Warum Meilensteine im Projektmanagement wichtig sind
Meilensteine unterteilen Projekte in Projektphasen und ermöglichen Unternehmen eine bessere Planung des Vorhabens. Zudem schaffen sie für alle Beteiligten mehr Transparenz und eignen sich nicht nur zur Steuerung großer und langfristiger Projekte. Sondern auch in kleinen Projekten bleibt so der Überblick gewahrt. Daher haben wir für Sie jetzt einmal zusammengefasst, wie Meilensteine richtig eingesetzt werden und warum sie für das Projektmanagement so wichtig sind.
In diesem Artikel behandelte Themen
- Was ist ein Meilenstein im Projektmanagement? Definition & Einordnung
- Wichtige Wegweiser und Kontrollpunkte
- Alleskönner im Projektmanagement
- Meilensteine als Mittel der Projektsteuerung
- Auf den Punkt gebracht
Ziel des Beitrags: An den Grundlagen von Projektmanagement interessierte Leser erhalten eine Einführung in das Thema „Meilensteine und Projektphasen“ und erfahren, wie sich Meilensteine erfolgreich bei der Projektplanung und -steuerung einsetzen lassen.
Was ist ein Meilenstein im Projektmanagement? Definition & Einordnung
Im Projektmanagement ist „Meilenstein“ einer der zentralen Begriffe – allerdings sollte man ihn nicht allzu bildhaft verstehen. Denn gegenüber ihrer historischen Entsprechung als oftmals recht schmucke Entfernungsanzeiger am Wegesrand dienen Meilensteine im Projektmanagement auch übergeordneten Zwecken. Die DIN 69900 etwa definiert sie als Ereignisse von besonderer Bedeutung.
Um dies zu veranschaulichen, stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben einen Wandertag von Dorf A ins 20 Kilometer entfernte Dorf B geplant, den Sie nun mit Ihrer Familie begehen. Unterwegs erklimmt Ihre Gruppe einen Berg, der einen tollen Ausblick bietet, und zur Mittagszeit kehren Sie in ein Gasthaus mit weitgerühmter Küche ein. Nachmittags besuchen alle ein Naturkundemuseum, bevor die letzte Etappe mit einem Ausflugsdampfer über einen großen See an den Zielort führt.
Grob vereinfacht ausgedrückt, sind diese vier Highlights die Meilensteine Ihres Projekts „Wanderung“. Es hat damit mehrere Phasen.
Wesentlich ist hier, dass es sich um das Erreichen von Zwischenzielen handelt, die für gewöhnlich, aber nicht ausschließlich am Ende von Projektphasen verortet sind. Also nachdem eine Aufgabe oder ein Aufgabenpaket abgearbeitet wurde. Bei der Wanderung wäre die Aufgabe also der Weg zum Highlight.
Wichtig: Insofern sind Meilensteine weder mit den Tasks noch mit dem Projektziel zu verwechseln! Sondern sie grenzen als „Teilschritte“ die Phasen und Unterphasen eines Projekts voneinander ab. Gemäß Definition müssen sie dabei stets bedeutsam für das Projekt sein.
Geeignete Meilensteine festzulegen, liegt in der Verantwortung des Projektleiters. Indem er so den Projektverlauf in Etappen mit überprüfbaren Zwischenzielen unterteilt, gibt er dem Projekt insgesamt mehr Struktur und ermöglicht allen Beteiligten eine bessere Orientierung. Insbesondere erleichtert dies Unternehmen und Agenturen die Planung, das Controlling und die Steuerung von Projekten. Darum geht es in diesem Beitrag.
Wichtige Wegweiser und Kontrollpunkte
Bei der Planung eines Projekts wird jeder wichtige Schritt festgelegt. Darunter auch individuelle bzw. projektabhängige Meilensteine. Somit ist auf einen Blick ersichtlich, wann etwas fertig sein muss und wann und womit es weitergeht. Meilensteine weisen so nach und nach den Weg ins Ziel und fungieren gerade bei komplexen oder längerfristigen Vorhaben als unverzichtbare Kontrollpunkte: Projektleiter, Team und Auftraggeber sind in der Lage zu überprüfen, ob alle in den einzelnen Phasen des Projekts geplanten Aktivitäten erfolgreich abgeschlossen wurden. Dies immer auch mit kritischem Blick auf die Qualität der Ergebnisse und die Wahrung des Zeit- und Budgetrahmens.
Ein effizientes Controlling mittels Meilensteinen bedarf jedoch eines guten Gespürs für tatsächlich relevante Ereignisse. Die Anschaffung einer neuen Espressomaschine für die Teeküche gehört in aller Regel nicht dazu. Nur um es mal auf die Spitze zu treiben.
Fakt ist: Ein Meilenstein im Projekt darf weder zu klein [sic!] noch zu groß sein. In letzterem Fall sollte ein Unternehmen den Meilenstein aufsplitten und dessen Erreichen über mehrere Projektphasen hinweg „Stück für Stück“ abbilden. Dies vor allem dann, wenn dem Projekt ansonsten die Meilensteine auszugehen drohen. Denn plant das Management zu wenige ein, sind die Abstände dazwischen so groß, dass sich der Projektfortschritt nur unzureichend überprüfen lässt. Sind es indes zu viele, wird das Ganze schnell unübersichtlich und bindet dauerhaft wertvolle Ressourcen.
Typische Meilensteine sind zum Beispiel die Freigabe eines neuen Layouts beim Website-Relaunch oder die Fertigstellung eines Produktfeatures bei der Entwicklung einer Software. Auch das Richtfest beim Hausbau ist ein Meilenstein. Alles besondere, wichtige Ereignisse im hier verstandenen Sinne.
Alleskönner im Projektmanagement
Durch das clevere Setzen passender Meilensteine und Schaffen von Projektphasen (innerhalb des Projektlebenszyklus) bekommt das Projektmanagement also einen besseren Überblick über den jeweiligen Status quo eines Projekts, um im Falle von Fehlentwicklungen zeitnah korrigierend eingreifen zu können. Dazu weiter unten mehr.
Ob und inwiefern ein Meilenstein erreicht wurde, lässt sich zum Beispiel in Team-Meetings kontrollieren und dort fachlich auf Augenhöhe diskutieren.
Im Einzelnen erfüllen Meilensteine damit folgende Funktionen:
- Grobe Terminplanung des Gesamtprojekts
- Bessere Strukturierung des Vorhabens
- Höhere Transparenz des Projektverlaufs
- Überprüfung des Leistungsfortschritts
- Effizientere Qualitätssicherung
- Zusätzliche Motivation des Teams
- Identifizierung von Verzögerungen und Krisen
- Entscheidungshilfe über den Projektfortgang
Das mit der Teammotivation sollte man übrigens nicht unterschätzen! Denn nicht wenige Mitarbeiter lieben es, wenn es im Projekt konsequent vorangeht. Und Meilensteine sind für sie dabei Teilerfolge, die ihren Beitrag zum Gelingen des Gesamtvorhabens in angemessener Form zelebrieren.
Auch der interne oder externe Auftraggeber freut sich natürlich mit. Schließlich ist es sein Projekt.
Der Meilenstein als Mittel der Projektsteuerung
Läuft ein Projekt aus dem einen oder anderen Grund aus dem Ruder, muss das Management schnell eingreifen und gegensteuern können. Denn die Zeit drängt. Meilensteine sind für den Projektleiter dann wichtige Indikatoren und helfen ihm dabei, schnelle und idealerweise richtige Entscheidungen zu treffen. Bis hin zu der Empfehlung an den Auftraggeber, das Vorhaben zu stoppen, sofern es um dessen Erfolgsaussichten allzu düster bestellt ist. Die Ursachen dafür können vielfältig sein: gravierende Fehler bei der Planung oder Umsetzung, überproportional ausufernde Kosten sowie plötzlich veränderte Marktbedingungen, die das zu entwickelnde Produkt absehbar obsolet machen.
So viel zum Worst Case.
Insgesamt schützen Steuerungsmaßnahmen mit Meilensteinen jedoch vor Problemen bzw. helfen dabei, diese in den Griff zu bekommen. Hierzu kann der Projektleiter Meilensteine im Projektplan verschieben und neu terminieren, um das gesamte Projekt entweder zu beschleunigen oder die durch eine Verzögerung verlorene Zeit in späteren Projektphasen wieder aufzuholen. Dies sollte dann aber mit dem Team abgestimmt werden. Außerdem können Meilensteine jederzeit hinzugefügt oder komplett aus dem Plan genommen werden, wenn es dem Projektablauf dient.
Auf den Punkt gebracht
Wie wir gesehen haben, unterteilt das Setzen von Meilensteinen ein Projekt in einzelne Phasen, kennzeichnet wichtige Schnittstellen oder Wendepunkte im Projektverlauf und ermöglicht eine optimale Planung, Überwachung und Steuerung. Auf diese Weise ebnet das Projektmanagement den Weg für den Erfolg von Projekten.
Gleichzeitig dienen Meilensteine der Qualitätssicherung und Mitarbeitermotivation und schaffen Anreize und Lernaspekte für neue Projekte.
Sowohl für kleine als auch für große Projekte lohnt sich daher die Investition in einen Projektplan, in dem die grobe Terminplanung samt Meilensteinen festgehalten wird.
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