Agile Transformation: So gelingt die Implementierung von agilem Projektmanagement

Geht es um die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen, sind agile Transformation und agiles Projektmanagement heute eigentlich ein Muss. Doch der damit verbundene Kulturwandel ist für traditionell aufgestellte Player oftmals eine nahezu unüberwindbare Hürde. In diesem vierten Beitrag unserer Serie über agiles Projektmanagement gehen wir auf die typischen Hindernisse auf dem Weg zum agilen Unternehmen ein und erklären, wie externe Berater und Agenturen bei der erfolgreichen Einführung agiler Praktiken helfen können.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Warum Unternehmen auf agile Transformation setzen sollten
• Zum besseren Verständnis: Fünf zentrale Prinzipien von Agilität
• Woran scheitert die agile Transformation in vielen Fällen?
• Vorteilskommunikation als Enabler des kulturellen Wandels
• Kurz zusammengefasst: Agile Transformation als lohnenswerte Fleißaufgabe

Ziel des Beitrags: CEOs und andere Führungskräfte erfahren, inwiefern agile Transformation und agiles Projektmanagement ihr Unternehmen für die Zukunft wappnen können.

Warum Unternehmen auf agile Transformation setzen sollten

Ein erhöhter Wettbewerbsdruck in immer dynamischeren Märkten, steigende und teils kapriziöse Kundenerwartungen, ein sich ständig veränderndes regulatorisches Umfeld – wollen Unternehmen ihre Zukunftsfähigkeit sichern, so tun sie gut daran, spätestens jetzt auf (mehr) Agilität zu setzen. Zentraler Hebel für den Erhalt und die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ist die Einführung von agilem Projektmanagement im Rahmen der übergeordneten agilen Transformation. Denn agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum und Kanban ermöglichen es Organisationen, sich bei der Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen schnell und flexibel an sich stetig wandelnde externe Faktoren wie die eingangs genannten anzupassen. Dies führt für gewöhnlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit und langfristigen Kundenbindungen.

Die alle Ebenen und nahezu sämtliche Unternehmensbereiche betreffende agile Transformation ist dabei ein strategischer Ansatz, der über die Einführung agiler Arbeitsmethoden hinausgeht und eine umfassende und tiefgreifende kulturelle Veränderung voraussetzt. Geschieht dies nicht oder nur unzureichend, ist auch die Implementierung von agilem Projektmanagement wohl oder übel zum Scheitern verurteilt.

In diesem vierten Beitrag unserer Serie über agiles Projektmanagement schildern wir, vor welchen Herausforderungen Unternehmen stehen, wenn es darum geht, weite (wenn nicht gar alle) Teile ihrer bisherigen Organisationsstruktur zu hinterfragen und umzubauen sowie das Mindset aller Beteiligten auf agile Prinzipien umzustellen. Zudem gehen wir darauf ein, wie externe Berater und hinreichend qualifizierte Agenturen ihnen dabei helfen können, die agile Transformation mit Bravour zu meistern.

TimeBOXED by blindwerk: Serie „Agiles Projektmanagement“:

• Teil 1: „Einführung in das agile Projektmanagement“
• Teil 2: „Agile Methoden im Projektmanagement: Überblick“
• Teil 3: „Agiles Projektmanagement: Die aktuell wohl besten digitalen Tools“
• Teil 4: „Agile Transformation: So gelingt die Implementierung von agilem Projektmanagement“

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Zum besseren Verständnis: Fünf zentrale Prinzipien von Agilität

Bevor wir uns mit den zuvor angesprochenen Herausforderungen und den jeweils dazu passenden Lösungen beschäftigen, ist es wichtig, die Grundprinzipien von Agilität noch etwas besser zu verstehen. Diese Prinzipien bilden das Fundament für eine erfolgreiche agile Transformation und sind somit maßgeblich für die Umsetzung agilen Projektmanagements.

▪ Flexibilität: Agilität zeichnet sich insbesondere durch die Fähigkeit aus, sich schnell an sich ändernde Umstände anzupassen. Hier bedeutet dies, dass Unternehmen in der Lage sind, effizient auf neue Anforderungen, Kundenbedürfnisse oder Marktveränderungen zu reagieren. Flexibilität zeigt sich außerdem in der Bereitschaft, in Projekten iterative und inkrementelle Ansätze zu nutzen, um kontinuierlich Verbesserungen an neu zu entwickelnden Produkten und Dienstleistungen zu generieren.
▪ Kundenorientierung: Agile Unternehmen stellen den Kunden in den Mittelpunkt. Dazu müssen sie ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse ihrer Kunden entwickeln und ihre Produkte und/oder Dienstleistungen entsprechend anpassen. Kundenfeedback wird regelmäßig eingeholt und fließt direkt in den Entwicklungsprozess ein, um ein kundenorientiertes Ergebnis zu erzielen.
▪ Selbstorganisierte Teams: Auf Agilität eingeschworene Unternehmen fördern selbstorganisierte und interdisziplinäre Teams. Diese Teams haben die Autonomie und Verantwortung, ihre Arbeit im Projekt eigenständig zu organisieren und Entscheidungen zu treffen. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion auf neue Anforderungen und fördert eine Kultur der Innovation und Kreativität. Damit verbunden sind auch deutlich flachere Hierarchien.
▪ Transparenz und Offenheit: Transparenz und Offenheit sind grundlegende Prinzipien der Agilität und speziell des agilen Projektmanagements. Informationen werden innerhalb des Teams und mit anderen Stakeholdern offen geteilt. Dadurch ist eine klare Sicht auf den Projektfortschritt gewährleistet, und mögliche Hindernisse und Probleme können frühzeitig erkannt und gelöst werden.
▪ Kontinuierliches Lernen: Agile Unternehmen schaffen eine Lernkultur, in der Mitarbeiter fortwährend ihre Fähigkeiten und Kenntnisse erweitern können. Fehler werden als Chancen betrachtet, immer wieder neu hinzuzulernen und sich sowohl einzeln und als auch die Teamkompetenz zu verbessern. Die kontinuierliche Verbesserung ist ein wesentlicher Bestandteil agiler Arbeitsweisen, da sie Unternehmen mit den Herausforderungen wachsen lässt und so ihre Wettbewerbsfähigkeit steigert.

Werden diese zentralen Prinzipien von allen – also „top“ wie „down“ – anerkannt, verinnerlicht und konsequent gelebt, können Unternehmen in der Regel effizienter, innovativer und erfolgreicher am Markt agieren. Bis dahin ist die Umstellung bzw. agile Transformation aber vor allem für traditionell aufgestellte Player mitunter ein weiter Weg. Eben darum soll es im Folgenden gehen.

LESETIPP:

• Die Einführung von agilem Projektmanagement ist idealerweise eingebettet in die Entwicklung und Umsetzung einer Digitalstrategie. Lesen Sie hierzu unseren Beitrag „Eine digitale Strategie entwickeln und umsetzen – darauf kommt es an!“

Woran scheitert die agile Transformation in vielen Fällen?

Am Anfang dieser für Unternehmen grundlegenden Veränderung steht die gründliche Analyse und Bewertung der aktuellen Organisationskultur und bisherigen Projektmanagement-Praktiken. Ziel ist es, die Herausforderungen und Potenziale für die agile Transformation zu identifizieren. Dieser zwingend selbstkritische Blick auf den Status quo hilft auch dabei, die Bereitschaft der Mitarbeiter sowie der Führungsetage mitsamt aller Managementebenen für die agile Transformation einzuordnen. Letzteres ist von entscheidender Bedeutung für alle weiteren Schritte.

Denn erfahrungsgemäß kann es bei der Einführung von agilem Projektmanagement an verschiedenen Punkten „klemmen“. Diese Hindernisse können zwar je nach Unternehmen und Kontext variieren, aber in der Praxis haben sich drei Hauptstörquellen herauskristallisiert.

Erstens: Interner Widerstand gegen den Kulturwandel

Die wohl größte Hürde beim Change-Prozess hin zum agilen Projektmanagement liegt im kulturellen Wandel. Viele Unternehmen haben jahrelang traditionelle hierarchische Strukturen und Prozesse etabliert, die in vielerlei Hinsicht mit der „agilen Denke“ unvereinbar sind. Doch der Übergang zu Agilität erfordert nun einmal eine neue Unternehmenskultur, in der Offenheit, Transparenz, Vertrauen und Selbstorganisation gefördert werden. Diese Umgestaltung kann zu Widerstand führen, da sich Führungspersonal und Mitarbeiter mit den neuen Prinzipien unwohl fühlen oder ihre Rolle neu definieren müssen.

Nicht zuletzt Projektmanagern, die bisher traditionell gearbeitet haben, fällt die Veränderung insofern schwer, als sie sich in ihren Kompetenzen beschnitten fühlen könnten. Und auch andere Führungspersonen wie etwa Abteilungsleiter scheuen oft davor zurück, sich auf die für agile Unternehmen konstitutiven flacheren Hierarchien einzulassen – auch zwischen den einzelnen Fachbereichen. Gleichwohl gilt es, altes Silodenken zugunsten einer neuen „Kultur der Kooperation“ aufzubrechen. Dazu ist einiges an Überzeugungsarbeit nötig. So beispielsweise per Einzelgesprächen und Schulungen.

Zweitens: Verunsicherung bei Rollen und Verantwortlichkeiten

Ein weiteres häufiges Hindernis ist die Unklarheit über die neuen Rollen und Verantwortlichkeiten in agilen Teams. In traditionellen Hierarchien sind für Teammitglieder meist klar definierte, starre Funktionen vorgesehen, während agile Ansätze die Teamarbeit und Selbstorganisation betonen sowie ein Hin- und Herswitchen zwischen verschiedenen Rollen erlauben.

Es kann daher schwierig sein, bis dato nur mit alten Vorgehensweisen vertrauten Teams dieses flexible Rollenverständnis zu vermitteln. Umso wichtiger ist es, ihnen sorgsam zu erklären, welche Erwartungen fortan an sie gestellt werden – ohne ihnen das Gefühl zu geben, dass dadurch ihre Kernkompetenzen in Frage gestellt werden. Nur so lassen sich anfängliche Unsicherheiten und Konflikte vermeiden, um sicherzustellen, dass das agile Team effektiv zusammenarbeitet. Schulungen, Workshops und Pilotprojekte sind hier das Mittel der Wahl. Auch ist es wichtig, Teams nicht durch zu große Sprünge zu überlasten und ihnen demgegenüber die Kapazitäten zu lassen, um die Arbeit im festgelegten Zeitrahmen erledigen zu können. Sonst überwiegen schon zu Beginn der agilen Veränderung Frust und Unzufriedenheit.

Drittens: Mangelnde Unterstützung durch das Management

Die Umstellung auf agiles Projektmanagement erfordert das uneingeschränkte Commitment der Führung und des Managements. Allen voran des CEOs. Ihnen allen kommt eine fundamentale Vorbildfunktion zu. Denn wenn die Unternehmensspitze nicht ohne Wenn und Aber hinter dem agilen Umbau steht oder das Management nicht die erforderlichen Ressourcen für die Veränderung bereitstellt, kann und wird dies das Vorhaben im Keim ersticken. Führung und Management müssen also nicht nur die agilen Prinzipien verstehen, sondern auch bereit sein, die notwendigen organisatorischen Anpassungen für die agile Transformation zu unterstützen und Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Damit ist zugleich auch klar, dass Agilität nicht „von oben herab“ verordnet werden kann. Vielmehr muss sie auf allen Ebenen und für alle ersichtlich vorgelebt werden, damit auch der Rest des Unternehmens mitzieht. Heißt im Umkehrschluss: Sollte sich schon in der Evaluierungsphase zeigen, dass es in der Unternehmensführung an Commitment mangelt, lässt man besser gleich die Finger von der agilen Transformation. Das löst dann allerdings nicht das eingangs angesprochene Problem der dauerhaften Wettbewerbsfähigkeit in immer dynamischeren Märkten.

Vorteilskommunikation als Enabler des kulturellen Wandels

Unstrittig ist: Die Überwindung dieser Hindernisse erfordert Zeit, Engagement und eine durchdachte Strategie. Und gute Argumente! Denn ist die agile Transformation vollzogen, ist so gut wie kein Stein auf dem anderen geblieben – und viele Mitarbeiter hassen nun einmal Veränderungen. Durch offene Kommunikation, Schulungen, die Unterstützung des Managements etc. können diese Hürden jedoch so effektiv genommen werden, dass agiles Projektmanagement seine volle Wirkung entfaltet.

Und eben diese Wirkung bzw. den Benefit sowohl für das Unternehmen als auch für dessen Mitarbeiter gilt es unmissverständlich herauszustellen. Die betreffende Vorteilskommunikation ist Aufgabe der den Change-Prozess begleitenden internen Unternehmenskommunikation. Die Botschaft lautet hierbei: „Indem Agilität und agiles Projektmanagement unser Unternehmen fit für die Gegenwart und Zukunft machen, sichern wir Arbeitsplätze und bieten allen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich individuell weiterzuentwickeln. Kurz: Veränderung zahlt sich für alle aus!“

In diesem Zuge erhöht sich potenziell auch der „Marktwert“ jedes einzelnen Mitarbeiters inklusive der führenden Angestellten. Einen Ausblick auf diesen Anreiz können Pilotprojekte bieten, in denen innovative Produkte mit hohem Marktpotenzial entwickelt werden. Da Teammitglieder in agilen Projekten zudem mehr Einfluss auf ihre Arbeit haben, fühlen sie sich stärker mit den Unternehmenszielen verbunden.

Das sind sehr gute Argumente. Allerdings verfangen sie nur dann in den Köpfen, wenn sie über einen ausreichend langen Zeitraum sinnfällig vermittelt werden und in der Praxis ihre Feuertaufe bestehen. Denn bloße Lippenbekenntnisse, Versprechungen und Anordnungen von oben reichen angesichts solch umwälzender Veränderungen im Unternehmen bei weitem nicht aus. Wie gesagt: Es kommt auf die richtige Strategie und eine ehrliche Kommunikation auf Augenhöhe an.

So helfen externe Berater und qualifizierte Agenturen beim agilen Wandel
Fehlt es Unternehmen an eigener Expertise bzw. in Agilität erfahrenem Führungspersonal, können externe Berater oder auf agiles Projektmanagement spezialisierte Digitalagenturen wie blindwerk sie bei der Implementierung auf verschiedene Art und Weise unterstützen.

Mit einem vorgelagerten Chemistry Meeting lässt sich dabei sehr schnell feststellen, ob man überhaupt zueinander passt. Direkt danach kann es gegebenenfalls sofort losgehen.

• Evaluierung:
  Auf Basis von Interviews, Workshops und Umfragen mit den Mitarbeitern und dem Management wird genau überprüft und bewertet, wo das Unternehmen steht und wie groß der Schritt hin zur Agilität sein wird – und wie es um dessen grundsätzliche Bereitschaft für den Veränderungsprozess bestellt ist.
• Kulturwandel:
  Da die agile Transformation einen nicht unerheblichen kulturellen Wandel voraussetzt, gilt es ein Mindset zu etablieren, das auf Vertrauen, Offenheit, Zusammenarbeit und kontinuierlicher Verbesserung basiert. Hierbei adressieren Berater und Agenturen zunächst das Management, denn dieses muss die agilen Werte aktiv vorleben.
• Schulung und Coaching:
  Um das Verständnis und die Anwendung der agilen Methoden zu fördern, können externe Anbieter Schulungen und Coachings für Führungskräfte und Mitarbeiter durchführen, um sicherzustellen, dass alle die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten haben, um agiles Projektmanagement erfolgreich umzusetzen.
• Prozess- und Methodenberatung:
  Berater und Agenturen können dem Unternehmen helfen, die richtigen agilen Projektmanagement-Methoden und Prozesse für ihre spezifischen Bedürfnisse zu identifizieren und anzuwenden. Zudem gilt es, die richtigen Tools und Technologien auszuwählen, die das Team benötigt, um effektiv zusammenzuarbeiten.
• Begleitung bei der Einführung:
  Unerfahrene Organisationen sind bei der Einführung von agilem Projektmanagement auf professionelle Begleitung angewiesen, um typische Fehler zu vermeiden. Bis hin zur Planung und Durchführung der ersten Projekte, so dass das Team sofort die richtigen Methoden anwendet und die Ziele erreicht.
• Überwachung und Optimierung:
  Auf agiles Projektmanagement spezialisierte Berater und Agenturen können bei der Überwachung und Optimierung der agilen Prozesse helfen. Dadurch sind Unternehmen in der Lage, gleich zu Anfang notwendige Modifikationen der Methoden vorzunehmen und sicherzustellen, dass diese immer besser für sie funktionieren.
• Messung des Fortschritts:
  Agile Projekte müssen messbar sein. Daher helfen externe Experten dabei, geeignete Metriken festlegen, um den Fortschritt zu verfolgen. Projekte bleiben somit im Zeitrahmen und im Budget. Diese Metriken können in regelmäßigen Retrospektiven diskutiert werden, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Kurz zusammengefasst: Agile Transformation als lohnenswerte Fleißaufgabe

Die agile Transformation ist heute fast schon ein unabdingbarer strategischer Ansatz, der es Unternehmen ermöglicht, den Herausforderungen einer sich ständig verändernden Geschäftswelt zu trotzen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch die Umstellung auf agiles Projektmanagement und die Förderung einer agilen Kultur agieren sie flexibler, effizienter und kundenorientierter. Allerdings erfordert die agile Transformation Zeit, Engagement und den unbedingten Willen zur Veränderung. Doch Unternehmen, die die agile Transformation meistern, profitieren von den vielfältigen Vorteilen und stärken dauerhaft ihre Position am Markt.

Als renommierte Agentur für agiles Projektmanagement gestaltet und begleitet blindwerk Ihre agile Transformation und unterstützt Sie dabei, in allen Phasen die für Ihr Unternehmen richtigen Entscheidungen zu treffen. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Erstgespräch!