Agiles Projektmanagement: Die aktuell wohl besten digitalen Tools

Agile Projektmanagement-Tools sind im Projektalltag unverzichtbar, da sie die Effizienz und Zusammenarbeit im Team verbessern und so entscheidend zum Projekterfolg beitragen. Im dritten Teil unserer Serie über agiles Projektmanagement stellen wir Software-Lösungen wie Jira, Asana, Wrike & Co. vor, gehen auf ihre Vor- und Nachteile ein und helfen bei der Entscheidungsfindung. Bonusmaterial für Unternehmen: Leitfaden für die Einführung von agilen Tools.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Tools im agilen Projektmanagement als Schlüssel zum Erfolg
• Jira, Asana, Wrike & Co: Ausgewählte agile Tools im Überblick
• Bonusmaterial: So werden Tools richtig eingeführt – ein Leitfaden für Unternehmen
• Kurz zusammengefasst: Wer die Wahl hat …

Ziel des Beitrags: Projektverantwortliche, Teams und Entscheidungsträger erhalten einen Überblick über die derzeit wohl besten und beliebtesten Tools für agile Projekte.

Tools im agilen Projektmanagement als Schlüssel zum Erfolg

Je weiter die Digitalisierung voranschreitet und in vielen Branchen für einen verschärften Wettbewerb sorgt, desto mehr sind Unternehmen und Organisationen auf zugkräftige Projektmanagement-Methoden angewiesen. Digitale Tools für agiles Projektmanagement spielen dabei eine gewichtige Rolle: Sie haben die Art und Weise, wie heute Projekte geplant, koordiniert und verwaltet werden, auf ein neues Niveau gebracht. Kurzum, um bei der agilen Entwicklung neuer oder innovativer Produkte den Zeit- und Budgetrahmen zu wahren und mit diesen später im Markt die Nase vorn zu haben, sind „agile Tools“ unersetzlich.

So können agile Projekt-Teams durch den Einsatz spezieller Software insbesondere ihre kreative Zusammenarbeit optimieren und mithin ihre Effizienz steigern. Denn digitale Tools bieten umfangreiche Funktionalitäten, die es dem Projektmanager und seinem Team ermöglichen, per Echtzeitdaten fortwährend den Projektstatus zu überblicken und das Projekt für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Der verbesserte Informationsfluss im Team, unabhängig vom Standort der Mitarbeiter, sorgt zudem dafür, dass frühzeitig auf mögliche Verzögerungen, Hindernisse und Risiken reagiert werden kann. All dies entscheidet mit über den Projekterfolg. Ebenso wichtig ist aber auch die Wahl des richtigen Tools!

Im dritten Beitrag unserer Serie über agiles Projektmanagement stellen wir einige der beliebtesten bzw. wichtigsten Projektmanagement-Tools vor und gewähren außerdem einen kleinen Einblick in die Arbeitsweise unserer Digitalagentur blindwerk.

TimeBOXED by blindwerk: Serie „Agiles Projektmanagement“:

• Teil 1: „Einführung in das agile Projektmanagement“
• Teil 2: „Agile Methoden im Projektmanagement: Überblick“
• Teil 3: „Agiles Projektmanagement: Die aktuell wohl besten digitalen Tools“
• Teil 4: „Agile Transformation: So gelingt die Implementierung von agilem Projektmanagement“

Jira, Asana, Wrike & Co: Ausgewählte agile Tools im Überblick

Die im Folgenden kurz vorgestellten digitalen Tools bieten im agilen Projektmanagement praxisbewährte Lösungen, um Projektmanagement-Herausforderungen in der schnelllebigen Technologielandschaft zu meistern. Hier präsentieren wir einige der derzeit wohl besten Software-Lösungen und beleuchten deren Vorteile und Nachteile.

Jira

Jira ist bekannt für Flexibilität und umfangreiche Funktionen und wird in der Software-Entwicklung, für (agile) Projekte sowie in der Personalverwaltung eingesetzt. Das höchst anpassungsfähige Tool kann problemlos mit Software-Lösungen wie Slack, Microsoft oder Zoom verbunden werden und fügt sich somit nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse ein. Die Basisversion ist kostenlos. Doch vor allem Einsteiger sind anfangs schnell von der Vielzahl an Funktionen überfordert.

Vorteile
▪ Flexibilität: Jira kann für verschiedene Anwendungsfälle angepasst werden, sei es Software-Entwicklung, Projektmanagement oder Support-Tickets.
▪ Integrationen: Das Tool bietet eine breite Palette von Integrationen mit anderen Tools wie Confluence, Bitbucket, Slack usw., um die Zusammenarbeit zu verbessern.
▪ Anpassbare Workflows: Mit Jira können Teams ihre Arbeitsabläufe individuell gestalten und Prozesse optimieren.

Nachteile
▪ Komplexität: Die Vielzahl an Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten kann auf User anfangs überwältigend und nur schwer zu beherrschen wirken.
▪ Lernkurve: Neue Benutzer benötigen möglicherweise Zeit, um sich mit der Plattform vertraut zu machen und ihre volle Leistungsfähigkeit auszuschöpfen.
▪ Lizenzkosten: Jira kann für kleinere Teams oder Organisationen teuer sein, vor allem wenn eine hohe Nutzerzahl erforderlich ist.

Trello

Trello ist eine intuitive, einfach zu bedienende Software, die ebenfalls eine Vielzahl an Funktionen bereitstellt. Sie kann für Teambesprechungen bis hin zum Kundensupport genutzt werden. Das Tool bietet sowohl ein Gratiskontingent als auch erweiterte, kostenpflichtige Optionen. Die Power-ups von Trello erlauben die Integration zusätzlicher Software-Lösungen wie Figma, Google Drive oder Slack. So können beispielsweise Projektdokumente auf Google Drive integriert oder Teambesprechungen über Slack koordiniert werden, was die Teamkommunikation erleichtert.

Vorteile
▪ Einfache Benutzeroberfläche: Trello ist benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, wodurch es einfach ist, sich einzuarbeiten und das Team produktiv arbeiten zu lassen.
▪ Visuelle Darstellung: Das visuelle Kanban-Board-System ermöglicht eine übersichtliche Darstellung von Aufgaben und Fortschritten, was die Zusammenarbeit und das Projektmanagement erleichtert.
▪ Flexibilität: Trello kann für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, von persönlichen Aufgabenlisten bis hin zu komplexen Teamprojekten.

Nachteile
▪ Begrenzte Funktionalitäten: Im Vergleich zu umfangreicheren Projektmanagement-Tools wie Jira bietet Trello weniger erweiterte Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten.
▪ Skalierbarkeit: Während Trello gut für kleinere bis mittlere Teams geeignet ist, stößt es bei größeren oder komplexeren Projekten bisweilen an seine Grenzen.
▪ Abhängigkeit von Internetverbindung: Trello ist eine webbasierte Plattform, daher benötigen Benutzer eine stabile Internetverbindung, um optimal damit zu arbeiten.

Online Kanban Board

Das Online Kanban Board ist ein hervorragendes Tool, das für die Visualisierung und Organisation von Projektphasen genutzt wird. Im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Lösungen genügt die kostenlose Version den meisten Anforderungen. Neben dem „Original“ von Kanban wird das Board auch von anderen Anbietern zur Verfügung gestellt. Dadurch variieren die Integrationsmöglichkeiten teils sehr stark – doch die einfache und praxiserprobte Benutzerführung ist durchgehend gegeben.

Vorteile
▪ Echtzeit-Kollaboration: Teammitglieder können gleichzeitig an Projekten arbeiten, Updates vornehmen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen.
▪ Zugänglichkeit: Online Kanban Boards sind von überall mit Internetzugang zugänglich, wodurch die Zusammenarbeit von remote arbeitenden Teams möglich ist.
▪ Anpassbarkeit: Die meisten Online-Kanban-Tools bieten diverse Anpassungsmöglichkeiten, so dass Teams ihre Boards und Workflows flexibel und individuell gestalten können.

Nachteile
▪ Abhängigkeit von Internetverbindung: Ohne Internetzugang können Teams nicht auf das Kanban Board zugreifen oder Änderungen vornehmen.
▪ Datenschutz und Sicherheit: Bei der Nutzung müssen Datenschutzbedenken berücksichtigt werden, insbesondere wenn sensible Daten auf dem Kanban Board abgebildet werden.
▪ Kosten: Einige fortschrittlichere Online-Kanban-Tools erfordern kostenpflichtige Abonnements, was für kleinere Organisationen eine finanzielle Belastung darstellen kann.

Microsoft Planner

Microsoft Planner bietet als Teil der Office 365 Suite eine Komplettlösung von der Planung bis zur Durchführung von Aufgaben. Das Tool punktet mit einer tiefen Integration in andere Microsoft-Produkte wie To Do, Teams und SharePoint sowie seiner einfachen und intuitiven Bedienbarkeit. Durch die weite Verbreitung von Office 365 stellt Microsoft Planner eine attraktive Lösung für Unternehmen jeder Größe dar.

Vorteile
▪ Nahtlose Integration: Als Teil des Microsoft 365 Ökosystems integriert sich Planner gut mit anderen Anwendungen wie Outlook, Teams und SharePoint.
▪ Einfache Bedienung: Die Benutzeroberfläche ist benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, was die Einarbeitung für Teams erleichtert.
▪ Kollaboration: Der Planner erlaubt die Zusammenarbeit in Echtzeit und ermöglicht dem Team, Aufgaben zuzuweisen, Kommentare abzugeben und Dateien zu teilen.

Nachteile
▪ Begrenzte Funktionen: Im Vergleich zu umfangreicheren Projektmanagement-Tools bietet Planner weniger erweiterte Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten.
▪ Skalierbarkeit: Für größere und komplexere Projekte kann Planner möglicherweise nicht ausreichend leistungsfähig sein.
▪ Abhängigkeit von Microsoft 365: Um Planner nutzen zu können, ist ein Microsoft 365-Abonnement erforderlich, was zusätzliche Kosten verursacht, wenn es in der Organisation nicht vorhanden ist.

Asana

Asana ist eine leistungsstarke agile Software, die Teams dabei unterstützt, Aufgaben zu planen, zu organisieren und zu verfolgen. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche ebnet Asana den Weg für eine effiziente Zusammenarbeit und transparente Kommunikation innerhalb des Teams. Es bietet auch Integrationsmöglichkeiten mit anderen beliebten Tools wie Slack, Google Drive und Zapier, um die Produktivität weiter zu steigern.

Vorteile
▪ Umfangreiche Funktionen: Asana bietet eine Vielzahl von leistungsstarken Funktionen, die es Teams ermöglichen, komplexe Projekte effizient zu verwalten.
▪ Flexibilität: Das agile Tool kann für verschiedene Anwendungsfälle verwendet werden, sei es für Software-Entwicklung, Marketingkampagnen, Projektmanagement oder individuelle Aufgabenverwaltung.
▪ Integration: Asana lässt sich nahtlos mit anderen Tools wie Slack, Dropbox und Google Drive integrieren, um die Zusammenarbeit und den Datenaustausch zu verbessern.

Nachteile
▪ Einarbeitungszeit: Aufgrund seiner umfangreichen Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten kann die Einarbeitungszeit für neue Benutzer etwas länger sein.
▪ Kosten: Während es eine kostenlose Version gibt, sind die erweiterten Funktionen von Asana kostenpflichtig, was für kleinere Unternehmen möglicherweise eine finanzielle Belastung darstellt.
▪ Komplexität bei großen Projekten: Bei sehr umfangreichen Projekten mit vielen Aufgaben kann die Übersichtlichkeit in Asana abnehmen, wodurch die Effizienz beeinträchtigt wird.

Basecamp

Basecamp ist ein bekanntes Tool für agiles Projektmanagement und Teamkommunikation. Es bietet eine übersichtliche Plattform, auf der Teams Aufgaben organisieren, Termine planen und Dateien teilen können. Mit seiner klaren Struktur ermöglicht die Software eine einfache und schnelle Orientierung, was besonders für kleinere Teams oder Projekte von Vorteil ist.

Vorteile
▪ Einfache Benutzeroberfläche: Basecamp ist benutzerfreundlich und leicht zu erlernen, wodurch sich die Einarbeitungszeit für neue Teammitglieder verkürzt.
▪ Klar strukturierte Projekte: Basecamp ermöglicht eine klare Strukturierung von Projekten mit To-Do-Listen, Terminen, Dateien und Diskussionen, womit die Organisation und Zusammenarbeit verbessert wird.
▪ Ganzheitliches Projektmanagement: Das Tool bietet eine Vielzahl von Funktionen, die für das Projektmanagement benötigt werden, wie z. B. Dateiablage, Messaging, Aufgabenverwaltung und Zeitpläne.

Nachteile
▪ Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten: Im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Tools bietet Basecamp weniger Anpassungsoptionen und kann möglicherweise nicht allen spezifischen Anforderungen gerecht werden.
▪ Begrenzte Integration: Basecamp bietet nicht so viele Integrationsoptionen wie einige andere Tools, was die nahtlose Verbindung mit anderen Anwendungen einschränken kann.
▪ Preisgestaltung: Die Kosten für Basecamp können für größere Teams oder Organisationen hoch sein, da sie pro Nutzer lizenziert sind und sich mit steigender Nutzerzahl erhöhen.

Monday.com

Monday.com ist eine flexible und visuell ansprechende Projektmanagement-Plattform, die Teams in die Lage versetzt, ihre Arbeitsabläufe zu organisieren und zu verfolgen. Mit anpassbaren Dashboards, Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen bietet Monday.com eine Vielzahl von Tools, um Projekte auf eine kreative und effiziente Weise zu verwalten.

Vorteile
▪ Intuitive Benutzeroberfläche: Das Tool ist leicht zu bedienen und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die die Einarbeitung erleichtert.
▪ Flexible Anpassung: Es ermöglicht eine hohe Anpassungsfähigkeit, so dass Teams ihre Workflows individuell gestalten können.
▪ Vielseitigkeit: monday.com eignet sich für eine Vielzahl von Anwendungsfällen, von Projektmanagement über Teamzusammenarbeit bis hin zur Aufgabenverwaltung.

Nachteile
▪ Kosten: Die Lizenzierung kann teuer werden, insbesondere für größere Teams oder Organisationen.
▪ Steile Lernkurve: Die Fülle an Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten führt in der Regel zu einer steilen Lernkurve, insbesondere für neue Benutzer.
▪ Abhängigkeit von Internetverbindung: Da es sich um eine webbasierte Plattform handelt, ist eine stabile Internetverbindung erforderlich, um die Software effizient zu nutzen.

Wrike

Wrike ist eine umfassende agile Projektmanagement-Software, die sich besonders für komplexe Projekte und größere Teams eignet. Mit Funktionen wie Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und Berichterstattung bietet Wrike eine probate Lösung für die Planung, Umsetzung und Auswertung von Projekten.

Vorteile
▪ Umfassende Funktionalität: Wrike bietet ein breites Spektrum von Funktionen, einschließlich Aufgabenverwaltung, Zeitverfolgung, Dokumentenfreigabe und Teamkollaboration.
▪ Flexibilität: Die agile Software kann für verschiedene Branchen und Anwendungsfälle angepasst werden, von Marketing und Projektmanagement bis hin zur Software-Entwicklung.
▪ Integration: Wrike lässt sich nahtlos mit anderen Tools und Anwendungen wie Google Workspace, Microsoft Teams und Salesforce integrieren, um die Produktivität zu steigern.

Nachteile
▪ Steile Lernkurve: Aufgrund seiner umfangreichen Funktionalität kann es für neue Benutzer einige Zeit dauern, sich mit allen Features vertraut zu machen.
▪ Kosten: Die vollständige Nutzung von Wrike erfordert ein kostenpflichtiges Abonnement, und die Preise können für kleinere Unternehmen bzw. Teams hoch sein.
▪ Überdimensioniert für kleine Projekte: Für kleinere oder weniger komplexe Projekte kann Wrike unter Umständen zu umfangreich sein und zu unnötiger Komplexität führen.

Fazit: Bei der Wahl eines optimal zum jeweiligen Projekt passenden Tools für agiles Projektmanagement spielen Faktoren wie die projektspezifischen Anforderungen, die Kostenstruktur und die Benutzerfreundlichkeit eine maßgebliche Rolle. Auch Teamgröße und Einarbeitungszeit sind hier zu berücksichtigen. Unternehmen sollten sich daher gut überlegen, welches Tool sie wählen – und sich im Zweifelsfall von einer auf agile Projekte spezialisierten Agentur beraten lassen.

Agiles Projektmanagement in Aktion: Werkzeugeinsatz bei blindwerk
Als Spezialist für agiles Projektmanagement nutzt blindwerk die ganze Bandbreite aller essenziellen digitalen Tools – jeweils in Abhängigkeit von den spezifischen Kunden- und Projektanforderungen. Denn nur wer diese agile Klaviatur virtuos beherrscht, kann unterschiedlichsten Unternehmen entscheidend weiterhelfen. Hier die am häufigsten eingesetzten Tools:

• Jira: Agile Entwicklungsumgebung und Aufgabenmanagement
  Für die agile Entwicklung und die Organisation sowie die Priorisierung von Aufgaben setzt blindwerk auf Jira. Damit lassen sich alle Aufgaben effizient verwalten und der Entwicklungsprozess agil gestalten.
• Confluence: Zusammenarbeit im Team und Wissensmanagement
  Mit Confluence schafft blindwerk eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit im Team und das Management des kollektiven Wissens.
• Miro: Virtuelle Workshops und Projektplanung
  Durch die Verwendung von Miro lassen sich virtuelle Workshops durchführen und Ideen visualisieren. Zudem kann so gemeinsam an der Planung der Projekte gearbeitet werden.
• Flowmapp: Erstellung von User Journeys und Sitemaps
  Dank Flowmapp können User Flows, Sitemaps sowie Personas erstellt und ein umfassendes Verständnis der Benutzererfahrung gewonnen werden.
• Microsoft Teams und Slack: Kommunikation und Zusammenarbeit
  Microsoft Teams und Slack sind bei blindwerk die bevorzugten Werkzeuge für Online-Meetings, Chats und die tägliche Zusammenarbeit im Team.
• GitLab CI: Continuous Integration/Continuous Delivery
  Um den Entwicklungsprozess effizient zu halten, ist GitLab CI für Continuous Integration und Continuous Delivery das Tool der Wahl.

Bonusmaterial: So werden Tools richtig eingeführt – ein Leitfaden für Unternehmen

Klar geworden sollte sein: Ein passendes digitales Tool ist für das effiziente und erfolgreiche agile Projektmanagement unabdingbar. Doch welche einzelnen Schritte sind bei ihrer Einführung der agilen Helfer zu beachten? So ist es in erster Linie wichtig, dass alles gründlich vorbereitet wird und Unternehmen strategisch vorgehen, um eine erfolgreiche Nutzung des agilen Tools zu gewährleisten. Nachfolgend nun also die wichtigsten Checkpoints.

Bedarfsanalyse: Anforderungen erkennen und begreifen

Der Startpunkt für die Einführung eines adäquaten Tools ist die Bedarfsanalyse. Hierbei werden mittels Interviews, Umfragen und/oder Workshops die spezifischen Anforderungen des Projekts und des Teams ermittelt. Da die Identifikation und Priorisierung aller relevanten Anforderungen oftmals eine Herausforderung darstellt, empfiehlt sich die Mitwirkung erfahrener Projektmanager oder Berater. Das erleichtert den Entscheidungsprozess immens und erhöht dessen Treffgenauigkeit.

Auswahl des geeigneten Tools: Passgenauigkeit ist das A und O

Basierend auf der Bedarfsanalyse gilt es, weitere Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Einarbeitungszeit sowie die Möglichkeiten zur Integration in bereits im Unternehmen genutzte Systeme zu berücksichtigen. Auch die zusätzlichen Kosten für erweiterte Funktionalitäten sind abzuwägen. Am Ende muss es technisch und wirtschaftlich passen. Da es zahlreiche Tools gibt und die Wahl minunter nicht leichtfällt, sind Nutzerbewertungen eine wertvolle Orientierungshilfe.

Planvolle Implementierung: Ziele definieren und schrittweise vorgehen

Um die Einführung des digitalen Tools besser strukturieren und steuern zu können, bedarf es eines detaillierten Plans. Hierbei gilt es, klare Ziele für den Einsatz des Tools zu definieren und seinen konkreten Nutzen zu verstehen. Nur dann lassen sich in der Folge die Arbeitsprozesse in signifikanter Weise optimieren. Ferner sollte die Implementierung in überschaubare Phasen unterteilt werden, um das Team nicht durch zu viele gleichzeitige Veränderungen zu überfordern.

Schulung des Teams: Förderung der Fähigkeiten und Kompetenzen

Ein gut geschultes und motiviertes Team ist essenziell für die wertschöpfende Nutzung des neuen Werkzeugs. Workshops, Online-Kurse und individuelle Schulungen stellen dabei sicher, dass alle Teammitglieder das Tool optimal zum Einsatz bringen und gerne mit ihm arbeiten – weil sie so erkennen, wie sie sich damit verbessern können. Solche Fortbildungsmaßnahmen sind eine lohnende, weil nachhaltige Investition in die Fähigkeiten und Kompetenzen des Teams.

Testphase: Das neue Werkzeug auf Herz und Nieren prüfen

Es ist ratsam, ein neues Tool in einer kontrollierten Umgebung zunächst auf seine Wirksamkeit zu prüfen – also nicht unbedingt in einem wichtigen Kundenprojekt, sondern eher in Form eines unbedenklichen Pilotprojekts. Während dieser Testphase gibt das Team wertvolles Feedback zu Aspekten wie Benutzerfreundlichkeit und Effektivität. Ein iterativer Ansatz hilft bei der sukzessiven Identifikation und Behebung möglicher Probleme.

Kontinuierliche Verbesserung: Im laufenden Betrieb weiter nachlegen

Nach der Einführung des digitalen Tools für agile Projekte sollten Unternehmen nicht vorschnell einen Haken hinter der Sache machen. Denn der Lernprozess endet im Grunde genommen nie. So ist eine dauerhafte Arbeitseffizienz nur dann gewährleistet, wenn kontinuierlich verbessert bzw. nachgebessert wird. Erst durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen wird das Werkzeug jederzeit sowohl den Anforderungen des Teams als auch neuer Projekte gerecht.

LESETIPP:

• Wenn Sie auf der Suche nach der richtigen Agentur für Ihr anstehendes Digitalprojekt sind, hilft Ihnen unser Beitrag „So geht ‚Full Service‘, ohne ‚Full-Service-Agentur‘ zu sein“ gezielt weiter.

Kurz zusammengefasst: Wer die Wahl hat …

Um alle jeweils relevanten Aspekte der Kommunikation und des Anforderungsmanagements bestmöglich zu bewältigen, steht eine Vielzahl an agilen Tools zur Verfügung. Die richtige (und kostenbewusste) Auswahl und behutsame Implementierung neuer digitaler Werkzeuge ist dabei entscheidend für den Erfolg späterer Projekte. Denn jedes Tool hat seine Vor- und Nachteile. Insofern ist es wichtig, stets die konkreten Unternehmens- und Projektanforderungen zu berücksichtigen und mittels Schulungen sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Tools im Projektalltag effektiv zu nutzen in der Lage sind.

Sie fragen sich, welches agile Tool zu Ihren Anforderungen passt? Als Spezialist für digitales Projektmanagement berät und begleitet blindwerk sowohl mittelständische als auch große Unternehmen und realisiert komplexe Projekte. Hier geht’s zum unverbindlichen Erstgespräch!