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Agile Transformation: So gelingt die Implementierung von agilem Projektmanagement

Agile Transformation: So gelingt die Implementierung von agilem Projektmanagement

Geht es um die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen, sind agile Transformation und agiles Projektmanagement heute eigentlich ein Muss. Doch der damit verbundene Kulturwandel ist für traditionell aufgestellte Player oftmals eine nahezu unüberwindbare Hürde. In diesem vierten Beitrag unserer Serie über agiles Projektmanagement gehen wir auf die typischen Hindernisse auf dem Weg zum agilen Unternehmen ein und erklären, wie externe Berater und Agenturen bei der erfolgreichen Einführung agiler Praktiken helfen können.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Warum Unternehmen auf agile Transformation setzen sollten
  • Zum besseren Verständnis: Fünf zentrale Prinzipien von Agilität
  • Woran scheitert die agile Transformation in vielen Fällen?
  • Vorteilskommunikation als Enabler des kulturellen Wandels
  • Kurz zusammengefasst: Agile Transformation als lohnenswerte Fleißaufgabe

Ziel des Beitrags: CEOs und andere Führungskräfte erfahren, inwiefern agile Transformation und agiles Projektmanagement ihr Unternehmen für die Zukunft wappnen können.

Warum Unternehmen auf agile Transformation setzen sollten

Ein erhöhter Wettbewerbsdruck in immer dynamischeren Märkten, steigende und teils kapriziöse Kundenerwartungen, ein sich ständig veränderndes regulatorisches Umfeld – wollen Unternehmen ihre Zukunftsfähigkeit sichern, so tun sie gut daran, spätestens jetzt auf (mehr) Agilität zu setzen. Zentraler Hebel für den Erhalt und die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ist die Einführung von agilem Projektmanagement im Rahmen der übergeordneten agilen Transformation. Denn agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum und Kanban ermöglichen es Organisationen, sich bei der Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen schnell und flexibel an sich stetig wandelnde externe Faktoren wie die eingangs genannten anzupassen. Dies führt für gewöhnlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit und langfristigen Kundenbindungen.

Die alle Ebenen und nahezu sämtliche Unternehmensbereiche betreffende agile Transformation ist dabei ein strategischer Ansatz, der über die Einführung agiler Arbeitsmethoden hinausgeht und eine umfassende und tiefgreifende kulturelle Veränderung voraussetzt. Geschieht dies nicht oder nur unzureichend, ist auch die Implementierung von agilem Projektmanagement wohl oder übel zum Scheitern verurteilt.

In diesem vierten Beitrag unserer Serie über agiles Projektmanagement schildern wir, vor welchen Herausforderungen Unternehmen stehen, wenn es darum geht, weite (wenn nicht gar alle) Teile ihrer bisherigen Organisationsstruktur zu hinterfragen und umzubauen sowie das Mindset aller Beteiligten auf agile Prinzipien umzustellen. Zudem gehen wir darauf ein, wie externe Berater und hinreichend qualifizierte Agenturen ihnen dabei helfen können, die agile Transformation mit Bravour zu meistern.

TimeBOXED by blindwerk: Serie „Agiles Projektmanagement“:

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Zum besseren Verständnis: Fünf zentrale Prinzipien von Agilität

Bevor wir uns mit den zuvor angesprochenen Herausforderungen und den jeweils dazu passenden Lösungen beschäftigen, ist es wichtig, die Grundprinzipien von Agilität noch etwas besser zu verstehen. Diese Prinzipien bilden das Fundament für eine erfolgreiche agile Transformation und sind somit maßgeblich für die Umsetzung agilen Projektmanagements.

Flexibilität: Agilität zeichnet sich insbesondere durch die Fähigkeit aus, sich schnell an sich ändernde Umstände anzupassen. Hier bedeutet dies, dass Unternehmen in der Lage sind, effizient auf neue Anforderungen, Kundenbedürfnisse oder Marktveränderungen zu reagieren. Flexibilität zeigt sich außerdem in der Bereitschaft, in Projekten iterative und inkrementelle Ansätze zu nutzen, um kontinuierlich Verbesserungen an neu zu entwickelnden Produkten und Dienstleistungen zu generieren.
Kundenorientierung: Agile Unternehmen stellen den Kunden in den Mittelpunkt. Dazu müssen sie ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse ihrer Kunden entwickeln und ihre Produkte und/oder Dienstleistungen entsprechend anpassen. Kundenfeedback wird regelmäßig eingeholt und fließt direkt in den Entwicklungsprozess ein, um ein kundenorientiertes Ergebnis zu erzielen.
Selbstorganisierte Teams: Auf Agilität eingeschworene Unternehmen fördern selbstorganisierte und interdisziplinäre Teams. Diese Teams haben die Autonomie und Verantwortung, ihre Arbeit im Projekt eigenständig zu organisieren und Entscheidungen zu treffen. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion auf neue Anforderungen und fördert eine Kultur der Innovation und Kreativität. Damit verbunden sind auch deutlich flachere Hierarchien.
Transparenz und Offenheit: Transparenz und Offenheit sind grundlegende Prinzipien der Agilität und speziell des agilen Projektmanagements. Informationen werden innerhalb des Teams und mit anderen Stakeholdern offen geteilt. Dadurch ist eine klare Sicht auf den Projektfortschritt gewährleistet, und mögliche Hindernisse und Probleme können frühzeitig erkannt und gelöst werden.
Kontinuierliches Lernen: Agile Unternehmen schaffen eine Lernkultur, in der Mitarbeiter fortwährend ihre Fähigkeiten und Kenntnisse erweitern können. Fehler werden als Chancen betrachtet, immer wieder neu hinzuzulernen und sich sowohl einzeln und als auch die Teamkompetenz zu verbessern. Die kontinuierliche Verbesserung ist ein wesentlicher Bestandteil agiler Arbeitsweisen, da sie Unternehmen mit den Herausforderungen wachsen lässt und so ihre Wettbewerbsfähigkeit steigert.

Werden diese zentralen Prinzipien von allen – also „top“ wie „down“ – anerkannt, verinnerlicht und konsequent gelebt, können Unternehmen in der Regel effizienter, innovativer und erfolgreicher am Markt agieren. Bis dahin ist die Umstellung bzw. agile Transformation aber vor allem für traditionell aufgestellte Player mitunter ein weiter Weg. Eben darum soll es im Folgenden gehen.

LESETIPP:

Woran scheitert die agile Transformation in vielen Fällen?

Am Anfang dieser für Unternehmen grundlegenden Veränderung steht die gründliche Analyse und Bewertung der aktuellen Organisationskultur und bisherigen Projektmanagement-Praktiken. Ziel ist es, die Herausforderungen und Potenziale für die agile Transformation zu identifizieren. Dieser zwingend selbstkritische Blick auf den Status quo hilft auch dabei, die Bereitschaft der Mitarbeiter sowie der Führungsetage mitsamt aller Managementebenen für die agile Transformation einzuordnen. Letzteres ist von entscheidender Bedeutung für alle weiteren Schritte.

Denn erfahrungsgemäß kann es bei der Einführung von agilem Projektmanagement an verschiedenen Punkten „klemmen“. Diese Hindernisse können zwar je nach Unternehmen und Kontext variieren, aber in der Praxis haben sich drei Hauptstörquellen herauskristallisiert.

Erstens: Interner Widerstand gegen den Kulturwandel

Die wohl größte Hürde beim Change-Prozess hin zum agilen Projektmanagement liegt im kulturellen Wandel. Viele Unternehmen haben jahrelang traditionelle hierarchische Strukturen und Prozesse etabliert, die in vielerlei Hinsicht mit der „agilen Denke“ unvereinbar sind. Doch der Übergang zu Agilität erfordert nun einmal eine neue Unternehmenskultur, in der Offenheit, Transparenz, Vertrauen und Selbstorganisation gefördert werden. Diese Umgestaltung kann zu Widerstand führen, da sich Führungspersonal und Mitarbeiter mit den neuen Prinzipien unwohl fühlen oder ihre Rolle neu definieren müssen.

Nicht zuletzt Projektmanagern, die bisher traditionell gearbeitet haben, fällt die Veränderung insofern schwer, als sie sich in ihren Kompetenzen beschnitten fühlen könnten. Und auch andere Führungspersonen wie etwa Abteilungsleiter scheuen oft davor zurück, sich auf die für agile Unternehmen konstitutiven flacheren Hierarchien einzulassen – auch zwischen den einzelnen Fachbereichen. Gleichwohl gilt es, altes Silodenken zugunsten einer neuen „Kultur der Kooperation“ aufzubrechen. Dazu ist einiges an Überzeugungsarbeit nötig. So beispielsweise per Einzelgesprächen und Schulungen.

Zweitens: Verunsicherung bei Rollen und Verantwortlichkeiten

Ein weiteres häufiges Hindernis ist die Unklarheit über die neuen Rollen und Verantwortlichkeiten in agilen Teams. In traditionellen Hierarchien sind für Teammitglieder meist klar definierte, starre Funktionen vorgesehen, während agile Ansätze die Teamarbeit und Selbstorganisation betonen sowie ein Hin- und Herswitchen zwischen verschiedenen Rollen erlauben.

Es kann daher schwierig sein, bis dato nur mit alten Vorgehensweisen vertrauten Teams dieses flexible Rollenverständnis zu vermitteln. Umso wichtiger ist es, ihnen sorgsam zu erklären, welche Erwartungen fortan an sie gestellt werden – ohne ihnen das Gefühl zu geben, dass dadurch ihre Kernkompetenzen in Frage gestellt werden. Nur so lassen sich anfängliche Unsicherheiten und Konflikte vermeiden, um sicherzustellen, dass das agile Team effektiv zusammenarbeitet. Schulungen, Workshops und Pilotprojekte sind hier das Mittel der Wahl. Auch ist es wichtig, Teams nicht durch zu große Sprünge zu überlasten und ihnen demgegenüber die Kapazitäten zu lassen, um die Arbeit im festgelegten Zeitrahmen erledigen zu können. Sonst überwiegen schon zu Beginn der agilen Veränderung Frust und Unzufriedenheit.

Drittens: Mangelnde Unterstützung durch das Management

Die Umstellung auf agiles Projektmanagement erfordert das uneingeschränkte Commitment der Führung und des Managements. Allen voran des CEOs. Ihnen allen kommt eine fundamentale Vorbildfunktion zu. Denn wenn die Unternehmensspitze nicht ohne Wenn und Aber hinter dem agilen Umbau steht oder das Management nicht die erforderlichen Ressourcen für die Veränderung bereitstellt, kann und wird dies das Vorhaben im Keim ersticken. Führung und Management müssen also nicht nur die agilen Prinzipien verstehen, sondern auch bereit sein, die notwendigen organisatorischen Anpassungen für die agile Transformation zu unterstützen und Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Damit ist zugleich auch klar, dass Agilität nicht „von oben herab“ verordnet werden kann. Vielmehr muss sie auf allen Ebenen und für alle ersichtlich vorgelebt werden, damit auch der Rest des Unternehmens mitzieht. Heißt im Umkehrschluss: Sollte sich schon in der Evaluierungsphase zeigen, dass es in der Unternehmensführung an Commitment mangelt, lässt man besser gleich die Finger von der agilen Transformation. Das löst dann allerdings nicht das eingangs angesprochene Problem der dauerhaften Wettbewerbsfähigkeit in immer dynamischeren Märkten.

Vorteilskommunikation als Enabler des kulturellen Wandels

Unstrittig ist: Die Überwindung dieser Hindernisse erfordert Zeit, Engagement und eine durchdachte Strategie. Und gute Argumente! Denn ist die agile Transformation vollzogen, ist so gut wie kein Stein auf dem anderen geblieben – und viele Mitarbeiter hassen nun einmal Veränderungen. Durch offene Kommunikation, Schulungen, die Unterstützung des Managements etc. können diese Hürden jedoch so effektiv genommen werden, dass agiles Projektmanagement seine volle Wirkung entfaltet.

Und eben diese Wirkung bzw. den Benefit sowohl für das Unternehmen als auch für dessen Mitarbeiter gilt es unmissverständlich herauszustellen. Die betreffende Vorteilskommunikation ist Aufgabe der den Change-Prozess begleitenden internen Unternehmenskommunikation. Die Botschaft lautet hierbei: „Indem Agilität und agiles Projektmanagement unser Unternehmen fit für die Gegenwart und Zukunft machen, sichern wir Arbeitsplätze und bieten allen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich individuell weiterzuentwickeln. Kurz: Veränderung zahlt sich für alle aus!“

In diesem Zuge erhöht sich potenziell auch der „Marktwert“ jedes einzelnen Mitarbeiters inklusive der führenden Angestellten. Einen Ausblick auf diesen Anreiz können Pilotprojekte bieten, in denen innovative Produkte mit hohem Marktpotenzial entwickelt werden. Da Teammitglieder in agilen Projekten zudem mehr Einfluss auf ihre Arbeit haben, fühlen sie sich stärker mit den Unternehmenszielen verbunden.

Das sind sehr gute Argumente. Allerdings verfangen sie nur dann in den Köpfen, wenn sie über einen ausreichend langen Zeitraum sinnfällig vermittelt werden und in der Praxis ihre Feuertaufe bestehen. Denn bloße Lippenbekenntnisse, Versprechungen und Anordnungen von oben reichen angesichts solch umwälzender Veränderungen im Unternehmen bei weitem nicht aus. Wie gesagt: Es kommt auf die richtige Strategie und eine ehrliche Kommunikation auf Augenhöhe an.

So helfen externe Berater und qualifizierte Agenturen beim agilen Wandel
Fehlt es Unternehmen an eigener Expertise bzw. in Agilität erfahrenem Führungspersonal, können externe Berater oder auf agiles Projektmanagement spezialisierte Digitalagenturen wie blindwerk sie bei der Implementierung auf verschiedene Art und Weise unterstützen.

Mit einem vorgelagerten Chemistry Meeting lässt sich dabei sehr schnell feststellen, ob man überhaupt zueinander passt. Direkt danach kann es gegebenenfalls sofort losgehen.

  • Evaluierung:
    Auf Basis von Interviews, Workshops und Umfragen mit den Mitarbeitern und dem Management wird genau überprüft und bewertet, wo das Unternehmen steht und wie groß der Schritt hin zur Agilität sein wird – und wie es um dessen grundsätzliche Bereitschaft für den Veränderungsprozess bestellt ist.
  • Kulturwandel:
    Da die agile Transformation einen nicht unerheblichen kulturellen Wandel voraussetzt, gilt es ein Mindset zu etablieren, das auf Vertrauen, Offenheit, Zusammenarbeit und kontinuierlicher Verbesserung basiert. Hierbei adressieren Berater und Agenturen zunächst das Management, denn dieses muss die agilen Werte aktiv vorleben.
  • Schulung und Coaching:
    Um das Verständnis und die Anwendung der agilen Methoden zu fördern, können externe Anbieter Schulungen und Coachings für Führungskräfte und Mitarbeiter durchführen, um sicherzustellen, dass alle die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten haben, um agiles Projektmanagement erfolgreich umzusetzen.
  • Prozess- und Methodenberatung:
    Berater und Agenturen können dem Unternehmen helfen, die richtigen agilen Projektmanagement-Methoden und Prozesse für ihre spezifischen Bedürfnisse zu identifizieren und anzuwenden. Zudem gilt es, die richtigen Tools und Technologien auszuwählen, die das Team benötigt, um effektiv zusammenzuarbeiten.
  • Begleitung bei der Einführung:
    Unerfahrene Organisationen sind bei der Einführung von agilem Projektmanagement auf professionelle Begleitung angewiesen, um typische Fehler zu vermeiden. Bis hin zur Planung und Durchführung der ersten Projekte, so dass das Team sofort die richtigen Methoden anwendet und die Ziele erreicht.
  • Überwachung und Optimierung:
    Auf agiles Projektmanagement spezialisierte Berater und Agenturen können bei der Überwachung und Optimierung der agilen Prozesse helfen. Dadurch sind Unternehmen in der Lage, gleich zu Anfang notwendige Modifikationen der Methoden vorzunehmen und sicherzustellen, dass diese immer besser für sie funktionieren.
  • Messung des Fortschritts:
    Agile Projekte müssen messbar sein. Daher helfen externe Experten dabei, geeignete Metriken festlegen, um den Fortschritt zu verfolgen. Projekte bleiben somit im Zeitrahmen und im Budget. Diese Metriken können in regelmäßigen Retrospektiven diskutiert werden, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Kurz zusammengefasst: Agile Transformation als lohnenswerte Fleißaufgabe

Die agile Transformation ist heute fast schon ein unabdingbarer strategischer Ansatz, der es Unternehmen ermöglicht, den Herausforderungen einer sich ständig verändernden Geschäftswelt zu trotzen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch die Umstellung auf agiles Projektmanagement und die Förderung einer agilen Kultur agieren sie flexibler, effizienter und kundenorientierter. Allerdings erfordert die agile Transformation Zeit, Engagement und den unbedingten Willen zur Veränderung. Doch Unternehmen, die die agile Transformation meistern, profitieren von den vielfältigen Vorteilen und stärken dauerhaft ihre Position am Markt.

Als renommierte Agentur für agiles Projektmanagement gestaltet und begleitet blindwerk Ihre agile Transformation und unterstützt Sie dabei, in allen Phasen die für Ihr Unternehmen richtigen Entscheidungen zu treffen. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Erstgespräch!
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Agiles Projektmanagement: Die aktuell wohl besten digitalen Tools

Agiles Projektmanagement: Die aktuell wohl besten digitalen Tools

Agile Projektmanagement-Tools sind im Projektalltag unverzichtbar, da sie die Effizienz und Zusammenarbeit im Team verbessern und so entscheidend zum Projekterfolg beitragen. Im dritten Teil unserer Serie über agiles Projektmanagement stellen wir Software-Lösungen wie Jira, Asana, Wrike & Co. vor, gehen auf ihre Vor- und Nachteile ein und helfen bei der Entscheidungsfindung. Bonusmaterial für Unternehmen: Leitfaden für die Einführung von agilen Tools.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Tools im agilen Projektmanagement als Schlüssel zum Erfolg
  • Jira, Asana, Wrike & Co: Ausgewählte agile Tools im Überblick
  • Bonusmaterial: So werden Tools richtig eingeführt – ein Leitfaden für Unternehmen
  • Kurz zusammengefasst: Wer die Wahl hat …

Ziel des Beitrags: Projektverantwortliche, Teams und Entscheidungsträger erhalten einen Überblick über die derzeit wohl besten und beliebtesten Tools für agile Projekte.

Tools im agilen Projektmanagement als Schlüssel zum Erfolg

Je weiter die Digitalisierung voranschreitet und in vielen Branchen für einen verschärften Wettbewerb sorgt, desto mehr sind Unternehmen und Organisationen auf zugkräftige Projektmanagement-Methoden angewiesen. Digitale Tools für agiles Projektmanagement spielen dabei eine gewichtige Rolle: Sie haben die Art und Weise, wie heute Projekte geplant, koordiniert und verwaltet werden, auf ein neues Niveau gebracht. Kurzum, um bei der agilen Entwicklung neuer oder innovativer Produkte den Zeit- und Budgetrahmen zu wahren und mit diesen später im Markt die Nase vorn zu haben, sind „agile Tools“ unersetzlich.

So können agile Projekt-Teams durch den Einsatz spezieller Software insbesondere ihre kreative Zusammenarbeit optimieren und mithin ihre Effizienz steigern. Denn digitale Tools bieten umfangreiche Funktionalitäten, die es dem Projektmanager und seinem Team ermöglichen, per Echtzeitdaten fortwährend den Projektstatus zu überblicken und das Projekt für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Der verbesserte Informationsfluss im Team, unabhängig vom Standort der Mitarbeiter, sorgt zudem dafür, dass frühzeitig auf mögliche Verzögerungen, Hindernisse und Risiken reagiert werden kann. All dies entscheidet mit über den Projekterfolg. Ebenso wichtig ist aber auch die Wahl des richtigen Tools!

Im dritten Beitrag unserer Serie über agiles Projektmanagement stellen wir einige der beliebtesten bzw. wichtigsten Projektmanagement-Tools vor und gewähren außerdem einen kleinen Einblick in die Arbeitsweise unserer Digitalagentur blindwerk.

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Jira, Asana, Wrike & Co: Ausgewählte agile Tools im Überblick

Die im Folgenden kurz vorgestellten digitalen Tools bieten im agilen Projektmanagement praxisbewährte Lösungen, um Projektmanagement-Herausforderungen in der schnelllebigen Technologielandschaft zu meistern. Hier präsentieren wir einige der derzeit wohl besten Software-Lösungen und beleuchten deren Vorteile und Nachteile.

Jira

Jira ist bekannt für Flexibilität und umfangreiche Funktionen und wird in der Software-Entwicklung, für (agile) Projekte sowie in der Personalverwaltung eingesetzt. Das höchst anpassungsfähige Tool kann problemlos mit Software-Lösungen wie Slack, Microsoft oder Zoom verbunden werden und fügt sich somit nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse ein. Die Basisversion ist kostenlos. Doch vor allem Einsteiger sind anfangs schnell von der Vielzahl an Funktionen überfordert.

Vorteile
▪ Flexibilität: Jira kann für verschiedene Anwendungsfälle angepasst werden, sei es Software-Entwicklung, Projektmanagement oder Support-Tickets.
▪ Integrationen: Das Tool bietet eine breite Palette von Integrationen mit anderen Tools wie Confluence, Bitbucket, Slack usw., um die Zusammenarbeit zu verbessern.
▪ Anpassbare Workflows: Mit Jira können Teams ihre Arbeitsabläufe individuell gestalten und Prozesse optimieren.

Nachteile
▪ Komplexität: Die Vielzahl an Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten kann auf User anfangs überwältigend und nur schwer zu beherrschen wirken.
▪ Lernkurve: Neue Benutzer benötigen möglicherweise Zeit, um sich mit der Plattform vertraut zu machen und ihre volle Leistungsfähigkeit auszuschöpfen.
▪ Lizenzkosten: Jira kann für kleinere Teams oder Organisationen teuer sein, vor allem wenn eine hohe Nutzerzahl erforderlich ist.

Trello

Trello ist eine intuitive, einfach zu bedienende Software, die ebenfalls eine Vielzahl an Funktionen bereitstellt. Sie kann für Teambesprechungen bis hin zum Kundensupport genutzt werden. Das Tool bietet sowohl ein Gratiskontingent als auch erweiterte, kostenpflichtige Optionen. Die Power-ups von Trello erlauben die Integration zusätzlicher Software-Lösungen wie Figma, Google Drive oder Slack. So können beispielsweise Projektdokumente auf Google Drive integriert oder Teambesprechungen über Slack koordiniert werden, was die Teamkommunikation erleichtert.

Vorteile
▪ Einfache Benutzeroberfläche: Trello ist benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, wodurch es einfach ist, sich einzuarbeiten und das Team produktiv arbeiten zu lassen.
▪ Visuelle Darstellung: Das visuelle Kanban-Board-System ermöglicht eine übersichtliche Darstellung von Aufgaben und Fortschritten, was die Zusammenarbeit und das Projektmanagement erleichtert.
▪ Flexibilität: Trello kann für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, von persönlichen Aufgabenlisten bis hin zu komplexen Teamprojekten.

Nachteile
▪ Begrenzte Funktionalitäten: Im Vergleich zu umfangreicheren Projektmanagement-Tools wie Jira bietet Trello weniger erweiterte Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten.
▪ Skalierbarkeit: Während Trello gut für kleinere bis mittlere Teams geeignet ist, stößt es bei größeren oder komplexeren Projekten bisweilen an seine Grenzen.
▪ Abhängigkeit von Internetverbindung: Trello ist eine webbasierte Plattform, daher benötigen Benutzer eine stabile Internetverbindung, um optimal damit zu arbeiten.

Online Kanban Board

Das Online Kanban Board ist ein hervorragendes Tool, das für die Visualisierung und Organisation von Projektphasen genutzt wird. Im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Lösungen genügt die kostenlose Version den meisten Anforderungen. Neben dem „Original“ von Kanban wird das Board auch von anderen Anbietern zur Verfügung gestellt. Dadurch variieren die Integrationsmöglichkeiten teils sehr stark – doch die einfache und praxiserprobte Benutzerführung ist durchgehend gegeben.

Vorteile
▪ Echtzeit-Kollaboration: Teammitglieder können gleichzeitig an Projekten arbeiten, Updates vornehmen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen.
▪ Zugänglichkeit: Online Kanban Boards sind von überall mit Internetzugang zugänglich, wodurch die Zusammenarbeit von remote arbeitenden Teams möglich ist.
▪ Anpassbarkeit: Die meisten Online-Kanban-Tools bieten diverse Anpassungsmöglichkeiten, so dass Teams ihre Boards und Workflows flexibel und individuell gestalten können.

Nachteile
▪ Abhängigkeit von Internetverbindung: Ohne Internetzugang können Teams nicht auf das Kanban Board zugreifen oder Änderungen vornehmen.
▪ Datenschutz und Sicherheit: Bei der Nutzung müssen Datenschutzbedenken berücksichtigt werden, insbesondere wenn sensible Daten auf dem Kanban Board abgebildet werden.
▪ Kosten: Einige fortschrittlichere Online-Kanban-Tools erfordern kostenpflichtige Abonnements, was für kleinere Organisationen eine finanzielle Belastung darstellen kann.

Microsoft Planner

Microsoft Planner bietet als Teil der Office 365 Suite eine Komplettlösung von der Planung bis zur Durchführung von Aufgaben. Das Tool punktet mit einer tiefen Integration in andere Microsoft-Produkte wie To Do, Teams und SharePoint sowie seiner einfachen und intuitiven Bedienbarkeit. Durch die weite Verbreitung von Office 365 stellt Microsoft Planner eine attraktive Lösung für Unternehmen jeder Größe dar.

Vorteile
▪ Nahtlose Integration: Als Teil des Microsoft 365 Ökosystems integriert sich Planner gut mit anderen Anwendungen wie Outlook, Teams und SharePoint.
▪ Einfache Bedienung: Die Benutzeroberfläche ist benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, was die Einarbeitung für Teams erleichtert.
▪ Kollaboration: Der Planner erlaubt die Zusammenarbeit in Echtzeit und ermöglicht dem Team, Aufgaben zuzuweisen, Kommentare abzugeben und Dateien zu teilen.

Nachteile
▪ Begrenzte Funktionen: Im Vergleich zu umfangreicheren Projektmanagement-Tools bietet Planner weniger erweiterte Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten.
▪ Skalierbarkeit: Für größere und komplexere Projekte kann Planner möglicherweise nicht ausreichend leistungsfähig sein.
▪ Abhängigkeit von Microsoft 365: Um Planner nutzen zu können, ist ein Microsoft 365-Abonnement erforderlich, was zusätzliche Kosten verursacht, wenn es in der Organisation nicht vorhanden ist.

Asana

Asana ist eine leistungsstarke agile Software, die Teams dabei unterstützt, Aufgaben zu planen, zu organisieren und zu verfolgen. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche ebnet Asana den Weg für eine effiziente Zusammenarbeit und transparente Kommunikation innerhalb des Teams. Es bietet auch Integrationsmöglichkeiten mit anderen beliebten Tools wie Slack, Google Drive und Zapier, um die Produktivität weiter zu steigern.

Vorteile
▪ Umfangreiche Funktionen: Asana bietet eine Vielzahl von leistungsstarken Funktionen, die es Teams ermöglichen, komplexe Projekte effizient zu verwalten.
▪ Flexibilität: Das agile Tool kann für verschiedene Anwendungsfälle verwendet werden, sei es für Software-Entwicklung, Marketingkampagnen, Projektmanagement oder individuelle Aufgabenverwaltung.
▪ Integration: Asana lässt sich nahtlos mit anderen Tools wie Slack, Dropbox und Google Drive integrieren, um die Zusammenarbeit und den Datenaustausch zu verbessern.

Nachteile
▪ Einarbeitungszeit: Aufgrund seiner umfangreichen Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten kann die Einarbeitungszeit für neue Benutzer etwas länger sein.
▪ Kosten: Während es eine kostenlose Version gibt, sind die erweiterten Funktionen von Asana kostenpflichtig, was für kleinere Unternehmen möglicherweise eine finanzielle Belastung darstellt.
▪ Komplexität bei großen Projekten: Bei sehr umfangreichen Projekten mit vielen Aufgaben kann die Übersichtlichkeit in Asana abnehmen, wodurch die Effizienz beeinträchtigt wird.

Basecamp

Basecamp ist ein bekanntes Tool für agiles Projektmanagement und Teamkommunikation. Es bietet eine übersichtliche Plattform, auf der Teams Aufgaben organisieren, Termine planen und Dateien teilen können. Mit seiner klaren Struktur ermöglicht die Software eine einfache und schnelle Orientierung, was besonders für kleinere Teams oder Projekte von Vorteil ist.

Vorteile
▪ Einfache Benutzeroberfläche: Basecamp ist benutzerfreundlich und leicht zu erlernen, wodurch sich die Einarbeitungszeit für neue Teammitglieder verkürzt.
▪ Klar strukturierte Projekte: Basecamp ermöglicht eine klare Strukturierung von Projekten mit To-Do-Listen, Terminen, Dateien und Diskussionen, womit die Organisation und Zusammenarbeit verbessert wird.
▪ Ganzheitliches Projektmanagement: Das Tool bietet eine Vielzahl von Funktionen, die für das Projektmanagement benötigt werden, wie z. B. Dateiablage, Messaging, Aufgabenverwaltung und Zeitpläne.

Nachteile
▪ Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten: Im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Tools bietet Basecamp weniger Anpassungsoptionen und kann möglicherweise nicht allen spezifischen Anforderungen gerecht werden.
▪ Begrenzte Integration: Basecamp bietet nicht so viele Integrationsoptionen wie einige andere Tools, was die nahtlose Verbindung mit anderen Anwendungen einschränken kann.
▪ Preisgestaltung: Die Kosten für Basecamp können für größere Teams oder Organisationen hoch sein, da sie pro Nutzer lizenziert sind und sich mit steigender Nutzerzahl erhöhen.

Monday.com

Monday.com ist eine flexible und visuell ansprechende Projektmanagement-Plattform, die Teams in die Lage versetzt, ihre Arbeitsabläufe zu organisieren und zu verfolgen. Mit anpassbaren Dashboards, Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen bietet Monday.com eine Vielzahl von Tools, um Projekte auf eine kreative und effiziente Weise zu verwalten.

Vorteile
▪ Intuitive Benutzeroberfläche: Das Tool ist leicht zu bedienen und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die die Einarbeitung erleichtert.
▪ Flexible Anpassung: Es ermöglicht eine hohe Anpassungsfähigkeit, so dass Teams ihre Workflows individuell gestalten können.
▪ Vielseitigkeit: monday.com eignet sich für eine Vielzahl von Anwendungsfällen, von Projektmanagement über Teamzusammenarbeit bis hin zur Aufgabenverwaltung.

Nachteile
▪ Kosten: Die Lizenzierung kann teuer werden, insbesondere für größere Teams oder Organisationen.
▪ Steile Lernkurve: Die Fülle an Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten führt in der Regel zu einer steilen Lernkurve, insbesondere für neue Benutzer.
▪ Abhängigkeit von Internetverbindung: Da es sich um eine webbasierte Plattform handelt, ist eine stabile Internetverbindung erforderlich, um die Software effizient zu nutzen.

Wrike

Wrike ist eine umfassende agile Projektmanagement-Software, die sich besonders für komplexe Projekte und größere Teams eignet. Mit Funktionen wie Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und Berichterstattung bietet Wrike eine probate Lösung für die Planung, Umsetzung und Auswertung von Projekten.

Vorteile
▪ Umfassende Funktionalität: Wrike bietet ein breites Spektrum von Funktionen, einschließlich Aufgabenverwaltung, Zeitverfolgung, Dokumentenfreigabe und Teamkollaboration.
▪ Flexibilität: Die agile Software kann für verschiedene Branchen und Anwendungsfälle angepasst werden, von Marketing und Projektmanagement bis hin zur Software-Entwicklung.
▪ Integration: Wrike lässt sich nahtlos mit anderen Tools und Anwendungen wie Google Workspace, Microsoft Teams und Salesforce integrieren, um die Produktivität zu steigern.

Nachteile
▪ Steile Lernkurve: Aufgrund seiner umfangreichen Funktionalität kann es für neue Benutzer einige Zeit dauern, sich mit allen Features vertraut zu machen.
▪ Kosten: Die vollständige Nutzung von Wrike erfordert ein kostenpflichtiges Abonnement, und die Preise können für kleinere Unternehmen bzw. Teams hoch sein.
▪ Überdimensioniert für kleine Projekte: Für kleinere oder weniger komplexe Projekte kann Wrike unter Umständen zu umfangreich sein und zu unnötiger Komplexität führen.

Fazit: Bei der Wahl eines optimal zum jeweiligen Projekt passenden Tools für agiles Projektmanagement spielen Faktoren wie die projektspezifischen Anforderungen, die Kostenstruktur und die Benutzerfreundlichkeit eine maßgebliche Rolle. Auch Teamgröße und Einarbeitungszeit sind hier zu berücksichtigen. Unternehmen sollten sich daher gut überlegen, welches Tool sie wählen – und sich im Zweifelsfall von einer auf agile Projekte spezialisierten Agentur beraten lassen.

Agiles Projektmanagement in Aktion: Werkzeugeinsatz bei blindwerk
Als Spezialist für agiles Projektmanagement nutzt blindwerk die ganze Bandbreite aller essenziellen digitalen Tools – jeweils in Abhängigkeit von den spezifischen Kunden- und Projektanforderungen. Denn nur wer diese agile Klaviatur virtuos beherrscht, kann unterschiedlichsten Unternehmen entscheidend weiterhelfen. Hier die am häufigsten eingesetzten Tools:

  • Jira: Agile Entwicklungsumgebung und Aufgabenmanagement
    Für die agile Entwicklung und die Organisation sowie die Priorisierung von Aufgaben setzt blindwerk auf Jira. Damit lassen sich alle Aufgaben effizient verwalten und der Entwicklungsprozess agil gestalten.
  • Confluence: Zusammenarbeit im Team und Wissensmanagement
    Mit Confluence schafft blindwerk eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit im Team und das Management des kollektiven Wissens.
  • Miro: Virtuelle Workshops und Projektplanung
    Durch die Verwendung von Miro lassen sich virtuelle Workshops durchführen und Ideen visualisieren. Zudem kann so gemeinsam an der Planung der Projekte gearbeitet werden.
  • Flowmapp: Erstellung von User Journeys und Sitemaps
    Dank Flowmapp können User Flows, Sitemaps sowie Personas erstellt und ein umfassendes Verständnis der Benutzererfahrung gewonnen werden.
  • Microsoft Teams und Slack: Kommunikation und Zusammenarbeit
    Microsoft Teams und Slack sind bei blindwerk die bevorzugten Werkzeuge für Online-Meetings, Chats und die tägliche Zusammenarbeit im Team.
  • GitLab CI: Continuous Integration/Continuous Delivery
    Um den Entwicklungsprozess effizient zu halten, ist GitLab CI für Continuous Integration und Continuous Delivery das Tool der Wahl.

Bonusmaterial: So werden Tools richtig eingeführt – ein Leitfaden für Unternehmen

Klar geworden sollte sein: Ein passendes digitales Tool ist für das effiziente und erfolgreiche agile Projektmanagement unabdingbar. Doch welche einzelnen Schritte sind bei ihrer Einführung der agilen Helfer zu beachten? So ist es in erster Linie wichtig, dass alles gründlich vorbereitet wird und Unternehmen strategisch vorgehen, um eine erfolgreiche Nutzung des agilen Tools zu gewährleisten. Nachfolgend nun also die wichtigsten Checkpoints.

Bedarfsanalyse: Anforderungen erkennen und begreifen

Der Startpunkt für die Einführung eines adäquaten Tools ist die Bedarfsanalyse. Hierbei werden mittels Interviews, Umfragen und/oder Workshops die spezifischen Anforderungen des Projekts und des Teams ermittelt. Da die Identifikation und Priorisierung aller relevanten Anforderungen oftmals eine Herausforderung darstellt, empfiehlt sich die Mitwirkung erfahrener Projektmanager oder Berater. Das erleichtert den Entscheidungsprozess immens und erhöht dessen Treffgenauigkeit.

Auswahl des geeigneten Tools: Passgenauigkeit ist das A und O

Basierend auf der Bedarfsanalyse gilt es, weitere Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Einarbeitungszeit sowie die Möglichkeiten zur Integration in bereits im Unternehmen genutzte Systeme zu berücksichtigen. Auch die zusätzlichen Kosten für erweiterte Funktionalitäten sind abzuwägen. Am Ende muss es technisch und wirtschaftlich passen. Da es zahlreiche Tools gibt und die Wahl minunter nicht leichtfällt, sind Nutzerbewertungen eine wertvolle Orientierungshilfe.

Planvolle Implementierung: Ziele definieren und schrittweise vorgehen

Um die Einführung des digitalen Tools besser strukturieren und steuern zu können, bedarf es eines detaillierten Plans. Hierbei gilt es, klare Ziele für den Einsatz des Tools zu definieren und seinen konkreten Nutzen zu verstehen. Nur dann lassen sich in der Folge die Arbeitsprozesse in signifikanter Weise optimieren. Ferner sollte die Implementierung in überschaubare Phasen unterteilt werden, um das Team nicht durch zu viele gleichzeitige Veränderungen zu überfordern.

Schulung des Teams: Förderung der Fähigkeiten und Kompetenzen

Ein gut geschultes und motiviertes Team ist essenziell für die wertschöpfende Nutzung des neuen Werkzeugs. Workshops, Online-Kurse und individuelle Schulungen stellen dabei sicher, dass alle Teammitglieder das Tool optimal zum Einsatz bringen und gerne mit ihm arbeiten – weil sie so erkennen, wie sie sich damit verbessern können. Solche Fortbildungsmaßnahmen sind eine lohnende, weil nachhaltige Investition in die Fähigkeiten und Kompetenzen des Teams.

Testphase: Das neue Werkzeug auf Herz und Nieren prüfen

Es ist ratsam, ein neues Tool in einer kontrollierten Umgebung zunächst auf seine Wirksamkeit zu prüfen – also nicht unbedingt in einem wichtigen Kundenprojekt, sondern eher in Form eines unbedenklichen Pilotprojekts. Während dieser Testphase gibt das Team wertvolles Feedback zu Aspekten wie Benutzerfreundlichkeit und Effektivität. Ein iterativer Ansatz hilft bei der sukzessiven Identifikation und Behebung möglicher Probleme.

Kontinuierliche Verbesserung: Im laufenden Betrieb weiter nachlegen

Nach der Einführung des digitalen Tools für agile Projekte sollten Unternehmen nicht vorschnell einen Haken hinter der Sache machen. Denn der Lernprozess endet im Grunde genommen nie. So ist eine dauerhafte Arbeitseffizienz nur dann gewährleistet, wenn kontinuierlich verbessert bzw. nachgebessert wird. Erst durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen wird das Werkzeug jederzeit sowohl den Anforderungen des Teams als auch neuer Projekte gerecht.

LESETIPP:

Kurz zusammengefasst: Wer die Wahl hat …

Um alle jeweils relevanten Aspekte der Kommunikation und des Anforderungsmanagements bestmöglich zu bewältigen, steht eine Vielzahl an agilen Tools zur Verfügung. Die richtige (und kostenbewusste) Auswahl und behutsame Implementierung neuer digitaler Werkzeuge ist dabei entscheidend für den Erfolg späterer Projekte. Denn jedes Tool hat seine Vor- und Nachteile. Insofern ist es wichtig, stets die konkreten Unternehmens- und Projektanforderungen zu berücksichtigen und mittels Schulungen sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Tools im Projektalltag effektiv zu nutzen in der Lage sind.

Sie fragen sich, welches agile Tool zu Ihren Anforderungen passt? Als Spezialist für digitales Projektmanagement berät und begleitet blindwerk sowohl mittelständische als auch große Unternehmen und realisiert komplexe Projekte. Hier geht’s zum unverbindlichen Erstgespräch!
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Agile Methoden im Projektmanagement: Überblick

Agile Methoden im Projektmanagement: Überblick

Der Erfolg von agilem Projektmanagement basiert auf der Wahl der jeweils am besten zum Projekt und den Zielen des Unternehmens passenden Methode. Daher stellen wir hier die wichtigen agilen Methoden Scrum und Kanban vor sowie als Bonus das sogenannte Event Storming, das in einem ersten Schritt zunächst einmal das Verständnis aller Beteiligten für die zur Zielerreichung notwendigen Prozesse sicherstellt. Teil 2 unserer Serie über agiles Projektmanagement.

Ziel des Beitrags: Projektverantwortliche bekommen einen ersten Einblick in drei wichtige agile Methoden im Projektmanagement, wodurch sich später die Entscheidungsfindung erleichtert.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Drei agile Methoden: Event Storming, Scrum & Kanban
  • Event Storming: Ein besseres Verständnis der Anforderungen und Prozesse
  • Scrum: Strukturierte Abläufe durch klare Regeln und definierte Rollen
  • Kanban: Visuelle Steuerung von Prozessen und smartes Vorgehen
  • Ausgewählte weitere agile Methoden
  • Kurz zusammengefasst

Drei agile Methoden: Event Storming, Scrum & Kanban

Agiles Projektmanagement hat sich als äußerst effiziente Herangehensweise etabliert, um Projekte in einem wirtschaftlich vertretbaren Zeit- und Budgetrahmen zum Abschluss zu bringen. Gegenüber traditionellem Projektmanagement ist es dem Team durch die flexible und iterative Vorgehensweise möglich, sich schnell an dynamisch verändernde Kunden- und Marktanforderungen anzupassen.

Mittlerweile existiert eine Vielzahl verschiedener agiler Methoden für Projektmanagement. Dies erlaubt es Unternehmen, immer genau die agile Methode auszuwählen, die am besten zu ihren spezifischen Anforderungen und Zielen passt. Denn jedes Projekt hat seine einzigartigen Herausforderungen, und durch die Wahl der am besten geeigneten Arbeitsweise können diese umso erfolgreicher bewältigt werden.

Im Folgenden stellen wir die beiden wohl gängigsten agilen Methoden Scrum und Kanban in ihren Grundzügen vor und listen abschließend noch kurz einige weitere auf. Zum Einstieg gehen wir aber zunächst auf Event Storming ein. Denn Event Storming empfiehlt sich immer dann, wenn ein Unternehmen zwar weiß, welches Projektziel es erreichen will, sich aber noch nicht über den Weg dorthin – inklusive der einzelnen Anforderungen – im Klaren ist.

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Event Storming: Ein besseres Verständnis der Anforderungen und Prozesse

Event Storming findet in erster Linie in der Softwareentwicklung Anwendung. Als Workshop-basierte agile Methode lassen sich damit aber auch in anderen (digitalen) Projekten komplexe Prozesse visualisieren und fachübergreifend verständlich machen. Vereinfacht ausgedrückt werden dabei von interdisziplinären Teams alle notwendigen Schritte bzw. Events in Form von Sticky Notes auf einer großen Wandtafel oder einem Whiteboard dargestellt. Durch die enge Zusammenarbeit des Teams und der Stakeholder werden im Workshop sowohl ein umfassendes Verständnis der zu transformierenden Prozesse sowie des gesamten Prozessablaufs gefördert als auch mögliche Schwachstellen und Verbesserungspotenziale aufgedeckt.

Event Storming dient damit gewissermaßen der Ideenfindung und eignet sich insbesondere auch dazu, zunächst einmal „allgemeine“ Klarheit über alle zu berücksichtigenden Anforderungen an das spätere Produkt zu schaffen. Es ebnet damit den Weg für die Wahl der späteren, eigentlichen Projektmanagement-Methode.

Die Vorteile von Event Storming liegen auf der Hand: Es ermöglicht eine schnelle Modellierung zielführender Prozesse und fördert die Zusammenarbeit und die Integration verschiedener Stakeholder. Es gibt jedoch einige Herausforderungen. So kann Event Storming bei größeren Teams schnell unübersichtlich werden.

Scrum: Strukturierte Abläufe durch klare Regeln und definierte Rollen

Scrum ist vermutlich die am weitesten verbreitete Methode innerhalb des agilen Projektmanagements. Ursprünglich für die agile Softwareentwicklung konzipiert, findet Scrum heute in vielen verschiedenen Bereichen Anwendung. Die Arbeitsweise wurde in den frühen 1990er Jahren von Jeff Sutherland und Ken Schwaber entwickelt und hat sich seitdem stetig weiterentwickelt.

Scrum zielt hauptsächlich darauf ab, alle Ebenen einer mehrstufigen Produktentwicklung zu optimieren. Dafür bedient sich Scrum einer Reihe von bewährten Werkzeugen wie dem Product Backlog, dem Sprint Backlog und dem Burn-Down-Chart.

Die Struktur von Scrum ist dabei klar definiert. Zu einen mit strikt zu befolgenden Regeln, und zum anderen durch Rollen wie dem Product Owner, dem Entwicklungsteam und dem Scrum Master. Regelmäßige Meetings wie das Sprint Planning, das Daily Scrum, die Sprint Review und die Sprint Retrospective sorgen dafür, dass alle Teammitglieder sowie die eingebundenen Stakeholder stets auf dem gleichen Stand sind und das Projekt effektiv vorangetrieben wird.

Ein Pluspunkt von Scrum sind seine strukturierten Abläufe und die Transparenz durch regelmäßige Kommunikation. Es fördert die kontinuierliche inkrementelle Verbesserung des zu entwickelnden Produkts und ermöglicht ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit und Flexibilität.

Scrum erfordert eine hohe Selbstorganisation des Teams, kann bei mangelnder Disziplin oder fehlerhafter Implementierung aber auch schnell ineffizient werden.

Kanban: Visuelle Steuerung von Prozessen und smartes Vorgehen

Kanban ist eine agile Projektmanagement-Methode, die aus der Lean-Produktion stammt und sich auf den tatsächlichen Verbrauch von Materialien an ihrem Einsatzort konzentriert. Indem sie auf die visuelle Darstellung und Steuerung von Aufgaben und Workflows in Echtzeit setzt, ermöglicht die Methode smarte Abläufe. Die von Taiichi Ōno in der Toyota Motor Corporation im Jahr 1947 entwickelte Methode hat längst ihren Weg in die IT-Branche und viele weitere Branchen gefunden.

Ein zentraler Bestandteil ist hier ein meist in drei Spalten unterteiltes Board, das die zu erledigenden Arbeiten und den Workflow darstellt. Auf diesem Board werden die einzelnen Aufgaben bzw. Arbeitspakete anhand von Karten gemäß ihrem aktuellen Stand („Angefordert“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“) einsortiert. Dadurch fördert Kanban die Transparenz im Projekt, da alle Teammitglieder auf einen Blick den Fortschritt und den Status der Aufgaben erkennen können.

Durch die klare Visualisierung des Arbeitsflusses und die Beschränkung auf die jeweils in Arbeit befindlichen Aufgaben ist eine kontinuierliche Kontrolle und Verbesserung des Produktionsablaufs möglich. Auch lassen sich schnell Engpässe identifizieren und idealerweise die Durchlaufzeiten von Aufgaben verkürzen.

Kanban schützt somit vor punktueller Überlastung, dem verschwenderischen Umgang mit Ressourcen und sorgt für Flexibilität im Prozess. Es werden dabei keine strikten Rollen zugewiesen, sondern jeder im Team kann sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die er am besten beherrscht.

Trotz seiner zahlreichen Vorzüge kann auch Kanban bei unzureichender Disziplin oder unklarem Verständnis der Arbeitsabläufe an Effizienz verlieren.

  • „Als Spezialisten für agiles Projektmanagement wenden wir bei blindwerk je nach Unternehmen und Projekt unterschiedliche agile Methoden an. Hier stimmen wir uns selbstverständlich immer eng mit dem Kunden ab, um so sicherzustellen, dass unsere Vorgehensweise optimal auf seine individuellen Ziele einzahlt. Erfahrungsgemäß ist dabei nicht selten eine hybride Lösung wie Scrumban der Schlüssel zum Erfolg. Das heißt, wir kombinieren beispielsweise das Product Backlog von Scrum mit Aspekten von Kanban, um eine exakt auf das Unternehmen zugeschnittene Methode zur Hand zu haben. Wenn man so will, ist solch ein flexibler und pragmatischer Ansatz selbst schon agil.“ (Jan Entzminger, Gründer & CEO von blindwerk)

Ausgewählte weitere agile Methoden

Lean Management: Ursprünglich aus der Automobilindustrie von Toyota stammend, konzentriert sich diese Methode auf die Optimierung von Prozessen durch das Aufdecken und Beseitigen von Verschwendung.

Design Thinking: Diese agile Methode setzt den Nutzer in den Mittelpunkt und nutzt iterative Prozesse, um innovative Lösungen zu entwickeln, die den Bedürfnissen der Nutzer entsprechen.

Extreme Programming (XP): XP ist eine Softwareentwicklungsmethode, die auf die Erhöhung der Softwarequalität und eine hohe Flexibilität bei der Anpassung an sich verändernde Anforderungen abzielt.

Feature-Driven Development (FDD): Diese Methode zur Softwareentwicklung fokussiert die Umsetzung spezifischer Programmfunktionen oder Eigenschaften bzw. Features. Dies wird in regelmäßigen „Feature-Projekten“ durchgeführt, um schnell Nutzen zu schaffen.

Crystal Clear: Ein Ansatz für kleine Teams, der sich auf Menschen und Interaktionen konzentriert, um die Kommunikation zu fördern und die kontinuierliche Verbesserung durch Anpassungsbereitschaft zu erreichen.

LESETIPP:

Kurz zusammengefasst

In diesem Beitrag haben wir drei zentrale agile Methoden betrachtet: Event Storming, Scrum und Kanban. Jede dieser Methoden trägt in einzigartiger Weise zur effizienten Durchführung digitaler Projekte bei und bietet Vor- und Nachteile.

Event Storming hat sich als leistungsfähiges Tool zur Modellierung komplexer Prozesse für ein gemeinsames Verständnis der Abläufe bewährt. Scrum setzt starke Strukturen ein, die eine hohe Transparenz und die kontinuierliche Verbesserung des zu entwickelnden Produkts erlauben, während Kanban durch seine Flexibilität und visuelle Darstellung der Arbeitsabläufe überzeugt.

Allerdings gibt es nicht die „eine“ richtige agile Methode für alle Projekte. Sondern der Schlüssel zum erfolgreichen digitalen Projektmanagement besteht in der gewissenhaften Auswahl der jeweils passenden Methode. Oder aber man setzt auf hybride Lösungen, die die besten Elemente aus unterschiedlichen agilen Methoden so miteinander kombinieren, dass ein maßgeschneiderter Ansatz entsteht, der den individuellen Herausforderungen des Projekts am besten entspricht.

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Agiles Projektmanagement Projektmanagement

Einführung in das agile Projektmanagement

Einführung in das agile Projektmanagement

Agiles Projektmanagement hat die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen Projekte planen und umsetzen – und gewinnt vor allem durch die fortschreitende Digitalisierung weiter an Bedeutung! Denn angesichts zunehmend dynamischer und wettbewerbsintensiver Märkte sind schnelle Anpassungsfähigkeit und hohe Flexibilität wichtiger denn je. Dieser erste Beitrag unserer Serie über agiles Projektmanagement gibt einen Überblick über dessen Vorteile, Methoden, Tools und Anwendungsbereiche.

Ziel des Beitrags: Unternehmen und Entscheider erhalten einen ersten Einblick in das agile Projektmanagement und dessen Vorteile für die erfolgreiche Umsetzung (digitaler) Projekte.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Was spricht für agiles Projektmanagement?
  • Iteratives Vorgehen als Grundprinzip
  • Das Agile Manifest: Werte und Prinzipien
  • Agile Methoden: Scrum, Kanban und Design Thinking
  • Rollen im agilen Projektmanagement (Scrum)
  • Agiles Projektmanagement im Unternehmenskontext
  • Zertifizierungen im agilen Projektmanagement
  • Tools im agilen Projektmanagement
  • Kurze Zusammenfassung

Was spricht für agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist ein Ansatz zur Planung und Umsetzung von Projekten, der Flexibilität, Schnelligkeit und die kontinuierliche Verbesserung des zu entwickelnden Produkts in den Mittelpunkt stellt. Das ist der wesentliche Unterschied zum traditionellen Projektmanagement, das meist auf starren Prozessen und einem linearen Vorgehen basiert. Dadurch mangelt es klassisch gemanagten Projekten an Anpassungsfähigkeit an die sich heutzutage immer dynamischer verändernden Marktgegebenheiten. Die Folge: Viele Vorhaben überschreiten den Zeit- und Budgetrahmen oder scheitern gar komplett.

Um wieder mehr Projekte erfolgreich ins Ziel zu bringen, war eine zeitgemäßere Herangehensweise gefordert. So setzten beispielsweise schon in den 1950er Jahren NASA und IBM auf iterative und inkrementelle Methoden, die als Vorläufer des agilen Projektmanagements gelten. Endgültig durchgesetzt hat sich die neue Vorgehensweise aber erst in den 1990er und 2000er Jahren mit der agilen Software-Entwicklung.

Die Notwendigkeit von agilem Projektmanagement ergibt sich insbesondere aus der zunehmenden Komplexität und Innovationsgeschwindigkeit in stark technologiegetriebenen Branchen. Unternehmen sind dadurch in der Lage, umgehend auf neue Chancen und Herausforderungen zu reagieren.

Agiles Projektmanagement unterstützt Unternehmen also dabei, neue und innovative Produkte bzw. Lösungen zu entwickeln, die zu einem gegebenen Zeitpunkt bzw. „just in time“ im Markt tatsächlich nachgefragt sind. Somit steigert es auch die Kundenzufriedenheit.

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Iteratives Vorgehen als Grundprinzip

Das iterative Vorgehen ist ein Kernprinzip von agilem Projektmanagements und steht im Gegensatz zum sequentiellen Vorgehen herkömmlicher Ansätze. Anstatt den gesamten Projektverlauf von Anfang bis Ende auf den Punkt genau zu planen, wird das Projekt in kleine, überschaubare Einheiten, sogenannte Iterationen aufgeteilt. In jeder Iteration werden bestimmte Teilaufgaben bearbeitet und abgeschlossen, um damit schrittweise ein funktionsfähiges Produkt oder Teilprodukt zu erstellen. In der wohl führenden agilen Projektmanagement-Methode Scrum werden diese Iterationen „Sprints“ genannt.

Das iterative Vorgehen ermöglicht es, während des gesamten Projektverlaufs flexibel auf Veränderungen und neue Anforderungen zu reagieren. Durch regelmäßige Übersichten, Anpassungen und stetiges Feedback aus dem Team und von Stakeholdern können dann auch Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden. All dies fördert eine schnelle Anpassungsfähigkeit und verbessert die Qualität des Endprodukts.

Die Iterationen folgen in der Regel einem festen Zeitrahmen, der je nach Projekt und Methode von wenigen Tagen bis hin zu mehreren Wochen reichen kann. Am Ende jeder Iteration steht eine Überprüfung des Fortschritts und eine Zusammenfassung der Ergebnisse. Erfolge werden gefeiert, Schwierigkeiten analysiert und notwendige Anpassungen für die kommende Iteration besprochen.

Das iterative Vorgehen ist essenziell für das Gelingen agiler Projekte und trägt dazu bei, dass Teams effizienter arbeiten, Herausforderungen schneller bewältigen und ein besseres Produkt für ihre Kunden entwickeln.

Die Hauptmerkmale von agilem Projektmanagement auf einen Blick

Flexibilität: Arbeitsabläufe und Projektpläne sind beweglicher und können schnell angepasst werden, um auf sich verändernde Kundenanforderungen und Zielgruppenerwartungen (bzw. auf den Markt) zu reagieren.

Iterationen: Anstelle linearer Entwicklungsprozesse wird die Arbeit in einzelne Schritte bzw. Iterationen eingeteilt. Dabei handelt es sich um einen Prozess mehrfachen Wiederholens zur sukzessiven Annäherung an die anvisierten Zwischenziele. Dadurch ist insgesamt ein schnellerer Fortschritt mit kontinuierlichen Verbesserungen möglich.

Kundenwert: Agiles Projektmanagement legt großen Wert darauf, laufend mit den Stakeholdern und Kunden zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass die entwickelten Lösungen tatsächlich ihren Bedürfnissen entsprechen.

Teamarbeit & Selbstorganisation: Im agilen Projektmanagement spielen Kommunikation, Zusammenarbeit und Eigenverantwortung innerhalb des Projektteams eine zentrale Rolle.

Transparenz & Feedback: Regelmäßige Reviews und Reflexionen fördern ein offenes und ehrliches Arbeitsklima und ermöglichen sowohl einen konsequenten Fortschritt innerhalb einzelner Projekte als auch ein ständiges Hinzulernen für zukünftige Projekte.

Das Agile Manifest: Werte und Prinzipien

Entscheidend vorangetrieben wurde das agile Projektmanagement in der Softwareentwicklung. So hat eine Gruppe erfahrener Softwareentwickler im Jahr 2001 etwa das sogenannte Agile Manifest verfasst, um die Werte und Prinzipien von agilem Projektmanagement zu definieren und festzulegen. Die Autoren des Manifests erkannten die Notwendigkeit, die starren traditionellen Projektmanagement-Ansätze hinter sich zu lassen und stattdessen einen flexibleren adaptiven Ansatz zu verfolgen.

Das Agile Manifest ist ein Meilenstein beim Siegeszug agiler Methoden im Projektmanagement und besteht aus vier zentralen Werten und zwölf Prinzipien, die wir hier in deutscher Übersetzung wiedergeben:

Werte

▪ Individuen und Interaktionen haben Vorrang vor Prozessen und Werkzeugen.

▪ Funktionsfähige Produkte stehen über umfassender Dokumentation.

▪ Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als ein festgelegter Vertrag.

▪ Flexibilität und Anpassungsfähigkeit haben Vorrang vor der strikten Verfolgung eines Plans.

Prinzipien

▪ Unsere oberste Priorität ist es, den Kunden zufriedenzustellen durch kontinuierliche und frühzeitige Lieferung wertvoller Software.

▪ Heiße Änderungswünsche sind auch spät in der Entwicklung willkommen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.

▪ Liefere funktionierende Software regelmäßig innerhalb kurzer Zeiträume.

▪ Arbeite auf täglicher Basis eng mit den Kunden und Projektteams zusammen.

▪ Baue auf motivierte Individuen und biete ihnen die Umgebung und Unterstützung, die sie benötigen.

▪ Die effizienteste Methode der Informationsübermittlung ist direkte Kommunikation, zum Beispiel in persönlichen Gesprächen.

▪ Funktionsfähige Software ist das wichtigste Maß für Fortschritte.

▪ Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Projektteams müssen in der Lage sein, ein gleichmäßiges Tempo aufrechtzuerhalten.

▪ Achte auf technische Exzellenz und gutes Design, um Agilität zu verbessern.

▪ Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist entscheidend.

▪ Die besten Architekturen, Anforderungen und Designs entstehen durch selbstorganisierte Teams.

▪ Das Team reflektiert regelmäßig über seine Arbeitsweise, um sich kontinuierlich zu verbessern und anzupassen.

Diese Werte und Prinzipien bilden bis heute die Grundlage des agilen Projektmanagements und helfen Unternehmen und Projektteams, die neue Vorgehensweise zu verinnerlichen und zu leben, um erfolgreichere Projekte durchzuführen.

LESETIPP:

Agile Methoden: Scrum, Kanban und Design Thinking

Im agilen Projektmanagement gibt es verschiedene Methoden und Frameworks, die je nach Projektanforderungen und Kontext eingesetzt werden können. Die drei bekanntesten Methoden sind Scrum, Kanban und Design Thinking. Sie alle verfolgen unterschiedliche Ansätze zur Strukturierung und Organisation von Projekten, um eine maximale Flexibilität und effiziente Umsetzung zu gewährleisten.

Scrum ist ein weit verbreiteter Ansatz für agiles Projektmanagement, der vorrangig für IT- und Softwareentwicklungsprojekte verwendet wird. Die Scrum-Methode basiert auf der Aufteilung des Projekts in zeitorientierte „Sprints“, in denen das Projektteam bestimmte Aufgaben priorisiert und abarbeitet. Dabei kommen Rollen wie der „Product Owner“ und der „Scrum Master“ zum Einsatz, deren Hauptzweck es ist, den Arbeitsprozess zu koordinieren und die Kommunikation innerhalb des Teams zu fördern. Wesentlich für Scrum ist es, dass sich das Projektteam nicht an einem in Stein gemeißelten Ziel, sondern an einer veränderungsoffenen „Product Vision“ orientiert. Dies ermöglicht eine schnelle Anpassung an neue äußerliche Einflüsse und eine fortwährende Optimierung der Arbeitspraktiken.

Kanban hingegen ist ein visuelles Workflow-Management-System, das ebenfalls die Organisation von Projektaufgaben und die Kommunikation von Fortschritten innerhalb des Teams verbessert. In Kanban werden die Arbeitsaufgaben auf einer Kanban-Tafel dargestellt, die in verschiedene Spalten aufgeteilt ist. Diese repräsentieren jeweils den Status einzelner Aufgaben: von „Zu erledigen“ bis „Erledigt“. Die Teammitglieder schieben die Aufgabenkarten von einer Spalte zur nächsten, um den Fortschritt einer Aufgabe sichtbar zu machen. Das hilft bei der Identifikation von Engpässen und fördert eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsprozesse.

Design Thinking ist ein kreativer Problemlösungsprozess, der in erster Linie bei der Entwicklung neuer Produkte, Dienstleistungen und Lösungen Verwendung findet. Auch dieser konzentriert sich auf das tiefe Verständnis der Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden und Zielgruppen und fördert eine iterative Herangehensweise. Der Prozess von Design Thinking ist in verschiedene Phasen unterteilt, einschließlich Empathie, Definition, Ideenfindung, Prototyping und Testen. Diese Phasen sollen dabei helfen, innovative Lösungen zu entwickeln, die eng an den Bedürfnissen der späteren Nutzer ausgerichtet sind und so deren Akzeptanz sicherstellen.

Rollen im agilen Projektmanagement (Scrum)

Agiles Projektmanagement stellt besondere Anforderungen an die Zusammenarbeit in Projektteams. Dazu bedarf es klar definierter Rollen. Im Folgenden stellen wir am Beispiel von Scrum kurz die typischen Rollen im Projektteam und die jeweils damit verbundenen Aufgaben vor.

Product Owner: Der Product Owner ist verantwortlich für das Produkt und dessen Wertsteigerung. Er definiert und priorisiert die Anforderungen und stellt sicher, dass das Projektteam über ein klares Verständnis der Projektziele und Aufgaben verfügt. Der Product Owner ist die zentrale Schnittstelle zum Kunden und vertritt im Entwicklungsprozess dessen Interessen.

Scrum Master: Der Scrum Master unterstützt das Entwicklerteam durch die Koordination und Moderation der Scrum-Aktivitäten. Er setzt sich für die Einhaltung der Scrum-Prinzipien und -Regeln ein und hilft dem Team, sich kontinuierlich zu verbessern. Der Scrum Master steht diesem zur Seite, indem er Hindernisse beseitigt und für optimale Arbeitsbedingungen sorgt.

Entwicklerteam: Das Entwicklerteam führt die eigentliche Arbeit im Projekt aus. Dessen Mitglieder übernehmen in Scrum üblicherweise keine festen (Unter-)Rollen, sondern sie arbeiten gemeinsam und selbstorganisiert an der Lösung der Aufgaben. Je nach Projektanforderungen können Teammitglieder unterschiedliche Fachkompetenzen aufweisen. Sie sind jedoch in der Lage, sich gegenseitig zu unterstützen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

In Scrum und anderen agilen Methoden ist die Zusammenarbeit zwischen den Rollen geprägt von Vertrauen, Kommunikation und Transparenz, um ein effizientes, anpassungsfähiges Vorgehen zu ermöglichen, das konsequent auf die teils höchst veränderlichen Gegebenheiten in dynamischen Märkten und Branchen ausgerichtet ist.

Agiles Projektmanagement im Unternehmenskontext

All dies verdeutlicht: Agiles Projektmanagement ist keine starre Methodik, sondern ein flexibler, kontextabhängiger Ansatz für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten. Und unterschiedliche Unternehmen und Branchen adaptieren es individuell entsprechend ihren spezifischen Zielen, Bedürfnissen und Rahmenbedingungen.

So können je nach Projekt- oder Unternehmenskontext bestimmten Aspekten des agilen Manifests verschieden große Gewichtungen beigemessen werden. Während also manche Unternehmen beispielsweise stärker auf Iteration und kontinuierliche Verbesserung setzen, legen andere den Fokus auf enge Zusammenarbeit und horizontale Teamstrukturen. Klar ist: Es gibt keine universell richtige oder falsche Herangehensweise an agiles Projektmanagement.

Dadurch eignet sich agiles Projektmanagement für eine Vielzahl von Branchen bzw. Anwendungsfällen, zuvorderst in den Bereichen Software- und Produktentwicklung, IT, Marketing, Design und mehr. Aber auch in anderen Branchen – wie beispielsweise im Gesundheitswesen, in Verbänden oder im E-Commerce – kann es erfolgreich eingesetzt werden, um schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und marktrelevante Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln.

Branchen: Beispiele für zielführendes agiles Projektmanagement

  • Internet der Dinge: Das Internet der Dinge (IoT) ist ein stark vernetztes „Ökosystem“ aus Geräten und Sensoren, die miteinander kommunizieren und anfallende Daten verarbeiten. In dieser Branche ist agiles Projektmanagement wegen seiner hohen Anpassungsfähigkeit von Vorteil, da es sich um dynamische, komplexe und sich ständig weiterentwickelnde Technologien handelt.
  • Gesundheitswesen: Im Gesundheitssektor spielen digitale Technologien eine immer größere Rolle, und durch agiles Projektmanagement können Dienstleister innovative Lösungen entwickeln – wie etwa Telemedizin, mobile Gesundheitsapplikationen oder vernetzte Medizingeräte. Patientenbedürfnisse und regulatorische Anforderungen lassen sich flexibel und besser in den Entwicklungsprozess integrieren.
  • Verbände: Verbände profitieren von agilen Projektmanagement-Methoden, insbesondere um organisatorische Veränderungen und die digitale Transformation ihrer Prozesse zu meistern. Agile Ansätze ermöglichen es, schnell auf neue Trends und Herausforderungen zu reagieren und somit den Mitgliedern des Verbands besser zu dienen.
  • E-Commerce: Auch im stark umkämpften E-Commerce-Markt trägt agiles Projektmanagement dazu bei, schnell auf veränderte Kundenbedürfnisse, neue Technologien und Markttrends zu reagieren. Die flexible Planung und Umsetzung ermöglicht es, iterative Verbesserungen an E-Commerce-Plattformen sowie an Produkten und Dienstleistungen vorzunehmen.

Insgesamt ist es bei der Einführung von agilem Projektmanagement daher wichtig, den Ansatz so anzupassen, dass er optimal den jeweils gewünschten Nutzen stiftet. Dabei ist es sinnvoll, auf bewährte Frameworks wie Scrum oder Kanban zurückzugreifen und sie nötigenfalls so zu modifizieren, dass sie den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der Branche gerecht werden.

Je nach Projekt kann es sich übrigens als vorteilhaft erweisen, klassische und agile Methoden miteinander zu kombinieren, um „das Beste aus beiden Welten“ zu nutzen. Ein Beispiel für ein solches hybrides Projektmanagement ist das sogenannte „LEAN Agile Project Management“, das Elemente aus dem agilen Projektmanagement (wie z. B. Scrum) und dem Lean Management vereint.

Zertifizierungen im agilen Projektmanagement

Es gibt es eine Vielzahl von Zertifizierungen, die sowohl für auf agiles Projektmanagement spezialisierte Agenturen als auch für Unternehmen von großem Nutzen sind. Sie gewährleisten ein höheres Qualitätsniveau in der Projektumsetzung.

Nachfolgend stellen wir einige der bekanntesten und wichtigsten Zertifizierungen vor:

ScrumMaster-Zertifizierungen: Scrum Master sind für die Einhaltung der Scrum-Prinzipien im Projekt verantwortlich und unterstützen das Team bei der Anwendung von Scrum. Es gibt verschiedene Organisationen, die Scrum-Master-Zertifizierungen anbieten, wie zum Beispiel Scrum.org mit „Professionell ScrumMaster“ (PSM I, II und III) und ScrumAlliance mit „Certified ScrumMaster“ und „Certified Professionell ScrumMaster“ (CSM, A-CSM und CSP-SM).

Product Owner-Zertifizierungen: Der Product Owner trägt die Verantwortung für das Produkt und dessen Weiterentwicklung innerhalb eines Scrum-Projekts. Zertifizierungen für den Product Owner werden unter anderem von Scrum.org mit „Professionell Scrum Product Owner“ (PSPO I, II und III) und ScrumAlliance mit „Certified Scrum Product Owner“ (CSPO, A-CSPO und CSP-PO) angeboten.

Agile Projektmanager-Zertifizierung: Das Project Management Institute bietet eine Zertifizierung für „Agile Certified Practitioner“ (PMI-ACP) an. Diese Zertifizierung deckt ein breites Spektrum an agilen Methoden und Frameworks ab und eignet sich besonders für Projektmanager, die in verschiedenen agilen Umgebungen arbeiten möchten.

Kanban-Zertifizierungen: Kanban ist eine weitere agile Methode, die leicht von Projektteams angewendet werden kann. Die Lean Kanban University bietet verschiedene Zertifizierungen an, wie etwa „Kanban Kanban Management Professional“ (KMP I und KMP II).

Agile Coaching und Training-Zertifizierungen: Für Fachleute, die als Agile Coaches oder Trainer tätig sein möchten, existieren spezielle Zertifizierungen. Dazu gehören beispielsweise die „Certified Agile Coach“ (CAC) und „Certified Agile Trainer“ (CAT) von der ScrumAlliance oder der „ICAgile Certified Professional“ von ICAgile.

Diese Zertifizierungen bieten Fachleuten die Möglichkeit, ihre entsprechenden Kenntnisse und Fähigkeiten zu erweitern und somit bessere Ergebnisse für ihre Projekte und Organisationen zu erzielen.

Tools im agilen Projektmanagement

Im agilen Projektmanagement spielen Tools eine zentrale Rolle, um effizient zu arbeiten und den Projektfortschritt transparent zu gestalten. Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen, die Teams bei der Umsetzung agiler Methoden unterstützen. Einige der bekanntesten und meistgenutzten Tools sind:

Jira: Eine weit verbreitete und umfassende Lösung für agiles Projektmanagement und Issue-Tracking. Jira bietet Funktionen wie Scrum- und Kanban-Boards, Backlog-Management und die Möglichkeit, Arbeitsaufwände zu erfassen.

Trello: Ein visuelles und intuitives Tool für die Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung, das auf dem Kanban-Prinzip basiert. Trello ist besonders geeignet für kleinere Teams und Projekte, die Wert auf eine einfache Benutzeroberfläche legen.

Asana: Ein flexibles und anpassungsfähiges Tool zur Planung, Organisation und Verfolgung von Projekten und Aufgaben. Asana unterstützt Methoden wie Scrum und Kanban und ermöglicht das Erstellen individueller Arbeitsabläufe.

Monday.com: Eine cloudbasierte Work OS, die eine Vielzahl von Projektmanagement-Funktionen anbietet. Monday.com eignet sich für Unternehmen jeder Größe und kann an individuelle Bedürfnisse angepasst werden.

Bei der Auswahl eines passenden Tools ist es entscheidend, die spezifischen Anforderungen des Teams und des Unternehmens zu berücksichtigen. Eine sorgfältige Analyse und Bewertung der verschiedenen Angebote hilft dabei, genau das Tool zu finden, das am besten zu Arbeitsweise und Projekt passt.

Kurze Zusammenfassung

Agiles Projektmanagement hat sich spätestens seit Beginn des neuen Jahrtausends als extrem wichtiger Helfer in dynamischen Märkten und Branchen etabliert, indem es mittels Flexibilität und schneller Anpassungsfähigkeit deutlich mehr Projekte zum Erfolg führt als das traditionelle Projektmanagement. Bewährte agile Methoden wie Scrum, Kanban und Design Thinking können dabei auf unterschiedliche Weisen interpretiert und angewendet werden, um den spezifischen Bedürfnissen verschiedener Unternehmen in unterschiedlichen Branchen gerecht zu werden. Zudem lassen sich agile und traditionelle Methoden in Form eines hybriden Ansatzes miteinander kombinieren, um in bestimmten Projekten die Stärken beider Ansätze vorteilhaft zu nutzen.

Klar ist aber: Der jeweilige Erfolg hängt stark von der Bereitschaft der Unternehmen und Organisationen ab, die mit agilem Projektmanagement verbundenen Prinzipien und Werte zu verinnerlichen und so für sich zu adaptieren und weiterzuentwickeln, dass eine neue Kultur der Zusammenarbeit gefördert wird.

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Projektphasen im Projektmanagement: Strukturiert zum Erfolg

Projektphasen im Projektmanagement: Strukturiert zum Erfolg

Projekte punktgenau zu planen und erfolgreich umzusetzen, erfordert eine strukturierte Vorgehensweise – und damit eine Einteilung des Projekts in Phasen. Jede Phase hat dabei ihre eigenen Ziele, Arbeitsprodukte und Meilensteine, die es dem Projektteam ermöglichen, den Fortschritt des Projekts zu messen und dieses zu steuern. Im Folgenden stellen wir die Projektphasen im klassischen und agilen Projektmanagement vor und gehen kurz auf die Vorteile eines professionellen Anforderungsmanagements ein.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Projektphasen im klassischen Projektmanagement
  • Projektphasen im agilen Projektmanagement …?
  • Anforderungsmanagement in jeder Phase des Projekts

Ziel des Beitrags: Projektverantwortliche (in spe) und Projektmitarbeiter erfahren, warum die Einteilung eines Projekts in Phasen maßgeblich zu dessen erfolgreichem Abschluss beiträgt.

Projektphasen sind konstitutiv für (klassische) Projekte und ermöglichen eine klare Struktur für die Planung, Durchführung und Kontrolle des Vorhabens. Anders ausgedrückt: Ohne Phasen wäre ein Projekt überhaupt kein richtiges Projekt – und auch das Risiko des Scheiterns wäre erheblich größer. Demgegenüber ebnet die Gliederung in Projektphasen den Weg für eine planvolle Abfolge von Aktivitäten und Ergebnissen, die zur Erreichung des Projektziels notwendig sind.

Die Einteilung eines Projekts in einzelne Phasen – und mithin Unterziele, Arbeitsprodukte und Meilensteine – ist damit eine zentrale Voraussetzung für erfolgreiches Projektmanagement. Neben der Strukturierung, Planung und Überwachung eines Projekts erleichtert jede Projektphase auch die Entscheidungsfindung im Projektverlauf. So können Projektmanager, Teammitglieder und Stakeholder nach Abschluss jeder Phase die Ergebnisse überprüfen und bewerten und auf der Grundlage von Fakten und Zahlen Entscheidungen über das weitere Vorgehen treffen. Ferner ermöglicht die strukturierte Herangehensweise einen effizienten Informationsaustausch innerhalb des Projektteams sowie mit den Stakeholdern. Dadurch sind alle maßgeblich Beteiligten idealerweise immer auf dem gleichen Stand

Tipp: Wer sich entsprechend über IT-Projekte informieren möchte, dem sei unser Beitrag „Die Phasen im Webprojekt“ empfohlen.

Projektphasen im klassischen Projektmanagement

Im klassischen Projektmanagement sind Projekte für gewöhnlich in fünf Phasen unterteilt, die auch als Projektlebenszyklus bezeichnet werden. Das Projekt ist hierbei in kleinere, leichter zu handhabende Phasen unterteilt, die die Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts sowie die Zuweisung von Aufgaben an die Teammitglieder erleichtern. Zudem lassen sich durch die Gliederung in Projektphasen potenzielle Risiken und Probleme frühzeitig erkennen, um nötigenfalls umgehend gezielte Maßnahmen ergreifen und negative Auswirkungen auf das Projekt verhindern zu können.

Die fünf Projektphasen sind:

Initiierung: In der Projektphase Initiierungwird das Projekt konzipiert und das Projektziel festgelegt. Auch werden erste Anforderungen formuliert, die Stakeholder identifiziert und der Projektumfang definiert. Der Projektmanager erstellt zudem einen „groben“ Projektplan. Vor allem wird hier die Entscheidung getroffen, ob das Projekt durchgeführt wird oder nicht.

Planung: In der Projektphase Planungwird ein detaillierter Projektplan ausgearbeitet, der die Ziele, das Budget, die Ressourcen und den Zeitrahmen des Projekts festlegt.Ferner werden Aufgaben, Meilensteine und Deliverables festgelegt. Der Plan enthält eine Risikoanalyse, um mögliche Probleme oder Herausforderungen zu identifizieren und Maßnahmen ergreifen zu können.

Ausführung: In der Projektphase Ausführung werden die in der Planungsphase festgelegten Schritte umgesetzt, und die Teammitglieder arbeiten an den ihnen vom Projektmanager zugewiesenen Aufgaben, um die Meilensteine der jeweiligen Phase zu erreichen. Wichtig ist, dass das Team eng zusammenarbeitet und ausreichend kommuniziert.

Überwachung und Kontrolle: In der Projektphase Überwachung und Kontrollewird fortwährend der Projektfortschritt überprüft. Der Projektmanager behält dabei im Auge, ob die Erfüllung der einzelnen Aufgaben dem Zeitplan entspricht, das Budget eingehalten wird und die Qualität der Arbeit stimmt. Nötigenfalls greift er ein, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Abschluss: In der Projektphase Abschlusswerden alle Deliverables daraufhin überprüft, ob sie den Anforderungen entsprechen und das Projektziel erreicht wurde. Das Produkt wird an den Auftraggeber übergeben. Ein Abschlussbericht dokumentiert die Ergebnisse und bewertet das Projekt, um aus den gewonnenen Erkenntnissen Lehren für die Zukunft ziehen zu können.

Ein solcher Phasenplan reduziert zwar die Komplexität eines Projekts, allerdings schränken „starre“ Phasen sowie die frühzeitige Festlegung von Meilensteinen die Flexibilität ein. So stößt klassisches Projektmanagement insbesondere dort schnell an seine Grenzen, wo sich die Anforderungen während des Projektverlaufs ändern. In Zeiten immer dynamischerer Märkte und höchst wandelbarer Zielgruppenerwartungen an Produkte ist eben dies heutzutage fast schon die Regel.

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Projektphasen im agilen Projektmanagement …?

Im agilen Projektmanagement gibt es keine strikt vorgegebene Abfolge von Projektphasen wie im klassischen Projektmanagement. Stattdessen geht es iterativ vor und ermöglicht eine höhere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Der Fokus liegt dabei auf der schnellen Umsetzung einzelner Arbeitspakete und der kontinuierlichen Verbesserung des Produkts via „Sprints“. Ein Sprint ist ein Zeitraum von ein bis vier Wochen, in dem ein bestimmtes Arbeitspaket umgesetzt und anschließend überprüft und gegebenenfalls angepasst wird.

Gleichwohl gibt es in agilen Projekten wiederkehrende Aktivitäten, die sich als „agile Projektphasen“ bezeichnen lassen und je nach Projekt und Methode variieren können. Hierzu zählen beispielsweise:

Vision: Auf Basis einer Produktvision wird ein vorläufiger Plan erstellt, um die Vision zu realisieren. Die Anforderungen werden erfasst, priorisiert und in ein Produkt-Backlog aufgenommen.

Sprint: Aus dem Produkt-Backlog wählt das Team diejenigen Aufgaben aus, die es in der jeweils zur Verfügung stehenden Zeitspanne realistischerweise erledigen kann, und arbeitet diese ab.

Review: Am Ende des Sprints diskutiert das Team, ob das anvisierte Teilziel erreicht wurde, tauscht sich über den Stand des Produkts aus und klärt die nächsten Entwicklungsschritte.

Retrospektive: Das Team prüft die Qualität des zurückliegenden Sprints und leitet aus den Erfahrungen potenzielle Verbesserungsmaßnahmen für den nächsten Sprint ab. Diese Phasen wiederholen sich Projektverlauf wieder und wieder. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass das Team seine Arbeit und das Produkt fortwährend verbessert, flexibel auf externe Einflüsse reagiert und so „nach und nach“ die Anforderungen des Kunden erfüllt.

Anforderungsmanagement in jeder Phase des Projekts

Die Kundenanforderungen nach Abschluss des Projekts exakt erfüllt zu haben, gelingt umso besser, wenn in Projekten ein professionelles Anforderungsmanagement integriert ist – eine Kernkompetenz von blindwerk, Agentur für komplexe digitale Projekte mit ausschließlichem Fokus auf agiles Projektmanagement.

Das Anforderungsmanagement bzw. Requirements Engineering erstreckt sich dabei über den gesamten Projektlebenszyklus bzw. alle Phasen des Projekts und dient der fortwährenden Identifizierung, Analyse, Priorisierung und Verwaltung von Anforderungen. Insbesondere in agilen Projekten ist es unerlässlich für den Erfolg, weil es deren Anpassungsfähigkeit erhöht. Zudem beugt die kontinuierliche Überwachung, Überprüfung und Anpassung der Anforderungen an Änderungen der Projektumgebung oder der Stakeholder-Bedürfnisse Problemen im Projekt vor und hilft, Risiken und Kosten zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

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Chemistry Meetings als Alternative zu Pitches

Chemistry Meetings: Wider die leidige Pitch-Kultur! 

Pitches haben ihre Tücken und sind für Unternehmen äußerst zeit- und kostenintensiv. Und auch Agenturen sind oftmals nicht allzu wild drauf, da sie für relativ kleine Honorare meist Großes (vor)leisten müssen. Für beide Seiten sind Chemistry Meetings daher eine sinnvolle Alternative, da so in einem ersten Schritt vorgefühlt werden kann, ob man überhaupt fachlich und menschlich zueinander passt.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Was bringt ein Chemistry Meeting Unternehmen und Agenturen?
  • Viele Agenturen stehen nicht sonderlich auf Pitches
  • Finden Unternehmen so überhaupt den Traumpartner?
  • Das Chemistry Meeting dient primär dem Kennenlernen
  • So ebnen Chemistry Meetings den Weg zum Projekterfolg

Ziel des Beitrags: Entscheider und Projektverantwortliche erfahren, welche Vorteile ein Chemistry Meeting gegenüber einem Pitch hat, und können so besser beurteilen, welcher Weg für sie der richtige ist.

Was bringt ein Chemistry Meeting Unternehmen und Agenturen?

In agilen Projekten kommt es noch mehr darauf an, dass die Chemie zwischen Kunde und Agentur stimmt. Denn gegenüber dem klassischen Projektmanagement ist das beauftragende Unternehmen hier sehr viel stärker in die Abläufe eingebunden.

Ein Beispiel: Bei der agilen Methode Scrum etwa fungiert oftmals ein entsprechend qualifizierter Mitarbeiter des Unternehmens als Product Owner. Damit ist er Teil des Scrum-Teams, übernimmt eine Vielzahl zentraler Aufgaben und stellt sicher, dass das spätere Produkt den Anforderungen sowohl seines Unternehmens als auch des Marktes genügt.

Aber auch abgesehen davon sind Kunden in agilen Projekten viel präsenter: Über den gesamten Projektverlauf hinweg intensiv am Prozess beteiligt, können sie per regelmäßigem Feedback immer wieder steuernd eingreifen. Bei Scrum ist das insbesondere durch die für gewöhnlich alle sieben oder vierzehn Tage stattfindenden Sprint Reviews möglich.

Wegen der engen, nicht selten mehrmonatigen oder gar mehrjährigen Zusammenarbeit muss es daher gerade im agilen Projektmanagement nicht nur fachlich zwischen Agentur und Auftraggeber passen. Sondern vor allem auch (zwischen)menschlich. Sonst ist schnell mal Sand im Getriebe, falls man sich nicht „versteht“ … was sich dann als äußerst schlecht für den Projekterfolg erweisen kann. 

Wenn sich Unternehmen also länger binden, wie beispielsweise bei der Entwicklung und Implementierung einer digitalen Strategie, tun sie gut daran, bei der Suche nach einer passenden Agentur nicht zwingend auf klassische Pitches zu setzen. Diese haben ihre Grenzen und Tücken. Als zielführende Alternative dazu bieten sich – in einem ersten Schritt – Chemistry Meetings mit ausgewählten Dienstleistern an. Nicht nur im Fall agiler Projekte!

Viele Agenturen stehen nicht sonderlich auf Pitches

Lassen Unternehmen bei mittleren oder großen Projektvorhaben mehrere Agenturen per Pitch gegeneinander antreten, so ist hiermit in der Regel ein hoher Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Daran ändert sich auch dann nichts, wenn sie die Aufwandsentschädigung für die ins Rennen gehenden Agenturen möglichst gering halten. Schließlich binden sowohl Vorbereitung als auch Durchführung meist erhebliche personelle Ressourcen. Für die teilnehmenden Agenturen gilt das Gleiche.

Hinzu kommt, dass Agenturen nicht auf jeden Zug aufspringen, zumal es sich für sie erst dann richtig auszahlt, wenn sie am Ende tatsächlich den Zuschlag bekommen.

Dafür müssen sie jedoch in (konzeptionelle/kreative) Vorleistung gehen – was sich letztlich nur für den Gewinner lohnt. Denn in der Aufwandsentschädigung, sofern überhaupt eine vorgesehen ist, spiegelt sich der Wert der für den Pitch geleisteten Arbeit nur bedingt wider. Freundlich ausgedrückt.

Heißt gleichzeitig: Die Verlierer zahlen im Grunde genommen drauf. Der Anreiz ist alles in allem also eher überschaubar.

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Finden Unternehmen so überhaupt den Traumpartner?

Vorteilhaft für Unternehmen ist dagegen, dass ihnen bei Pitches bereits potenziell verwertbare Ergebnisse präsentiert werden und sie grundsätzlich den Preis der nachfolgenden Leistung „kontrollieren“ können. Auch viele öffentliche Ausschreibungen zielen ja durch entsprechend festgezurrte Vergabekriterien von vornherein darauf ab, den jeweils günstigsten Projektpartner auszuwählen.

Dies hat jedoch zur Folge, dass sich manche Agenturen nicht sonderlich ins Zeug legen und stattdessen versuchen, mit einer „Lösung aus der Schublade“ durchzukommen. Wenn sie denn überhaupt mitpitchen. 

So laufen Unternehmen Gefahr, dass ihr neues Projekt gleich in zweierlei Hinsicht suboptimal startet: Zum einen ist die agenturseitige Vorleistung, auf der idealerweise alles Weitere basiert, nicht unbedingt das Nonplusultra – um zum anderen angeln sie sich auf diese Weise auch nicht unbedingt die am besten für das Gesamtvorhaben in Frage kommende Agentur. Beziehungsweise den erhofften Traumpartner. 

Mit Chemistry Meetings geht da vergleichsweise mehr. Weil sie niederschwelliger sind. Ein Widerspruch? Nein, wie sich im Folgenden zeigen wird. 

Das Chemistry Meeting dient primär dem Kennenlernen

Auch Agenturen haben ein gesteigertes Interesse an Projekten, die für beide Seiten stimmig sind. Etwa wenn es um zentrale Werte, die grundsätzliche Herangehensweise und die Qualität der Zusammenarbeit geht. Dazu gehört der kommunikative Austausch auf Augenhöhe ebenso wie ein Höchstmaß an angemessener Aufrichtigkeit. 

Wie gesagt, die Chemie muss stimmen. Dazu muss man sich aber zunächst einmal gegenseitig beschnuppern und kennenlernen können. Eben das leisten Chemistry Meetings binnen weniger Stunden.

Klar ist damit: Vor allem bei längerfristigen Projekten kommt es auf eine größtmögliche Schnittmenge zwischen der Unternehmenskultur des Kunden und dem Selbstverständnis der Agentur an. Umso besser klappt später die (agile) Projektarbeit aller Beteiligten! 

Zudem ist es für Agenturen fundamental wichtig, sich bereits im allerersten Schritt ein Bild davon machen zu können, welchen Stellenwert das Unternehmen professionellem Projektmanagement beimisst. Und ob in dieser Hinsicht überhaupt schon „gut geölte“ Andockpunkte vorhanden sind. Nicht minder wichtig: Ist man auch die fachlichen Herausforderungen betreffend auf einer Wellenlänge?

Insofern kommen Chemistry Meetings ohne konkrete Aufgabenstellungen wie beispielsweise den grafischen Erstentwurf für den Relaunch einer Firmenwebsite aus. Das ist nicht ihr Ziel.

So ebnen Chemistry Meetings den Weg zum Projekterfolg

Bedeutet: Während aufgabengetriebene Pitches von jetzt auf gleich in die Vollen gehen, um eine nach Maßgabe der jeweiligen Vergabekriterien „geeignete“ Agentur herauszufiltern, erlaubt ein Chemistry Meeting zunächst einmal ein gegenseitiges Kennenlernen, bei dem es zuvorderst um Soft Facts geht. Ohne dabei Hard Facts wie die beiderseitige Expertise sowie die Problemlösungskompetenz der Agentur komplett auszublenden. Letzteres lässt sich etwa in Form eines integrierten Mini-Workshops o. ä. zu einer spezifischen Fragestellung aus dem Kontext des geplanten Projekts abbilden.

Damit führen Chemistry Meetings zwar nicht sogleich zu elaborierten Konzepten, sagen dafür aber schon viel über die Art und Weise des Miteinanders im Projekt aus. Zudem entfällt somit die vorgelagerte Ausarbeitung einer dezidierten, anschlussfähigen Agenturaufgabe nebst Briefing. Sowie die nicht minder aufwändige Evaluierung der Ergebnisse.

Kurzum, Chemistry Meetings sind bei Weitem nicht so zeit- und kostenintensiv. Vielmehr ermöglichen sie es Unternehmen, relativ schnell den menschlich wie fachlich am besten passenden Projektpartner zu identifizieren und mit diesem anschließend einen Probeauftrag oder ein Vorprojekt als Reality-Check durchzuführen. Somit minimieren sie das Risiko einer späteren Bauchlandung und weisen Unternehmen den richtigen Weg zum Projekterfolg. 

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Tools, Tutorials und Technologien

Cross Plattform App Development: Erklärung und Case Study

Warum Cross Platform App Development? Erklärung und Case Study

Apps sind heutzutage wichtige digitale Helfer in Ausbildung, Beruf und Alltag. Gleichzeitig gehen User mit immer mehr verschiedenen Endgeräten online – dies vor allem mobil. Daher ist es für gewöhnlich von Vorteil, wenn Apps plattformübergreifend entwickelt werden und somit überall lauffähig sind. Denn so erreichen Unternehmen eine potenziell größere Zielgruppe.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Wann lohnt sich die Entwicklung plattformübergreifender Apps?
  • Es muss nur eine Anwendung programmiert werden
  • Mobile Internetnutzung weiter auf dem Vormarsch
  • Fazit: Vorher vom Spezialisten beraten lassen!

Ziel des Beitrags: Entscheider und Projektverantwortliche erhalten eine Übersicht darüber, warum es vorteilhaft sein kann, eine plattformübergreifende App entwickeln zu lassen.

Wann lohnt sich die Entwicklung plattformübergreifender Apps?

Web-Applikationen, kurz Apps, sind aus Ausbildung, Beruf und Alltag nicht mehr wegzudenken und beliebter denn je. So wurden bei den führenden Anbietern Google Play und Apple App Store 2021 mehr dieser oftmals unverzichtbaren Helfer heruntergeladen als jemals zuvor. Laut Branchenberichten verzeichneten beide im vergangenen Jahr ein sattes Umsatzplus von mehr als 20 Prozent.

Ein entscheidender Treiber dieser Entwicklung ist die infolge der Corona-Pandemie teils rasant voranschreitende Digitalisierung in Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Privathaushalten.

Damit kommt auch dem Cross Platform App Development, also der Entwicklung plattformübergreifender Apps, eine immer größere Bedeutung zu. Denn mittels Cross Platform App Development wird sichergestellt, dass Apps auch unabhängig von der jeweiligen Plattform funktionieren. Schließlich erwarten die allermeisten User heutzutage, dass ihre Lieblingsapps auf Desktop-PCs ebenso gut laufen wie auf Notebooks, Laptops, Smartphones, Handys und Tablet-PCs.

Der Kniff dabei: Cross Platform Apps werden in einer einheitlichen Programmiersprache für alle wichtigen Betriebssysteme entwickelt. Das ist erst seit einigen Jahren möglich und bietet signifikante Vorteile. Neben der höheren Reichweite einer plattformübergreifenden App sind aus Sicht von Unternehmen dabei vor allem die in der Regel vergleichsweise niedrigen Entwicklungskosten von Interesse. Dazu später mehr.

Es muss nur eine Anwendung programmiert werden

Gegenüber früher stehen für die Entwicklung von Cross Platform Apps mittlerweile zahlreiche Tools und Frameworks wie etwa Flutter zur Verfügung. Stark vereinfacht ausgedrückt, ist es dadurch unter anderem möglich, den Code der fertigen App automatisch in die Programmiersprache der anderen Betriebssysteme übersetzen zu lassen. Der springende Punkt ist hier: Obwohl jeweils nur eine Anwendung geschrieben wird, ist die App auf Basis ein und desselben Codes auch auf anderen Plattformen lauffähig.

blindwerk: Case Study Cross Platform App Development


blindwerk hat 2021 im Auftrag der Akademie für Gesundheitsfachberufe (AGF) eine plattformübergreifende App für Android und iOS erstellt, über die Online-Kurse für Physiotherapeuten angeboten und durchgeführt werden. Die App gliedert die Lehrinhalte in Themenkomplexe mit Kursen, die einzelne Lektionen in den Formaten Video, Text und Bild enthalten. Auf dem Startbildschirm sehen User, welche Kurse und Lektionen sie zuletzt besucht haben, und können per Quiz ihren Wissensstand prüfen. Damit verfügt die AGF jetzt über ein modernes digitales Medium, welches an unterschiedliche Träger und Schulen angepasst und weiter lizenziert werden kann.
Hier können Sie unsere Case Study anfordern.

Das spart Zeit und Kosten. Werden Apps hingegen pro Plattform entwickelt, ist der Aufwand genau dann relativ hoch, wenn Anbieter eine möglichst große Zielgruppe erreichen wollen und hierzu mehrere individuelle Anwendungen gecodet werden müssen.

Beim Cross Platform App Development entsteht demgegenüber nur ein punktueller Mehraufwand, der meist deutlich geringer ist als bei der Entwicklung diverser eigenständiger Anwendungen. Und das rechnet sich, da plattformübergreifende Apps potenziell ein größeres Publikum erreichen und eben auch den gestiegenen Erwartungen der User gerecht werden.

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Mobile Internetnutzung weiter auf dem Vormarsch

Cross Platform App Development orientiert sich insbesondere an der starken Zunahme der mobilen Internetnutzung, die nach Angaben von Statista, einem der führenden deutschen Online-Portale für Statistik, hierzulande zwischen 2015 und 2021 um rund 50 Prozent hochgeschnellt ist. Eng damit verknüpft: die immer größere Leistungsfähigkeit von Smartphones. Auf diesen performen die meisten plattformübergreifenden Apps längst ebenso gut wie Native Apps. Native Apps sind Anwendungen auf mobilen Endgeräten, die nicht plattformübergreifend, sondern speziell für einzelne Betriebssysteme entwickelt werden.

In Zahlen ausgedrückt: Bei der mobilen Internetnutzung via Smartphone erzielte Android zuletzt einen Marktanteil von rund 57,8 Prozent an den Page Views in Deutschland und Apples Betriebssystem iOS einen Anteil von rund 39 Prozent. So laut Statista der Stand im Januar 2022. Die Entwicklung von Cross Platform Apps trägt diesem Umstand Rechnung.

Fazit: Vorher vom Spezialisten beraten lassen!

Grundsätzlich spricht daher viel dafür, wenn Unternehmen heute verstärkt auf Cross Platform App Development setzen. Im Zweifelsfall sollten sie dabei aber auf die Expertise einer auf digitales Projektmanagement spezialisierten Agentur wie blindwerk vertrauen und sich zunächst eingehend beraten lassen.

Denn je nach Zielsetzung sind plattformübergreifende Apps nicht immer zwingend die beste oder gar einzige Lösung. Hier und da können sie auch gewisse Nachteile mit sich bringen, die es dann zu umschiffen gilt. So kann es mitunter der Fall sein, dass Cross Platform Apps auf dem einen oder anderen Betriebssystem nicht per se alle in ihnen realisierten Funktionen ausspielen können. Um dies dennoch zu erreichen, ist ein entsprechender Mehraufwand einzukalkulieren, der am Ende natürlich wirtschaftlich vertretbar sein muss. Und auch dem Design der App sind je nach Plattform manchmal mehr oder minder enge Grenzen gesetzt.

All dies ist im Vorfeld genau zu bedenken, um zusammen mit der beratenden und idealerweise gleich auch das Projekt realisierenden Agentur zum jeweils richtigen Ergebnis zu kommen.

Sie möchten die Digitalisierung Ihres Unternehmens vorantreiben und ziehen die Entwicklung einer plattformübergreifenden App in Betracht? blindwerk berät sie professionell und realisiert die beste Lösung für Sie. Sprechen Sie uns gerne an!

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Projektmanagement

Requirements Engineering und Projektmanagement – Einführung und Einordnung

Einführung Requirements Engineering und Projektmanagement

Das Management von Anforderungen bzw. Requirements Engineerings sollte immer integraler Bestandteil von (agilem) Projektmanagement sein. Denn es schützt Projekte davor, plötzlich in Schieflage zu geraten. Etwa indem sich bestimmte Vorgaben des Kunden später als nicht realisierbar erweisen. Daher muss jede einzelne Anforderung zuvor auf Herz und Nieren geprüft werden. Dies hilft, Risiken zu minimieren, Kosten zu senken und den Zeitplan einzuhalten. 

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Was ist Requirements Engineering und warum ist es im Projektmanagement so wichtig?
  • Worin bestehen die Ziele von Requirements Engineering?
  • Warum ist Requirements Engineering wichtig?
  • Was versteht man unter einer Anforderung?
  • Erhebung, Analyse, Dokumentation und Management
  • Aufgaben eines Requirements Engineers
  • Anforderungen auf dem Prüfstand: Qualitätskriterien
  • Arten der Anforderung: Funktional vs. nicht-funktional
  • Anforderung richtig formulieren: Lösung nicht vorwegnehmen
  • Fazit: Besser auf Anforderungsmanagement setzen!

Ziel des Beitrags: Projektverantwortliche erfahren, was Requirements Engineering ist und wie sie Anforderungen richtig einordnen, Streitigkeiten im Projekt vermeiden und Risiken minimieren. 

Was ist Requirements Engineering und warum ist es im Projektmanagement so wichtig?

Sicherlich haben Sie es schon bemerkt: Sowohl in der deutschen als auch in der englischen Übersetzung geht es um Anforderungen (Requirements). Dass diese in komplexen Projekten irgendwie “gemanagt” werden müssen, ist noch unmittelbar einleuchtend. Aber “Engineering”?

Tatsächlich ist das Anforderungsmanagement ein wichtiger Bestandteil bei der Entwicklung und Konstruktion von Maschinen, Software und anderen Produkten. Nicht selten werden im Maschinenbau deshalb auch Ingenieure für das Requirements Engineering eingesetzt. Und in der Software- oder Web-Entwicklung greifen wir entsprechend auf Experten zurück – hier ist es Bestandteil von Software Engineering. Es geht also um deutlich mehr als nur um Projektmanagement: Fachliche Expertise ist unabdingbar!

Grob gesprochen umfasst Requirements Engineering alle Methoden und Maßnahmen, um Problemen im Projekt vorzubeugen. Während Testing die eine, nachgelagerte Seite der Medaille ist, zeigt das Anforderungsmanagement die andere, vorgelagerte Seite.

In diesem Zusammenhang vielleicht ebenfalls interessant für Sie: “Wie bereite ich ein digitales Projekt perfekt vor?

Worin bestehen die Ziele von Requirements Engineering?

Häufig werden Vorgaben durch den Auftraggeber kommuniziert und einfach umgesetzt. Geprüft wird vielfach nur, ob sie richtig verstanden wurden und was ihre Realisierung kostet. Unberücksichtigt bleibt oft, inwieweit sie sinnvoll sind, ob es einfacher und vielleicht kostengünstiger geht. Denn der Kunde ist schließlich König! So beginnen oftmals Projekte, die ohne Anforderungsmanagement auskommen (müssen). 

Wer sich stattdessen frühzeitig um das Erheben und Managen seiner Anforderungen kümmert, verfolgt die folgenden Ziele:

  • Kosten während der Realisierung senken
  • Wartungskosten und andere langfristige Kosten senken
  • Zeitliche Vorgaben einhalten
  • Risiken senken
  • Qualität des Produkts sichern
  • Vorgaben einhalten

Gerade das frühzeitige Kümmern um Anforderungen ist also wichtig, um die genannten Ziele zu erreichen. Wie groß die Vorteile durch Requirements Engineering sind, lässt sich gut an der sogenannten “Rule of Ten” veranschaulichen. 

Warum ist Requirements Engineering wichtig?

Die “Rule of Ten” besagt, dass Fehler möglichst früh erkannt und behoben werden sollten: Denn bei jeder Produktionsstufe verzehnfachen sich die Folgekosten, um einen Fehler zu beheben. Fehler, die also bereits vor der Entwicklung des Projekts oder einzelner Komponenten erkannt werden, reduzieren die Kosten während der gesamten Projektlaufzeit (s. Projektlebenszyklus) drastisch. Und gerade das Vorbeugen von Fehlern ist die Domäne von Requirements Engineering!

Beispiele für Rule of Ten

  • Rückrufaktion von Produkten
  • Hohe Abbruchrate im Online-Shop
  • Ausnutzung einer Schwachstelle in einer Software (Hacker-Angriff)
  • Höhere Projekteffizienz
  • Weniger Change Requests im Projektverlauf
  • Verlagerung von Fehlern in das Vorprodukt
  • Frühes Erkennen von Problemen
  • Geringere Projektkosten, da Folgekosten aus Fehlern vermieden werden
  • Projektabschluss „in time and budget”
  • Höhere Kundenzufriedenheit
  • Weniger Imageschäden
  • Zielorienter Abschluss

Hat man einen Fehler also einmal “verbaut”, kann es äußerst schwierig sein, ihn zu reparieren. Ein mangelhaftes Requirements Engineering kann so äußerst unangenehm werden. Doch manchmal sind die Ergebnisse auch zum Schmunzeln:

Das sogenannte UX Designer Paradox hingegen zeigt, dass mangelhaftes Anforderungsmanagement auch dazu führen kann, dass ein vermeintlich innovatives Produkt leider überhaupt nicht zu den formulierten “Musts” des Endkunden passt. Bevor Sie also teure Features in Ihr Produkt einbauen, lohnt sich ein genauer Blick auf die Anforderungen Ihrer Zielgruppe. Auftraggeber, Designer und auch Entwickler realisieren zu oft Funktionen, die ihren eigenen Wünschen und Vorlieben entsprechen. Requirements Engineering hilft Ihnen dabei, diese Fehlentwicklungen zu vermeiden. 

Kurzum: Offensichtlich gibt es also Anforderungen, die eher nicht so gut sind! Und das, obwohl die Projektbeteiligten von ihnen überzeugt waren. Persönliche Vorlieben sind anscheinend völlig ungeeignet, um eine Anforderung bewerten zu können.

Was versteht man unter einer Anforderung?

Schon dem Wort nach ist eine Anforderung etwas, das “angefordert” wird. Sie ist somit üblicherweise ausdrücklich verlangt, erbeten und muss daher in jedem Fall kommuniziert werden. Da sie wortwörtlich “gefordert” wird, handelt es sich um eine benötigte Eigenschaft. Entsprechende Vorgaben können unter anderem von Auftraggebern, Behörden, dem Gesetzgeber, Mitarbeitern oder Endkunden gestellt werden:  

  • Dritte: Was muss das System aus formaler, rechtlicher oder vertraglicher Sicht erfüllen (z. B. Gesetze, Normen, Spezifikationen)? 
  • Auftraggeber: Welche internen Abläufe, innerbetrieblichen Prozesse, Anforderungen von Mitarbeitern, Dokumentationspflichten etc. sind zu berücksichtigen?
  • Auftragnehmer: Wie muss der Kunde dem Projektteam zuarbeiten, damit das Projekt erfolgreich verlaufen kann?
  • Endkunden: Was genau braucht der Endkunde, um sein Problem zu lösen oder ein bestimmtes Ziel zu erreichen (z. B. Bedienbarkeit, Endgeräte, Erlebnis)?

Wer aber bestimmt, was gefordert wird, was für Ihr Projekt wichtig ist? Und wie entscheiden Sie, wenn unterschiedliche Auffassungen darüber, was wichtig ist, zu Streitigkeiten führen? Gerade hier setzt Anforderungsmanagement an. 

Erhebung, Analyse, Dokumentation und Management

Kunden sind keine IT-Experten. Gewisse Zusammenhänge können diese verständlicherweise weder kennen noch verstehen. Also formulieren Kunden ihre Anforderungen oft unvollständig, unstrukturiert, fehlerhaft, nicht immer verständlich und teilweise sogar widersprüchlich. Gleichzeitig erwarten sie, dass der IT-Dienstleister alles verstanden hat, jeden Punkt genau prüft, Risiken abwägt und das gewünschte Software-Produkt gemäß den Vorgaben realisiert. 

Hier kommt das Requirements Engineering ins Spiel, das im Grunde wie folgt abläuft:

  • Anforderungen erheben: Was muss das Produkt aus Sicht des Auftraggebers, des Endkunden etc. erfüllen oder leisten?
  • Anforderungen transformieren: Wie lassen sich diese unstrukturierten Informationen in eine Form bringen, die verständlich und strukturiert ist (klassischerweise in Form eines Lastenhefts)?
  • Systemanforderungen erstellen: Inwieweit ist das Projekt mit diesen Anforderungen unter Berücksichtigung zugrunde gelegter qualitativer Merkmale und Restriktionen realisierbar?  

Anforderungsmanagement besteht im Grunde also darin, implizite Anforderungen explizit zu formulieren. Ein Anforderungsmanager stellt somit sicher, dass diese unter anderem vollständig, korrekt, verständlich und realisierbar sind. Dazu kümmert er sich um deren Erhebung, Analyse, Dokumentation und Management.

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Agiles Projektmanagement und Requirements Engineering (ARE) 

In agilen Projekten findet Anforderungsmanagement im Grunde die ganze Zeit über statt. Anforderungen werden für jedes Feature ermittelt, etwa in “User Stories” (so nennt man im Projektmanagement allgemeine Beschreibungen beispielsweise von Software-Features).

Auch hier geht es darum, eine Anforderung zu erheben (hier des Website-Besuchers), ohne etwa eine konkrete technische Lösung vorwegzunehmen (vgl. unten) – und zwar in der Sprache des Kunden.

Die wohl wichtigste Frage- oder Problemstellung im Requirements Engineering lautet damit: Wie ermitteln wir jede einzelne relevante Anforderung für das Projekt, falls/wenn der Auftraggeber nicht in der Lage dazu ist, sie zu kommunizieren?

Aufgaben eines Requirements Engineers 

Im Grunde enthält jedes durchdachte Projektmanagement bereits ein Anforderungsmanagement. In agilen Projekten findet etwa eine Priorisierung durch den sogenannten Product Owner statt. Das ist die Person, die die Aufgabenliste verwaltet und die Priorisierung vornimmt.

Was kann ich tun, wenn mich die Masse an Anforderungen erschlägt?

  • Priorisieren: Wichtige Aufgaben werden nach oben priorisiert, weniger wichtige nach unten. So werden alle notwendigen Punkte zuerst abgearbeitet, weniger wichtigere nach hinten verschoben.
  • Sprints: Um den Überblick nicht zu verlieren, wird nicht alles auf einmal abgearbeitet. Das Projekt wird in kleinere Pakete aufgeteilt, die nach und nach in sogenannten Sprints realisiert werden.
  • Eliminieren: Vielfach werden in Projekten Dinge realisiert, die – wenn man mal ehrlich ist – niemand braucht. In einer bereits priorisierten Liste aller Anforderungen sollten jene mit geringer Priorität auf den Prüfstand gestellt werden.
  • Verfallsdatum: Wenn manches davon auch nach Monaten oder gar Jahren nicht umgesetzt wurde, das Projekt vielleicht sogar längst online gegangen ist, lohnt es sich, über ein Verfallsdatum nachzudenken. Ist etwas zum Beispiel älter 12 Monate, wandert es ins Archiv.
  • Qualitätskriterien: Legen Sie Kriterien für Anforderungen fest! Dann wird Ihre Anforderungsliste stets aufgeräumt(er) sein. Die Priorisierung fällt Ihnen leichter, bestimmte Dinge können ohne Streit eliminiert werden. Welche Qualitätskriterien sinnvoll sind, diskutieren wir weiter unten.

Je mehr eine solche Person zum fachlichen Gehirn im Erstellen, Verwalten und Analysieren von Vorgaben wird, unter anderem die Dokumentation vornimmt und Beziehungen zwischen Anforderungen herstellt, desto mehr wird er zum Requirements Engineer. Weg vom reinen Projektmanagement, hin zum fachlich versierten, dokumenten- oder datenbankbasierten Anforderungsmanagement: So lässt sich eine Abgrenzung zu Projektmanagern vornehmen, wobei die Grenze durchaus fließend ist.

Anforderungen auf dem Prüfstand: Qualitätskriterien

Jedes komplexere Projekt kennt sie: Diskussionen darüber, inwieweit eine bestimmte Anforderung Sinn ergibt, überzogen, zu teuer oder schlicht nicht realisierbar ist. Oft prallen ganz unterschiedliche Meinungen und Sichtweisen aufeinander, und ausgetauscht werden dann mal mehr, mal weniger gute Begründungen. Am Ende setzt sich nicht selten derjenige durch, der den längeren Atem, das Budget oder eben “das Sagen” hat – oft mit fatalen Konsequenzen für den Projekterfolg!

Anforderungen, die bei Einhaltung von Qualitätskriterien so keine Chance auf eine Berücksichtigung im Projekt hätten, führen dazu, dass beispielsweise ein Webprojekt 

  • zu teuer wird,
  • zeitintensiv ist,
  • geringeren Mehrwert bietet,
  • schlechte Usability zeigt,
  • unnötig komplex gerät und 
  • widersprüchliche Ziele verfolgt.

Hinzu kommt, dass so manche Anforderung nicht wirklich objektiv ist. Was zu Problemen führen kann!

Qualitätskriterien helfen dabei, sich gegen sinnlose oder überzogene Forderungen durchzusetzen

Qualitätskriterien helfen dabei, endlose Diskussionen und Auseinandersetzungen zu vermeiden. Formulieren Sie mit allen Beteiligten klare Kriterien, die für jede Anforderung erfüllt sein müssen. Welche Qualitätskriterien Sie tatsächlich brauchen, kann stark von Ihrem Projekt abhängen.

Ausführlich beschrieben und erklärt wird all dies (und vieles mehr) in dem aktuellen Fachbuch “Basiswissen Requirements Engineering” von Klaus Pohl und Chris Rupp.

Häufig spielen die folgenden Kriterien eine wichtige Rolle:

  • Realisierbar: Anforderungen müssen in dem gesetzten zeitlichen Rahmen und mit den vorhandenen Ressourcen technisch und finanziell machbar sein.
  • Adäquat: Die Lösung muss zum Kunden bzw. Endkunden passen (s. “The UX Designer Paradox”).
  • Konsistent: Eine Anforderung darf nicht im Widerspruch zu einer anderen stehen. Wenn beispielsweise die Ladezeit einer Website überdurchschnittlich gut sein soll, kann keine Anforderung realisiert werden, die dem zuwiderläuft, etwa durch das übermäßige Einbinden von Skripten durch Drittanbieter, um möglichst vielfältige Funktionen zur Verfügung zu stellen. 
  • Vollständig: Anforderungen sollten vollständig beschrieben werden, so dass wichtige Funktionen oder Aspekte nicht weggelassen werden. 
  • Verständlich: Wichtig ist natürlich auch, dass die Beschreibung jeder Anforderung für alle Beteiligten (etwa Stakeholder) verständlich ist. 
  • Eindeutig: Eine Anforderung sollte auf keinen Fall falsch oder anders verstanden werden können. Sie muss also eindeutig sein!
  • Prüfbar: Jede Anforderung muss überprüfbar und nachverfolgbar sein, da wir nur so wissen können, ob wir sie letztlich erfüllt haben und inwieweit sie zum Erreichen des Projektziels beiträgt.
  • Notwendig: Welche Anforderungen sind in dem geltenden Systemkontext wirklich notwendig?  
  • Abgestimmt: Zu guter Letzt sollte selbstverständlich mit allen Beteiligten (insbesondere mit den Stakeholdern) abgestimmt werden, ob jede einzelne Anforderung so korrekt ist und umgesetzt werden soll.

Bevor Sie Ihre Anforderungen anhand von Qualitätskriterien erheben und schließlich formulieren, sollten Sie zwischen funktionalen und nicht-funktionalen unterscheiden. Dies hilft Ihnen beispielsweise dabei, nicht etwa Funktion und Design zu vermengen, sondern daraus unterschiedliche Anforderungen zu generieren.

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Arten der Anforderung: funktional vs. nicht-funktional 

Gemeinhin beschreiben Auftraggeber, WAS eine Software tun soll. Zumindest liegt der Schwerpunkt oft auf diesen funktionalen Aspekten. Weil das häufig aber nicht ausreicht, um jede Anforderung zu berücksichtigen, braucht es auch nicht-funktionale Anforderungen. Mit diesen wird darüber hinaus gefordert, WIE oder WIE GUT das System eine Aufgabe erfüllen soll (etwa Zeitverhalten, Zuverlässigkeit, Wartbarkeit, Sicherheit, Aussehen, Usability, Leistung und Effizienz) – also Qualitätsanforderungen. 

  • Beispiel für eine funktionale Anforderung: Das Shop-System soll den Checkout in einem Schritt durchführen (sog. One-Page-Checkout). 
  • Beispiel für eine nicht-funktionale Anforderung: Der Checkout soll alle für den Kaufabschluss benötigten Buttons im sichtbaren Bereich zeigen (“Above the fold” ). 

Nicht-funktional sind neben den Qualitätsanforderungen in der Regel auch die Randbedingungen (Constraints). Eine Randbedingung könnte zum Beispiel darin bestehen, dass ein Projekt mit dem Content-Management-System TYPO3, einem PHP-Framework wie Laravel oder nach einem bestimmten Standard realisiert werden soll. Neben solchen technischen bzw. normativen Constraints können etwa auch kulturelle oder spezifische Vorgaben des Auftraggebers einschränkend wirken. 

Die Anforderung richtig formulieren: Lösung nicht vorwegnehmen!

Anforderungen beschreiben nicht, wie etwas realisiert werden soll (auf welche Art und Weise, mit welcher Technologie o. ä.). Demgegenüber sollen Entwickler entscheiden können, mit welcher Lösung sie die Anforderung erfüllen. Dabei nehmen sie die Nutzerperspektive ein, in der agilen Entwicklung etwa in Form von User Stories. Damit sollen praktikable, aber auch neue, innovative Lösungen gefördert werden. Die Anforderung soll nicht die Lösung vorwegnehmen, da so meist nur althergebrachte Ergebnisse gefördert werden.

Fazit: Besser auf Anforderungsmanagement setzen!

Requirements Engineering im Projektmanagement bedeutet, sich mit Anforderungen systematisch zu beschäftigen – und das möglichst frühzeitig, da sonst die Kosten in späteren Projektphasen überproportional steigen können (s. “Rule of Ten”). In sehr komplexen oder besonders komplizierten Projekten gleichen die Anforderungen einem Bau- oder Konstruktionsplan, da Abhängigkeiten zwischen diesen erstellt, verfeinert und durch Änderungen aktualisiert werden. Dann kann es auch sinnvoll sein, ein datenbankbasiertes Requirements Engineering zu nutzen, um Aktualisierungen automatisch an der einen Stelle vornehmen zu können, wenn sich an einer anderen Stelle eine Anforderung ändert. 

Qualitätskriterien sind besonders wichtig, weil eine Anforderung nicht durch subjektives Empfinden bewertet werden sollte, sondern durch objektive, unter allen Beteiligten geteilte Maßstäbe. Und es ist wichtig, sie richtig einzuordnen: Betrifft eine Anforderung eine Funktion oder geht es eher um einen reinen Design-Aspekt?

Obwohl sich der Requirements Engineer viel mit Dokumentation und Analyse beschäftigt, sollte er kommunikationsstark sein. Denn er muss die Wünsche aller Stakeholder unter einen Hut bringen und dem Entwicklungsteam kommunizieren. Er behält das Ziel im Blick, ein Produkt zu entwickeln, das die gesetzten Anforderungen erfüllt, unter Minimierung von Kosten und Risiken.

Bei blindwerk setzen wir konsequent auf professionelles Anforderungsmanagement und führen die digitalen Projekte unserer Kunden so zum Erfolg. Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Erstgespräch mit uns, um mehr über unsere Arbeitsweise zu erfahren!
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Case Studies

Was ist Pretotyping? Erklärung, Methoden und Case Study

Was ist Pretotyping? Erklärung, Methoden und Case Study

Unternehmen haben heute ein gesteigertes Interesse daran, so früh wie möglich herauszufinden, ob sie mit einer neuen Produktidee den richtigen Riecher haben. Oder eben nicht. Als kostengünstige, leicht umsetzbare und schnelle Ergebnisse liefernde Methode bietet sich hierzu das Testing per Pretotype an. Allzu teure Fails lassen sich so quasi im Handumdrehen vermeiden.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Wie Unternehmen von Pretotyping profitieren
  • McSpaghetti als Pretotyping-Beispiel
  • Mit Methode Pretotyping beats Prototyping
  • Einige erfolgversprechende Techniken

Ziel des Beitrags: Entscheider erfahren, was ein Pretotype ist und wie ihr Unternehmen einen solchen zeit- und kosteneffizient bei der zielgerichteten Entwicklung neuer Produkte und Erschließung neuer Geschäftsfelder einsetzen kann.

Wie Unternehmen von Pretotyping profitieren

Die Idee für ein Produkt unter geringstmöglichem Aufwand und vor allem kosteneffizient darauf zu testen, ob und wie dessen spätere Features bei Kunden ankommen würden – dieser Grundgedanke steckt hinter Pretotyping.

Der Clou daran: Da Unternehmen so (vorerst) das Prototyping und weitere Projektschritte umgehen, sparen sie im Zweifelsfall viel Zeit und Geld. Denn die in einer definierten Testumgebung generierten Kunden-Reaktionen auf den Pretotype, der als rudimentäre Vorstufe des Prototyps ein realiter noch nicht vorhandenes Produkt repräsentiert, entscheiden schon früh mit darüber, ob eine Produktidee überhaupt weiter verfolgt werden sollte. Das ist insofern wirtschaftlich vorteilhaft, als Pretotyping ein „schnelleres Scheitern“ ermöglicht und Unternehmen so davor schützt, Produkte zu entwickeln, die im Markt absehbar keine Chance haben.

Pretotyping auf den Punkt gebracht

Mit Pretotyping lässt sich die Idee für ein noch nicht realisiertes Produkt so schnell und kostengünstig wie möglich hinsichtlich ihrer Markttauglichkeit testen. Hierzu werden anhand einer stark vereinfachten Produktversion mit simulierten Features u. a. die folgenden Fragen beantwortet:
  • Haben potentielle Kunden Interesse an dem Produkt?
  • Würden sie es kaufen, sofern es existierte?
  • Würden sie es in der angedachten Weise benutzen?
  • Würden sie es oft bzw. regelmäßig nutzen?

Mit einer Methode wie dieser lässt sich also bereits in einem sehr frühen Stadium die Spreu vom Weizen trennen – und zwar anhand der überwiegend simulierten Eigenschaften einer stark vereinfachten Produktversion.

Die Idee dahinter ist so genial wie naheliegend. Doch die heute gängige Bezeichnung „Pretotyping“ hat sich erst vor rund zehn Jahren durchgesetzt. Federführend war dabei Googles ehemaliger Engineering Director Alberto Savoia mit seinem Buch „Pretotype It“. Darin findet sich auch das „Pretotyping Manifesto“.

Tatsächlich wurde die Methode aber schon vorher eingesetzt. Nur eben nicht unter diesem Namen. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie alles Wissenswerte darüber – Beispiele und eine Projektmanagement-Fallstudie von blindwerk inbegriffen.

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McSpaghetti als Pretotyping-Beispiel

Ein sehr prominentes, möglicherweise aber frei erfundenes Beispiel für „Prä-Pretotyping“ ist McSpaghetti. Auf Letzteres deuten zumindest die teils widersprüchlichen Informationen im Internet hin. Trotzdem ist es ein äußerst einleuchtendes Pretotype-Beispiel, wie wir finden.

So spielte McDonald’s der Legende nach bereits in den 1980ern mit dem Gedanken, sein kulinarisches Angebot um weitere weltweit beliebte Speisen zu erweitern. Die Wahl fiel – nicht wirklich überraschend – auf Spaghetti. Doch würde das neue Produkt später wie erhofft im Markt funktionieren und der Fastfood-Kette zusätzlichen Umsatz bescheren?

Um das zu testen, bot McDonald’s in einigen Filialen ein entsprechend gebrandetes Nudelgericht mit Tomatensoße an. Allerdings existierte das Ganze lediglich auf der Speisekarte, und wenn jemand danach fragte, hieß es: „Sorry, McSpaghetti ist gerade aus …“

Das Ergebnis war zwar niederschmetternd, bewahrte McDonald’s jedoch vor einem kapitalen Flop. Heißt: Weil kaum wer danach fragte, ließ man die Produktidee umgehend wieder fallen und sparte am Ende allerhand Geld, welches sonst in die Produktentwicklung und Markteinführung von McSpaghetti hätte investiert werden müssen.

Das vorgebliche Produkt war damit mangels Kundeninteresse schnell und kostengünstig im allerersten Test durchgefallen. Dank Pretotyping – was für McDonald’s unter dem Strich natürlich erfreulich war. Wir kommen ganz zum Schluss noch einmal kurz darauf zurück.

blindwerk: Case Study Pretotyping


Im Auftrag eines digitalen Beratungsunternehmens hat blindwerk im Jahr 2020 das Projektmanagement zur Realisierung einer suchmaschinenoptimierten Pretotyping-Landingpage übernommen. Der Endkunde, ein europaweit tätiger Händler, wollte auf diesem Wege ausloten, ob eine Expansion in ein weiteres Geschäftsfeld erfolgsversprechend für ihn sein könnte. Vorrangiges Ziel war es damit, neue Produkt- und Kundengruppen zu identifizieren.
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Mit Methode: Pretotyping beats Prototyping

Mit der Wortschöpfung „Pretotyping“ hat Savoia die beiden zentralen Begriffe pretend und prototyping sinnfällig zusammengebracht. Gleichzeitig grenzt er sie voneinander ab und macht klar, dass Pretotyping vor dem Prototyping kommt: pre beats proto.

Wie im obigen Beispiel tut der Pretotype dabei lediglich so, als sei das Produkt bereits existent und hätte bestimmte Eigenschaften bzw. Features. Heutzutage lässt sich das oftmals ganz leicht per Landingpage abbilden, auf der dann beispielsweise die innovativen Funktionen eines neuen Smartphones oder einer neuen App virtuell erfahrbar gemacht werden. Die Kosten für die Umsetzung sind hier überschaubar, was wichtig ist, da es beim Pretotyping um den Erkenntnisgewinn im Verhältnis zum investierten Aufwand geht.

So können Unternehmen in einer relevanten Nutzergruppe binnen sehr kurzer Zeit testen, ob ihre Produkt- bzw. Geschäftsidee „greift“ und man das Richtige im Sinn hat. Oder aber korrigierend gegensteuern. Auch wird schnell evident, ob infolge größerer Risiken unwägbare Entwicklungskosten drohen. Dann lieber schnell scheitern.

Per Pretotype lässt sich also das wesentliche Erfolgsmerkmal eines angedachten Produkts herauskitzeln: das „it“. Es geht dabei um das Was – das Wie kommt erst danach. Nicht von ungefähr hat Savoia eines seiner späteren Bücher auch mit „The Right It“ betitelt.

Prototypen hingegen sind meist greifbare Versuchsmodelle geplanter Produkte. So etwa die schon bis kurz vor die Marktreife entwickelte Betaversion eines neuen Fahrzeugs, mit der dann richtige Testfahrten möglich sind. Bei vergleichsweise hohen Kosten.

Künftig dürfte die rasant voranschreitende Digitalisierung und mithin die Zunahme disruptiver technologischer Schübe aber dazu führen, dass mehr und mehr Unternehmen das Pretotyping – dort, wo es möglich und zielführend ist – dem Prototyping voranstellen. Die Vorteile liegen schließlich auf der Hand.

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Einige erfolgversprechende Techniken

In „The Right It“ favorisiert Savoia eine ganze Reihe kostengünstiger und leicht umsetzbarer Pretotyping-Methoden. Dazu zählen beispielsweise:

The Mechanical Turk: Statt eines Computers oder einer anderen technischen Anwendung führt ein Mensch die Funktionen eines Produkts im Hintergrund so authentisch aus, dass die Probanden den Eindruck haben, das Ganze würde in der Tat „maschinell“ bzw. automatisiert ablaufen. Dies spart in einem ersten Schritt erhebliche Kosten und liefert dennoch belastbare Ergebnisse.

The Pinocchio: Mittels einer noch völlig funktionslosen Dummy-Version des Produkts wird getestet, ob deren äußerliche Merkmale grundsätzlich bei den Nutzern Anklang finden. Die späteren Features des Produkts sind zwar zunächst nicht mehr als ein Versprechen, werden von den Probanden meist aber bereits mitgedacht. So lässt sich testen, welchen ersten Eindruck Nutzer von dem Produkt haben – und ob man sich auf dem richtigen Weg befindet.

The Minimum Viable Product: Hier ist der Pretotype eine schon zum Teil funktionale, aber auf das absolute Minimum reduzierte Produktversion. Dabei gilt es, die Auswahl der jetzt schon zu realisierenden Features so sorgfältig zu treffen, dass Nutzer in diesen bereits einen signifikanten Mehrwert für sich erkennen. Gelingt dieser entscheidende Kniff, erfährt man viel über deren Erwartungen und Anforderungen an das zu entwickelnde Produkt. Dies ist richtungsweisend für alle weiteren Schritte.

The Fake Door: Das ist genau die Methode, die McDonald’s damals mit McSpaghetti eingeschlagen haben soll (vgl. oben). Hier wird nur vorgegaukelt, dass es ein Produkt gibt, um zu überprüfen, ob Kunden daran Interesse hätten. Übrigens hat es McSpaghetti mittlerweile doch noch auf die Speisekarte der Fastfood-Kette geschafft – allerdings nur auf den Philippinen. Ob Pretotyping bei der erfolgreichen Markteinführung dort eine Rolle gespielt hat, können wir aber leider nicht sagen. 

Sie haben eine gute Produktidee oder wollen ein neues Geschäftsfeld erschließen? Das Projektmanagement-Team von blindwerk berät sie gerne zu den Möglichkeiten, die eine Pretotyping-Landingpage Ihnen hierbei bietet. Sprechen Sie uns gerne an!

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Projektmanagement-Methoden

Warum Meilensteine im Projektmanagement wichtig sind

Warum Meilensteine im Projektmanagement wichtig sind

Meilensteine unterteilen Projekte in Projektphasen und ermöglichen Unternehmen eine bessere Planung des Vorhabens. Zudem schaffen sie für alle Beteiligten mehr Transparenz und eignen sich nicht nur zur Steuerung großer und langfristiger Projekte. Sondern auch in kleinen Projekten bleibt so der Überblick gewahrt. Daher haben wir für Sie jetzt einmal zusammengefasst, wie Meilensteine richtig eingesetzt werden und warum sie für das Projektmanagement so wichtig sind.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Was ist ein Meilenstein im Projektmanagement? Definition & Einordnung
  • Wichtige Wegweiser und Kontrollpunkte
  • Alleskönner im Projektmanagement
  • Meilensteine als Mittel der Projektsteuerung
  • Auf den Punkt gebracht

Ziel des Beitrags: An den Grundlagen von Projektmanagement interessierte Leser erhalten eine Einführung in das Thema „Meilensteine und Projektphasen“ und erfahren, wie sich Meilensteine erfolgreich bei der Projektplanung und -steuerung einsetzen lassen.

Was ist ein Meilenstein im Projektmanagement? Definition & Einordnung

Im Projektmanagement ist „Meilenstein“ einer der zentralen Begriffe – allerdings sollte man ihn nicht allzu bildhaft verstehen. Denn gegenüber ihrer historischen Entsprechung als oftmals recht schmucke Entfernungsanzeiger am Wegesrand dienen Meilensteine im Projektmanagement auch übergeordneten Zwecken. Die DIN 69900 etwa definiert sie als Ereignisse von besonderer Bedeutung.

Um dies zu veranschaulichen, stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben einen Wandertag von Dorf A ins 20 Kilometer entfernte Dorf B geplant, den Sie nun mit Ihrer Familie begehen. Unterwegs erklimmt Ihre Gruppe einen Berg, der einen tollen Ausblick bietet, und zur Mittagszeit kehren Sie in ein Gasthaus mit weitgerühmter Küche ein. Nachmittags besuchen alle ein Naturkundemuseum, bevor die letzte Etappe mit einem Ausflugsdampfer über einen großen See an den Zielort führt.

Grob vereinfacht ausgedrückt, sind diese vier Highlights die Meilensteine Ihres Projekts „Wanderung“. Es hat damit mehrere Phasen.

Wesentlich ist hier, dass es sich um das Erreichen von Zwischenzielen handelt, die für gewöhnlich, aber nicht ausschließlich am Ende von Projektphasen verortet sind. Also nachdem eine Aufgabe oder ein Aufgabenpaket abgearbeitet wurde. Bei der Wanderung wäre die Aufgabe also der Weg zum Highlight.

Wichtig: Insofern sind Meilensteine weder mit den Tasks noch mit dem Projektziel zu verwechseln! Sondern sie grenzen als „Teilschritte“ die Phasen und Unterphasen eines Projekts voneinander ab. Gemäß Definition müssen sie dabei stets bedeutsam für das Projekt sein.

Geeignete Meilensteine festzulegen, liegt in der Verantwortung des Projektleiters. Indem er so den Projektverlauf in Etappen mit überprüfbaren Zwischenzielen unterteilt, gibt er dem Projekt insgesamt mehr Struktur und ermöglicht allen Beteiligten eine bessere Orientierung. Insbesondere erleichtert dies Unternehmen und Agenturen die Planung, das Controlling und die Steuerung von Projekten. Darum geht es in diesem Beitrag.

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Wichtige Wegweiser und Kontrollpunkte

Bei der Planung eines Projekts wird jeder wichtige Schritt festgelegt. Darunter auch individuelle bzw. projektabhängige Meilensteine. Somit ist auf einen Blick ersichtlich, wann etwas fertig sein muss und wann und womit es weitergeht. Meilensteine weisen so nach und nach den Weg ins Ziel und fungieren gerade bei komplexen oder längerfristigen Vorhaben als unverzichtbare Kontrollpunkte: Projektleiter, Team und Auftraggeber sind in der Lage zu überprüfen, ob alle in den einzelnen Phasen des Projekts geplanten Aktivitäten erfolgreich abgeschlossen wurden. Dies immer auch mit kritischem Blick auf die Qualität der Ergebnisse und die Wahrung des Zeit- und Budgetrahmens.

Ein effizientes Controlling mittels Meilensteinen bedarf jedoch eines guten Gespürs für tatsächlich relevante Ereignisse. Die Anschaffung einer neuen Espressomaschine für die Teeküche gehört in aller Regel nicht dazu. Nur um es mal auf die Spitze zu treiben.

Fakt ist: Ein Meilenstein im Projekt darf weder zu klein [sic!] noch zu groß sein. In letzterem Fall sollte ein Unternehmen den Meilenstein aufsplitten und dessen Erreichen über mehrere Projektphasen hinweg „Stück für Stück“ abbilden. Dies vor allem dann, wenn dem Projekt ansonsten die Meilensteine auszugehen drohen. Denn plant das Management zu wenige ein, sind die Abstände dazwischen so groß, dass sich der Projektfortschritt nur unzureichend überprüfen lässt. Sind es indes zu viele, wird das Ganze schnell unübersichtlich und bindet dauerhaft wertvolle Ressourcen.

Typische Meilensteine sind zum Beispiel die Freigabe eines neuen Layouts beim Website-Relaunch oder die Fertigstellung eines Produktfeatures bei der Entwicklung einer Software. Auch das Richtfest beim Hausbau ist ein Meilenstein. Alles besondere, wichtige Ereignisse im hier verstandenen Sinne.

Alleskönner im Projektmanagement

Durch das clevere Setzen passender Meilensteine und Schaffen von Projektphasen (innerhalb des Projektlebenszyklus) bekommt das Projektmanagement also einen besseren Überblick über den jeweiligen Status quo eines Projekts, um im Falle von Fehlentwicklungen zeitnah korrigierend eingreifen zu können. Dazu weiter unten mehr.

Ob und inwiefern ein Meilenstein erreicht wurde, lässt sich zum Beispiel in Team-Meetings kontrollieren und dort fachlich auf Augenhöhe diskutieren.

Im Einzelnen erfüllen Meilensteine damit folgende Funktionen:

  • Grobe Terminplanung des Gesamtprojekts
  • Bessere Strukturierung des Vorhabens
  • Höhere Transparenz des Projektverlaufs
  • Überprüfung des Leistungsfortschritts
  • Effizientere Qualitätssicherung
  • Zusätzliche Motivation des Teams
  • Identifizierung von Verzögerungen und Krisen
  • Entscheidungshilfe über den Projektfortgang

Das mit der Teammotivation sollte man übrigens nicht unterschätzen! Denn nicht wenige Mitarbeiter lieben es, wenn es im Projekt konsequent vorangeht. Und Meilensteine sind für sie dabei Teilerfolge, die ihren Beitrag zum Gelingen des Gesamtvorhabens in angemessener Form zelebrieren.

Auch der interne oder externe Auftraggeber freut sich natürlich mit. Schließlich ist es sein Projekt.

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Der Meilenstein als Mittel der Projektsteuerung

Läuft ein Projekt aus dem einen oder anderen Grund aus dem Ruder, muss das Management schnell eingreifen und gegensteuern können. Denn die Zeit drängt. Meilensteine sind für den Projektleiter dann wichtige Indikatoren und helfen ihm dabei, schnelle und idealerweise richtige Entscheidungen zu treffen. Bis hin zu der Empfehlung an den Auftraggeber, das Vorhaben zu stoppen, sofern es um dessen Erfolgsaussichten allzu düster bestellt ist. Die Ursachen dafür können vielfältig sein: gravierende Fehler bei der Planung oder Umsetzung, überproportional ausufernde Kosten sowie plötzlich veränderte Marktbedingungen, die das zu entwickelnde Produkt absehbar obsolet machen.

So viel zum Worst Case.

Insgesamt schützen Steuerungsmaßnahmen mit Meilensteinen jedoch vor Problemen bzw. helfen dabei, diese in den Griff zu bekommen. Hierzu kann der Projektleiter Meilensteine im Projektplan verschieben und neu terminieren, um das gesamte Projekt entweder zu beschleunigen oder die durch eine Verzögerung verlorene Zeit in späteren Projektphasen wieder aufzuholen. Dies sollte dann aber mit dem Team abgestimmt werden. Außerdem können Meilensteine jederzeit hinzugefügt oder komplett aus dem Plan genommen werden, wenn es dem Projektablauf dient.

Auf den Punkt gebracht

Wie wir gesehen haben, unterteilt das Setzen von Meilensteinen ein Projekt in einzelne Phasen, kennzeichnet wichtige Schnittstellen oder Wendepunkte im Projektverlauf und ermöglicht eine optimale Planung, Überwachung und Steuerung. Auf diese Weise ebnet das Projektmanagement den Weg für den Erfolg von Projekten.

Gleichzeitig dienen Meilensteine der Qualitätssicherung und Mitarbeitermotivation und schaffen Anreize und Lernaspekte für neue Projekte.

Sowohl für kleine als auch für große Projekte lohnt sich daher die Investition in einen Projektplan, in dem die grobe Terminplanung samt Meilensteinen festgehalten wird.

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