Und in der Software- oder Web-Entwicklung greifen wir entsprechend auf Experten zurück – hier ist es Bestandteil von Software Engineering. Es geht also um deutlich mehr als nur um Projektmanagement: Fachliche Expertise ist unabdingbar!

Grob gesprochen umfasst Requirements Engineering alle Methoden und Maßnahmen, um Problemen im Projekt vorzubeugen. Während Testing die eine, nachgelagerte Seite der Medaille ist, zeigt das Anforderungsmanagement die andere, vorgelagerte Seite.

In diesem Zusammenhang vielleicht ebenfalls interessant für Sie: “Wie bereite ich ein digitales Projekt perfekt vor?

Worin bestehen die Ziele von Requirements Engineering?

Häufig werden Vorgaben durch den Auftraggeber kommuniziert und einfach umgesetzt. Geprüft wird vielfach nur, ob sie richtig verstanden wurden und was ihre Realisierung kostet. Unberücksichtigt bleibt oft, inwieweit sie sinnvoll sind, ob es einfacher und vielleicht kostengünstiger geht. Denn der Kunde ist schließlich König! So beginnen oftmals Projekte, die ohne Anforderungsmanagement auskommen (müssen). 

Wer sich stattdessen frühzeitig um das Erheben und Managen seiner Anforderungen kümmert, verfolgt die folgenden Ziele:

  • Kosten während der Realisierung senken
  • Wartungskosten und andere langfristige Kosten senken
  • Zeitliche Vorgaben einhalten
  • Risiken senken
  • Qualität des Produkts sichern
  • Vorgaben einhalten

Gerade das frühzeitige Kümmern um Anforderungen ist also wichtig, um die genannten Ziele zu erreichen. Wie groß die Vorteile durch Requirements Engineering sind, lässt sich gut an der sogenannten “Rule of Ten” veranschaulichen. 

Warum ist Requirements Engineering wichtig?

Die “Rule of Ten” besagt, dass Fehler möglichst früh erkannt und behoben werden sollten: Denn bei jeder Produktionsstufe verzehnfachen sich die Folgekosten, um einen Fehler zu beheben. Fehler, die also bereits vor der Entwicklung des Projekts oder einzelner Komponenten erkannt werden, reduzieren die Kosten während der gesamten Projektlaufzeit (s. Projektlebenszyklus) drastisch. Und gerade das Vorbeugen von Fehlern ist die Domäne von Requirements Engineering!

Beispiele für Rule of Ten

  • Rückrufaktion von Produkten
  • Hohe Abbruchrate im Online-Shop
  • Ausnutzung einer Schwachstelle in einer Software (Hacker-Angriff)
  • Höhere Projekteffizienz
  • Weniger Change Requests im Projektverlauf
  • Verlagerung von Fehlern in das Vorprodukt
  • Frühes Erkennen von Problemen
  • Geringere Projektkosten, da Folgekosten aus Fehlern vermieden werden
  • Projektabschluss „in time and budget”
  • Höhere Kundenzufriedenheit
  • Weniger Imageschäden
  • Zielorienter Abschluss

Hat man einen Fehler also einmal “verbaut”, kann es äußerst schwierig sein, ihn zu reparieren. Ein mangelhaftes Requirements Engineering kann so äußerst unangenehm werden. Doch manchmal sind die Ergebnisse auch zum Schmunzeln:

Das sogenannte UX Designer Paradox hingegen zeigt, dass mangelhaftes Anforderungsmanagement auch dazu führen kann, dass ein vermeintlich innovatives Produkt leider überhaupt nicht zu den formulierten “Musts” des Endkunden passt. Bevor Sie also teure Features in Ihr Produkt einbauen, lohnt sich ein genauer Blick auf die Anforderungen Ihrer Zielgruppe. Auftraggeber, Designer und auch Entwickler realisieren zu oft Funktionen, die ihren eigenen Wünschen und Vorlieben entsprechen. Requirements Engineering hilft Ihnen dabei, diese Fehlentwicklungen zu vermeiden. 

Kurzum: Offensichtlich gibt es also Anforderungen, die eher nicht so gut sind! Und das, obwohl die Projektbeteiligten von ihnen überzeugt waren. Persönliche Vorlieben sind anscheinend völlig ungeeignet, um eine Anforderung bewerten zu können.

Was versteht man unter einer Anforderung?

Schon dem Wort nach ist eine Anforderung etwas, das “angefordert” wird. Sie ist somit üblicherweise ausdrücklich verlangt, erbeten und muss daher in jedem Fall kommuniziert werden. Da sie wortwörtlich “gefordert” wird, handelt es sich um eine benötigte Eigenschaft. Entsprechende Vorgaben können unter anderem von Auftraggebern, Behörden, dem Gesetzgeber, Mitarbeitern oder Endkunden gestellt werden:  

  • Dritte: Was muss das System aus formaler, rechtlicher oder vertraglicher Sicht erfüllen (z. B. Gesetze, Normen, Spezifikationen)? 
  • Auftraggeber: Welche internen Abläufe, innerbetrieblichen Prozesse, Anforderungen von Mitarbeitern, Dokumentationspflichten etc. sind zu berücksichtigen?
  • Auftragnehmer: Wie muss der Kunde dem Projektteam zuarbeiten, damit das Projekt erfolgreich verlaufen kann?
  • Endkunden: Was genau braucht der Endkunde, um sein Problem zu lösen oder ein bestimmtes Ziel zu erreichen (z. B. Bedienbarkeit, Endgeräte, Erlebnis)?

Wer aber bestimmt, was gefordert wird, was für Ihr Projekt wichtig ist? Und wie entscheiden Sie, wenn unterschiedliche Auffassungen darüber, was wichtig ist, zu Streitigkeiten führen? Gerade hier setzt Anforderungsmanagement an. 

Erhebung, Analyse, Dokumentation und Management

Kunden sind keine IT-Experten. Gewisse Zusammenhänge können diese verständlicherweise weder kennen noch verstehen. Also formulieren Kunden ihre Anforderungen oft unvollständig, unstrukturiert, fehlerhaft, nicht immer verständlich und teilweise sogar widersprüchlich. Gleichzeitig erwarten sie, dass der IT-Dienstleister alles verstanden hat, jeden Punkt genau prüft, Risiken abwägt und das gewünschte Software-Produkt gemäß den Vorgaben realisiert. 

Hier kommt das Requirements Engineering ins Spiel, das im Grunde wie folgt abläuft:

  • Anforderungen erheben: Was muss das Produkt aus Sicht des Auftraggebers, des Endkunden etc. erfüllen oder leisten?
  • Anforderungen transformieren: Wie lassen sich diese unstrukturierten Informationen in eine Form bringen, die verständlich und strukturiert ist (klassischerweise in Form eines Lastenhefts)?
  • Systemanforderungen erstellen: Inwieweit ist das Projekt mit diesen Anforderungen unter Berücksichtigung zugrunde gelegter qualitativer Merkmale und Restriktionen realisierbar?  

Anforderungsmanagement besteht im Grunde also darin, implizite Anforderungen explizit zu formulieren. Ein Anforderungsmanager stellt somit sicher, dass diese unter anderem vollständig, korrekt, verständlich und realisierbar sind. Dazu kümmert er sich um deren Erhebung, Analyse, Dokumentation und Management.

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Website vs. Webshop: unterscheiden sich die Relaunch Maßnahmen?

Agiles Projektmanagement und Requirements Engineering (ARE) 

In agilen Projekten findet Anforderungsmanagement im Grunde die ganze Zeit über statt. Anforderungen werden für jedes Feature ermittelt, etwa in “User Stories” (so nennt man im Projektmanagement allgemeine Beschreibungen beispielsweise von Software-Features).

Auch hier geht es darum, eine Anforderung zu erheben (hier des Website-Besuchers), ohne etwa eine konkrete technische Lösung vorwegzunehmen (vgl. unten) – und zwar in der Sprache des Kunden.

Die wohl wichtigste Frage- oder Problemstellung im Requirements Engineering lautet damit: Wie ermitteln wir jede einzelne relevante Anforderung für das Projekt, falls/wenn der Auftraggeber nicht in der Lage dazu ist, sie zu kommunizieren?

Aufgaben eines Requirements Engineers 

Im Grunde enthält jedes durchdachte Projektmanagement bereits ein Anforderungsmanagement. In agilen Projekten findet etwa eine Priorisierung durch den sogenannten Product Owner statt. Das ist die Person, die die Aufgabenliste verwaltet und die Priorisierung vornimmt.

Was kann ich tun, wenn mich die Masse an Anforderungen erschlägt?

  • Priorisieren: Wichtige Aufgaben werden nach oben priorisiert, weniger wichtige nach unten. So werden alle notwendigen Punkte zuerst abgearbeitet, weniger wichtigere nach hinten verschoben.
  • Sprints: Um den Überblick nicht zu verlieren, wird nicht alles auf einmal abgearbeitet. Das Projekt wird in kleinere Pakete aufgeteilt, die nach und nach in sogenannten Sprints realisiert werden.
  • Eliminieren: Vielfach werden in Projekten Dinge realisiert, die – wenn man mal ehrlich ist – niemand braucht. In einer bereits priorisierten Liste aller Anforderungen sollten jene mit geringer Priorität auf den Prüfstand gestellt werden.
  • Verfallsdatum: Wenn manches davon auch nach Monaten oder gar Jahren nicht umgesetzt wurde, das Projekt vielleicht sogar längst online gegangen ist, lohnt es sich, über ein Verfallsdatum nachzudenken. Ist etwas zum Beispiel älter 12 Monate, wandert es ins Archiv.
  • Qualitätskriterien: Legen Sie Kriterien für Anforderungen fest! Dann wird Ihre Anforderungsliste stets aufgeräumt(er) sein. Die Priorisierung fällt Ihnen leichter, bestimmte Dinge können ohne Streit eliminiert werden. Welche Qualitätskriterien sinnvoll sind, diskutieren wir weiter unten.

Je mehr eine solche Person zum fachlichen Gehirn im Erstellen, Verwalten und Analysieren von Vorgaben wird, unter anderem die Dokumentation vornimmt und Beziehungen zwischen Anforderungen herstellt, desto mehr wird er zum Requirements Engineer. Weg vom reinen Projektmanagement, hin zum fachlich versierten, dokumenten- oder datenbankbasierten Anforderungsmanagement: So lässt sich eine Abgrenzung zu Projektmanagern vornehmen, wobei die Grenze durchaus fließend ist.

Anforderungen auf dem Prüfstand: Qualitätskriterien

Jedes komplexere Projekt kennt sie: Diskussionen darüber, inwieweit eine bestimmte Anforderung Sinn ergibt, überzogen, zu teuer oder schlicht nicht realisierbar ist. Oft prallen ganz unterschiedliche Meinungen und Sichtweisen aufeinander, und ausgetauscht werden dann mal mehr, mal weniger gute Begründungen. Am Ende setzt sich nicht selten derjenige durch, der den längeren Atem, das Budget oder eben “das Sagen” hat – oft mit fatalen Konsequenzen für den Projekterfolg!

Anforderungen, die bei Einhaltung von Qualitätskriterien so keine Chance auf eine Berücksichtigung im Projekt hätten, führen dazu, dass beispielsweise ein Webprojekt 

  • zu teuer wird,
  • zeitintensiv ist,
  • geringeren Mehrwert bietet,
  • schlechte Usability zeigt,
  • unnötig komplex gerät und 
  • widersprüchliche Ziele verfolgt.

Hinzu kommt, dass so manche Anforderung nicht wirklich objektiv ist. Was zu Problemen führen kann!

Qualitätskriterien helfen dabei, sich gegen sinnlose oder überzogene Forderungen durchzusetzen

Qualitätskriterien helfen dabei, endlose Diskussionen und Auseinandersetzungen zu vermeiden. Formulieren Sie mit allen Beteiligten klare Kriterien, die für jede Anforderung erfüllt sein müssen. Welche Qualitätskriterien Sie tatsächlich brauchen, kann stark von Ihrem Projekt abhängen.

Ausführlich beschrieben und erklärt wird all dies (und vieles mehr) in dem aktuellen Fachbuch “Basiswissen Requirements Engineering” von Klaus Pohl und Chris Rupp.

Häufig spielen die folgenden Kriterien eine wichtige Rolle:

  • Realisierbar: Anforderungen müssen in dem gesetzten zeitlichen Rahmen und mit den vorhandenen Ressourcen technisch und finanziell machbar sein.
  • Adäquat: Die Lösung muss zum Kunden bzw. Endkunden passen (s. “The UX Designer Paradox”).
  • Konsistent: Eine Anforderung darf nicht im Widerspruch zu einer anderen stehen. Wenn beispielsweise die Ladezeit einer Website überdurchschnittlich gut sein soll, kann keine Anforderung realisiert werden, die dem zuwiderläuft, etwa durch das übermäßige Einbinden von Skripten durch Drittanbieter, um möglichst vielfältige Funktionen zur Verfügung zu stellen. 
  • Vollständig: Anforderungen sollten vollständig beschrieben werden, so dass wichtige Funktionen oder Aspekte nicht weggelassen werden. 
  • Verständlich: Wichtig ist natürlich auch, dass die Beschreibung jeder Anforderung für alle Beteiligten (etwa Stakeholder) verständlich ist. 
  • Eindeutig: Eine Anforderung sollte auf keinen Fall falsch oder anders verstanden werden können. Sie muss also eindeutig sein!
  • Prüfbar: Jede Anforderung muss überprüfbar und nachverfolgbar sein, da wir nur so wissen können, ob wir sie letztlich erfüllt haben und inwieweit sie zum Erreichen des Projektziels beiträgt.
  • Notwendig: Welche Anforderungen sind in dem geltenden Systemkontext wirklich notwendig?  
  • Abgestimmt: Zu guter Letzt sollte selbstverständlich mit allen Beteiligten (insbesondere mit den Stakeholdern) abgestimmt werden, ob jede einzelne Anforderung so korrekt ist und umgesetzt werden soll.

Bevor Sie Ihre Anforderungen anhand von Qualitätskriterien erheben und schließlich formulieren, sollten Sie zwischen funktionalen und nicht-funktionalen unterscheiden. Dies hilft Ihnen beispielsweise dabei, nicht etwa Funktion und Design zu vermengen, sondern daraus unterschiedliche Anforderungen zu generieren.

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Arten der Anforderung: funktional vs. nicht-funktional 

Gemeinhin beschreiben Auftraggeber, WAS eine Software tun soll. Zumindest liegt der Schwerpunkt oft auf diesen funktionalen Aspekten. Weil das häufig aber nicht ausreicht, um jede Anforderung zu berücksichtigen, braucht es auch nicht-funktionale Anforderungen. Mit diesen wird darüber hinaus gefordert, WIE oder WIE GUT das System eine Aufgabe erfüllen soll (etwa Zeitverhalten, Zuverlässigkeit, Wartbarkeit, Sicherheit, Aussehen, Usability, Leistung und Effizienz) – also Qualitätsanforderungen. 

  • Beispiel für eine funktionale Anforderung: Das Shop-System soll den Checkout in einem Schritt durchführen (sog. One-Page-Checkout). 
  • Beispiel für eine nicht-funktionale Anforderung: Der Checkout soll alle für den Kaufabschluss benötigten Buttons im sichtbaren Bereich zeigen (“Above the fold” ). 

Nicht-funktional sind neben den Qualitätsanforderungen in der Regel auch die Randbedingungen (Constraints). Eine Randbedingung könnte zum Beispiel darin bestehen, dass ein Projekt mit dem Content-Management-System TYPO3, einem PHP-Framework wie Laravel oder nach einem bestimmten Standard realisiert werden soll. Neben solchen technischen bzw. normativen Constraints können etwa auch kulturelle oder spezifische Vorgaben des Auftraggebers einschränkend wirken. 

Die Anforderung richtig formulieren: Lösung nicht vorwegnehmen!

Anforderungen beschreiben nicht, wie etwas realisiert werden soll (auf welche Art und Weise, mit welcher Technologie o. ä.). Demgegenüber sollen Entwickler entscheiden können, mit welcher Lösung sie die Anforderung erfüllen. Dabei nehmen sie die Nutzerperspektive ein, in der agilen Entwicklung etwa in Form von User Stories. Damit sollen praktikable, aber auch neue, innovative Lösungen gefördert werden. Die Anforderung soll nicht die Lösung vorwegnehmen, da so meist nur althergebrachte Ergebnisse gefördert werden.

Fazit: Besser auf Anforderungsmanagement setzen!

Requirements Engineering im Projektmanagement bedeutet, sich mit Anforderungen systematisch zu beschäftigen – und das möglichst frühzeitig, da sonst die Kosten in späteren Projektphasen überproportional steigen können (s. “Rule of Ten”). In sehr komplexen oder besonders komplizierten Projekten gleichen die Anforderungen einem Bau- oder Konstruktionsplan, da Abhängigkeiten zwischen diesen erstellt, verfeinert und durch Änderungen aktualisiert werden. Dann kann es auch sinnvoll sein, ein datenbankbasiertes Requirements Engineering zu nutzen, um Aktualisierungen automatisch an der einen Stelle vornehmen zu können, wenn sich an einer anderen Stelle eine Anforderung ändert. 

Qualitätskriterien sind besonders wichtig, weil eine Anforderung nicht durch subjektives Empfinden bewertet werden sollte, sondern durch objektive, unter allen Beteiligten geteilte Maßstäbe. Und es ist wichtig, sie richtig einzuordnen: Betrifft eine Anforderung eine Funktion oder geht es eher um einen reinen Design-Aspekt?

Obwohl sich der Requirements Engineer viel mit Dokumentation und Analyse beschäftigt, sollte er kommunikationsstark sein. Denn er muss die Wünsche aller Stakeholder unter einen Hut bringen und dem Entwicklungsteam kommunizieren. Er behält das Ziel im Blick, ein Produkt zu entwickeln, das die gesetzten Anforderungen erfüllt, unter Minimierung von Kosten und Risiken.

Bei blindwerk setzen wir konsequent auf professionelles Anforderungsmanagement und führen die digitalen Projekte unserer Kunden so zum Erfolg. Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Erstgespräch mit uns, um mehr über unsere Arbeitsweise zu erfahren!
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Case Studies

Was ist Pretotyping? Erklärung, Methoden und Case Study

Was ist Pretotyping? Erklärung, Methoden und Case Study

Unternehmen haben heute ein gesteigertes Interesse daran, so früh wie möglich herauszufinden, ob sie mit einer neuen Produktidee den richtigen Riecher haben. Oder eben nicht. Als kostengünstige, leicht umsetzbare und schnelle Ergebnisse liefernde Methode bietet sich hierzu das Testing per Pretotype an. Allzu teure Fails lassen sich so quasi im Handumdrehen vermeiden.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Wie Unternehmen von Pretotyping profitieren
  • McSpaghetti als Pretotyping-Beispiel
  • Mit Methode Pretotyping beats Prototyping
  • Einige erfolgversprechende Techniken

Ziel des Beitrags: Entscheider erfahren, was ein Pretotype ist und wie ihr Unternehmen einen solchen zeit- und kosteneffizient bei der zielgerichteten Entwicklung neuer Produkte und Erschließung neuer Geschäftsfelder einsetzen kann.

Wie Unternehmen von Pretotyping profitieren

Die Idee für ein Produkt unter geringstmöglichem Aufwand und vor allem kosteneffizient darauf zu testen, ob und wie dessen spätere Features bei Kunden ankommen würden – dieser Grundgedanke steckt hinter Pretotyping.

Der Clou daran: Da Unternehmen so (vorerst) das Prototyping und weitere Projektschritte umgehen, sparen sie im Zweifelsfall viel Zeit und Geld. Denn die in einer definierten Testumgebung generierten Kunden-Reaktionen auf den Pretotype, der als rudimentäre Vorstufe des Prototyps ein realiter noch nicht vorhandenes Produkt repräsentiert, entscheiden schon früh mit darüber, ob eine Produktidee überhaupt weiter verfolgt werden sollte. Das ist insofern wirtschaftlich vorteilhaft, als Pretotyping ein „schnelleres Scheitern“ ermöglicht und Unternehmen so davor schützt, Produkte zu entwickeln, die im Markt absehbar keine Chance haben.

Pretotyping auf den Punkt gebracht

Mit Pretotyping lässt sich die Idee für ein noch nicht realisiertes Produkt so schnell und kostengünstig wie möglich hinsichtlich ihrer Markttauglichkeit testen. Hierzu werden anhand einer stark vereinfachten Produktversion mit simulierten Features u. a. die folgenden Fragen beantwortet:
  • Haben potentielle Kunden Interesse an dem Produkt?
  • Würden sie es kaufen, sofern es existierte?
  • Würden sie es in der angedachten Weise benutzen?
  • Würden sie es oft bzw. regelmäßig nutzen?

Mit einer Methode wie dieser lässt sich also bereits in einem sehr frühen Stadium die Spreu vom Weizen trennen – und zwar anhand der überwiegend simulierten Eigenschaften einer stark vereinfachten Produktversion.

Die Idee dahinter ist so genial wie naheliegend. Doch die heute gängige Bezeichnung „Pretotyping“ hat sich erst vor rund zehn Jahren durchgesetzt. Federführend war dabei Googles ehemaliger Engineering Director Alberto Savoia mit seinem Buch „Pretotype It“. Darin findet sich auch das „Pretotyping Manifesto“.

Tatsächlich wurde die Methode aber schon vorher eingesetzt. Nur eben nicht unter diesem Namen. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie alles Wissenswerte darüber – Beispiele und eine Projektmanagement-Fallstudie von blindwerk inbegriffen.

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McSpaghetti als Pretotyping-Beispiel

Ein sehr prominentes, möglicherweise aber frei erfundenes Beispiel für „Prä-Pretotyping“ ist McSpaghetti. Auf Letzteres deuten zumindest die teils widersprüchlichen Informationen im Internet hin. Trotzdem ist es ein äußerst einleuchtendes Pretotype-Beispiel, wie wir finden.

So spielte McDonald’s der Legende nach bereits in den 1980ern mit dem Gedanken, sein kulinarisches Angebot um weitere weltweit beliebte Speisen zu erweitern. Die Wahl fiel – nicht wirklich überraschend – auf Spaghetti. Doch würde das neue Produkt später wie erhofft im Markt funktionieren und der Fastfood-Kette zusätzlichen Umsatz bescheren?

Um das zu testen, bot McDonald’s in einigen Filialen ein entsprechend gebrandetes Nudelgericht mit Tomatensoße an. Allerdings existierte das Ganze lediglich auf der Speisekarte, und wenn jemand danach fragte, hieß es: „Sorry, McSpaghetti ist gerade aus …“

Das Ergebnis war zwar niederschmetternd, bewahrte McDonald’s jedoch vor einem kapitalen Flop. Heißt: Weil kaum wer danach fragte, ließ man die Produktidee umgehend wieder fallen und sparte am Ende allerhand Geld, welches sonst in die Produktentwicklung und Markteinführung von McSpaghetti hätte investiert werden müssen.

Das vorgebliche Produkt war damit mangels Kundeninteresse schnell und kostengünstig im allerersten Test durchgefallen. Dank Pretotyping – was für McDonald’s unter dem Strich natürlich erfreulich war. Wir kommen ganz zum Schluss noch einmal kurz darauf zurück.

blindwerk: Case Study Pretotyping


Im Auftrag eines digitalen Beratungsunternehmens hat blindwerk im Jahr 2020 das Projektmanagement zur Realisierung einer suchmaschinenoptimierten Pretotyping-Landingpage übernommen. Der Endkunde, ein europaweit tätiger Händler, wollte auf diesem Wege ausloten, ob eine Expansion in ein weiteres Geschäftsfeld erfolgsversprechend für ihn sein könnte. Vorrangiges Ziel war es damit, neue Produkt- und Kundengruppen zu identifizieren.
Hier können Sie unsere Case Study anfordern.

Mit Methode: Pretotyping beats Prototyping

Mit der Wortschöpfung „Pretotyping“ hat Savoia die beiden zentralen Begriffe pretend und prototyping sinnfällig zusammengebracht. Gleichzeitig grenzt er sie voneinander ab und macht klar, dass Pretotyping vor dem Prototyping kommt: pre beats proto.

Wie im obigen Beispiel tut der Pretotype dabei lediglich so, als sei das Produkt bereits existent und hätte bestimmte Eigenschaften bzw. Features. Heutzutage lässt sich das oftmals ganz leicht per Landingpage abbilden, auf der dann beispielsweise die innovativen Funktionen eines neuen Smartphones oder einer neuen App virtuell erfahrbar gemacht werden. Die Kosten für die Umsetzung sind hier überschaubar, was wichtig ist, da es beim Pretotyping um den Erkenntnisgewinn im Verhältnis zum investierten Aufwand geht.

So können Unternehmen in einer relevanten Nutzergruppe binnen sehr kurzer Zeit testen, ob ihre Produkt- bzw. Geschäftsidee „greift“ und man das Richtige im Sinn hat. Oder aber korrigierend gegensteuern. Auch wird schnell evident, ob infolge größerer Risiken unwägbare Entwicklungskosten drohen. Dann lieber schnell scheitern.

Per Pretotype lässt sich also das wesentliche Erfolgsmerkmal eines angedachten Produkts herauskitzeln: das „it“. Es geht dabei um das Was – das Wie kommt erst danach. Nicht von ungefähr hat Savoia eines seiner späteren Bücher auch mit „The Right It“ betitelt.

Prototypen hingegen sind meist greifbare Versuchsmodelle geplanter Produkte. So etwa die schon bis kurz vor die Marktreife entwickelte Betaversion eines neuen Fahrzeugs, mit der dann richtige Testfahrten möglich sind. Bei vergleichsweise hohen Kosten.

Künftig dürfte die rasant voranschreitende Digitalisierung und mithin die Zunahme disruptiver technologischer Schübe aber dazu führen, dass mehr und mehr Unternehmen das Pretotyping – dort, wo es möglich und zielführend ist – dem Prototyping voranstellen. Die Vorteile liegen schließlich auf der Hand.

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Einige erfolgversprechende Techniken

In „The Right It“ favorisiert Savoia eine ganze Reihe kostengünstiger und leicht umsetzbarer Pretotyping-Methoden. Dazu zählen beispielsweise:

The Mechanical Turk: Statt eines Computers oder einer anderen technischen Anwendung führt ein Mensch die Funktionen eines Produkts im Hintergrund so authentisch aus, dass die Probanden den Eindruck haben, das Ganze würde in der Tat „maschinell“ bzw. automatisiert ablaufen. Dies spart in einem ersten Schritt erhebliche Kosten und liefert dennoch belastbare Ergebnisse.

The Pinocchio: Mittels einer noch völlig funktionslosen Dummy-Version des Produkts wird getestet, ob deren äußerliche Merkmale grundsätzlich bei den Nutzern Anklang finden. Die späteren Features des Produkts sind zwar zunächst nicht mehr als ein Versprechen, werden von den Probanden meist aber bereits mitgedacht. So lässt sich testen, welchen ersten Eindruck Nutzer von dem Produkt haben – und ob man sich auf dem richtigen Weg befindet.

The Minimum Viable Product: Hier ist der Pretotype eine schon zum Teil funktionale, aber auf das absolute Minimum reduzierte Produktversion. Dabei gilt es, die Auswahl der jetzt schon zu realisierenden Features so sorgfältig zu treffen, dass Nutzer in diesen bereits einen signifikanten Mehrwert für sich erkennen. Gelingt dieser entscheidende Kniff, erfährt man viel über deren Erwartungen und Anforderungen an das zu entwickelnde Produkt. Dies ist richtungsweisend für alle weiteren Schritte.

The Fake Door: Das ist genau die Methode, die McDonald’s damals mit McSpaghetti eingeschlagen haben soll (vgl. oben). Hier wird nur vorgegaukelt, dass es ein Produkt gibt, um zu überprüfen, ob Kunden daran Interesse hätten. Übrigens hat es McSpaghetti mittlerweile doch noch auf die Speisekarte der Fastfood-Kette geschafft – allerdings nur auf den Philippinen. Ob Pretotyping bei der erfolgreichen Markteinführung dort eine Rolle gespielt hat, können wir aber leider nicht sagen. 

Sie haben eine gute Produktidee oder wollen ein neues Geschäftsfeld erschließen? Das Projektmanagement-Team von blindwerk berät sie gerne zu den Möglichkeiten, die eine Pretotyping-Landingpage Ihnen hierbei bietet. Sprechen Sie uns gerne an!

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Projektmanagement-Methoden

Warum Meilensteine im Projektmanagement wichtig sind

Warum Meilensteine im Projektmanagement wichtig sind

Meilensteine unterteilen Projekte in Projektphasen und ermöglichen Unternehmen eine bessere Planung des Vorhabens. Zudem schaffen sie für alle Beteiligten mehr Transparenz und eignen sich nicht nur zur Steuerung großer und langfristiger Projekte. Sondern auch in kleinen Projekten bleibt so der Überblick gewahrt. Daher haben wir für Sie jetzt einmal zusammengefasst, wie Meilensteine richtig eingesetzt werden und warum sie für das Projektmanagement so wichtig sind.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Was ist ein Meilenstein im Projektmanagement? Definition & Einordnung
  • Wichtige Wegweiser und Kontrollpunkte
  • Alleskönner im Projektmanagement
  • Meilensteine als Mittel der Projektsteuerung
  • Auf den Punkt gebracht

Ziel des Beitrags: An den Grundlagen von Projektmanagement interessierte Leser erhalten eine Einführung in das Thema „Meilensteine und Projektphasen“ und erfahren, wie sich Meilensteine erfolgreich bei der Projektplanung und -steuerung einsetzen lassen.

Was ist ein Meilenstein im Projektmanagement? Definition & Einordnung

Im Projektmanagement ist „Meilenstein“ einer der zentralen Begriffe – allerdings sollte man ihn nicht allzu bildhaft verstehen. Denn gegenüber ihrer historischen Entsprechung als oftmals recht schmucke Entfernungsanzeiger am Wegesrand dienen Meilensteine im Projektmanagement auch übergeordneten Zwecken. Die DIN 69900 etwa definiert sie als Ereignisse von besonderer Bedeutung.

Um dies zu veranschaulichen, stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben einen Wandertag von Dorf A ins 20 Kilometer entfernte Dorf B geplant, den Sie nun mit Ihrer Familie begehen. Unterwegs erklimmt Ihre Gruppe einen Berg, der einen tollen Ausblick bietet, und zur Mittagszeit kehren Sie in ein Gasthaus mit weitgerühmter Küche ein. Nachmittags besuchen alle ein Naturkundemuseum, bevor die letzte Etappe mit einem Ausflugsdampfer über einen großen See an den Zielort führt.

Grob vereinfacht ausgedrückt, sind diese vier Highlights die Meilensteine Ihres Projekts „Wanderung“. Es hat damit mehrere Phasen.

Wesentlich ist hier, dass es sich um das Erreichen von Zwischenzielen handelt, die für gewöhnlich, aber nicht ausschließlich am Ende von Projektphasen verortet sind. Also nachdem eine Aufgabe oder ein Aufgabenpaket abgearbeitet wurde. Bei der Wanderung wäre die Aufgabe also der Weg zum Highlight.

Wichtig: Insofern sind Meilensteine weder mit den Tasks noch mit dem Projektziel zu verwechseln! Sondern sie grenzen als „Teilschritte“ die Phasen und Unterphasen eines Projekts voneinander ab. Gemäß Definition müssen sie dabei stets bedeutsam für das Projekt sein.

Geeignete Meilensteine festzulegen, liegt in der Verantwortung des Projektleiters. Indem er so den Projektverlauf in Etappen mit überprüfbaren Zwischenzielen unterteilt, gibt er dem Projekt insgesamt mehr Struktur und ermöglicht allen Beteiligten eine bessere Orientierung. Insbesondere erleichtert dies Unternehmen und Agenturen die Planung, das Controlling und die Steuerung von Projekten. Darum geht es in diesem Beitrag.

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Website vs. Webshop: unterscheiden sich die Relaunch Maßnahmen?

Wichtige Wegweiser und Kontrollpunkte

Bei der Planung eines Projekts wird jeder wichtige Schritt festgelegt. Darunter auch individuelle bzw. projektabhängige Meilensteine. Somit ist auf einen Blick ersichtlich, wann etwas fertig sein muss und wann und womit es weitergeht. Meilensteine weisen so nach und nach den Weg ins Ziel und fungieren gerade bei komplexen oder längerfristigen Vorhaben als unverzichtbare Kontrollpunkte: Projektleiter, Team und Auftraggeber sind in der Lage zu überprüfen, ob alle in den einzelnen Phasen des Projekts geplanten Aktivitäten erfolgreich abgeschlossen wurden. Dies immer auch mit kritischem Blick auf die Qualität der Ergebnisse und die Wahrung des Zeit- und Budgetrahmens.

Ein effizientes Controlling mittels Meilensteinen bedarf jedoch eines guten Gespürs für tatsächlich relevante Ereignisse. Die Anschaffung einer neuen Espressomaschine für die Teeküche gehört in aller Regel nicht dazu. Nur um es mal auf die Spitze zu treiben.

Fakt ist: Ein Meilenstein im Projekt darf weder zu klein [sic!] noch zu groß sein. In letzterem Fall sollte ein Unternehmen den Meilenstein aufsplitten und dessen Erreichen über mehrere Projektphasen hinweg „Stück für Stück“ abbilden. Dies vor allem dann, wenn dem Projekt ansonsten die Meilensteine auszugehen drohen. Denn plant das Management zu wenige ein, sind die Abstände dazwischen so groß, dass sich der Projektfortschritt nur unzureichend überprüfen lässt. Sind es indes zu viele, wird das Ganze schnell unübersichtlich und bindet dauerhaft wertvolle Ressourcen.

Typische Meilensteine sind zum Beispiel die Freigabe eines neuen Layouts beim Website-Relaunch oder die Fertigstellung eines Produktfeatures bei der Entwicklung einer Software. Auch das Richtfest beim Hausbau ist ein Meilenstein. Alles besondere, wichtige Ereignisse im hier verstandenen Sinne.

Alleskönner im Projektmanagement

Durch das clevere Setzen passender Meilensteine und Schaffen von Projektphasen (innerhalb des Projektlebenszyklus) bekommt das Projektmanagement also einen besseren Überblick über den jeweiligen Status quo eines Projekts, um im Falle von Fehlentwicklungen zeitnah korrigierend eingreifen zu können. Dazu weiter unten mehr.

Ob und inwiefern ein Meilenstein erreicht wurde, lässt sich zum Beispiel in Team-Meetings kontrollieren und dort fachlich auf Augenhöhe diskutieren.

Im Einzelnen erfüllen Meilensteine damit folgende Funktionen:

  • Grobe Terminplanung des Gesamtprojekts
  • Bessere Strukturierung des Vorhabens
  • Höhere Transparenz des Projektverlaufs
  • Überprüfung des Leistungsfortschritts
  • Effizientere Qualitätssicherung
  • Zusätzliche Motivation des Teams
  • Identifizierung von Verzögerungen und Krisen
  • Entscheidungshilfe über den Projektfortgang

Das mit der Teammotivation sollte man übrigens nicht unterschätzen! Denn nicht wenige Mitarbeiter lieben es, wenn es im Projekt konsequent vorangeht. Und Meilensteine sind für sie dabei Teilerfolge, die ihren Beitrag zum Gelingen des Gesamtvorhabens in angemessener Form zelebrieren.

Auch der interne oder externe Auftraggeber freut sich natürlich mit. Schließlich ist es sein Projekt.

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Der Meilenstein als Mittel der Projektsteuerung

Läuft ein Projekt aus dem einen oder anderen Grund aus dem Ruder, muss das Management schnell eingreifen und gegensteuern können. Denn die Zeit drängt. Meilensteine sind für den Projektleiter dann wichtige Indikatoren und helfen ihm dabei, schnelle und idealerweise richtige Entscheidungen zu treffen. Bis hin zu der Empfehlung an den Auftraggeber, das Vorhaben zu stoppen, sofern es um dessen Erfolgsaussichten allzu düster bestellt ist. Die Ursachen dafür können vielfältig sein: gravierende Fehler bei der Planung oder Umsetzung, überproportional ausufernde Kosten sowie plötzlich veränderte Marktbedingungen, die das zu entwickelnde Produkt absehbar obsolet machen.

So viel zum Worst Case.

Insgesamt schützen Steuerungsmaßnahmen mit Meilensteinen jedoch vor Problemen bzw. helfen dabei, diese in den Griff zu bekommen. Hierzu kann der Projektleiter Meilensteine im Projektplan verschieben und neu terminieren, um das gesamte Projekt entweder zu beschleunigen oder die durch eine Verzögerung verlorene Zeit in späteren Projektphasen wieder aufzuholen. Dies sollte dann aber mit dem Team abgestimmt werden. Außerdem können Meilensteine jederzeit hinzugefügt oder komplett aus dem Plan genommen werden, wenn es dem Projektablauf dient.

Auf den Punkt gebracht

Wie wir gesehen haben, unterteilt das Setzen von Meilensteinen ein Projekt in einzelne Phasen, kennzeichnet wichtige Schnittstellen oder Wendepunkte im Projektverlauf und ermöglicht eine optimale Planung, Überwachung und Steuerung. Auf diese Weise ebnet das Projektmanagement den Weg für den Erfolg von Projekten.

Gleichzeitig dienen Meilensteine der Qualitätssicherung und Mitarbeitermotivation und schaffen Anreize und Lernaspekte für neue Projekte.

Sowohl für kleine als auch für große Projekte lohnt sich daher die Investition in einen Projektplan, in dem die grobe Terminplanung samt Meilensteinen festgehalten wird.

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Projektmanagement

Wann ist ein Projekt ein Projekt? Definition und Abgrenzung

Wann ist ein Projekt ein Projekt?

In der Alltagssprache verwässert die Grenze zwischen „Projekt“ und „Prozess“ zusehends. Per Definition sind Komplexität, Einmaligkeit und Neuartigkeit hier einige der zentralen Kriterien. Im Folgenden erfahren Sie, worin die weiteren Unterschiede bestehen – und warum es für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation wichtig ist, genau zu differenzieren und das gesamte Vorhaben nicht mit punktuellen Aufgaben zu verwechseln. Mit besonderem Fokus auf agiles Projektmanagement.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Was ist ein Projekt? Definition und inhaltliche Abgrenzung
  • Projekt vs. Prozess: Exkurs anhand eines drängenden Beispiels
  • Sind Routineprojekte mit starren Strukturen noch zeitgemäß?
  • Modernes Projektmanagement: Eine Frage des Mindsets!

Ziel des Beitrags: Im Projektmanagement noch unerfahrene Entscheider in Unternehmen sowie interessierte Laien erfahren, welche Kriterien für Projekte maßgeblich sind – und was nicht dazu zählt.

Was ist ein Projekt? Definition und inhaltliche Abgrenzung

Die DIN 69901 beschreibt Grundlagen, Prozesse, Prozessmodelle, Methoden, Daten, Datenmodelle und Begriffe im Projektmanagement. Danach ist ein Projekt definiert als ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.

Zu den zentralen Kriterien gehören aus unserer Sicht:

  • Zielvorgabe
  • Plan/Vision
  • Ressourcen
  • Einmaligkeit
  • Komplexität
  • Neuartigkeit
  • Projektorganisation

Die Betrachtung als Vorhaben ermöglicht es, Projekte von einzelnen Aufgaben zu unterscheiden. So etwa von Routine-, Linien- und Prozessaufgaben, die einem immer wieder reproduzierbaren Ablauf folgen. Dazu weiter unten mehr. Ein Vorhaben hingegen, insbesondere wenn es komplex ist und unter Einsatz zeitlicher, finanzieller und personeller Ressourcen auf die Entwicklung von etwas Neuartigem abzielt, das nicht in Einzelarbeit realisiert werden kann, bedarf einer Projektorganisation. Im eigentlichen Projektmanagement gilt es dann, zunächst einen mehr oder minder einzigartigen Lösungsweg zu ermitteln und diesen Schritt für Schritt umsetzen zu lassen.

Das klassische Projektmanagement sieht dafür einen unter anderem für die Erstellung des Projektplans zuständigen Projektleiter und ein Projektteam vor, während beispielsweise die Zusammenarbeit in agilen Projekten nach der Scrum-Methode einen Scrum Master, einen Product Owner sowie ein Entwicklungsteam umfasst.

In diesem Beitrag bringen wir ein wenig Licht ins Dunkel, liefern ein einleuchtendes Beispiel und gehen darauf ein, warum agiles Projektmanagement möglicherweise auch für Sie das Gebot der Stunde ist.

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Projekt vs. Prozess: Exkurs anhand eines drängenden Beispiels

Ein gutes Beispiel für ein Projekt ist die Entwicklung und Implementierung einer Digitalstrategie im Unternehmen – gerade weil die Digitalisierung derzeit die wohl größte Aufgabe für die deutsche Wirtschaft darstellt. Ohne Projektorganisation und Projektmanagement ist dieses komplexe Vorhaben von vornherein zum Scheitern verurteilt – nämlich genau dann, wenn Unternehmen versuchen, es vorrangig über bereits etablierte Prozesse abzubilden.

Denn diese wiederholen im Grunde genommen ein und dieselben Aufgaben bzw. Vorgänge, führen zu ein und denselben Ergebnissen und werden via Prozessmanagement [sic!] lediglich immer weiter optimiert. Darum geht es bei einem Projekt aber nicht. Vielmehr sind Projekte bis auf Weiteres einmalig, werden durch Meilensteine in Phasen unterteilt und sollen in einem definierten Zeitrahmen etwas Neues oder Innovatives hervorbringen – sei es ein Produkt, ein Produktfeature oder eben eine Digitalstrategie (s. o.). Klar, wenn man einen völlig neuen Zielort erreichen möchte, ruft man im Navigationssystem ja auch nicht alte Routenbeschreibungen ab und probiert ad hoc ein paar Abkürzungen aus.

Projekte erfordern also eine völlig andere Herangehensweise als etwa das operative Online-Marketing, das einen eher prozessualen Charakter hat. Im Falle der „digitalen Nachzügler“ in unserem obigen Beispiel ist somit auch das für Projekte konstitutive Merkmal der Neuartigkeit erfüllt. Und nur der Vollständigkeit halber: Zwar können zum Vorhaben passende Prozesse ein Projekt vorantreiben, indem sie Teilaufgaben übernehmen. Jedoch sind sie niemals Projekte an sich. Ihnen fehlt die Einmaligkeit, Komplexität, zeitliche Komponente und anderes mehr. Im allgemeinen Sprachgebrauch geht diese alles entscheidende Differenzierung zwischen Projekt und Prozess jedoch oftmals ein wenig unter.

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Sind Routineprojekte mit starren Strukturen noch zeitgemäß?

Doch was ist mit Vorhaben, die zwar komplex, aber nicht neuartig sind? Die gibt es schließlich auch. Klar ist: Solche „Routineprojekte“ sind bis zu einem gewissen Grad standardisierbar. Etwa wenn es um praxisbewährte Produktentwicklungsprojekte geht. Allerdings bergen standardisierte und somit „von Natur aus“ lineare Projektabläufe wegen des zunehmenden Innovationsdrucks im Markt stets die Gefahr, den Anschluss an aktuelle Entwicklungen zu verlieren.

Heißt: Da sie auf klassisches Projektmanagement setzen, sind Routineprojekte im Vergleich zu agilen Ansätzen nicht anpassungsfähig genug und ermutigen schon mal gar nicht zu Experimenten. Insofern mündet ein „eingestaubtes“ Vorgehen nicht selten in suboptimalen Ergebnissen. Denn was nützt es einem Unternehmen oder einer Organisation, einerseits die Projektkosten gesenkt zu haben, wenn das Produkt andererseits an den zwischenzeitlich gewandelten Anforderungen im jeweiligen Marktsegment vorbei entwickelt wurde und folgerichtig keine Nutzer bzw. Abnehmer findet? Dann wurden letztlich nur wichtige zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen verschwendet.

Unternehmen oder Organisationen, die auf standardisierte Projektabläufe setzen, sind daher gut beraten, diese regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. Oder gleich auf agiles Projektmanagement umzuswitchen. Zumal die heutzutage immer kapriziöseren Markt- bzw. Kundenanforderungen ein erhöhtes Maß an Flexibilität erfordern. Für Vorhaben, in deren DNA keinerlei Möglichkeit zur Anpassung und Neuartigkeit eingeschrieben ist, wird die Luft also immer dünner.

Viele Projekte, die in Unternehmen durchgeführt werden, lassen sich ohnehin nicht vollständig standardisieren. Das ist seit jeher so, da selbst vermeintliche Routineprojekte unabhängig von ihrer Komplexität immer auch neuartige Elemente enthalten können. Doch ohne Blick dafür verkommen Projektvorhaben im hier verstandenen Sinne schnell zu starren Prozessen, die zwar ihre Aufgabe erfüllen, am Ende aber doch nur Ressourcen verbrennen, ohne jemals ins anvisierte Ziel zu kommen. Wirklich Neues entsteht so nicht.

Modernes Projektmanagement: Eine Frage des Mindsets!

Mit all dem tun sich große, hierarchische und eher traditionell aufgestellte Unternehmen und Organisationen bekanntermaßen schwer: Die erste Hürde war vor einigen Jahrzehnten die Umstellung auf eine konsequente Projektorganisation – jetzt ist es der Schwenk von klassischem Projektmanagement hin zu agilem Projektmanagement. Auch weil Agilität ein völlig neues Mindset voraussetzt und einen erheblichen strukturellen Umbau im Unternehmen nach sich zieht.

Unstrittig ist jedoch, dass eine besser an die Markterfordernisse angepasste Organisation des Projekts mit agilen Teams als kleinen, beweglichen „Organisationseinheiten auf Zeit“ innerhalb der großen, vormals streng hierarchischen Organisation in der Regel bessere Ergebnisse erzielt. So ist in agilen Projekten (idealerweise) vieles anders: Es gibt keine in Stein gemeißelte Arbeitsteilung und keine festen Rollen, und statt einer strikten Hackordnung wird in modernen Projekten zumeist auf Augenhöhe zusammengearbeitet. Das Entwicklungsteam organisiert sich dabei vorzugsweise selbst und arbeitet während der Sprints bei Scrum weitgehend autark. Außerdem ist die Kommunikation innerhalb des Projektteams und nach außen möglichst offen.

Nur dann und nur dann führen agile Projekte gegenüber klassischen Projekten vermehrt zum Erfolg. Vorausgesetzt natürlich, die Strukturen im Projekt sind für alle Beteiligten durchweg sinnstiftend und bleiben flexibel, ohne plötzlich infolge von Über-Organisation zu erstarren. Blinder Gehorsam hinsichtlich einer wie auch immer von oben diktierten „richtigen Arbeitsweise“ ist hier tödlich und widerspricht dem agilen Gedanken.

An den oben genannten Kriterien bzw. der Definition für Projekte ändert dies selbstverständlich nichts. Denn nur dann ist ein Projekt ein Projekt.

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IT-Consulting

Das macht IT-Projekte besonders

Das macht IT-Projekte besonders

Was macht eigentlich das IT-Projektmanagement in Unternehmen zu etwas Besonderem? Die schnelle Antwort: die Arbeitsweise. In kaum einer anderen Disziplin wird so gearbeitet wie in IT-Projekten. Aber warum genau arbeiten wir hier anders? Noch eine schnelle Antwort: Weil das Produkt virtuell ist. In diesem Beitrag erklärt Ihnen blindwerk das nun etwas genauer.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Die besondere Welt von IT-Projekten
  • Besondere Anforderungen für die Beteiligten
  • Agile Arbeitsweise ist nichts für nebenher!
  • Eine ganze Palette an Handlungsmöglichkeiten
  • IT-Projektmanagement: Hard oder soft?
  • Fazit

Ziel des Beitrags: Unternehmen und andere Interessierte erfahren, was IT-Projekte so besonders macht: Konkret ist das die agile Arbeitsweise, die aufgrund der Komplexität dieser Projekte sinnvoll ist.

Die besondere Welt von IT-Projekten

Die Frage ist also: Was sind IT-Projekte? Vielfältig und komplex – so lässt sich eine Vielzahl von IT-Projekten beschreiben. Sie können Anwendungssysteme entwickeln, neue Informationssysteme einführen, Rightsizing oder Outsourcing durchführen, IT-Systeme vernetzen oder sogar ganze Abteilungen umstrukturieren.

Die Projekte können in ihrer Form strategisch oder organisatorisch sein. Manchmal betreffen sie Infrastrukturen, manchmal die Ausbildung von Mitarbeitern. In einigen Fällen ist es das Ziel von Unternehmen, Kosten zu senken oder in effizientere Betriebsabläufe zu investieren.

IT-Projekte kennzeichnen sich häufig durch vielfältige Anforderungen aus. Gerade aufgrund dieser Komplexität arbeiten wir in IT-Projekten anders als beispielsweise in der Baubranche (etwa beim Hausbau).

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Projektmanagement: IT-Projekt versus Hausbau

Wir bei blindwerk sind in der Digitalbranche tätig, keine Leute vom Bau. So läuft aus unserer Sicht beim Hausbau alles nach Plan (vorausgesetzt, es werden keine gravierenden Fehler begangen): Nach der Planung erfolgt der Rohbau. Anschließend werden die Innenausbau-Arbeiten durchgeführt, bis das Projekt schließlich abgenommen wird. Dazwischen vollzieht sich eine Vielzahl an Schritten.

Kurzum, ein idealer Hausbau ist sozusagen von Hause aus planbar, weitgehend klaren Abfolgen unterworfen. Wir sprechen selbstverständlich vom klassischen Einfamilienhaus, in unserer Sprache also von einem „Best Practice“-Projekt.

Aber auch in IT-Projekten gibt es „Best Practice“-Projekte. Doch häufig wissen wir einfach nicht, wie das fertige „Haus“ am Ende aussehen wird. Denn sie sind komplex, Anforderungen können sich ändern. Und das ist hier der springende Punkt! Insofern müssen wir bestens gewappnet sein, auf diese Veränderungen möglichst gut reagieren zu können. Das ist unser Job als digitale Architekten.

Besondere Anforderungen für die Beteiligten

Die IT ist also besonders dynamisch und schnelllebig. Die Mitarbeiter sollten daher ständig geschult und weitergebildet werden, um auf dem neuesten Stand zu sein. IT-spezifische Kenntnisse beschränken sich jedoch nicht auf das Beherrschen von Programmiersprachen und das Wissen über diverse Datenbanksysteme. Vielmehr erfordert der Projektgegenstand das Know-how aus ganz unterschiedlichen Fachbereichen, wenn verschiedene Verfahren, Methoden, Techniken und Werkzeuge angewendet werden.

Und deshalb wird in IT-Projekten auch völlig anders gearbeitet: In kaum einem Bereich setzt das Management so sehr auf eine agile Arbeitsweise wie in der IT. Zwar gibt es immer noch Teams, die mit der sogenannten Wasserfall-Methode arbeiten. Und es gibt auch Projekte, in denen diese Methode absolut ihre Berechtigung hat (beinahe wie beim Hausbau). In komplexen Projekten wird jedoch meist agil gearbeitet – überwiegend nach der Scrum-Methode. Dadurch ist gewährleistet, dass man sich fortwährend an sich ändernde Rahmenbedingungen und Anforderungen anpassen kann.

Kurz erklärt: Scrum versus Wasserfall

Die agile Vorgehensweise ist das genaue Gegenteil der Wasserfall-Methode. Der bekannteste agile Vertreter ist Scrum. Statt sehr langen Phasen und vorgeschriebenen Abläufen ist die Planung kurzfristig und dynamisch. Scrum sprintet und ist wendig, während der Wasserfall gewissermaßen schnurstracks einen Marathon läuft. Ein solcher Sprint ist idealerweise mit Scrum im IT-Projekt zwischen ein bis vier Wochen lang.

Daher hat sich in der IT eine alternative Bezeichnung für „Projektmanager“ durchgesetzt: Scrum-Master. Denn die Anforderungen an das Projektmanagement sind nicht mit klassischen Projekten vergleichbar: Ein IT-Projektmanager sollte sich also mit der Art und Weise gut auskennen, wie in solchen Projekten gearbeitet wird. Mehr darüber erfahren Sie in unserem Beitrag „Was macht eigentlich ein IT-Projektmanager?

Agile Arbeitsweise ist nichts für nebenher!

IT-Projekte sind virtuell, was sich natürlich deutlich auf die Arbeitsweise auswirkt: Wir können in diesen Projekten viel leichter Software nutzen, darunter Ticketsysteme, Planungs- oder eben Projektmanagement-Software. Diese Tools unterstützen uns darin, besonders flexibel arbeiten zu können – und somit eben auch effizienter.

Diese Flexibilität ermöglicht es uns, agil zu arbeiten. 

Doch Vorsicht: Immer noch hält sich im Management hartnäckig die Vorstellung, IT-Projekte könnten „nebenher“ erledigt werden. Aber auch eine agile Arbeitsweise ist nichts für nebenher, gerade weil sie ein möglichst reibungs- bzw. nahtloses Zusammenarbeiten zum Ziel hat. Somit ist ein ständiges Projektmanagement notwendig, das sowohl in den Planungsphasen als auch während der Umsetzung das Team, die zu erledigenden Aufgaben sowie die Qualität des Projekts im Auge behält.

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Eine ganze Palette an Handlungsmöglichkeiten

IT-Lösungen können in ihrem Lebenszyklus vielfältige Aufgabenstellungen mit sich bringen. Von der Entwicklung über die Implementierung von individuellen oder standardisierten Lösungen bis hin zur Archivierung liegen viele Zwischenschritte.

Die Weiterentwicklung des IT-Projektes kann funktional oder durch Replatforming oder Refactoring erfolgen.

Für den Betrieb ist beim IT-Projekt eine Palette von Handlungsmöglichkeiten gegeben: Sollen Kosten gesenkt werden? Wann und in welcher Form erfolgen der Rollout und die Migration? Reagiert das Unternehmen mit Offshoring oder Outsourcing?

Diese Faktoren sind alle vom Management zu bedenken, wenn es um die besonderen Anforderungen des IT-Projekts geht. Sie werden verstärkt mit agilem Projektmanagement bewerkstelligt, dadurch ändert sich auch ihre Durchführung.

Um die Vielfalt von IT-Projekten abzubilden, haben wir für Sie hier einmal beispielhaft einige Projekte aufgelistet, die blindwerk für verschiedene Kunden durchgeführt hat. Per Link kommen Sie zu den dazugehörigen Case Studies.

IT-Projektmanagement: Hard oder soft?

Übrigens: Genau genommen umfasst IT, also Informations- und Telekommunikationstechnologie, immer sowohl Hardware- als auch Software-Themen. Im Projektmanagement ist die Software der Platzhirsch. Hard-Projekte sind dementsprechend deutlicher mit dem erwähnten Hausbau zu vergleichen. Denn sie sind nicht so virtuell wie etwa unser Projekt für die EGT Energievertrieb GmbH.

Fazit

Es ist die Arbeitsweise, die das Management eines IT-Projekts von anderen Vorhaben unterscheidet. Konkret meinen wir eine agile Arbeitsweise, die wir nur deshalb haben können, weil diese Projekte virtuell sind. Moderne Software etwa für virtuelle Boards macht es möglich. Sie gibt uns die Flexibilität, die wir letztlich für die Umsetzung komplexer Projekte benötigen. So können wir immer wieder auf veränderte Bedingungen reagieren, statt einem starren Konzept folgen zu müssen. Gerade das macht das IT-Projektmanagement so besonders!

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(Re)launch

Die Phasen im Webprojekt

Die Phasen im Webprojekt

Ein Webprojekt durchläuft immer verschiedene Phasen, und keine davon ist unwichtig. Vielmehr trägt jede einzelne entscheidend zum Projekterfolg bei. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die acht zentralen Phasen eines Webprojekts vor. Werden diese gleichermaßen berücksichtigt, ist der Weg für den Online-Erfolg Ihres Unternehmens bestens geebnet.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Diese acht Phasen sollte Ihr Webprojekt durchlaufen
  • Phase 1: Briefing
  • Phase 2: Angebot
  • Phase 3: Grobkonzept
  • Phase 4: Fein- & Designkonzept
  • Phase 5: Umsetzung
  • Phase 6: Testing
  • Phase 7: Launch
  • Phase 8: Optimierung
  • Fazit: Der Weg zum Online-Erfolg

Ziel des Beitrags: Entscheider und Projektverantwortliche erhalten einen ausführlichen Überblick über alle maßgeblichen Phasen eines Webprojekts – und lernen so, wie wichtig diese sind, wenn ihr Unternehmen online erfolgreich sein soll.

Diese acht Phasen sollte Ihr Webprojekt durchlaufen

Erfolgreiche Webprojekte resultieren aus einer engen Zusammenarbeit des Teams mit dem Kunden. Gerade komplexe Projekte werden oft mit agilen Methoden wie Scrum oder Kanban umgesetzt. Sie ermöglichen es, wichtige Aufgaben so zu priorisieren, dass bereits in kürzerer Zeit nutzbare Software entsteht und die Zusammenarbeit regelmäßig auf den Prüfstand gestellt wird. Komplizierte, aber vorhersehbare Projekte werden eher nach dem Wasserfallmodell abgearbeitet, da hier eine vorherige Planung wichtig ist.

Ob Sie nun agil arbeiten oder klassisch – der Projektlebenszyklus der meisten Webprojekte kennzeichnet sich durch bestimmte Phasen aus, die Sie kennen und durchlaufen sollten!

Chemistry-Meetings fördern eine langfristige Zusammenarbeit

Eine enge, langfristige Zusammenarbeit mit Ihrer Agentur ist in jeder Phase eines Webprojekts wichtig. Eine Zusammenarbeit ist nur dann sinnvoll, wenn die Chemie auf beiden Seiten spürbar stimmt. Chemistry-Meetings bieten Raum für ein fachliches, menschliches und kreatives Kennenlernen, das in klassischen Pitches nicht machbar ist. Das Ergebnis: bestenfalls ein kleiner Probeauftrag für den Reality-Check. Er ist eine erste Projektarbeit unter realen Bedingungen und hilft sowohl der Agentur als auch Ihnen, sich ein Bild voneinander zu machen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Phase 1: Briefing

Gemeinhin ist den Beteiligten klar, wie wichtig das Briefing in einem Webprojekt ist. Doch gute, ausführliche Briefings sind leider Mangelware. Außerdem kommt es dabei immer wieder zu schlechten, unvollständigen Angaben.

In einem guten Briefing sollten die folgenden Fragen beantwortet werden: Was soll entwickelt werden? Warum soll es entwickelt werden? Wie soll es entwickelt werden? Für wen soll es entwickelt werden?

Bereits diese Fragen haben es in sich und könnten oft locker ein ganzes Buch füllen. Nur wird das kaum jemand erstellen, geschweige denn lesen … Aus diesem Grund möchten wir Ihnen wertvolle Tipps für das Briefing in Ihrem Webprojekt geben:

  1. Schreiben Sie für die Anforderungen keinen zusammenhängenden Text, sondern erstellen Sie nach Möglichkeit einzelne Anforderungen, die sich nach Wichtigkeit ordnen lassen.
  2. Nutzen Sie für die Produktvision ein klares, aber emotional mitreißendes Ziel, um sie in den Köpfen der Mitarbeiter zu verankern und die Begeisterung für das Projekt zu fördern.
  3. Planen Sie in komplexen Projekten möglichst früh eine schlanke, bereits bedienbare Software (z. B. Testversion) oder gar releasefähige Software ein.
  4. Kennen Sie Ihre Nische (Problem, Lösung, Wettbewerb, Themen).
  5. Lernen Sie vom Markt bzw. bereits vorhandenen Webprojekten (Positiv- und Negativbeispiele).
  6. Benennen Sie Best- und Worst-Cases (guter Ausgang des Projekts/schlechter Ausgang des Projekts).
  7. Verfügen Sie über das Budget, um zu einem Release zu gelangen?
  8. Welches Know-how und welches Team benötigen Sie zur erfolgreichen Durchführung des Projekts?
  9. Was passiert nach dem Release des Projekts?

Schlussendlich ist im Briefing zu klären, auf welchem vorhandenen Material aufgebaut werden kann und zu welchem Termin der Relaunch oder Livegang erfolgen soll.

Phase 2: Angebot

Sogenannte „Best Practice“-Projekte (vielfach Standardprojekte) lassen sich in der Regel recht genau kalkulieren. Wenn Ihre Digitalagentur ähnliche Projekte bereits zigmal umgesetzt hat (wie etwa ein Standard-WordPress-Projekt), dann sollte der angesetzte Preis um maximal 20 Prozent schwanken (aber auch dann sollte der Dienstleister erklären können, weshalb es zu einer nachträglichen Preissteigerung kommt).

Wichtig: In technisch komplizierten Projekten sollte Ihre Digitalagentur parallel zum Angebot ein technisches Konzept erstellen, um ein genaues Angebot abgeben zu können. In komplexen Projekten hingegen muss die Komplexität reduziert werden, um das Projekt überblicken zu können.

Wichtig ist, dass Sie als Kunde in jedem Fall ein releasefähiges Projekt angeboten bekommen. Das mag dann noch nicht das vollständige, weil in Gänze noch nicht abschätzbare Projekt sein, aber eben eins, mit dem Sie grundsätzlich online gehen könnten. Das gibt Ihnen wesentlich mehr Planungssicherheit als eine unsichere Kalkulation, in der also „ins Blaue“ oder Unsichere hinein kalkuliert wird. Gerade die Kombination aus „Komplexität reduzieren“ und „releasefähiges Projekt“ gibt Kunden definitiv mehr Sicherheit.

Phase 3: Grobkonzept

Sagen wir einfach, ein paar Vorarbeiten für das Webprojekt sind äußerst hilfreich und daher unbedingt zu empfehlen: Unternehmen, die über ausreichend Branchenwissen verfügen, haben Firmenrecherche, Branchenanalyse, Best-Practices und Worst-Cases bereits im Briefing zusammengetragen. Andernfalls sollten Unternehmen diese Punkte spätestens jetzt gemeinsam mit ihrem Dienstleister angehen.

Themen und Inhalte planen

Nehmen wir einmal an, es geht um das Erstellen einer neuen Website: Welche Themen möchten Sie online bedienen? Wie soll Ihre Website inhaltlich strukturiert bzw. aufgebaut werden? Was sind die Ziele Ihrer Website? Das sind nur einige der zentralen Fragen.

In kleineren Webprojekten nimmt die inhaltliche Planung oft viel zu wenig Raum ein. Und dabei wollen Sie doch gerade mit einem solchen Projekt eine Nische erfolgreich besetzen!

Nehmen Sie sich daher bitte die Zeit, Ihr Projekt sorgfältig zu planen, geben Sie ihm eine Struktur, ein theoretisches Grundgerüst und folgen Sie einem Plan, mit dem Sie Ihre Ziele erreichen. Hiervon hängt unter anderem ab, ob Sie gute Rankings in Suchmaschinen erzielen und ob Ihre Online-Besucher letztlich konvertieren.

Wireframes: Grobe Entwürfe Ihrer Website

Wenn Sie sich dazu entschlossen haben, der inhaltlichen Planung mehr Gewicht zu verleihen, führt im Grunde kein Weg an Wireframes vorbei. Dabei handelt es sich um einen sehr groben Entwurf Ihrer Website, in dem das konkrete Design noch nicht umgesetzt worden ist.

Wichtig: Wenn Sie beispielsweise ein Video erstellt haben, das Ihr Angebot gut erklärt, ist es vielleicht sinnvoll, es direkt im obersten Bereich Ihrer Website zu präsentieren (im sog. Header). Hier könnte der Wireframe ein erstes Beispiel zeigen, wie das Video im Optimalfall „promotet“ wird. Vergleichbar ist ein Wireframe mit einem Bauplan, der im individuellen Hausbau unverzichtbar ist.

Da ein solcher grober Entwurf zudem eine Hilfe für die Realisierung eines konkreten Webdesigns ist, verlieren Sie an der Stelle normalerweise kaum Budget oder Zeit. Daher lautet die klare Empfehlung: Lassen Sie in Ihrer Website mindestens einen Wireframe erstellen, um dem inhaltlichen Konzept eine visuelle Entsprechung zu geben.

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Website vs. Webshop: unterscheiden sich die Relaunch Maßnahmen?

Phase 4: Fein- & Designkonzept

Jetzt geht es an die Ausgestaltung des groben Konzepts, in dessen Rahmen auch das Aussehen der Website bzw. zentraler Webseiten festgelegt wird. Was in diesem Fein- bzw. Designkonzept enthalten ist, hängt sehr stark von dem Webprojekt, dessen Ausrichtung und dem gewählten Partner ab.

Im sogenannten Atomic-Design etwa wird eine Art Styleguide entwickelt, der angefangen von den kleinsten Designelementen, den „Atomen“ (etwa einem Button oder einer Überschrift) über „Moleküle“ (z. B. ein Suchformular, in welchem sich der erwähnte Button befindet) bis hin zu ganzen Templates und Seiten zusammenhängende, aber auch wiederverwendbare Web-Komponenten realisiert. In einem eher kleinen Webprojekt dagegen wird vielleicht lediglich ein Farbschema sowie eine Schriftart festgelegt.

Phase 5: Umsetzung

Im Grunde befinden wir uns jetzt bereits mitten in der Umsetzung. Doch „gefühlt“ beginnt für viele Beteiligte die Umsetzung erst mit der technischen Realisierung. Und das ist auch verständlich: Denn die Umsetzung ist zweifelsohne die zumeist komplexeste Phase in einem Webprojekt.

Gerade deshalb kann es zielführend sein, spätestens jetzt über die Art der Umsetzung nachzudenken: Haben Sie es mit einem Best-Practice-, einem komplizierten oder einem komplexen Projekt zu tun? Auf dieser Basis wird dann das passende Projektmanagement aufgesetzt. Während etwa in einfachen Projekten womöglich das Wasserfallmodell der beste Weg ist, ergibt in einem komplexen Projekt vermutlich ein agiles Framework wie Scrum Sinn. In jedem Fall verlangt die Umsetzung ein effizientes Projektmanagement, denn davon hängt der Erfolg Ihres Webprojekts maßgeblich ab.

Phase 6: Testing

Klassischerweise führt ein Dienstleister vor dem Livegang oder (Re)Launch diverse Tests durch: Hiervon kann unter anderem die Usability betroffen sein – sowie die Suchmaschinenoptimierung, die Performance (Pagespeed, Lasttest) und die Funktionalität des Webprojekts in diversen Browsern und Endgeräten (sog. Cross-Browser-Testing). Wer hier sorgfältig arbeitet, hat in aller Regel mit dem Livegang keine größeren Probleme.

Phase 7: Launch

Sofern während der Umsetzung und im Testing gute Vorarbeit geleistet wurde, ist der Livegang bzw. Launch weitgehend unproblematisch. Gravierende Änderungen sollten in dieser späten Phase des Webprojekts ohnehin nicht mehr vorgenommen werden. Wer jetzt noch das Hosting grundlegend verändert, macht etwas falsch.

Meist geht es nur noch darum, dass die Live-Domain auf das neue technische System zeigt. Je nach Content-Management- oder Shop-System werden hierbei spezifische Einstellungen getätigt: Meist gibt es eine Site-Konfiguration, die vorgenommen werden muss. Oft sind diese Einstellungen binnen weniger Minuten erledigt. In manchen Systemen (etwa mit höherem Sicherheitsbedürfnis) oder im Rahmen einer Migration kann dieser Vorgang schon aufwändiger sein und erfordert dementsprechend einige Expertise.

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Phase 8: Optimierung

Das Projekt ist online und Sie sind fertig, richtig? Falsch! Denn vor allem agile Projekte kennen kein klassisches Projektende. Und letztlich gilt immer – ob agil oder nicht: Ein Projekt ist idealerweise nie ganz fertig, allein schon deshalb nicht, weil sich die Rahmenbedingungen, wie etwa der Markt, die Themen oder das Verhalten der Zielgruppe, von Zeit zu Zeit ändern.

Nur erfolglose Projekte sind mit dem Livegang fertig. Erfolgreiche Online-Projekte indes werden konsequent weiterentwickelt, weil sich der Erfolg fast nie direkt mit dem Livegang einstellt. Deshalb ist diese achte Phase eines Webprojekts mindestens so wichtig wie alle Phasen davor.

Webprojekte: So geht blindwerk vor

Als digitale Architekten haben wir bei blindwerk einen Strukturplan entwickelt, der diese Phasen im Webprojekt beinhaltet – jedoch anders strukturiert und deutlich weiterentwickelt. So findet vor der Umsetzung ein mehrstufiger Prozess aus Diagnose, Zielformulierung und Analyse statt. Die Umsetzung schließlich beinhaltet neben dem Design und der Entwicklung eine inhaltliche Optimierung (etwa „SEO-Texte“, Übersetzungen etc.) sowie digitales Marketing (SEA, Retargeting, Social Media, Marktplätze). In der Phase nach dem Livegang unterstützen wir Sie durch Trainings (Systemschulungen, SEO-Schulungen) sowie durch technischen und redaktionellen Support.

Fazit: Der Weg zum Online-Erfolg

Sie kennen nun die acht Phasen im Webprojekt, und wir hoffen, dass wir Ihnen aufzeigen konnten, dass diese allesamt wichtig sind. Allerdings sind die Phasen inhaltlich sicherlich nicht für jedes Projekt gleich. So insbesondere beim Feinkonzept. Und dass auch die Umsetzungsphase so individuell sein kann, wie es individuelle Webprojekte gibt, bedarf vermutlich keiner weiteren Erklärung.

Wir möchten an Sie appellieren, alle acht Phasen im Webprojekt ernst zu nehmen!

Vernachlässigen Sie vor allem nicht das Briefing, da es bereits zu Beginn die Weichen für den Erfolg Ihres Projekts stellt. Und diskutieren Sie, inwieweit es sich lohnt, angesichts eines komplexen Projekts agil zu arbeiten. Je früher Unternehmen in einem solchen Webprojekt agil arbeiten, desto mehr werden diese starren Phasen aufgebrochen. So kann dann beispielsweise das Testing weitaus früher und nachhaltiger in das Projekt integriert werden. Und bestehen Sie in jedem Fall auf ein sorgfältiges Testing, damit Sie online nicht sofort böse Überraschungen erleben. Bringen Sie Ihr Webprojekt schließlich zum Erfolg, indem Sie es immer weiter optimieren.

Als Agentur für digitales Projektmanagement realisiert blindwerk Webprojekte für mittelständische und große Unternehmen.
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Projektmanagement

Was ist der Projektlebenszyklus?

Was ist der Projektlebenszyklus?

Jedes Projekt durchläuft mehrere maßgebliche Phasen. Zusammen machen diese den Projektlebenszyklus aus. In diesem Beitrag erklären wir, welche Projektphasen das im Einzelnen sind, wodurch sie sich auszeichnen und warum sie im Projektmanagement unverzichtbar sind. So können Unternehmen nicht zuletzt die Kosten besser im Blick behalten – und in den Griff bekommen.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Projektmanagement: Die vier Phasen des Projektlebenszyklus
  • Jedes Projekt hat (letztlich) einen individuellen Lebensweg
  • Die Phasen des Projektlebenszyklus im Einzelnen

Ziel des Beitrags: Entscheider in Unternehmen und Projektverantwortliche (in spe) erfahren, welchen Beitrag die Einhaltung des Projektlebenszyklus zum Gelingen von Projekten leistet.

Projektmanagement: Die vier Phasen des Projektlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus ist der „Lebensweg“ eines Projekts von dessen Start bis zu dessen Ende und umfasst klassischerweise vier Phasen: Initiierung, Planung, Durchführung und Abschluss. Als eines der zentralen Verfahren im Projektmanagement wird dadurch sichergestellt, dass sich ein Projekt zielgerichtet, effizient und konsistent ausführen lässt. Sowohl hinsichtlich des Aufwands (Zeit und Kosten) als auch hinsichtlich der Qualität des Produkts bzw. Ergebnisses.

„Verfahren“ klingt hier jedoch insofern etwas hochgestochen, als der Projektlebenszyklus im Grunde genommen nur die immergleiche chronologische Abfolge aufeinander aufbauender Schritte bzw. Projektphasen ist, ohne die klassische oder agile Projekte nicht erfolgreich durchführbar sind. Sprich: Zwar überlappen sich die einzelnen Phasen bisweilen ein wenig – aber ihre Reihenfolge bleibt stets dieselbe. An deren Ende steht immer ein größerer Meilenstein.

Insbesondere bei der Entwicklung innovativer Produkte kommt neben einer Machbarkeitsstudie oftmals eine Vorentwicklungsphase sowie eine Pilotphase hinzu. Ferner gibt es nicht die eine allgemeingütige Definition von Projektlebenszyklus, sondern leicht voneinander abweichende Definitionen. Deren Nuancen sind an dieser Stelle jedoch zu vernachlässigen. Vielmehr erfahren Sie, wodurch sich im Projektmanagement die vier zentralen Phasen des Projektlebenszyklus im Kern auszeichnen.

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Website vs. Webshop: unterscheiden sich die Relaunch Maßnahmen?

Jedes Projekt hat (letztlich) einen individuellen Lebensweg

Der Projektlebenszyklus ist neben dem Projektstrukturplan als hierarchischer Darstellung sämtlicher Aufgaben innerhalb eines Projekts also entscheidend für dessen Erfolg. Denn beides trägt maßgeblich dazu bei, dass Projekte sowohl über eine Grob- als auch über eine Feinstruktur verfügen. Dies ist vor allem beim Management komplexer Projekte unabdingbar: Ohne Unterteilung in klar voneinander abgegrenzte Phasen, Unterphasen und Arbeitspakete würden Projektleiter, Team und Stakeholder schnell den Überblick verlieren.

Innerhalb dieses strukturellen Gefüges wird unter anderem festgelegt:

  • Wer erstellt in den Projektphasen was und wann?
  • Was davon sind wegweisende Meilensteine?
  • Wie wird das Projekt gesteuert und überprüft?
  • Welche Kriterien sind bei der Qualitätskontrolle zu beachten?
  • Wann gilt eine Projektphase als abgeschlossen?
  • Wann gilt das Projekt insgesamt als abgeschlossen?

Wichtig: Da Projekte in aller Regel einmalig und einzigartig sind und sich dahingehend von sich kontinuierlich wiederholenden Prozessen unterscheiden, sind diese Fragen immer wieder aufs Neue zu beantworten. So gesehen hat jedes Projekt letzten Endes einen individuellen Lebensweg.

Mehr über die Charakteristika von Projekten erfahren Sie in unserem Beitrag „Wann ist ein Projekt ein Projekt?“.

Die Phasen des Projektlebenszyklus im Einzelnen

Die einzelnen Phasen des Projektlebenszyklus werden während des Projektverlaufs vom Projektteam der Reihe nach durchlaufen – allerdings weichen die Aufgaben des Projektmanagers dabei signifikant von denen seines Teams ab. Denn das Projektmanagement ist eher selten direkt an der Abarbeitung der Arbeitspakete beteiligt. Auch kommt das Team schwerpunktmäßig erst in der Umsetzungsphase zum Zug, während das Projektmanagement über alle Projektphasen hinweg aktiv ist und, Seite an Seite mit den Stakeholdern, im Wesentlichen übergeordnete Entscheidungen trifft.

Vielleicht interessiert Sie in diesem Zusammenhang auch unser Beitrag „Die Phasen im Webprojekt”.

Hier nun die vier entscheidenden Projektphasen:

Phase 1: Initiierung

Projekte beginnen mit einer mehr oder minder klaren Idee und münden in ein konkretes Vorhaben mit einem eindeutigen Ziel. Oder einer Vision, sofern es sich um agile Projekte handelt. Hier wie dort müssen der Auftraggeber und die Projektbeteiligten aber zunächst einmal die gleichen Vorstellungen von dem zu entwickelnden Produkt sowie dem hierfür anfallenden Zeit- und Kostenrahmen haben, und dies gilt es initial im Projektauftrag festzuhalten. Das ist dann der Startschuss für das Projekt.

Voraussetzungen dafür sind ein gegebener Bedarf im Zielmarkt sowie die personelle, technische und wirtschaftliche Durchführbarkeit des Vorhabens.

Die Initiierungsphase ist im Rahmen des Projektlebenszyklus ein strategischer Schritt, der den roten Faden für das Projekt vorgibt und in den nachfolgenden Phasen dem Management dabei hilft zu erkennen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist.

Phase 2: Planung

In der Planungsphase legt der Projektleiter (idealerweise in enger Abstimmung mit seinem Team) fest, welche Einzelschritte in welcher Reihenfolge den besten Weg ins Ziel weisen. Dazu schnürt das Projektmanagement Arbeitspakete, weist diese jeweils geeigneten Mitarbeitern zu und kalkuliert mit Blick auf das Budget die einzelnen Aufwände. Auch die Auswahl der passenden Projektmanagement-Software fällt in diese Phase.

Zu diesen taktischen, in die Strategie eingebetteten Maßnahmen gehört darüber hinaus die Identifikation absehbarer Risiken, um diesen bestmöglich vorbeugen zu können. Bis hin zur Eindämmung projektgefährdender Folgen im Krisenfall. Es bedarf also eines guten Controllings, welches es dem Projektmanagement ermöglicht, genau dann gegenzusteuern, wenn beispielsweise Meilensteine nicht in der geplanten Zeit erreicht werden oder die Kosten aus dem Ruder laufen. All dies ist eine Frage der minutiösen Planung im Vorfeld.

Damit der Projektlebenszyklus jederzeit intakt bleibt, müssen zudem effiziente Kommunikationsprozesse voreingestellt werden. Nur so kann das Projektmanagement im Projektverlauf intern wie extern alle Beteiligten zeitnah und punktgenau informieren (und ggf. instruieren) und das Projekt über alle Projektphasen hinweg auf Kurs halten.

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Phase 3: Umsetzung

Controlling und Projektsteuerung sind während der Realisierung des Projekts also das schlagende Herz des Projektlebenszyklus. Hierbei behält das Projektmanagement die Teilziele während der Umsetzung ebenso im Auge wie das übergeordnete Projektziel und gleicht routinemäßig (weder in zu großen noch in zu kleinen Intervallen) den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand ab. Indem so der Planfortschritt an „neuralgischen“ Punkten wie etwa den Meilensteinen erfassbar und bewertbar wird, bleibt das Projektteam handlungsfähig und kann etwaige Untiefen besser umschiffen.

Dazu sind nicht zuletzt regelmäßige Statusmeetings mit dem gesamten Projektteam notwendig. Hierdurch bleiben alle Projektbeteiligten auf demselben Stand, und das Team weiß, wann es was zu liefern hat. Außerdem können so Missverständnisse und Probleme rechtzeitig erkannt und Verzögerungen ausgeglichen werden, indem der Projektplan punktuell entzerrt wird. Daher sollte dieser immer gewisse Puffer vorsehen.

Mit anderen Worten: Wird die Dauer der Projektphasen (vor allem die Umsetzungsphase mit all ihren Einzelschritten) zu „optimistisch“ geplant, kann die Luft schnell dünn werden, wenn mal was nicht so gut klappt, und das Projekt in eine Schieflage geraten. Ein erfahrenes Projektmanagement weiß um dieses allgegenwärtige Risiko.

Phase 4: Abschluss

Der Projektlebenszyklus endet, wenn das im Projektplan definierte Ziel unter Erfüllung aller Leistungsmerkmale erreicht und das Produkt vom Auftraggeber abgenommen wurde. Zudem erstellt der Projektleiter einen Projektbericht.

Auch sollte eine „Lessons-learned-Analyse“ durchgeführt werden, in die sowohl die Erfahrungen des Projektteams als auch das Feedback vom Kunden einfließen. Die Leitfrage lautet dabei: Was lief gut, was lief schlecht? Ebenfalls im Projektbericht festgehalten, lassen sich auf Basis dieser Informationen und Erkenntnisse die Effizienz und mithin die Erfolgsaussichten zukünftiger Projekte steigern. All dies gilt selbstverständlich auch für gescheiterte Projekte.

Als Agentur für digitale Projekte weiß blindwerk, wie Sie Ihr Projektmanagement optimieren können. Im Erstgespräch ermitteln wir gerne zusammen mit Ihnen, welche Hebel dafür die richtigen sind.
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Projektmanagement

Was macht eigentlich ein Projektleiter?

Was macht eigentlich ein Projektleiter?

Nur eine effiziente Projektleitung bringt Projekte erfolgreich ins Ziel. Hierfür managt sie das Projekt, den Kunden und das Team. Welche zentralen Aufgaben ein Projektleiter dabei klassischerweise im Unternehmen übernimmt und auf welche Kompetenzen es ankommt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Projektleiter: Die wichtigsten Aufgaben im Überblick
  • Zur Vorklärung: Projektleiter oder Projektmanager?
  • Die Anforderungen des Projektleiters in klassischen Projekten
  • Was also tun, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft?

Projektleiter: Die wichtigsten Aufgaben im Überblick

Im klassischen Projektmanagement ist die Projektleitung der planerische, organisatorische und kommunikative Dreh- und Angelpunkt des gemeinsamen Vorhabens: Sie ist zuständig für die detaillierte Planung des Projekts, koordiniert über alle Projektphasen hinweg die verschiedenen Beteiligten (Team, Kunde, weitere Stakeholder) und übernimmt das Management der Ressourcen.

Insbesondere ist es Aufgabe des Projektleiters sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Projektziele erreichen – termingerecht, im Rahmen des Budgets und unter Gewährleistung der angestrebten Produktqualität. Dies erfordert ein breites Spektrum fachlicher Kompetenzen.

Damit Sie sich einen Überblick darüber verschaffen können, haben wir nachfolgend alle wichtigen Anforderungen und Aufgaben der Projektleitung für Sie zusammengefasst.Wollen Sie sich dagegen gezielt über die Rolle des Projektleiters in IT-Projekten informieren, hilft Ihnen unser Beitrag „Was macht eigentlich ein IT-Projektmanager?“ weiter.

Zur Vorklärung: Projektleiter oder Projektmanager?

Obwohl es kontroverse Auffassungen zur jeweiligen Führungsverantwortung gibt, werden die Begriffe „Projektmanager“ und „Projektleiter“ in Deutschland häufig synonym verwendet. Dies ist in erster Linie dem Umstand geschuldet, dass die DIN-Normen zum Projektmanagement hier keine klaren Abgrenzungen vorsehen.

In den USA indes ist einheitlich von „Projektmanager“ (Project Manager) die Rede – auch weil im dortigen Projektmanagement ein etwas anderes Mindset vorherrscht. Mehr dazu erfahren Sie in der Gegenüberstellung „Zum Unterschied zwischen Projektleitern und Projektmanagern“ auf der Website der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e. V. (GPM).

Für den vorliegenden Beitrag ist sowohl die Kontroverse als auch die Situation in den USA unerheblich, da beides nichts an den Aufgaben und den grundsätzlich erforderlichen Kompetenzen des Projektleiters bzw. Projektmanagers in deutschen Unternehmen ändert. Daher beschränken wir uns fortan auf den Begriff „Projektleiter“.

Die Anforderungen des Projektleiters in klassischen Projekten

Während sich – stark vereinfacht ausgedrückt – im agilen Projektmanagement die Rolle des Projektleiters auf mehrere Akteure verteilt und aufgrund der flacheren Hierarchien im Projektteam insgesamt an Bedeutung verloren hat, zeichnet er in klassisch aufgesetzten Projekten noch in vielerlei Management-Funktionen (allein)verantwortlich.

Die unten aufgeführten Aufgabengebiete der Projektleitung beziehen sich ausschließlich auf das klassische Projektmanagement in Unternehmen.

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Planung & Ziele

Der Projektleiter plant das Projekt und legt das Projektziel fest. Dieses muss für das Team auf realistische Art und Weise erreichbar und messbar sein. Dazu unterteilt der Projektleiter den Projektverlauf in Etappen (s. Meilensteine) mit verbindlichen Fristen und überprüfbaren Zwischenzielen, die Schritt für Schritt zum angestrebten Soll-Zustand des Projekts führen. Durch die professionelle Planung einschließlich der Zieldefinition stellt der Projektleiter die Weichen für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Teamführung & Steuerung

Während der Durchführung besteht die zentrale Aufgabe des Projektleiters darin, das Projekt so zu steuern, dass Kosten, Termine und Ergebnisse möglichst im Rahmen bleiben. Er koordiniert das Team, verteilt Aufgaben und Verantwortlichkeiten und sorgt durch die Bereitstellung jeweils benötigter Ressourcen dafür, dass die einzelnen Projektschritte frist- und qualitätsgerecht vollzogen werden können. Auch ist es seine Aufgabe, das Projektteam entsprechend zu motivieren, was eine hohe kommunikative Kompetenz erfordert.

Kommunikation

Eindeutige Kommunikation sowohl gegenüber dem Team als auch gegenüber Vorgesetzten, Auftraggebern und weiteren Stakeholdern ist eine Grundvoraussetzung für den Projekterfolg. Über diese Kernkompetenz muss ein Projektleiter daher zwingend verfügen und bei auftretenden Kommunikationsproblemen gegensteuern können. Denn nur wenn Aufgaben, Zuständigkeiten und Ziele intern ebenso verständlich vermittelt werden wie extern kommunizierte Informationen über den Projektverlauf, greift in der Zusammenarbeit ein Rädchen perfekt ins nächste.

Erfolgsmessung & Kontrolle

Der Projektleiter misst und kontrolliert regelmäßig alle relevanten Kennzahlen des Projekts: Termine, Kosten, Qualität etc. Auf diese Weise kann er gewährleisten, dass all dies innerhalb der definierten Parameter bleibt – oder nötigenfalls gegensteuern. Droht etwa die Gefahr, dass Teilziele verfehlt werden oder das Projekt sonst wie in Schieflage gerät, setzt der Projektleiter passende Gegenmaßnahmen im Projektteam um. Nur so lässt sich das Projektziel dann noch wie geplant erreichen.

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Dokumentation

Das Projekt lückenlos zu dokumentieren zählt ebenfalls zum Aufgabenspektrum der Projektleitung – sowohl während des Projektverlaufs als auch nach dessen Abschluss. Vor allem der abschließenden Dokumentation kommt dabei eine hohe Bedeutung zu. Denn damit weist der Projektleiter nach, ob ein Projekt tatsächlich erfolgreich verlaufen ist. Außerdem dient die Projektdokumentation als Grundlage für Optimierungsmaßnahmen hinsichtlich späterer Projekte und kann für Case Studies verwendet werden.

Vielleicht ebenfalls interessant für Sie: „Wie bereite ich ein digitales Projekt perfekt vor?“ In diesem Leitfaden mit Checklisten erfahren Unternehmen und Agenturen alles Wissenswerte über die Projektvorbereitung.

Was also tun, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft?

Klar ist: Angesichts all dieser Anforderungen kann einem die Projektleitung schnell mal über den Kopf wachsen. Und tatsächlich kriseln weiterhin viele klassisch initiierte Projekte und laufen über kurz oder lang aus dem Ruder. Um dem wirtschaftlichen Schaden schnell und entschlossen entgegenzuwirken, sollte das Management dann einen Partner ins Boot holen, der weiß, wie man sich als Unternehmen ausrichtet, navigiert und Probleme frühzeitig erkennt und enträtselt. Um diese sodann in einem weiteren Schritt zu reflektieren, zu deuten und zu beheben.

Sie möchten Ihr aktuelles Digitalprojekt sicher ins Ziel bringen? Das erfahrene Projektmanagement-Team von blindwerk meistert Ihre Herausforderungen – versiert, vertrauensvoll und branchenübergreifend.
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