Einführung in das agile Projektmanagement
Agiles Projektmanagement hat die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen Projekte planen und umsetzen – und gewinnt vor allem durch die fortschreitende Digitalisierung weiter an Bedeutung! Denn angesichts zunehmend dynamischer und wettbewerbsintensiver Märkte sind schnelle Anpassungsfähigkeit und hohe Flexibilität wichtiger denn je. Dieser erste Beitrag unserer Serie über agiles Projektmanagement gibt einen Überblick über dessen Vorteile, Methoden, Tools und Anwendungsbereiche.
Ziel des Beitrags: Unternehmen und Entscheider erhalten einen ersten Einblick in das agile Projektmanagement und dessen Vorteile für die erfolgreiche Umsetzung (digitaler) Projekte.
In diesem Artikel behandelte Themen
- Was spricht für agiles Projektmanagement?
- Iteratives Vorgehen als Grundprinzip
- Das Agile Manifest: Werte und Prinzipien
- Agile Methoden: Scrum, Kanban und Design Thinking
- Rollen im agilen Projektmanagement (Scrum)
- Agiles Projektmanagement im Unternehmenskontext
- Zertifizierungen im agilen Projektmanagement
- Tools im agilen Projektmanagement
- Kurze Zusammenfassung
Was spricht für agiles Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement ist ein Ansatz zur Planung und Umsetzung von Projekten, der Flexibilität, Schnelligkeit und die kontinuierliche Verbesserung des zu entwickelnden Produkts in den Mittelpunkt stellt. Das ist der wesentliche Unterschied zum traditionellen Projektmanagement, das meist auf starren Prozessen und einem linearen Vorgehen basiert. Dadurch mangelt es klassisch gemanagten Projekten an Anpassungsfähigkeit an die sich heutzutage immer dynamischer verändernden Marktgegebenheiten. Die Folge: Viele Vorhaben überschreiten den Zeit- und Budgetrahmen oder scheitern gar komplett.
Um wieder mehr Projekte erfolgreich ins Ziel zu bringen, war eine zeitgemäßere Herangehensweise gefordert. So setzten beispielsweise schon in den 1950er Jahren NASA und IBM auf iterative und inkrementelle Methoden, die als Vorläufer des agilen Projektmanagements gelten. Endgültig durchgesetzt hat sich die neue Vorgehensweise aber erst in den 1990er und 2000er Jahren mit der agilen Software-Entwicklung.
Die Notwendigkeit von agilem Projektmanagement ergibt sich insbesondere aus der zunehmenden Komplexität und Innovationsgeschwindigkeit in stark technologiegetriebenen Branchen. Unternehmen sind dadurch in der Lage, umgehend auf neue Chancen und Herausforderungen zu reagieren.
Agiles Projektmanagement unterstützt Unternehmen also dabei, neue und innovative Produkte bzw. Lösungen zu entwickeln, die zu einem gegebenen Zeitpunkt bzw. „just in time“ im Markt tatsächlich nachgefragt sind. Somit steigert es auch die Kundenzufriedenheit.
TimeBOXED by blindwerk: Serie „Agiles Projektmanagement“:
LESETIPP:
- Von zentraler Bedeutung ist das fortwährende Management der Kundenanforderungen, einer Spezialität von blindwerk. Mehr dazu in unserem Beitrag „Einführung Requirements Engineering und Projektmanagement“.
Iteratives Vorgehen als Grundprinzip
Das iterative Vorgehen ist ein Kernprinzip von agilem Projektmanagements und steht im Gegensatz zum sequentiellen Vorgehen herkömmlicher Ansätze. Anstatt den gesamten Projektverlauf von Anfang bis Ende auf den Punkt genau zu planen, wird das Projekt in kleine, überschaubare Einheiten, sogenannte Iterationen aufgeteilt. In jeder Iteration werden bestimmte Teilaufgaben bearbeitet und abgeschlossen, um damit schrittweise ein funktionsfähiges Produkt oder Teilprodukt zu erstellen. In der wohl führenden agilen Projektmanagement-Methode Scrum werden diese Iterationen „Sprints“ genannt.
Das iterative Vorgehen ermöglicht es, während des gesamten Projektverlaufs flexibel auf Veränderungen und neue Anforderungen zu reagieren. Durch regelmäßige Übersichten, Anpassungen und stetiges Feedback aus dem Team und von Stakeholdern können dann auch Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden. All dies fördert eine schnelle Anpassungsfähigkeit und verbessert die Qualität des Endprodukts.
Die Iterationen folgen in der Regel einem festen Zeitrahmen, der je nach Projekt und Methode von wenigen Tagen bis hin zu mehreren Wochen reichen kann. Am Ende jeder Iteration steht eine Überprüfung des Fortschritts und eine Zusammenfassung der Ergebnisse. Erfolge werden gefeiert, Schwierigkeiten analysiert und notwendige Anpassungen für die kommende Iteration besprochen.
Das iterative Vorgehen ist essenziell für das Gelingen agiler Projekte und trägt dazu bei, dass Teams effizienter arbeiten, Herausforderungen schneller bewältigen und ein besseres Produkt für ihre Kunden entwickeln.
Die Hauptmerkmale von agilem Projektmanagement auf einen Blick
Flexibilität: Arbeitsabläufe und Projektpläne sind beweglicher und können schnell angepasst werden, um auf sich verändernde Kundenanforderungen und Zielgruppenerwartungen (bzw. auf den Markt) zu reagieren.
Iterationen: Anstelle linearer Entwicklungsprozesse wird die Arbeit in einzelne Schritte bzw. Iterationen eingeteilt. Dabei handelt es sich um einen Prozess mehrfachen Wiederholens zur sukzessiven Annäherung an die anvisierten Zwischenziele. Dadurch ist insgesamt ein schnellerer Fortschritt mit kontinuierlichen Verbesserungen möglich.
Kundenwert: Agiles Projektmanagement legt großen Wert darauf, laufend mit den Stakeholdern und Kunden zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass die entwickelten Lösungen tatsächlich ihren Bedürfnissen entsprechen.
Teamarbeit & Selbstorganisation: Im agilen Projektmanagement spielen Kommunikation, Zusammenarbeit und Eigenverantwortung innerhalb des Projektteams eine zentrale Rolle.
Transparenz & Feedback: Regelmäßige Reviews und Reflexionen fördern ein offenes und ehrliches Arbeitsklima und ermöglichen sowohl einen konsequenten Fortschritt innerhalb einzelner Projekte als auch ein ständiges Hinzulernen für zukünftige Projekte.
Das Agile Manifest: Werte und Prinzipien
Entscheidend vorangetrieben wurde das agile Projektmanagement in der Softwareentwicklung. So hat eine Gruppe erfahrener Softwareentwickler im Jahr 2001 etwa das sogenannte Agile Manifest verfasst, um die Werte und Prinzipien von agilem Projektmanagement zu definieren und festzulegen. Die Autoren des Manifests erkannten die Notwendigkeit, die starren traditionellen Projektmanagement-Ansätze hinter sich zu lassen und stattdessen einen flexibleren adaptiven Ansatz zu verfolgen.
Das Agile Manifest ist ein Meilenstein beim Siegeszug agiler Methoden im Projektmanagement und besteht aus vier zentralen Werten und zwölf Prinzipien, die wir hier in deutscher Übersetzung wiedergeben:
Werte
▪ Individuen und Interaktionen haben Vorrang vor Prozessen und Werkzeugen.
▪ Funktionsfähige Produkte stehen über umfassender Dokumentation.
▪ Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als ein festgelegter Vertrag.
▪ Flexibilität und Anpassungsfähigkeit haben Vorrang vor der strikten Verfolgung eines Plans.
Prinzipien
▪ Unsere oberste Priorität ist es, den Kunden zufriedenzustellen durch kontinuierliche und frühzeitige Lieferung wertvoller Software.
▪ Heiße Änderungswünsche sind auch spät in der Entwicklung willkommen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.
▪ Liefere funktionierende Software regelmäßig innerhalb kurzer Zeiträume.
▪ Arbeite auf täglicher Basis eng mit den Kunden und Projektteams zusammen.
▪ Baue auf motivierte Individuen und biete ihnen die Umgebung und Unterstützung, die sie benötigen.
▪ Die effizienteste Methode der Informationsübermittlung ist direkte Kommunikation, zum Beispiel in persönlichen Gesprächen.
▪ Funktionsfähige Software ist das wichtigste Maß für Fortschritte.
▪ Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Projektteams müssen in der Lage sein, ein gleichmäßiges Tempo aufrechtzuerhalten.
▪ Achte auf technische Exzellenz und gutes Design, um Agilität zu verbessern.
▪ Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist entscheidend.
▪ Die besten Architekturen, Anforderungen und Designs entstehen durch selbstorganisierte Teams.
▪ Das Team reflektiert regelmäßig über seine Arbeitsweise, um sich kontinuierlich zu verbessern und anzupassen.
Diese Werte und Prinzipien bilden bis heute die Grundlage des agilen Projektmanagements und helfen Unternehmen und Projektteams, die neue Vorgehensweise zu verinnerlichen und zu leben, um erfolgreichere Projekte durchzuführen.
LESETIPP:
- Wenn Sie speziell an digitalem Projektmanagement interessiert sind, dann sei Ihnen unser Beitrag „Warum digitales Projektmanagement hilfereich ist“ empfohlen!
Agile Methoden: Scrum, Kanban und Design Thinking
Im agilen Projektmanagement gibt es verschiedene Methoden und Frameworks, die je nach Projektanforderungen und Kontext eingesetzt werden können. Die drei bekanntesten Methoden sind Scrum, Kanban und Design Thinking. Sie alle verfolgen unterschiedliche Ansätze zur Strukturierung und Organisation von Projekten, um eine maximale Flexibilität und effiziente Umsetzung zu gewährleisten.
Scrum ist ein weit verbreiteter Ansatz für agiles Projektmanagement, der vorrangig für IT- und Softwareentwicklungsprojekte verwendet wird. Die Scrum-Methode basiert auf der Aufteilung des Projekts in zeitorientierte „Sprints“, in denen das Projektteam bestimmte Aufgaben priorisiert und abarbeitet. Dabei kommen Rollen wie der „Product Owner“ und der „Scrum Master“ zum Einsatz, deren Hauptzweck es ist, den Arbeitsprozess zu koordinieren und die Kommunikation innerhalb des Teams zu fördern. Wesentlich für Scrum ist es, dass sich das Projektteam nicht an einem in Stein gemeißelten Ziel, sondern an einer veränderungsoffenen „Product Vision“ orientiert. Dies ermöglicht eine schnelle Anpassung an neue äußerliche Einflüsse und eine fortwährende Optimierung der Arbeitspraktiken.
Kanban hingegen ist ein visuelles Workflow-Management-System, das ebenfalls die Organisation von Projektaufgaben und die Kommunikation von Fortschritten innerhalb des Teams verbessert. In Kanban werden die Arbeitsaufgaben auf einer Kanban-Tafel dargestellt, die in verschiedene Spalten aufgeteilt ist. Diese repräsentieren jeweils den Status einzelner Aufgaben: von „Zu erledigen“ bis „Erledigt“. Die Teammitglieder schieben die Aufgabenkarten von einer Spalte zur nächsten, um den Fortschritt einer Aufgabe sichtbar zu machen. Das hilft bei der Identifikation von Engpässen und fördert eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsprozesse.
Design Thinking ist ein kreativer Problemlösungsprozess, der in erster Linie bei der Entwicklung neuer Produkte, Dienstleistungen und Lösungen Verwendung findet. Auch dieser konzentriert sich auf das tiefe Verständnis der Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden und Zielgruppen und fördert eine iterative Herangehensweise. Der Prozess von Design Thinking ist in verschiedene Phasen unterteilt, einschließlich Empathie, Definition, Ideenfindung, Prototyping und Testen. Diese Phasen sollen dabei helfen, innovative Lösungen zu entwickeln, die eng an den Bedürfnissen der späteren Nutzer ausgerichtet sind und so deren Akzeptanz sicherstellen.
Rollen im agilen Projektmanagement (Scrum)
Agiles Projektmanagement stellt besondere Anforderungen an die Zusammenarbeit in Projektteams. Dazu bedarf es klar definierter Rollen. Im Folgenden stellen wir am Beispiel von Scrum kurz die typischen Rollen im Projektteam und die jeweils damit verbundenen Aufgaben vor.
Product Owner: Der Product Owner ist verantwortlich für das Produkt und dessen Wertsteigerung. Er definiert und priorisiert die Anforderungen und stellt sicher, dass das Projektteam über ein klares Verständnis der Projektziele und Aufgaben verfügt. Der Product Owner ist die zentrale Schnittstelle zum Kunden und vertritt im Entwicklungsprozess dessen Interessen.
Scrum Master: Der Scrum Master unterstützt das Entwicklerteam durch die Koordination und Moderation der Scrum-Aktivitäten. Er setzt sich für die Einhaltung der Scrum-Prinzipien und -Regeln ein und hilft dem Team, sich kontinuierlich zu verbessern. Der Scrum Master steht diesem zur Seite, indem er Hindernisse beseitigt und für optimale Arbeitsbedingungen sorgt.
Entwicklerteam: Das Entwicklerteam führt die eigentliche Arbeit im Projekt aus. Dessen Mitglieder übernehmen in Scrum üblicherweise keine festen (Unter-)Rollen, sondern sie arbeiten gemeinsam und selbstorganisiert an der Lösung der Aufgaben. Je nach Projektanforderungen können Teammitglieder unterschiedliche Fachkompetenzen aufweisen. Sie sind jedoch in der Lage, sich gegenseitig zu unterstützen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
In Scrum und anderen agilen Methoden ist die Zusammenarbeit zwischen den Rollen geprägt von Vertrauen, Kommunikation und Transparenz, um ein effizientes, anpassungsfähiges Vorgehen zu ermöglichen, das konsequent auf die teils höchst veränderlichen Gegebenheiten in dynamischen Märkten und Branchen ausgerichtet ist.
Agiles Projektmanagement im Unternehmenskontext
All dies verdeutlicht: Agiles Projektmanagement ist keine starre Methodik, sondern ein flexibler, kontextabhängiger Ansatz für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten. Und unterschiedliche Unternehmen und Branchen adaptieren es individuell entsprechend ihren spezifischen Zielen, Bedürfnissen und Rahmenbedingungen.
So können je nach Projekt- oder Unternehmenskontext bestimmten Aspekten des agilen Manifests verschieden große Gewichtungen beigemessen werden. Während also manche Unternehmen beispielsweise stärker auf Iteration und kontinuierliche Verbesserung setzen, legen andere den Fokus auf enge Zusammenarbeit und horizontale Teamstrukturen. Klar ist: Es gibt keine universell richtige oder falsche Herangehensweise an agiles Projektmanagement.
Dadurch eignet sich agiles Projektmanagement für eine Vielzahl von Branchen bzw. Anwendungsfällen, zuvorderst in den Bereichen Software- und Produktentwicklung, IT, Marketing, Design und mehr. Aber auch in anderen Branchen – wie beispielsweise im Gesundheitswesen, in Verbänden oder im E-Commerce – kann es erfolgreich eingesetzt werden, um schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und marktrelevante Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln.
Branchen: Beispiele für zielführendes agiles Projektmanagement
- Internet der Dinge: Das Internet der Dinge (IoT) ist ein stark vernetztes „Ökosystem“ aus Geräten und Sensoren, die miteinander kommunizieren und anfallende Daten verarbeiten. In dieser Branche ist agiles Projektmanagement wegen seiner hohen Anpassungsfähigkeit von Vorteil, da es sich um dynamische, komplexe und sich ständig weiterentwickelnde Technologien handelt.
- Gesundheitswesen: Im Gesundheitssektor spielen digitale Technologien eine immer größere Rolle, und durch agiles Projektmanagement können Dienstleister innovative Lösungen entwickeln – wie etwa Telemedizin, mobile Gesundheitsapplikationen oder vernetzte Medizingeräte. Patientenbedürfnisse und regulatorische Anforderungen lassen sich flexibel und besser in den Entwicklungsprozess integrieren.
- Verbände: Verbände profitieren von agilen Projektmanagement-Methoden, insbesondere um organisatorische Veränderungen und die digitale Transformation ihrer Prozesse zu meistern. Agile Ansätze ermöglichen es, schnell auf neue Trends und Herausforderungen zu reagieren und somit den Mitgliedern des Verbands besser zu dienen.
- E-Commerce: Auch im stark umkämpften E-Commerce-Markt trägt agiles Projektmanagement dazu bei, schnell auf veränderte Kundenbedürfnisse, neue Technologien und Markttrends zu reagieren. Die flexible Planung und Umsetzung ermöglicht es, iterative Verbesserungen an E-Commerce-Plattformen sowie an Produkten und Dienstleistungen vorzunehmen.
Insgesamt ist es bei der Einführung von agilem Projektmanagement daher wichtig, den Ansatz so anzupassen, dass er optimal den jeweils gewünschten Nutzen stiftet. Dabei ist es sinnvoll, auf bewährte Frameworks wie Scrum oder Kanban zurückzugreifen und sie nötigenfalls so zu modifizieren, dass sie den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der Branche gerecht werden.
Je nach Projekt kann es sich übrigens als vorteilhaft erweisen, klassische und agile Methoden miteinander zu kombinieren, um „das Beste aus beiden Welten“ zu nutzen. Ein Beispiel für ein solches hybrides Projektmanagement ist das sogenannte „LEAN Agile Project Management“, das Elemente aus dem agilen Projektmanagement (wie z. B. Scrum) und dem Lean Management vereint.
Zertifizierungen im agilen Projektmanagement
Es gibt es eine Vielzahl von Zertifizierungen, die sowohl für auf agiles Projektmanagement spezialisierte Agenturen als auch für Unternehmen von großem Nutzen sind. Sie gewährleisten ein höheres Qualitätsniveau in der Projektumsetzung.
Nachfolgend stellen wir einige der bekanntesten und wichtigsten Zertifizierungen vor:
▪ ScrumMaster-Zertifizierungen: Scrum Master sind für die Einhaltung der Scrum-Prinzipien im Projekt verantwortlich und unterstützen das Team bei der Anwendung von Scrum. Es gibt verschiedene Organisationen, die Scrum-Master-Zertifizierungen anbieten, wie zum Beispiel Scrum.org mit „Professionell ScrumMaster“ (PSM I, II und III) und ScrumAlliance mit „Certified ScrumMaster“ und „Certified Professionell ScrumMaster“ (CSM, A-CSM und CSP-SM).
▪ Product Owner-Zertifizierungen: Der Product Owner trägt die Verantwortung für das Produkt und dessen Weiterentwicklung innerhalb eines Scrum-Projekts. Zertifizierungen für den Product Owner werden unter anderem von Scrum.org mit „Professionell Scrum Product Owner“ (PSPO I, II und III) und ScrumAlliance mit „Certified Scrum Product Owner“ (CSPO, A-CSPO und CSP-PO) angeboten.
▪ Agile Projektmanager-Zertifizierung: Das Project Management Institute bietet eine Zertifizierung für „Agile Certified Practitioner“ (PMI-ACP) an. Diese Zertifizierung deckt ein breites Spektrum an agilen Methoden und Frameworks ab und eignet sich besonders für Projektmanager, die in verschiedenen agilen Umgebungen arbeiten möchten.
▪ Kanban-Zertifizierungen: Kanban ist eine weitere agile Methode, die leicht von Projektteams angewendet werden kann. Die Lean Kanban University bietet verschiedene Zertifizierungen an, wie etwa „Kanban Kanban Management Professional“ (KMP I und KMP II).
▪ Agile Coaching und Training-Zertifizierungen: Für Fachleute, die als Agile Coaches oder Trainer tätig sein möchten, existieren spezielle Zertifizierungen. Dazu gehören beispielsweise die „Certified Agile Coach“ (CAC) und „Certified Agile Trainer“ (CAT) von der ScrumAlliance oder der „ICAgile Certified Professional“ von ICAgile.
Diese Zertifizierungen bieten Fachleuten die Möglichkeit, ihre entsprechenden Kenntnisse und Fähigkeiten zu erweitern und somit bessere Ergebnisse für ihre Projekte und Organisationen zu erzielen.
Tools im agilen Projektmanagement
Im agilen Projektmanagement spielen Tools eine zentrale Rolle, um effizient zu arbeiten und den Projektfortschritt transparent zu gestalten. Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen, die Teams bei der Umsetzung agiler Methoden unterstützen. Einige der bekanntesten und meistgenutzten Tools sind:
▪ Jira: Eine weit verbreitete und umfassende Lösung für agiles Projektmanagement und Issue-Tracking. Jira bietet Funktionen wie Scrum- und Kanban-Boards, Backlog-Management und die Möglichkeit, Arbeitsaufwände zu erfassen.
▪ Trello: Ein visuelles und intuitives Tool für die Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung, das auf dem Kanban-Prinzip basiert. Trello ist besonders geeignet für kleinere Teams und Projekte, die Wert auf eine einfache Benutzeroberfläche legen.
▪ Asana: Ein flexibles und anpassungsfähiges Tool zur Planung, Organisation und Verfolgung von Projekten und Aufgaben. Asana unterstützt Methoden wie Scrum und Kanban und ermöglicht das Erstellen individueller Arbeitsabläufe.
▪ Monday.com: Eine cloudbasierte Work OS, die eine Vielzahl von Projektmanagement-Funktionen anbietet. Monday.com eignet sich für Unternehmen jeder Größe und kann an individuelle Bedürfnisse angepasst werden.
Bei der Auswahl eines passenden Tools ist es entscheidend, die spezifischen Anforderungen des Teams und des Unternehmens zu berücksichtigen. Eine sorgfältige Analyse und Bewertung der verschiedenen Angebote hilft dabei, genau das Tool zu finden, das am besten zu Arbeitsweise und Projekt passt.
Kurze Zusammenfassung
Agiles Projektmanagement hat sich spätestens seit Beginn des neuen Jahrtausends als extrem wichtiger Helfer in dynamischen Märkten und Branchen etabliert, indem es mittels Flexibilität und schneller Anpassungsfähigkeit deutlich mehr Projekte zum Erfolg führt als das traditionelle Projektmanagement. Bewährte agile Methoden wie Scrum, Kanban und Design Thinking können dabei auf unterschiedliche Weisen interpretiert und angewendet werden, um den spezifischen Bedürfnissen verschiedener Unternehmen in unterschiedlichen Branchen gerecht zu werden. Zudem lassen sich agile und traditionelle Methoden in Form eines hybriden Ansatzes miteinander kombinieren, um in bestimmten Projekten die Stärken beider Ansätze vorteilhaft zu nutzen.
Klar ist aber: Der jeweilige Erfolg hängt stark von der Bereitschaft der Unternehmen und Organisationen ab, die mit agilem Projektmanagement verbundenen Prinzipien und Werte zu verinnerlichen und so für sich zu adaptieren und weiterzuentwickeln, dass eine neue Kultur der Zusammenarbeit gefördert wird.
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