Die optimale Klinik Website: 10 agile Schritte für den digitalen Erfolg

Wie gestaltet man die optimale Klinik-Website? In zehn agilen Schritten führt Sie dieser Beitrag durch den Prozess, der die digitale Präsenz Ihrer medizinischen Einrichtung steigert. Von der Analyse des Bedarfs, über die Integration von SEO-Aspekten bis hin zur kontinuierlichen Optimierung – lernen Sie, wie Sie eine Klinik-Website erstellen, die Innovationsbereitschaft widerspiegelt und Patienten eine vertrauenswürdige Anlaufstelle bietet.

In diesem Artikel behandelte Themen

• 1: Analyse des Bedarfs und der Zielsetzungen
• 2: Festlegung der Anforderungen und Leistungen
• 3: Erstellung der Informationsarchitektur und Konzept
• 4: Gestaltung für Mobile und Desktop
• 5: Integration von SEO und aktuelle Webdesign-Trends
• 6: Gewährleistung der Barrierefreiheit und des Datenschutzes
• 7: Integration externer Services
• 8: Qualitätssicherung und Implementierung
• 9: Betrieb, Management und Content-Optimierung
• 10: Kontinuierliche Optimierung und aktuelle Trends

Ziel des Beitrags: In diesem Beitrag sensibilisieren wir medizinische Einrichtungen für die Wichtigkeit einer optimalen Website und geben 10 agile Schritte zur Umsetzung.

Das Fundament digitaler Präsenz: Die Klinik-Website

In der Medizinbranche sind Vertrauen und Zuverlässigkeit von zentraler Bedeutung. Trotzdem unterschätzen viele Einrichtungen noch immer die Vorteile eines starken digitalen Auftritts. Muss man den Wert einer intuitiven und informativen Klinik-Website wirklich betonen? Die Antwort ist ein klares Ja! Ihre Website ist das digitale Gesicht Ihrer Einrichtung und spielt eine entscheidende Rolle bei der Vermittlung Ihrer Kernbotschaften an Patienten und deren Angehörige. Akkurat konzipiert und effektiv genutzt, kann sie zur zentralen Anlaufstelle für Informationen und Dienstleistungen werden. In diesem Beitrag führen wir Sie durch zehn klare Iterationen, die Sie dabei unterstützen, Ihre Klinik-Website optimal zu gestalten und zu nutzen.

Iteration 1: Analyse des Bedarfs und der Zielsetzungen

Der erste und grundlegende Schritt im Prozess der Erstellung einer optimalen Klinik-Website liegt in einer ausführlichen Analyse des Bedarfs und der Zielsetzungen Ihrer medizinischen Einrichtung. Denn nur wer seine eigenen Bedürfnisse und Ziele kennt, kann eine zielführende und effektive Website konzipieren und entwickeln. Hier gilt es, die spezifischen Anforderungen und Wünsche zu identifizieren, die an die neue Klinik-Website gestellt werden. Wesentliche Aspekte hierbei sind die Definition der Hauptzielgruppe, die Erkenntnis über ihre Bedürfnisse und die Festlegung der Zielsetzungen der Klinik.

Erkennen der Bedürfnisse
Neben grundlegenden Anforderungen, wie einer hohen Benutzerfreundlichkeit, zählen hierzu insbesondere bedarfsspezifischen Anforderungen, wie die Integration von Buchungssystemen oder speziellen Informationsbereichen. Das Erkennen und Verstehen der Bedürfnisse von Patienten und Besuchern ist bei diesem Schritt essentiell.

Zielgruppendefinition im Health Umfeld
Der nächste Schritt besteht in der genauen Definition der Zielgruppe. Welche Patientengruppe möchten Sie primär ansprechen? Welche Art von Benutzern erwarten Sie auf Ihrer Website? Die Antworten auf diese Fragen beeinflussen maßgeblich die Gestaltung und Funktionen Ihrer Klinik-Website und helfen dabei, ein optimales Nutzererlebnis zu schaffen.

Zielsetzungen der Klinik
Anschließend gilt es, die Zielsetzungen Ihrer Klinik klar zu definieren. Diese könnten darin bestehen, eine höhere Patientenzufriedenheit zu erzielen, neue Kunden zu gewinnen oder Informationen leichter zugänglich zu machen. Mit diesen klaren Zielen können Sie sich effektiv auf den Aufbau Ihrer neuen Klinik-Website konzentrieren.

Iteration 2: Anforderungen und Leistungen festlegen

Nach der ersten Analysephase und der Definition Ihrer Zielsetzungen, bildet die Festlegung der speziellen Anforderungen und gewünschten Leistungen Ihrer Klinik-Website den zweiten essentiellen Schritt. Dabei steht die Frage im Fokus, mit welchen Funktionen und Services Ihre Website ausgestattet sein soll, um den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe gerecht zu werden und Ihre definierten Ziele zu erreichen.

Definieren der gewünschten Funktionen und Services
Nutzerorientierung steht hierbei an erster Stelle: Welche Informationen suchen Ihre Patienten und Besucher vorrangig? Welche Funktionen werden erwartet? Möglicherweise möchten Sie ein Online-Buchungssystem oder eine Online-Sprechstunde integrieren, eine Übersicht über Behandlungsangebote und Ärzte bereitstellen oder Informationsmaterial zum Download anbieten. Jede Funktion und jeder Service sollte dabei stets an den Bedürfnissen und Anforderungen Ihrer Zielgruppe sowie Ihren Unternehmenszielen ausgerichtet sein.

Berücksichtigung rechtlicher und beruflicher Regelungen
Es ist außerdem unerlässlich, die rechtlichen und beruflichen Vorschriften zu beachten. Datenschutz ist hierbei ein Schlüsselthema: Ihre Website muss DSGVO-konform sein, damit die persönlichen Daten Ihrer Patienten und Besucher geschützt werden. Auch berufliche Regelungen, etwa die zulässige Darstellung von medizinischen Leistungen, müssen in der Gestaltung Ihrer Klinik-Website berücksichtigt werden. Letztlich trägt eine rechtskonforme und transparent gestaltete Website dazu bei, das Vertrauen Ihrer Nutzer zu stärken und den professionellen Auftritt Ihrer Klinik zu untermauern.

Iteration 3: Informationsarchitektur und Konzepterstellung

Der dritte Schritt zur Erstellung einer optimalen Website besteht in der Design- und Konzeptphase. In diesem Stadium wird nicht nur das visuelle Auftreten Ihrer Website geplant, sondern auch Ihre Struktur – die sogenannte Informationsarchitektur – skizziert und möglicher Content gesammelt und strukturiert.

Erarbeiten einer benutzerfreundlichen Website-Struktur
Im Mittelpunkt dieser Phase steht die Benutzerfreundlichkeit. Denn eine klare und intuitive Navigation entscheidet maßgeblich darüber, ob sich Patienten und Besucher auf Ihrer Website zurechtfinden und die gesuchten Informationen schnell erreichen. Ambulante und stationäre Leistungen, Fachbereiche Ihrer Klinik und Kontaktmöglichkeiten – all diese und weitere Informationen müssen an den richtigen Stellen platziert und logisch miteinander verknüpft werden, um ein positives Nutzererlebnis zu schaffen.

Sammlung und Strukturierung des Contents
Dazu gehören nicht nur Texte, sondern auch Bilder, Downloads oder Videos. Effektive Kommunikation und zielgruppengerechte Inhalte sind hierbei essentiell. Denken Sie dabei insbesondere an Informationen zu medizinischen Behandlungen oder Therapieverfahren, an biografische Daten Ihrer Ärzte oder interaktive Angebote wie Videos oder Animationen. Ein hoher Informationsgehalt und visueller Content unterstützen den positiven Gesamteindruck und bieten Ihren Patienten einen echten Mehrwert.

Auf der Suche nach Design-Inspiration
Die visuelle Gestaltung Ihrer Website sollte stets professionell und ansprechend sein. Passende Farben und Formen, benutzerfreundliches Design und eine intuitive Navigation sind dabei essentielle Aspekte. Suchen Sie Inspirationen, beispielsweise bei anderen herausragenden Klinik-Websites. Aber Vorsicht: Jede Klinik und jede Zielgruppe ist individuell, weshalb Ihr Webdesign maßgeschneidert sein sollte. Bedenken Sie, dass das Design Ihrer Website der erste Eindruck ist, den Nutzer von Ihrer Klinik bekommen.

Iteration 4: Anpassung für Mobile und Desktop

Der vierte Schritt konzentriert sich auf drei zentrale Aspekte: das Design von User Experience (UX), das Responsive Design und die Optimierung für den mobilen Einsatz. Ziel dieses Schritts ist es, die Benutzeroberfläche Ihrer Website so zu entwickeln, dass sie auf allen Geräten zuverlässig funktioniert und patientenfreundlich ist.

Gestaltung des UX-Konzepts
Das User Experience (UX) Konzept legt das Fundament für eine positive Nutzererfahrung beim Besuch Ihrer Website. Die Kernelemente hierbei sind eine übersichtliche Struktur, intuitive Navigation und ein ansprechendes visuelles Design. Ziel ist es, Ihren Patienten und Besuchern ein rundum positives Nutzererlebnis zu bieten und sie zu ermutigen, Ihre Website wieder zu besuchen.

Umsetzung des Responsive Designs
Das Responsive Design stellt sicher, dass Ihre Website sich automatisch an die Bildschirmgröße des jeweiligen Endgeräts anpasst – sei es ein Desktop-Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone. Diese Anpassungsfähigkeit garantiert, dass Ihre Website sowohl auf einem Computermonitor als auch auf einem Smartphone-Display optimal dargestellt wird.

Optimierung für mobile Endgeräte
Angesichts des stetig steigenden Anteils an mobiler Internetnutzung, ist es heute unverzichtbar, Ihre Website für mobile Endgeräte zu optimieren. Hierfür sollte sie nicht nur ein Responsive Design aufweisen, sondern auch hinsichtlich Ladezeiten und Datenvolumen für mobile Nutzer optimiert sein. Mit einer schnell ladenden und mobil optimierten Website wird Ihren Patienten und Besuchern das bestmögliche Nutzererlebnis angeboten – unabhängig von ihrem genutzten Gerät.

Iteration 5: SEO-Integration und aktuelle Webdesign-Trends

Der fünfte Schritt zur Erstellung einer optimalen Klinik-Website liegt in der frühzeitigen Integration von Suchmaschinenoptimierung (SEO) und der Berücksichtigung aktueller Webdesign-Trends. Maßgeschneiderter Content und eine technisch einwandfreie Umsetzung sind essentiell, um online gefunden zu werden und den digitalen Wandel in der Gesundheitsbranche aktiv mitzugestalten.

Suchmaschinenoptimierung (SEO)
Von Anfang an sollten SEO-Kriterien in den Webdesign-Prozess integriert werden, um eine hohe Sichtbarkeit in den Suchmaschinen zu gewährleisten. Dabei spielen vor allem Zielgruppenrelevante Inhalte sowie technische Aspekte eine bedeutende Rolle. Sowohl die Onpage- als auch die Offpage-Optimierung tragen dazu bei, dass Ihre Klinik von potenziellen Patienten gefunden wird. SEO ist ein kontinuierlicher Prozess, der – gut betreut – erfolgreich zu mehr Sichtbarkeit und einem höheren Bekanntheitsgrad beiträgt.

Webdesign-Trends
Mit Blick auf das Webdesign sollten Sie immer am Puls der Zeit bleiben und aktuelle Trends berücksichtigen. Der Einsatz von modernen Designelementen und zukunftsweisenden Technologien entscheidet maßgeblich über die User-Experience und wirkt sich positiv auf das Image Ihrer Einrichtung aus. Ob minimalistische Farbschemata, Micro-Interaktionen oder immersives Scrolling – jede Innovation sollte stets patientenorientiert implementiert werden und Ihre medizinischen Leistungen in den Vordergrund stellen.

Iteration 6: Barrierefreiheit und Datenschutz

Eine weitere wesentliche Säule bei der Gestaltung einer Klinik-Website ist die Barrierefreiheit und der Datenschutz Ihrer Online-Präsenz. Hierbei wird nicht nur das Erscheinungsbild, sondern insbesondere auch die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Website maßgeblich beeinflusst.

Umsetzung der Barrierefreiheit nach BITV und WCAG Standards
In barrierefreien Websites sieht man weit mehr als nur eine Verpflichtung — sie sind ein Ausdruck von Wertschätzung gegenüber allen Nutzern, inklusive Menschen mit Behinderungen. Daher sollten bei der Gestaltung Ihrer Klinik-Website die allgemeinen Prinzipien und Richtlinien für Barrierefreiheit nach BITV und WCAG Standards eingehalten werden. Dies sichert nicht nur die uneingeschränkte Zugänglichkeit Ihrer Website für jeden Nutzer, sondern fördert darüber hinaus eine hohe Usability und positive Nutzererfahrung.

Datenschutzanforderungen und Nutzung von Cookies
Im digitalen Zeitalter spielen Datenschutzanforderungen eine zentrale Rolle. Ihre Website sollte daher sowohl nationale als auch internationale Datenschutzvorgaben erfüllen. Außerdem ist es von entscheidender Bedeutung, Cookies richtig zu handhaben. Informieren Sie Ihre Nutzer transparent über die Nutzungsbedingungen und ersuchen Sie in der Regel vorher ihre Zustimmung. Dies fördert das Vertrauen Ihrer Website-Besucher und wirkt sich positiv auf die Wahrnehmung Ihrer Klinik oder medizinischen Einrichtung aus.

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Iteration 7: Integration externer Services

Im siebten Schritt zur Erstellung Ihrer Klinik-Website liegt der Fokus auf der Integration nützlicher externer Dienstleistungen. Besonders wichtig sind hierbei Funktionen zur Terminvergabe, Bewerbertools sowie ähnliche Services, die nicht nur den Nutzen, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit der Website erhöhen.

Terminvereinbarungen und Bewerbertools
Funktionen zur Terminvergabe und spezielle Tools für Bewerbungen sind Beispiele repräsentativer, externer Dienstleistungen, die Ihre Klinik-Website effizienter und attraktiver machen können. Durch ein leicht bedienbares Interface ermöglichen Sie Ihren Nutzern eine schnelle und unkomplizierte Terminvereinbarung oder Bewerbungseinreichung – ein entscheidender Mehrwert, der den Alltag für Patienten und Personal gleichermaßen erleichtert und so zur Conversion-Steigerung beiträgt.

Iteration 8: Qualitätssicherung und Implementierung

Qualität kommt nicht zufällig zustande, sie ist das Resultat sorgfältiger Planung, effektiver Umsetzung modernster Technologien und umfangreichen Qualitätsprüfungen. Dieser achte Schritt zur Gestaltung einer optimalen Website betont die Bedeutung der Qualitätssicherung und der Implementierung im gesamten Entwicklungsprozess.

Gestaltung mithilfe moderner Technologien
Der Einsatz moderner Technologien ist von entscheidender Bedeutung für die effektive Gestaltung Ihrer Website. Dabei geht es nicht nur darum, den aktuellen Industriestandards zu folgen, sondern auch darum, Erkenntnisse aus aktuellen Technologien einzubinden, um eine optimal funktionierende und visuell ansprechende Website bereitzustellen.

Qualitätssicherung und Tests
Nach der Entwicklung folgt eine Phase der intensiven Qualitätssicherung. In dieser Phase werden verschiedene Testmethoden angewendet, zum Beispiel. Funktionalitätstests, Usability-Tests und Performance-Tests, um sicherzustellen, dass alle Aspekte Ihrer Website einwandfrei und wie erwartet funktionieren. Dabei ist es wichtig, auch auf Details zu achten, denn die Qualität steckt oft im Detail. Eine hohe Qualität und eine fehlerfreie Funktion Ihrer Webpräsenz sind maßgeblich für die Zufriedenheit des Nutzers und damit eng verknüpft mit dem Erfolg Ihrer Website.

Iteration 9: Betrieb, Management und Content-Optimierung

Der nächste wesentliche Schritt zur Gestaltung Ihrer optimalen Webpräsenz im Gesundheitswesen beinhaltet verantwortungsvolles und gründliches Betriebsmanagement sowie eine kontinuierliche Optimierung des Contents. Um Ihre Online-Plattform stets attraktiv und informativ für Ihre Zielgruppe zu gestalten, ist eine stetige Pflege und Leistungsoptimierung unerlässlich.

Effektives Betriebskonzept und Support
Ein durchdachtes und erfolgreich umgesetztes Betriebskonzept stellt das Herzstück der Leistung Ihrer Webpräsenz dar. Dies beinhaltet Aspekte wie die regelmäßige Überwachung der Webseite, zeitnahe Updates und umfassende Analysen. Des Weiteren kann redaktioneller Support dazu beitragen, stetig neue, relevante Inhalte bereitzustellen und das Benutzererlebnis ständig zu fördern. Diese Maßnahmen sind grundlegend, um den dauerhaften Betrieb Ihrer Plattform sicherzustellen und Anpassungen an technische Weiterentwicklungen oder Anforderungen der Nutzer vorzunehmen.

Pflege und Verfeinerung von Text- und Bildinhalten
Ein entscheidender Schritt zur Optimierung Ihrer Webpräsenz liegt in der fortlaufenden Pflege und Aufwertung von Text- und Bildinhalten. Das Ziel hierbei ist es, Ihren Patienten durch klare und gut verständliche Informationen effizient durch Ihre Webseite zu führen. Bei diesem Prozess ist es wichtig, sowohl die Qualität der Texte als auch die Auswahl an Bildmaterial kontinuierlich zu prüfen und zu verfeinern. SEO-relevante Anpassungen in den Texten und die Verwendung von angemessenem, hochwertigem Bildmaterial können das Ranking Ihrer Webseite in Suchmaschinen signifikant verbessern. Diese Maßnahmen tragen zur gesteigerten Präsenz Ihres Webauftritts bei und unterstützen aktiv den Service für Ihre Patienten.

Iteration 10: Kontinuierliche Optimierung

Nachdem Ihre Website live geschaltet wurde, können Sie sich nicht einfach zurücklehnen und darauf warten, dass die Nutzer kommen. Es erfordert kontinuierliche Wartung und Anpassungen basierend auf Nutzerfeedback.

Anpassungen basierend auf Nutzerfeedback
Die Aufrechterhaltung einer direkten Kommunikationslinie zu Ihren Nutzern ist entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihrer Website. Nutzererfahrungen sind eine reiche Informationsquelle, die Ihnen dabei helfen kann, Ihre Website zu verbessern und an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe anzupassen. Das Einfangen von Feedback kann durch gezielte Umfragen, Usability Tests, oder auch durch Analysetools erreicht werden.

Kurz zusammengefasst: Das Ergebnis einer optimalen Klinik Website

Die Entwicklung einer effektiven Klinik-Website ist ein komplexer Prozess, der von einer gründlichen Analyse des Bedarfs, über die Definition von Zielen und Leistungen, die Gestaltung des UX-Konzepts sowie die Integration von SEO-Aspekten bis hin zur kontinuierlichen Optimierung und Betriebsführung reicht. Moderne Technologien und aktuelle Webdesign-Trends fließen gleichermaßen in die Umsetzung ein. Wichtige Bestandteile einer Klinik-Website sind zudem die Barrierefreiheit und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Externe Dienste wie Terminbuchungen oder Bewerbertools erhöhen die erfolgreichen Interaktionen auf Ihrer Webseite und eine stetige Pflege und Aktualisierung des Contents hält die Webseite ansprechend und informativ für Patienten. Hierbei sollte die Fähigkeit zur Anpassung an Nutzerfeedback und aktuelle Trends der Schlüssel zum langfristigen digitalen Erfolg bleiben. Denn eine optimierte Klinik-Website sollte stets eine Reflexion der Innovationsbereitschaft der medizinischen Einrichtung und gleichzeitig eine vertrauenswürdige Anlaufstelle für Patienten sein.

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Ausschreibungsberatung von Profihand: So profitieren auch digitale Projekte öffentlicher Träger von agilem Projektmanagement

Öffentliche Ausschreibungen sind ein wichtiger Bestandteil der Beschaffungsprozesse für staatliche Institutionen, städtische Unternehmen und Betriebe sowie andere öffentliche Auftraggeber. Sie gewährleisten einen fairen und transparenten Wettbewerb, da verschiedene Dienstleister die Chance erhalten, Angebote für ihre Leistungen und Produkte einzureichen. So weit, so gut. Allerdings erstickt das übliche Ausschreibungsprozedere agiles Projektmanagement, wie es heute vor allem in Digitalprojekten unverzichtbar ist, zumeist im Keim. Das gefährdet den Projekterfolg – es sei denn, man setzt im Vorfeld auf eine fundierte Beratung. Die Kernfrage lautet dabei: Wie kann der Prozess der Ausschreibung so gestaltet werden, dass er den zeitgemäßen Anforderungen an Technologie und Innovation entspricht? Dieser Beitrag liefert Antworten.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Warum ist agiles Projektmanagement in Digitalprojekten so wichtig?
• Öffentliche Ausschreibungen versus flexible Arbeitsweisen
• Drohende Konflikte und das Damoklesschwert der Unwirtschaftlichkeit
• Traditionelles Projektmanagement: Innovationskiller bei Ausschreibungen
• Was sind also die Vorteile einer professionellen Ausschreibungsberatung?
• So lässt sich Agilität in den Ausschreibungsprozess integrieren
• Zusammenfassung: Die Zukunft der öffentlichen Ausschreibung gestalten

Ziel des Beitrags: Öffentliche Träger wie Stadtwerke und Kliniken erfahren, wie sich agiles Projektmanagement erfolgreich in den Ausschreibungsprozess integrieren lässt – und warum das für ihre Digitalprojekte vorteilhaft ist.

Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer stehen wegen der in Bund und Ländern jeweils geltenden vergaberechtlichen Vorschriften für öffentliche Ausschreibungen vor zahlreichen Herausforderungen. So sind diese für Auftraggeber wie beispielsweise Stadtwerke und städtische Kliniken meist mit komplizierten Auswahlprozeduren, anfangs noch eher unklaren Anforderungen und einem hohem Verwaltungsaufwand verbunden. Und auf der anderen Seite kämpfen externe Dienstleister mit Hürden wie einer komplexen Bürokratie, intensivem Wettbewerb und dem Risiko des Angebotsausschlusses.

Daher sind viele Auftragnehmer, darunter etwa auch Agenturen, nicht sonderlich scharf darauf, bei Ausschreibungen gegeneinander zu pitchen. Denn trotz des für gewöhnlich sehr hohen Zeit- und Ressourcenaufwands fallen die Aufwandsentschädigungen oftmals allzu bescheiden aus. Und wenn am Ende dann doch wieder allein der günstigste Preis über die Vergabe entscheidet, hält sich die Begeisterung bei den in Frage kommenden Anbietern erst recht in Grenzen. 

Erschwerend kommt hinzu: Zwar stehen Digitalprojekte wegen des in Deutschland nach wie vor großen digitalen Nachholbedarfs weit oben auf der Agenda öffentlicher Träger. Man denke hier an schnelle Websites mit userfreundlichen Features, plattformübergreifende Portallösungen und moderne Apps für alle gängigen mobilen Endgeräte und Betriebssysteme – alles Projekte, die idealerweise per agilem Projektmanagement umgesetzt werden. Allerdings lassen die starren Strukturen „klassischer“ Ausschreibungen agile Arbeitsweisen nur bedingt zu. Wenn überhaupt.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld auf eine fachkundige Ausschreibungsberatung durch eine entsprechend spezialisierte Digitalagentur zu setzen. Ziel ist es, die bei digitalen Projekten heutzutage erfolgsentscheidende Agilität von vornherein im Ausschreibungsprozess zu verankern. 

LESETIPP:

• Wer sich im Detail über agile Prinzipien, Methoden und Tools informieren möchte und an der Arbeitsweise unserer Digitalagentur „blindwerk“ interessiert ist, dem gewährt die „timeBOXED-Serie über agiles Projektmanagement“ viele interessante Insights.

Warum ist agiles Projektmanagement in Digitalprojekten so wichtig?

Agiles Projektmanagement ist in Digitalprojekten längst so etwas wie die „Conditio sine qua non“. Denn die Dynamik und der ständige Wandel in der heutigen digitalen Welt – und damit verbunden die sich teils fast schon hochfrequent ändernden Nutzererwartungen an neue, innovative Produkte und Lösungen – erfordern eine flexible und anpassungsfähige Vorgehensweise. Aufgrund seines linearen Wesens mit sequenziell klar abgetrennten Projektphasen und eines mehr oder minder in Stein gemeißelten Projektziels kann klassisches Projektmanagement dies in der Regel nicht leisten. 

Bewährte agile Methoden wie Scrum und Kanban hingegen sollen und können dafür sorgen, dass das Endprodukt den Bedürfnissen der Nutzer entspricht. Eben dafür wurden sie entwickelt.

Die vier größten Stärken von agilem Projektmanagement

• Erstens erlaubt Agilität die kontinuierliche Anpassung an sich ändernde Anforderungen. In der digitalen Landschaft, in der Technologien und Marktbedingungen rasch wechseln, ist die Fähigkeit entscheidend, schnell auf neue Entwicklungen zu reagieren.
• Zweitens fördert agiles Projektmanagement die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern. In Digitalprojekten, bei denen kreative Lösungen und innovative Ideen gefragt sind, ist die fortlaufende Kommunikation und Interaktion ausschlaggebend.
• Drittens ebnen agile Methoden den Weg für eine zeitnahe Markteinführung neuer Produkte und Dienstleistungen. Schnelle Iterationen und Prototypenentwicklung ermöglichen es, rasch Feedback zu sammeln und das Endprodukt stetig zu verbessern.
• Viertens reduziert agiles Projektmanagement das Risiko von Projektfehlern und -ausfällen. Durch regelmäßige Überprüfungen lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und beheben, bevor sie zu unüberwindbaren Hürden werden.

Agiles Projektmanagement wurde seinerzeit konzipiert und eingeführt, um den Erfolg, die Effizienz und die Qualität von Softwareprojekten sicherzustellen. Gleiches gilt auch für Digitalprojekte. Dies alles steht aber auf tönernen Füßen, wenn öffentlich ausgeschriebene Projekte kein flexibles Anforderungsmanagement zulassen.

Öffentliche Ausschreibungen versus flexible Arbeitsweisen

Der Knackpunkt ist, dass die jeweilige Umsetzung der vergaberechtlichen Vorschriften für öffentliche Ausschreibungen in der Regel zu sehr formalen und knöchernen Strukturen innerhalb der Ausschreibungsunterlagen führt. Wodurch sogleich auch die Möglichkeiten für das weitere Vorgehen im Projekt selbst stark eingeschränkt sind. So sind in den Leistungsbeschreibungen beispielsweise die Anforderungen an das zu entwickelnde Produkt bzw. dessen Komponenten meist ein für alle Mal festgelegt – obwohl sich die Anforderungen vor allem in Digitalprojekten von jetzt auf gleich ändern können, wie wir oben gesehen haben. Flexible Arbeitsweisen sind damit weitgehend ausgeschlossen. 

Und umso schwerer wiegt es, wenn bei Ausschreibungen eben diese Anforderungen von Mitarbeitern öffentlicher Träger definiert werden, die weder mit den technischen Spezifikationen einer in Auftrag gegebenen Website oder sonstigen Softwareanwendung noch mit zentralen Aspekten agilen Projektmanagements vertraut sind. Das ist nicht selten der Normalfall.

Außerdem erfahren Dienstleister in der überwiegenden Anzahl der Ausschreibungen erst nach Vertragsschluss alle Details über das Projekt. Also zu einem Zeitpunkt, in dem sie bereits für dessen Durchführung im rechtlichen Sinne verantwortlich sind.

Eine professionelle Beratung rund um die Ausschreibung hilft, viele dieser Stolperfallen zu identifizieren und zu entschärfen. Denn indem sie eine Tür für agiles Projektmanagement offenlässt, schützt sie vor ineffizienten Projektabläufen, mangelnder Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmern und Auftraggebern und einem erhöhten Risiko von Projektfehlern. 

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Drohende Konflikte und das Damoklesschwert der Unwirtschaftlichkeit

Bleibt dem späteren Auftragnehmer aus den genannten Gründen indes nur der Weg klassischen Projektmanagements, arbeitet er via Wasserfallmodell o. ä. „stoisch“ das Pflichtenheft ab, ohne neue Marktgegebenheiten berücksichtigen zu können. Was schlecht ist. Auch weil dann größere Probleme im Projektverlauf quasi vorprogrammiert sind, welche in der Folge gar in einen offenen Konflikt mit dem Auftraggeber münden können. Etwa wenn dieser trotz der von ihm vorab festgelegten Anforderungen aufwändige Anpassungen einverlangt, dem Auftragnehmer aufgrund des zwischen beiden Seiten geschlossenen Vertrages bis auf Weiteres jedoch keine Nachkalkulation erlaubt ist.

Kurz erklärt: Das Wasserfallmodell im Projektmanagement

Das Wasserfallmodell ist ein traditioneller, linearer Ansatz für Projektmanagement, bei dem Aufgaben sequenziell abgearbeitet werden und jede Projektphase erst nach Abschluss der vorherigen beginnt. Anders als bei agilen Methoden gibt es hier keine Iterationen, sondern jede Phase wird nur einmal durchlaufen, wobei die Ergebnisse jeder vorangegangenen Phase als Vorannahmen für die nachfolgende Phase dienen. Der daraus resultierende Mangel an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ist die größte Schwäche des Wasserfallmodells.

Lässt er sich trotzdem darauf ein, ist seine bei öffentlich ausgeschriebenen Projekten übliche Mischkalkulation im Handumdrehen Makulatur, und aus seiner Sicht wird das Projekt zunehmend unwirtschaftlich. Daher wird er bei absehbar aus dem Ruder laufenden Aufwänden auf die Erfüllung des bestehenden Vertrages pochen und nicht endlos „auf seine Kosten zubuttern“. Es sei denn, ein Änderungsantrag wird eingereicht, um nachträglich eine Anforderung modifizieren oder eine neue Funktion einführen zu können. Dadurch geht aber wertvolle Zeit verloren. Was ebenfalls schlecht ist, da traditionell durchgeführte Projekte ohnehin nicht gerade die Schallmauer durchbrechen.

Traditionelles Projektmanagement: Innovationskiller bei Ausschreibungen

Aber auch ohne all dies läuft das zu entwickelnde Produkt (Website, Portal, App etc.) stets Gefahr, bereits zum Zeitpunkt seiner Einführung veraltet zu sein, sofern im Projektverlauf nicht flexibel auf neue technologische Optionen reagiert werden kann. Nicht von ungefähr gelten klassische Ausschreibungen, die lediglich den Einsatz traditioneller Projektmanagementmethoden zulassen, als wahre Innovationskiller.

Agiles Projektmanagement bietet demgegenüber Raum für Kreativität, wohldosierte Experimente und kontinuierliche Optimierungen. Auch kommen agile Projekte in der Regel sehr viel schneller voran. Daher ist die Anpassung von Ausschreibungsverfahren an die Bedürfnisse digitaler Projekte letztlich unabdingbar. Dies kann durch gezielte Beratung und die Integration agiler Prinzipien in den Ausschreibungsprozess erreicht werden. 

Um Digitalprojekte erfolgreich ins Ziel zu bringen, können auch User Stories wegweisend sein: Statt Anforderungen strikt produktfokussiert zu formulieren und diese dadurch dauerhaft festzulegen, werden sie aus der Perspektive der Benutzer beschrieben. Die Benutzererfahrung rückt somit in den Mittelpunkt, und indem User Stories konkrete Nutzerbedürfnisse widerspiegeln, ermöglichen sie ein insgesamt flexibleres Vorgehen bei der Projektumsetzung. Denn dann geht es nicht mehr um ein zuvor schon im Detail geplantes technologisches Produkt, sondern um eine für den Nutzer passende Lösung, die – durch Technologie unterstützt – deren Bedürfnisse erfüllt bzw. ein Problem für sie löst.

Da sich User Stories leichter anpassen und erweitern lassen, fördern sie die Agilität und die Möglichkeit zur stetigen Verbesserung im Projektverlauf.

LESETIPP:

• Jede Menge weiterführende Informationen über die Eigenheiten von Digitalprojekten bietet auch unser Beitrag „Das macht IT-Projekte besonders“.

Was sind also die Vorteile einer professionellen Ausschreibungsberatung?

Unstrittig ist: In der komplexen Balance zwischen den Spezifika öffentlicher Ausschreibungen und agilen Prinzipien spielt eine professionelle Ausschreibungsberatung eine immer wichtigere Rolle. Denn die betreffenden Experten verstehen die Herausforderungen beider Seiten – Auftraggeber und Auftragnehmer – und sind befähigt, eine Brücke zwischen ihnen zu schlagen. 

So vermögen die Berater, Ausschreibungen innerhalb der rechtlichen Rahmenbedingungen dahingehend zu gestalten, dass sie sich mit den Herausforderungen von Digitalprojekten in Einklang bringen lassen. Ferner unterstützen sie den bei der Integration von agilen Ansätzen möglicherweise notwendigen Change-Management-Prozess auf Seiten des Auftraggebers und definieren im Rahmen der Projektplanung geeignete Metriken, um später die Leistung des Projekts punktgenau bewerten zu können. Außerdem muss die Beratung rund um die Ausschreibung nicht mit der Vergabe des Projekts enden, sondern sie kann dieses auch bis ins Ziel begleiten.

Die Vorteile der Ausschreibungsberatung erstrecken sich über verschiedene Aspekte:

Expertise in beiden Welten: Ausschreibungsberater verfügen über tiefgreifendes Wissen sowohl im Bereich der öffentlichen Beschaffung als auch im agilen Projektmanagement. Dadurch können sie Lösungen entwickeln, die die Bedürfnisse beider Seiten berücksichtigen.

Anpassungsfähigkeit: Durch ihre Erfahrung sind Ausschreibungsberater in der Lage, agile Methoden an die Anforderungen von Ausschreibungsprozessen anzupassen. Sie können Strategien entwickeln, um iterative Arbeitsweisen in den Rahmen von Ausschreibungen zu integrieren.

Risikominimierung: Ausschreibungsberater können auf potenzielle Risiken hinweisen und Lösungen vorschlagen, um diese Risiken zu minimieren. Dies trägt dazu bei, dass alle Beteiligten realistische Erwartungen haben und mögliche Hindernisse rechtzeitig identifiziert werden können.

Effiziente Kommunikation: Durch ihre Vermittlerrolle erleichtern Ausschreibungsberater die Kommunikation zwischen den Parteien. Viele Missverständnisse und Konflikte lassen sich somit vermeiden, was zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit führt.

So lässt sich Agilität in den Ausschreibungsprozess integrieren

Ausschreibungsberater übernehmen damit eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Integration agilen Projektmanagements in den Ausschreibungsprozess. Sie fungieren als Vermittler zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern und stellen sicher, dass die Bedenken beider Seiten angemessen berücksichtigt werden. Ihre Expertise ermöglicht es ihnen, die agilen Prinzipien in den Kontext von Ausschreibungen zu übersetzen und praktische Lösungen anzubieten.

Allerdings erfordert das Integrationsvorhaben ein Umdenken und eine gemeinsame Anstrengung von Auftraggebern, Auftragnehmern und Ausschreibungsberatern. 

Hier sind einige Ansätze, wie dies erreicht werden kann:

Frühzeitige Einbindung: Auftraggeber tun gut daran, agile Projektmanagementansätze von Anfang an in den Ausschreibungsprozess einfließen zu lassen. Die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen sollte Raum für Flexibilität und Veränderung lassen, um den agilen Prinzipien gerecht zu werden.

Agile Angebotsphase: Auftragnehmer können in ihren Angeboten Vorschläge für agile Vorgehensweisen präsentieren. Dies zeigt den Auftraggebern, wie agiles Projektmanagement im Kontext des Projekts funktionieren könnte und auf die Ziele des Projekts einzahlt.

Kollaborative Auswahlprozesse: Der Auswahlprozess von Auftragnehmern kann agil gestaltet werden. Statt ausschließlich auf formale Kriterien zu achten, können interaktive Workshops und ein Austausch auf Augenhöhe zur Auswahl des besten Partners beitragen.

Kontinuierliche Anpassung: Der Ausschreibungsprozess selbst kann agil sein, indem regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Anforderungen und Ziele erfolgen. Dies ermöglicht es, zeitnah auf neue Informationen und sich ändernde Umstände reagieren zu können.

Zusammenfassung: Die Zukunft der öffentlichen Ausschreibung gestalten 

Öffentliche Ausschreibungen müssen sich verändern, um in der agilen Welt anzukommen. Nur dann kann sich Agilität im Ausschreibungsprozess entfalten und so Innovation fördern, die Qualität der Ergebnisse steigern und die Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern verbessern. Die professionelle Ausschreibungsberatung spielt dabei eine entscheidende Rolle, indem sie Lösungen entwickelt, die die Bedürfnisse beider Seiten berücksichtigen.

Kurzum, die Zukunft der Ausschreibungen liegt in der Flexibilität, Offenheit und Kreativität, die das agile Projektmanagement mit sich bringt. Wenn öffentliche Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam an dieser Transformation arbeiten, machen sie Ausschreibungen zu einem wirksameren Instrument der Beschaffung, das den Anforderungen der digitalen Ära entspricht.

Ergänzende Bemerkung: In der Praxis kann das Ergebnis einer Ausschreibungsberatung im Projektvorfeld auch darin bestehen, überhaupt keine öffentliche Ausschreibung durchzuführen. Sondern das Gesamtvorhaben in kleine Pakete aufzuteilen, damit die eingeholten Angebote mit hoher Wahrscheinlichkeit unter den jeweils geltenden Schwellenwerten für Liefer- und Dienstleistungsaufträge liegen. Das entspräche damit dann auch dem Grundgedanken der iterativen und agilen Arbeitsweise. Zumal sich Projekte in der Folge flexibler planen lassen und agilen Projektmanagement eigentlich nichts mehr im Wege steht. Was, wie gesehen, eben dann vorteilhaft ist, wenn es darum geht, zeitgemäße digitale Anwendungen entwickeln zu lassen, die den Nutzern tatsächlich etwas bringen.

Sie möchten eine öffentliche Ausschreibung für eine neue Website oder ein anderes digitales Projekt durchführen und sich vorher zwecks Effizienzsteigerung professionell beraten lassen? Dann nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt zu uns auf.